跨組織文檔管理流程的優(yōu)化與推廣

文 / 錢爃

跨組織文檔管理流程的優(yōu)化與推廣

文 / 錢爃

文章在在尊重各組織文檔管理獨(dú)立性、自治性的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造性地提出了基于“主流程 + 子流程”的模式實現(xiàn)平等、互相協(xié)作的跨組織文檔管理流程，以實現(xiàn)跨組織文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

跨組織；文檔管理；協(xié)作流程

一、研究背景

跨組織文檔管理是指基于業(yè)務(wù)流程和信息技術(shù)的結(jié)合，使組織間相互配合，進(jìn)行有序的文檔管理活動。[1]在核電項目建設(shè)過程中，有數(shù)量龐大、種類繁多、格式多樣和編碼各異的文檔在業(yè)主、工程公司、設(shè)計院、設(shè)備供應(yīng)商、土建承包商等多個組織之間流轉(zhuǎn)。為了有序管理跨組織文檔，需要做到組織間管理流程的無縫集成以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享。

在目前的核電建設(shè)領(lǐng)域，已實踐并取得成效的跨組織文檔管理流程一般有兩種。其一是各組織進(jìn)行獨(dú)立的文檔管理，在組織間采用人工或系統(tǒng)接口的方式進(jìn)行文檔交換。它的優(yōu)點是文檔管理相對獨(dú)立、穩(wěn)定和可控，內(nèi)部管理流程相對成熟；缺點是組織間整體管理流程結(jié)構(gòu)松散，組織間的溝通渠道由人工或系統(tǒng)接口承擔(dān)，增加了文檔丟失、傳遞不完整等風(fēng)險。其二是由業(yè)主或工程總包方牽頭，要求各組織使用其文檔管理流程。它的優(yōu)點是流程高度集成，將各組織納入到一套流程中進(jìn)行管理，有效避免了數(shù)據(jù)丟失、傳遞不完整等風(fēng)險，提升了整體管理效率；缺點是管理不平等，組織間的文檔管理流程被業(yè)主或總包方控制，管理過程中產(chǎn)生的大量知識產(chǎn)權(quán)被其掌握，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。同時，各組織原有的管理流程和管理習(xí)慣被打破，勢必出現(xiàn)新的管理矛盾與利益沖突點。

跨組織文檔管理流程從管理深度上可分為流程互連、流程整合、以及流程標(biāo)準(zhǔn)化。[2]傳統(tǒng)的跨組織流程基本實現(xiàn)了流程互連和流程整合，從實踐效果來看，各有優(yōu)缺點。本項目嘗試研究一種全新的跨組織文檔管理流程，以“提供憑證、實現(xiàn)共享、支撐業(yè)務(wù)”作為核心目標(biāo)，在尊重各單位獨(dú)立性、自治性的基礎(chǔ)上，建立平等的互相協(xié)作的跨組織文檔管理流程，以實現(xiàn)跨組織文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

二、研究成果

建立標(biāo)準(zhǔn)化的跨組織文檔管理流程，關(guān)鍵在于協(xié)調(diào)各方確定跨組織文檔管理的整體目標(biāo)，圍繞該目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一的管理流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口規(guī)范以及平臺載體的研究設(shè)計。

（一）跨組織文檔管理流程

跨組織文檔管理的難點在于將各組織的管理目標(biāo)和利益訴求進(jìn)行融合與平衡，最終本次研究的跨組織文檔管理流程采用了“主流程 + 子流程”的模式，主流程用于各組織間的文檔流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)流程的協(xié)作管理；子流程用于各組織內(nèi)部文檔流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)內(nèi)部流程的獨(dú)立管理，主流程與子流程的文檔信息進(jìn)行實時交互。

組織協(xié)商并確定用于主流程流轉(zhuǎn)的各組織應(yīng)當(dāng)共享的文檔和元數(shù)據(jù)范圍；確定用于子流程流轉(zhuǎn)的各組織應(yīng)當(dāng)私有的文檔和元數(shù)據(jù)范圍；文檔和元數(shù)據(jù)范圍的協(xié)商通常會涉及到不同組織的管理和利益問題，協(xié)商結(jié)果直接影響到跨組織文檔管理流程的實施深度以及實施效果。

由跨組織文檔管理流程的核心組織完成主流程的設(shè)計建模，設(shè)定流程框架，梳理流程界面及接口信息。各組織設(shè)計各自的內(nèi)部子流程，子流程的輸入和輸出均通過主流程傳遞至各組織。

以一支典型的跨組織文檔管理流程——E&DCR（工程設(shè)計變更申請單）流程為例，該流程由1支主流程+3支子流程組成，主流程應(yīng)用于各組織間文檔管理；子流程分別應(yīng)用于發(fā)起方（設(shè)備供應(yīng)商、土建承包商）、承包方（工程公司）以及設(shè)計方（設(shè)計院）等內(nèi)部文檔的管理。

（二）跨組織數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范

為了確?？缃M織文檔管理流程適用于各組織，以及主流程與子流程可實時交互，需建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范，協(xié)調(diào)管理各層次的信息交換。標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和接口規(guī)范主要包括分類、編碼、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典以及模板等。

1.分類。統(tǒng)一分類的意義在于確保主流程與子流程可準(zhǔn)確識別同一種文檔類型，并按照已定義的流程要求處理該類文檔?？缃M織文檔管理流程的流轉(zhuǎn)主體是各類文檔，每一類文檔在各組織內(nèi)部具有不同的管理要求。我們應(yīng)該將文檔進(jìn)行類別劃分，再依據(jù)劃分結(jié)果設(shè)計不同的主流程與子流程，以滿足不同的管理要求。分類的確定是基于跨組織文檔管理的需求而共同協(xié)商制定的，分類結(jié)果直接影響用于跨組織管理的文檔類型以及對應(yīng)需要建立的跨組織流程的種類。本項目中將分類的結(jié)果稱為“類（Type）”，指具有共同屬性或特征的文檔的集合，[3]每一種跨組織流程管理一種或者多種“類”。該分類的使用不影響各組織內(nèi)部已有的其它文檔分類。該分類隨著跨組織流程的開展而不斷增加和優(yōu)化，一旦需要對分類進(jìn)行調(diào)整，必須獲得受影響的各組織的確認(rèn)，以保證跨組織流程實施的一致性。本項目共協(xié)商確定了9類（Type）文檔需要進(jìn)行跨組織管理，同時依據(jù)每一類文檔管理要求的差異設(shè)計了6種跨組織流程。

表1 跨組織協(xié)作流程所采用的主要分類

2.編碼。編碼是給文檔賦予代碼的過程。[3]統(tǒng)一編碼的意義在于，促使各組織在主流程和子流程運(yùn)行過程中，均可準(zhǔn)確識別該文檔，確保跨組織流程處理的是同一份文檔。編碼是跨組織文檔管理的基礎(chǔ)要素。本項目主要采用《文件編碼規(guī)則》和《項目通訊細(xì)則》對跨組織文檔進(jìn)行編碼。

《文件編碼規(guī)則》適用于工程文件、RFI、EDCR、EP、EE以及NCR六類文檔的編碼。該編碼通常由4個字段組成，分別是電廠標(biāo)識碼、定位碼、文件類型碼和序列號，[2]每個字段之間用連字符“-”隔開，在跨組織流程中使用“編碼+版本”對該類文檔的唯一性進(jìn)行標(biāo)識。

《項目通訊細(xì)則》適用于會議紀(jì)要、傳遞單以及函件的編碼，該編碼由4個字段組成，分別是項目代碼、發(fā)文方通信渠道代碼、收文方通信渠道代碼和流水號，每個字段之間用連字符“-”隔開。

編碼規(guī)則定義了編碼的結(jié)構(gòu)形式、使用規(guī)則、分配規(guī)則和管控要求，需要各組織協(xié)商通過并在核電項目建設(shè)過程中共同遵守。該編碼規(guī)則已應(yīng)用在表1的9種文檔的編碼中，是跨組織管理流程中各類文檔采用的指定編碼規(guī)則。

3.元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)是描述文檔背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個跨組織管理過程的數(shù)據(jù)。[4]統(tǒng)一元數(shù)據(jù)的意義在于，確保通過跨組織管理流程傳遞的元數(shù)據(jù)能被各組織識別和管理。元數(shù)據(jù)是保證文檔有效性、完整性和長期可用性的必要元素。如果把文檔作為數(shù)據(jù)，那么元數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)依附于文檔存在，其包含的信息很多，如題名、版本及作者等。不同類型的文檔，其元數(shù)據(jù)不盡相同。本項目中每一種文檔類型的元數(shù)據(jù)都分為共享和私有部分，共享部分用于跨組織主流程，私有部分用于各組織內(nèi)部子流程。兩部分元數(shù)據(jù)可同時依附于同一種文檔類型存在，以滿足跨組織主流程和組織內(nèi)部子流程的不同管理需求。

元數(shù)據(jù)的設(shè)計依據(jù)表1中的9種文檔分類開展。為了便于索引和管理元數(shù)據(jù)，采用了類（Type）、元數(shù)據(jù)（Metadata）以及數(shù)據(jù)字典（Data Dictionary）來索引和管理元數(shù)據(jù)。

4.數(shù)據(jù)字典。數(shù)據(jù)字典是一系列互相關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)項組成的集合。[4]建立數(shù)據(jù)字典的意義在于保證各組織用于跨組織流程的元數(shù)據(jù)的一致性。每一個文檔類型對應(yīng)幾十甚至上百種的元數(shù)據(jù)，多個文檔類型疊加以后形成了海量的元數(shù)據(jù)。為了便于使用和管理元數(shù)據(jù)，按類對元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類并建立索引形成了數(shù)據(jù)字典。

數(shù)據(jù)字典本身隨著跨組織流程的開展而不斷完善和優(yōu)化?？缃M織流程需求的變更將影響到類的變更，類的變更傳遞至元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)變更傳遞至數(shù)據(jù)字典；在類不發(fā)生變更的情況下，也可依據(jù)需求直接變更元數(shù)據(jù)，從而使數(shù)據(jù)字典更加完善和優(yōu)化。本項目依據(jù)表1中的9種文檔分類梳理數(shù)據(jù)字典。

5.模板。統(tǒng)一模板的意義在于保證跨組織流程中各類文檔的格式符合管理要求。在跨組織文檔管理流程中，流程運(yùn)行的主體是文檔，例如RFI設(shè)計澄清單、EP接口單、EE接口單等。依據(jù)“表1”的9種文檔類型，研究分別設(shè)計了相應(yīng)的文檔模板。模板采用WEB頁面的方式實現(xiàn)，使用后臺元數(shù)據(jù)庫自動填充方式實現(xiàn)大部分內(nèi)容的自動填寫，用戶僅需填寫正文內(nèi)容即可完成文檔編制，經(jīng)過編、審、批流程后加載電子簽名，WEB頁面自動轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的PDF文檔后進(jìn)行跨組織流轉(zhuǎn)。制定統(tǒng)一的文檔模板，使文檔管理要求、流程頁面展現(xiàn)、用戶體驗以及運(yùn)行效率等方面均有大幅提升。

梳理并實現(xiàn)跨組織文檔類型、編碼、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典與模板的統(tǒng)一，需要各組織之間的深度協(xié)作，也是實現(xiàn)跨組織文檔管理的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上建立標(biāo)準(zhǔn)化的跨組織文檔管理流程，可以提升跨組織文檔管理的整體水平。

（三）跨組織信息化應(yīng)用平臺

信息化平臺是實現(xiàn)跨組織文檔管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要工具。跨組織管理流程主要使用了文檔一體化管理平臺EDRMS作為實現(xiàn)平臺。該平臺對實現(xiàn)跨組織文檔管理流程提供了有效的技術(shù)支持，它具備高效的流程驅(qū)動引擎、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索功能、完整的數(shù)據(jù)存儲和統(tǒng)計功能等, 同時在跨組織文檔的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及文件之間建立了緊密聯(lián)系。[5]對于暫時還未接入跨組織協(xié)作流程的組織，平臺提供了無縫的數(shù)據(jù)交換方案，以解決急迫的使用需求并減少組織的資源投入。無縫的數(shù)據(jù)交換作為跨組織協(xié)作流程的補(bǔ)充，在實踐中了取得了良好效果。其優(yōu)勢在于充分利用各組織現(xiàn)有資源，依靠EDRMS平臺接口的通用性、穩(wěn)定性和可靠性，為跨組織文檔管理流程的實現(xiàn)提供了更多方式。

三、應(yīng)用狀況

本項目實現(xiàn)了跨組織文檔管理流程的協(xié)作管理，對組織間流轉(zhuǎn)的文檔和元數(shù)據(jù)的管理達(dá)到了高效、安全和可靠的目標(biāo)；完全尊重各組織已有的文檔管理模式，在保持各組織內(nèi)部管理流程獨(dú)立性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了跨組織流程的協(xié)作；最大程度地保護(hù)了各組織的自身利益，各組織根據(jù)跨組織主流程的需要，有選擇性地提供文檔和元數(shù)據(jù)；各組織內(nèi)部的子流程具備完全獨(dú)立性，只需滿足與主流程接口要求，子流程改進(jìn)不會影響跨組織流程的運(yùn)行。

各組織內(nèi)部可用一支通用的子流程管理所有同類別的項目，提升了管理效率，節(jié)約了管理資源投；統(tǒng)一了分類、編碼、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典與模板，實現(xiàn)了跨組織文檔管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，大幅提高了跨組織文檔管理的水平；實現(xiàn)了項目現(xiàn)場與本部的一體化管理，滿足了異地、跨組織、跨地域文檔管理的需要。

目前基于表1九種文檔類型設(shè)計的六種跨組織文檔管理流程均已上線，分別于2013年7月上線了信函流程，2014年9月上線了EDCR和RFI流程，2015年6月上線了E-P流程，2016年4月上線了NCR和E-E流程。在推廣過程中，跨組織文檔管理流程受到了各個單位和業(yè)務(wù)部門的歡迎。目前該成果已經(jīng)成功應(yīng)用于山東榮城CAP1400示范工程、浙江三門核電二期工程、山東海陽核電二期工程和廣東陸豐核電一期工程的項目建設(shè)，主要參與的組織包括工程公司、設(shè)計院、業(yè)主、設(shè)備供應(yīng)商、施工承包方等，已基本覆蓋了核電建設(shè)全產(chǎn)業(yè)鏈。它的主要實施效果體現(xiàn)在“提供憑證、實現(xiàn)共享、支撐業(yè)務(wù)”等方面：按照管理需求的不同，同一份文檔，可在跨組織流程中實現(xiàn)部門內(nèi)、組織內(nèi)以及組織間的循環(huán)流轉(zhuǎn)；經(jīng)過跨組織流轉(zhuǎn)的文檔，從文檔產(chǎn)生至流轉(zhuǎn)結(jié)束，保存了完整的跨組織元數(shù)據(jù)，供各組織共享使用；跨組織流轉(zhuǎn)的文檔，流程信息可實時跟蹤查詢，提供完整的跨組織流轉(zhuǎn)記錄，保證了跨組織文檔的完整性、真實性、可靠與可用性；組織間文檔業(yè)務(wù)管理效率大幅提升，流程效率平均提升30%；組織間文檔交換效率提高為2-3倍，同等條件下，可節(jié)省文控人員30人/年。

截至2016年6月，已運(yùn)行的跨組織文檔管理流程總計304736項，涉及跨組織文檔總計778732件。按2015年數(shù)據(jù)測算，每年可節(jié)省的經(jīng)濟(jì)效益約為547萬元。保守估計，跨組織文檔管理流程的實施平均可實現(xiàn)30%業(yè)務(wù)效率的提升。隨著今后上線項目增加以及年運(yùn)行流程量的增加，管理效益還將持續(xù)增長。

四、推廣前景

傳統(tǒng)的跨組織文檔管理流程大部分由員工承擔(dān)業(yè)務(wù)的溝通與延續(xù)，人員的參與將原本完整的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了人為割裂，加大了文檔管理的風(fēng)險，尤其體現(xiàn)在組織人員變動時，保持業(yè)務(wù)流程的連續(xù)性就變得更加困難。

本次研究的跨組織文檔管理流程以項目的整體效益為目標(biāo)，極大地改善了組織間協(xié)同工作能力，保障了跨組織文檔業(yè)務(wù)的持續(xù)性，降低了項目運(yùn)行風(fēng)險，提升了跨組織業(yè)務(wù)的處理質(zhì)量和效率，降低了資源消耗和人工使用成本。

大型項目的建設(shè)通常是一個龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，跨行業(yè)、跨組織、跨地域、跨專業(yè)的協(xié)作是不可避免的。標(biāo)準(zhǔn)化的跨組織文檔管理流程可廣泛應(yīng)用于由業(yè)主、設(shè)計院、工程公司和承包商等多個組織參與協(xié)作的大型建設(shè)項目，同時此類項目具有組織間合作持久、流程相對固化、業(yè)務(wù)情況復(fù)雜等特點。對于小型項目、流程變動較大、合作單位變更快的跨組織協(xié)作，不適用于本方案。

[1]李暉.跨組織業(yè)務(wù)流程協(xié)同關(guān)鍵問題研究[D].山東大學(xué),2010.

[2]雷波.基于跨組織業(yè)務(wù)流程重組層次理論的實施風(fēng)險研究[D].復(fù)旦大學(xué),2005.

[3]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局.GB/T 10113-2003分類與編碼通用術(shù)語[Z].2003-12-01.

[4]國防科學(xué)技術(shù)工業(yè)委員會.EJ/T 1224-2008核電電子文件元數(shù)據(jù)[Z].2008-10-01.

[5]國家能源局.NB/T 20041-2011核電文檔管理系統(tǒng)功能要求[Z].2011-07-01.

TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0022-04

（責(zé)任編輯：虞志堅）

錢爃（1984-），上海人，上海核工程研究設(shè)計院信息文檔管理中心館員。