“十三五”期間期刊出版單位檔案信息化管理改革與路徑分析

文 / 劉鑫

“十三五”期間期刊出版單位檔案信息化管理改革與路徑分析

文 / 劉鑫

檔案管理意識薄弱、檔案管理人員匱乏等因素，弱化了檔案的利用功能?，F(xiàn)代信息技術和檔案管理的信息化發(fā)展為期刊檔案管理的信息化改革帶來了契機。期刊網絡采編系統(tǒng)與數字檔案管理系統(tǒng)的有機整合，將打破期刊出版與檔案管理割裂的現(xiàn)狀，提升期刊檔案管理的信息化水平和期刊的核心競爭力。

期刊出版單位；期刊檔案；檔案管理；檔案信息化

期刊作為科技水平和學術成果的重要展示平臺，在出版業(yè)務活動中產生了大量的具有研究查考價值的檔案資料。這些資料是學術研究傳承和延續(xù)的基礎。規(guī)范化的期刊檔案管理不僅反映了期刊出版單位管理的規(guī)范化程度，也是期刊質量提升和核心競爭力提升的有力支撐。因此，期刊檔案管理不僅是我國檔案管理工作的重要組成部分，也是期刊規(guī)范化和科學化建設的重要內容。

我國自2000年明確提出“加快檔案信息化建設”目標以來，在互聯(lián)網應用和現(xiàn)代信息技術的推動下，檔案信息化發(fā)展迅速?！笆濉睍r期，我國已經初步建成了檔案信息化體系。與此同時，期刊的檔案管理工作卻處于停滯乃至倒退的境況，大部分期刊的檔案還是紙質文件，僅有極少部分為電子文檔，且缺乏專業(yè)化管理。長期放任自流的檔案管理嚴重滯后于檔案信息化管理步伐，也給期刊的可持續(xù)發(fā)展帶來了隱患。因此，本文在對檔案信息化研究現(xiàn)狀進行分析的基礎上，剖析當前期刊檔案管理中存在的問題，并以此為基礎，提出“互聯(lián)網+”背景下的期刊檔案信息化管理改革路徑。

一、檔案信息化研究現(xiàn)狀

2000年12月10日，全國檔案工作會議審議通過了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，提出要“加快檔案信息化建設。加快現(xiàn)有檔案的數字化進程，在檔案利用服務的數字化和網絡化方面取得明顯進展”[1]。隨著“檔案信息化”目標的設立，相關理論研究也取得了豐碩的成果。例如，《山西檔案》自1994年開始刊載“檔案信息化”相關研究成果，2006年起在增刊中進行專題研究，2014年設立“檔案信息化”專欄。該刊至今發(fā)表“檔案信息化”相關學術成果158篇，已成為檔案信息化研究前沿成果的重要傳播窗口。下面以《山西檔案》為切入點，分析二十多年來“檔案信息化”的研究現(xiàn)狀。

從時間維度來看，檔案信息化研究可以分為三個階段。

（一）初探期（1994—2000）

1994年4月，中國國家計算與網絡設施NCFC工程連入Internet的64K國際專線開通，實現(xiàn)了與Internet的全功能連接。從此，我國正式成為真正擁有全功能Internet的國家。[2]至此，利用數字化、網絡化手段進行檔案管理的研究逐步展開。這一時期的研究成果非常少，《高校檔案管理信息系統(tǒng)的研制和應用》（1994）一文介紹了《中國礦業(yè)大學檔案管理信息系統(tǒng)》的功能、結構和特點；《“電子政府”與檔案工作》（2000）則指出，“電子政府”是我國進入21世紀的重要工程，檔案工作應抓住機遇，積極采取措施?？傮w來說，初探期的研究還比較淺顯，成果較少。

（二）全面探索期（2000—2012）

2000年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》的審議通過，開啟了檔案信息化研究的新局面?！督⑿畔⒓夹g服務網絡優(yōu)化檔案信息化資源配置》（2001）結合《全國檔案事業(yè)發(fā)展“ 十五” 計劃》，分析了“十五”時期檔案信息化建設面臨的困境，并從信息化成本角度提出建立了區(qū)域性的檔案信息技術服務網絡的建議。此后，隨著信息網絡技術的發(fā)展，檔案信息化研究領域不斷細化，研究范圍和深度都不斷加大。研究領域不斷細分為高職院校、進修院校、國有企業(yè)、醫(yī)保、房地產、林權等，跨學科、跨專業(yè)研究成果顯著。

（三）新媒體時期（2013— ）

國家新聞出版廣電總局發(fā)展研究中心于2014年2月發(fā)布的《中國視聽新媒體發(fā)展報告（2013）》指出，“商業(yè)新媒體正在獲得更高的社會認同和媒體價值”。這標志著融合媒體時代正式開始。2013年以來的檔案信息化研究也帶有新特征?！丁霸拼鎯?智能終端”的檔案管理模式初探》（2013）在分析云存儲的結構和優(yōu)點以及檔案用戶需求的基礎上，提出將“云存儲+智能終端”模式應用于檔案信息管理和服務中，實現(xiàn)檔案信息檢索和利用一體化?！痘谠朴嬎愫?D虛擬技術的智能化檔案信息服務研究》（2014）將云計算與3D虛擬仿真技術相結合，實現(xiàn)信息資源的全面收集、有效監(jiān)控以及便捷化利用。《論“互聯(lián)網+”背景下的三甲醫(yī)院人事檔案信息化管理》（2016）運用“互聯(lián)網”思維和“大數據”觀念，探析醫(yī)院人事檔案信息化管理。

經過二十多年的理論研究，檔案信息化從研究范圍、深度、技術等多個層面取得了豐碩成果。但同時，我們也發(fā)現(xiàn)，對于期刊出版活動的檔案管理尤其是信息化管理的研究卻很少。因此，我們有必要對期刊出版活動中的重要環(huán)節(jié)——期刊檔案管理進行分析。

二、期刊出版單位檔案管理存在的問題

期刊出版單位在出版活動中會產生大量的檔案資料。這些資料不僅包括刊印出版完成的紙質版期刊，還包括每一篇文章的原始稿件、審稿（退修）憑證、歷次校樣、出版后樣書、出版情況統(tǒng)計表等各階段原始資料。此外，辦刊方針和編校制度等規(guī)章制度、期刊出版許可和印刷憑證、歷屆編委會成員名單及編委會議記錄等也是重要的檔案資源。但在實際工作中，期刊出版的檔案管理還存在一些問題。這主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，缺乏檔案管理意識，管理手段落后。根據《期刊出版管理規(guī)定》，期刊出版單位包括具有法人資格的期刊社和不具有法人資格的期刊編輯部。但無論是哪類出版單位，期刊質量的提升、稿件的處理、期刊的出版發(fā)行都被各單位視為工作重點，部分單位甚至將資料歸檔視為可有可無的工作，沒有足夠地重視它。一期期刊刊印出版發(fā)行后，除對出版完成的樣刊留存紙質和電子備份外，出版活動中的其它資料很少進行歸類整理和存檔。另外，整理歸檔的資料大部分停留在紙質材料上，數字化、信息化管理方式很少。即使有的期刊引進了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，也僅是記錄一些基本的信息，未能有效地對檔案資料進行后續(xù)整理、加工以及再利用。這大大降低了出版檔案的價值，弱化了檔案的利用功能。[3]

其次，檔案管理知識匱乏，缺少專業(yè)檔案管理人才。一般來說，期刊社的檔案由其自行歸檔保管，期刊編輯部的檔案由所屬上級部門統(tǒng)一整理后由檔案部門專門保管。檔案工作表面看似簡單，但卻是一項融“史實性、專業(yè)性、知識性、服務性、系統(tǒng)性”于一體的專業(yè)活動，需要專業(yè)的檔案管理知識作為支撐。自負盈虧的期刊社出于成本考慮，很少會安排專人負責檔案管理；而部分期刊社和編輯部雖然有上級主辦單位專門的檔案部門進行統(tǒng)一管理，但檔案部門也僅就主要的檔案進行歸檔。以學術期刊的出版主力——高校學報出版單位為例，一般高校學報的檔案資料都由學校的檔案館統(tǒng)一管理，但檔案館也僅會對出版后的紙質期刊進行歸檔保存，而在編輯活動中產生的其它重要資料只能由出版單位自行保管。由于缺乏專門的檔案管理人員和專業(yè)的檔案管理知識，這些學報的檔案管理都不盡如人意。

三、期刊出版單位檔案信息化改革與核心競爭力提升的具體路徑

“十三五”規(guī)劃指出，要“牢牢把握信息技術變革趨勢，實施網絡強國戰(zhàn)略，加快建設數字中國，推動信息技術與經濟社會發(fā)展深度融合，加快推動信息經濟發(fā)展壯大”。隨后，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》再次將“檔案管理信息化”列為未來五年重點發(fā)展目標。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和“互聯(lián)網+”時代的到來，期刊出版單位檔案管理的信息化改革已刻不容緩。

首先，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理意識。目前，各級期刊出版單位都根據自身出版現(xiàn)狀出臺了一系列的規(guī)章制度，如《編輯規(guī)范流程管理制度》、《審稿制度》、《編委會職責》等，但鮮有單位建立《出版檔案管理制度》。出版檔案管理制度的建立健全，能夠有效地規(guī)范期刊的檔案管理工作。各部門（科室）的責任編輯應當依據檔案管理制度，在日常工作中認真搜集整理出版資料，并定期由專人對檔案進行系統(tǒng)編目，立卷歸檔。各期刊出版單位還應加強編輯出版人員的檔案管理意識，使他們深刻意識到：良好的期刊出版檔案管理是期刊出版工作順利發(fā)展的重要保障，期刊出版檔案管理也是增強核心競爭力、拓寬市場渠道的需要。

其次，充分利用現(xiàn)有信息技術，探索個性化檔案的信息化管理模式。雖然數字化檔案管理系統(tǒng)已經非常成熟，但對于大多數期刊出版單位來說，如果為此另外購買檔案系統(tǒng)，不僅會增加運營成本，而且會增加兼職檔案管理員的工作難度。而期刊網絡采編系統(tǒng)資源整合的功能恰好能夠解決檔案采集與管理的銜接問題。期刊網絡采編系統(tǒng)是集在線投稿、收稿、送審、審稿、發(fā)布、閱讀研討、分享交流于一體的數字化期刊出版平臺。它是簡單、高效、便捷的互聯(lián)網與期刊出版活動的有效融合，目前已被諸多期刊出版單位采納使用。期刊出版的全流程資料都可以在期刊網絡采編系統(tǒng)存儲。因此，如能將期刊采編系統(tǒng)與數字化檔案系統(tǒng)進行整合，將打破期刊出版與檔案管理割裂的現(xiàn)狀，大大提高期刊原始檔案的管理效率和信息化水平。融合后的期刊網絡采編（檔案）系統(tǒng)，在原有框架基礎上增加了檔案管理模塊。出版單位根據自己的具體情況，直接從數據服務器選取需要歸檔的信息，并根據需要靈活地添加如規(guī)章制度、出版許可等其它檔案信息。在權限設置的基礎上，作者、審稿專家均可以依據相應權限查閱檔案信息，進而改變期刊檔案“藏而不用”的現(xiàn)狀（圖1）。

圖1 期刊網絡采編（檔案）系統(tǒng)框架

再次，培養(yǎng)具有專業(yè)檔案知識的專（兼）職管理人才，提升人才新媒體素養(yǎng)。目前，期刊出版全流程中的大量檔案資料主要是由出版單位自行歸檔留存，除極少數單位擁有專門（專業(yè)）的管理人員外，大部分的檔案管理工作由兼職人員（如責任編輯、編務等）完成。這些兼職檔案管理人員沒有專業(yè)的檔案知識背景，在檔案管理中容易出現(xiàn)紕漏和不科學的地方。當前，讓所有期刊出版單位均配備專業(yè)的檔案管理人員并不現(xiàn)實，也容易造成機構臃腫，增加成本。因此，我們有必要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行系統(tǒng)的、有針對性的檔案知識培訓，如參加技術培訓和學術會議、自主學習等，逐步提升檔案管理隊伍的素質。

隨著互聯(lián)網的迅速發(fā)展和日益普及，新媒體在信息傳播的速度、廣度以及社會影響等方面表現(xiàn)出傳統(tǒng)媒體難以比擬的優(yōu)勢，成為名副其實的主流媒體。[4]在此背景下，融媒體數字化信息平臺已成為期刊出版發(fā)行的重要載體。手機APP、微信客戶端、云平臺等數字化媒介在檔案管理中也開始逐步應用。因此，我們需要對現(xiàn)有期刊檔案管理人員的知識結構進行更新和調整，使其及時地掌握新媒體應用技術。

檔案作為期刊編輯活動的工具，也具有重要的文化價值和情報價值?？茖W、高效地管理期刊檔案，挖掘檔案中隱含的信息資源，并有針對性地將其轉化為新科學研究的原料，有助于提高編輯效率，提升期刊質量。因此，各期刊出版單位應摒棄傳統(tǒng)的錯誤認識，重塑檔案管理意識，利用信息技術手段科學合理地規(guī)范檔案管理行為。

[1]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃[N].中國檔案報,2000-12-14.

[2]搜狐IT.1994-2014:中國互聯(lián)網20年歷程[EB/OL].http://it.sohu.com/20140430/n399039259.shtml.

[3]史向云.論圖書出版檔案管理的功能及強化[J].出版廣角,2015,(9).

[4]劉鑫.新媒體視域下的科技期刊發(fā)展策略研究[J].出版廣角,2014,(6).

G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0048-03

（本文系江蘇省現(xiàn)代教育技術研究2016年度立項課題的研究成果，項目編號：2016-R-47146）

（責任編輯：虞志堅）

劉鑫（1984-），女，吉林蛟河人，金陵科技學院學報編輯部編輯，碩士。