關(guān)于提高煤礦企業(yè)文秘人員素質(zhì)的思考

陳婉

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）08-000-02

摘要文秘工作者是煤礦企業(yè)管理層作出企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的助手，承擔(dān)著協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門相互配合與協(xié)調(diào)的職責(zé)，他們服務(wù)于煤礦企業(yè)的辦公室管理工作。而煤礦企業(yè)文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，直接影響著辦公室管理工作的實(shí)效。本文首先闡述了煤礦企業(yè)文秘工作的范圍，提出了新時(shí)期提高煤礦企業(yè)文秘人員素質(zhì)的策略，以期為更好的履行文秘職責(zé)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞煤礦企業(yè)文秘人員職責(zé)策略

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才已然成為了當(dāng)前企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，文秘人員的素質(zhì)決定著文秘工作的高效性，為此，煤礦企業(yè)需要提高文秘工作的素質(zhì)，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，充分發(fā)揮在煤礦企業(yè)辦公室中的協(xié)調(diào)作用。本文基于筆者煤礦企業(yè)文秘工作實(shí)際的視角，就如何提高煤礦企業(yè)文秘人員素質(zhì)提出了具體有效的策略。

一、煤礦企業(yè)文秘工作的主要職責(zé)

作為煤礦企業(yè)文秘，主要應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面的工作：一是做好煤礦企業(yè)辦文工作。主要包括文電收發(fā)、督辦、文電起草修改、文字材料撰寫、內(nèi)部信息、外部宣傳等工作。二是做好煤礦企業(yè)協(xié)調(diào)工作。向上搞好匯報(bào)，向下做好溝通督查，向外做好銜接溝通，向內(nèi)做好企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作有條不紊地開展，督促各項(xiàng)工作得到有效地落實(shí)。三是做好搞好煤礦企業(yè)服務(wù)工作。為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，要參謀在領(lǐng)導(dǎo)想到?jīng)Q策之前，完成在領(lǐng)導(dǎo)要求的時(shí)間之前。做好接待、后勤保障、辦會(huì)等工作。

二、提高煤礦企業(yè)秘書素質(zhì)的策略

（一）提升職業(yè)素養(yǎng)

一是加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)的提升。必須嚴(yán)格遵循文秘工作的規(guī)范和要求，通過學(xué)習(xí)思想政治書籍，不斷提高思想政治、道德品質(zhì)和知識(shí)能力等方面的綜合素質(zhì)。二是塑造良好的自身形象。秘書是在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的人員，在一定程度上代表了領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的形象，因此，必須注重自身的衣著打扮、言行舉止，保持良好的精神面貌。

（二）增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力

一是提高表達(dá)能力。一方面，要提高自身的口頭表達(dá)能力。秘書需要經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)、同事、客人、群眾溝通交流，進(jìn)行上傳下達(dá)，因此，必須通過書面學(xué)習(xí)和實(shí)踐鍛煉，不斷提高自身的口頭表達(dá)能力。另一方面，必須提升自身的寫作能力。通過多讀、多看、多學(xué)、多思和多寫等方式，此外還要在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)，從而提高文秘的書面表達(dá)能力。二是提高參謀和社交能力。在實(shí)踐過程中，不斷思考，總結(jié)方法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供預(yù)選方案。同時(shí)，應(yīng)該掌握履職而越權(quán)的原則，切實(shí)提升參考協(xié)調(diào)能力。努力學(xué)習(xí)接待社交方面的書刊，并在實(shí)踐中鍛煉，懂得各種場(chǎng)合的禮儀禮節(jié)，掌握待人接物的技巧，特別是要加強(qiáng)與企業(yè)客戶的關(guān)系處理。三是不斷提高綜合能力。煤礦企業(yè)秘書應(yīng)該努力學(xué)習(xí)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理等方面的知識(shí)，不斷提高組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督督查、應(yīng)變和分析能力，使自己達(dá)到復(fù)合型人才的要求，以便更好地履行輔佐煤礦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

（三）提高工作技能

一是提高信息捕捉能力。煤礦企業(yè)能否在短時(shí)間內(nèi)快速準(zhǔn)確地決策，關(guān)鍵在對(duì)各種信息的了解。因此，文秘人員應(yīng)該想方設(shè)法地提高捕捉信息的能力。文秘人員應(yīng)該具有高度的信息敏感性，眼觀四方，耳聽六路，聞信而動(dòng)，緊密圍繞煤礦企業(yè)的中心工作，在平時(shí)積累中隨時(shí)收集所需要的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息支撐。

二是提高調(diào)研能力。深入了解相關(guān)情況，摸清基層實(shí)情，這樣才能夠獲得第一手的資料，從而給領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。學(xué)會(huì)揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖，確定調(diào)研課題，靈活采用各種調(diào)查方式方法，如采用觀察、文獻(xiàn)、問卷和訪問等方法，暢通職工意愿表達(dá)渠道，從而確保調(diào)研的方向正、摸得實(shí)、沉得深，抓得牢，搞得準(zhǔn)，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚。

三是提高分析及協(xié)調(diào)能力。要通過理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐探究，加強(qiáng)對(duì)各種問題和信息的初步處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高有價(jià)值的參考方案。面對(duì)紛繁復(fù)雜的工作和問題，要保持清醒的頭腦，按照事情的輕重緩急有序地安排解決問題的時(shí)間表，做到急事先辦，重點(diǎn)難點(diǎn)工作集中力量辦，特事特辦。學(xué)會(huì)用統(tǒng)籌兼顧的方式，設(shè)計(jì)時(shí)間最短、最方便快捷的方法，以求達(dá)到最佳的效果。

四是提高現(xiàn)代信息應(yīng)用及創(chuàng)新能力。通過向書本學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向客戶學(xué)習(xí)、向同事學(xué)習(xí)等方式，以提高現(xiàn)代信息應(yīng)用能力。文秘人員還應(yīng)該采用新的工作思路，采取新的措施，運(yùn)用新的手段，從不同的角度、層面去思考問題、分析問題和解決問題，不斷提高創(chuàng)新能力。

（四）創(chuàng)新工作方法

一是根據(jù)原則靈活處理。在文秘工作中既要堅(jiān)持原則，又要注重協(xié)調(diào)，以維護(hù)好各種關(guān)系，確保工作有效地開展。如在進(jìn)行請(qǐng)示時(shí)，只能夠按照對(duì)口的原則向自己的直接上司請(qǐng)示，不可越級(jí)請(qǐng)示，更不可交叉請(qǐng)示，以免引起不必要的麻煩。

二是全面了解領(lǐng)導(dǎo)。多與領(lǐng)導(dǎo)接觸、交流，全面了解領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)性、個(gè)人愛好、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活閱歷、工作簡(jiǎn)歷和社會(huì)背景等，從而更加有針對(duì)性地為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。

三是關(guān)注細(xì)節(jié)。文秘人員必須注重細(xì)節(jié)，謹(jǐn)言慎行，慎獨(dú)慎微。因?yàn)樵诠ぷ魃儆胁畛鼐蜁?huì)一著不慎，滿盤皆輸?？梢哉f是牽一發(fā)而動(dòng)全身，必須抓住細(xì)節(jié)，應(yīng)盡可能地減少失誤，以免使自己及別人陷入尷尬境地。譬如在制定接待方案時(shí)，必須弄清來(lái)的人數(shù)、性別、到達(dá)時(shí)間、停留時(shí)間、住宿、吃飯及主要活動(dòng)流程等，每一個(gè)細(xì)節(jié)都要充分地考慮清楚，稍有紕漏，就可能影響整個(gè)工作，甚至造成重大損失和不良影響。

四是切實(shí)做好信訪維穩(wěn)工作。在煤礦企業(yè)改革的過程中，肯定會(huì)觸及到一些人的根本利益。特別是一些歷史性遺留問題，是引發(fā)矛盾的源頭。作為煤礦文秘，要改變工作方法，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，多深入基層主動(dòng)走訪，將信訪問題解決在煤礦企業(yè)的基層。

五是加強(qiáng)煤礦企業(yè)秘書隊(duì)伍的建設(shè)。一方面，按需引入多元化、復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的文秘人才。另一方面，要做好文秘人員的培訓(xùn)。科學(xué)安排培訓(xùn)計(jì)劃，采用工作與培訓(xùn)相結(jié)合，積極搭建各種促進(jìn)文秘人才成長(zhǎng)的平臺(tái)，以不斷提高文秘人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，從而更好地為煤礦企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文秘人員是煤礦企業(yè)中的重要工作人員，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與職工的橋梁，是企業(yè)與外界聯(lián)系的形象代言人。隨著時(shí)代的發(fā)展，煤礦企業(yè)的改革也在不斷的深化，在新形勢(shì)、新情況、新問題下，對(duì)文秘人員提出了更高的要求。因此，作為煤礦文秘人員，必須不斷提高自身的思想素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)等，以適應(yīng)新時(shí)期背景下煤礦企業(yè)工作的需要。應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，做學(xué)習(xí)的有心人，處處留心，時(shí)時(shí)留意，從而促進(jìn)工作水平的提高。

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