關(guān)于建設(shè)單位對(duì)工程檔案管理有效措施的探討

許青艷

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）08-000-02

摘要建筑工程檔案是從建設(shè)工程項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中直接形成的，必須進(jìn)行整理歸檔、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，反映建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，為企業(yè)的發(fā)展提供重要依據(jù)。因此，作為一項(xiàng)建筑工程，其工程檔案必須得到正確有效的管理和充分利用，使之發(fā)揮最大的作用。

關(guān)鍵詞建筑工程 檔案 有效管理 措施

由于建筑工程檔案的價(jià)值，因而，對(duì)工程檔案的正確管理和有效利用變得十分重要；但是，在管理建筑工程檔案的過程不是一帆風(fēng)順的，管理者在對(duì)其進(jìn)行管理的過程中通常會(huì)遇到很多問題，例如，員工提交竣工檔案材過晚、提交的檔案材料不夠真實(shí)完整、沒有先進(jìn)的制度和方法來(lái)管理檔案資料，以及檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等等。對(duì)于這些問題，管理者必須采取有效的措施進(jìn)行改進(jìn)和提高。本文對(duì)在管理建筑工程檔案遇到的問題進(jìn)行了詳細(xì)探討及分析，并針對(duì)這些問題提出了有效的措施。

一、建筑工程檔案管理的必要性

建筑工程檔案是在建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際反映和真實(shí)記錄，對(duì)于企業(yè)來(lái)說，它的依據(jù)作用、憑證作用和信息儲(chǔ)備作用具有非常重要的意義。這些反映和記錄與建筑物實(shí)物相符，是建筑物最原始的反映，保存價(jià)值很高。建筑工程檔案記載著許多建設(shè)活動(dòng)，例如建筑用料的檢驗(yàn)、工序工藝、隱蔽工程質(zhì)量檢驗(yàn)以及其地下管線的敷設(shè)等等。建筑工程的管理內(nèi)容主要包括建筑物的建設(shè)工期、建筑物的總體造價(jià)以及建設(shè)工程的質(zhì)量。由于建筑工程的檔案管理是建筑工程項(xiàng)目的不可或缺的一部分，因而，其工程檔案管理的好壞，與建筑工程本身質(zhì)量具有直接聯(lián)系。建筑工程檔案管理不當(dāng)，在很大程度上導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益降低，由此看來(lái)，規(guī)范地管理企業(yè)建筑工程檔案不僅是建筑工程本身的需要，也是檔案管理部門應(yīng)該且必須的工作內(nèi)容。這就是建筑工程檔案管理的必要性。

由于建筑工程的質(zhì)量是在感受的過程中進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。它是對(duì)建筑工程進(jìn)行的包括工程性能、安全以及品質(zhì)的一種比較綜合性的表述。隨著社會(huì)發(fā)展，人們對(duì)于建筑的審美觀也迅速提升；這種審美觀同時(shí)體現(xiàn)在建筑質(zhì)量上，這就要求建筑具有一定的特性。建筑的這些特性從建筑工程質(zhì)量方面來(lái)說，指的是建筑工程本身首先應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)主的需要；其次是符合國(guó)家法律、法規(guī)；然后是建筑必須擁有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)；最后是建筑應(yīng)當(dāng)專注于文件的設(shè)計(jì)和滿足建筑合同中所包含的條款。這些所有的建筑工程的特性，都是通過建筑工程檔案呈現(xiàn)出來(lái)的，由于在檔案管理過程中的精細(xì)化的管理模式和量化分析的采用，才使得在評(píng)價(jià)建筑工程質(zhì)量方面有了一套精確的體系。

建筑工程檔案對(duì)于建筑工程質(zhì)量的作用總結(jié)起來(lái)就是：它使我們對(duì)于建筑質(zhì)量的評(píng)價(jià)從感觀化的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭袁F(xiàn)狀圖紙和數(shù)據(jù)為依據(jù)的體系化模式。它可以是使我們?cè)谠u(píng)價(jià)建筑工程的時(shí)候以建筑工程檔案為基礎(chǔ)，對(duì)建筑質(zhì)量進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)分析，從而對(duì)建筑質(zhì)量進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)。這種方法與以往到工程現(xiàn)場(chǎng)視察相比，其發(fā)展可以說是一個(gè)質(zhì)的飛躍。

由此可見，建筑工程檔案的有效管理對(duì)于建筑工程的實(shí)施意義十分重大。

二、建筑工程檔案管理中存在的問題

雖然建筑工程檔案對(duì)于建筑工程項(xiàng)目十分有用，甚至可以說是不可或缺的。但是，建筑工程檔案的管理卻存在很多問題：

（一）建設(shè)工程檔案工作滯后。建設(shè)工程具有涉及單位復(fù)雜、周期長(zhǎng)、階段多和流程多的特點(diǎn)，使得建設(shè)工程具有工程周期復(fù)雜性和成套性等特點(diǎn)，由于看重經(jīng)濟(jì)效益，人們往往更重視工程實(shí)體，而輕視檔案管理，因此，建設(shè)工程文件的收集、整理和歸檔工作往往不能同步進(jìn)行、協(xié)同發(fā)展，再加上施工單位和獨(dú)立分包單位往往為了經(jīng)濟(jì)效益的最大化而趕工期追進(jìn)度，造成了檔案工作的滯后，影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用，工程項(xiàng)目管理文件和技術(shù)文件分散、損毀和遺失的情況下，更是制約了建設(shè)工程管理工作和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案材料不完整不真實(shí)。建筑工程檔案管理中最大的問題就是建筑工程檔案不完整、不真實(shí)。有的建筑企業(yè)單位的工程項(xiàng)目歸檔率低，通常情況下，他們所負(fù)責(zé)的很多工程項(xiàng)目在竣工后就找不到工程的檔案資料了，有的只能找到工程的主體檔案，卻沒有與其配套的分包工程檔案。這些配套的工程檔案材料包括建筑的電梯工程、消防工程、燃?xì)夤こ?、園林綠化等等。甚至，有些工程信息出現(xiàn)了較大的偏差或是造假。在工程實(shí)施過程中，為了使工程盡早竣工驗(yàn)收，早點(diǎn)拿到工程款取得個(gè)人效益的最大化，某些人員會(huì)相互勾結(jié)，一起隱瞞和造假，甚至出現(xiàn)蓋”蘿卜章”的現(xiàn)象。

（三）檔案管理模式和體制不健全。如今，工程文件的形成和檔案的管理已經(jīng)全部或部分實(shí)現(xiàn)了電子化，但在檔案的安全備份和保存過程中，由于缺乏延續(xù)和統(tǒng)一性，使得工程檔案的管理和數(shù)據(jù)庫(kù)混亂，各參建單位工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各管理部門缺乏相互溝通，導(dǎo)致歸檔的工程資料質(zhì)量不一，格式不同問題，使工程文檔在價(jià)值挖掘方面的能力被削弱。也就是說，工程檔案沒有得到的充分和有效的利用。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。工程檔案管理人員的素質(zhì)不高主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)：（1）基層單位、監(jiān)理單位、總包及分包單位的檔案管理人員沒有較高的專業(yè)素質(zhì)，他們?cè)跈n案管理業(yè)務(wù)方面缺乏專業(yè)的知識(shí)，在相關(guān)的業(yè)務(wù)方面的技能也十分欠缺。

（2）有些參建單位檔案管理人員流動(dòng)性大，檔案管理意識(shí)淡薄，主要體現(xiàn)在：一是他們十分輕視檔案的價(jià)值；、

三、建筑工程檔案管理的有效措施

針對(duì)建筑工程管理中出現(xiàn)的一系列問題，我們必須采取有效的措施，予以回應(yīng)：

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，在系統(tǒng)內(nèi)開展檔案法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)范的學(xué)習(xí)。正確認(rèn)識(shí)工程檔案的重要性，讓系統(tǒng)內(nèi)檔案相關(guān)人員變被動(dòng)為主動(dòng)，與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提高建設(shè)工程檔案管理水平。

（二）完善管理體制，建立健全相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。要求各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備具有專業(yè)水準(zhǔn)的專職檔案人員，明確各自的管理職責(zé)，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)聯(lián)系和業(yè)務(wù)交流，促進(jìn)生成文件的規(guī)范和歸檔整理的規(guī)范。

（三）加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案資料管理技術(shù)水平。在建筑業(yè)不斷發(fā)展的今天，建筑檔案的管理也有了新的特點(diǎn)。因此，提高管理人員的管理工作的重要性也隨之增大。增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，使之認(rèn)清自身工作的意義和重要性勢(shì)在必行。此外，必須培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，從而提高檔案資料管理的技術(shù)水平。

（四）充分利用現(xiàn)代檔案管理手段，強(qiáng)化檔案材料規(guī)范編制工作?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展如此迅速的今天，在檔案的管理方面，我們必須摒棄那些陳腔濫調(diào)，采用新型的管理手段；此外，針對(duì)檔案資料的規(guī)范與編制工作，我們必須加以強(qiáng)化，一個(gè)整潔規(guī)范的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)可以使從業(yè)者的工作效率大大提高。

四、狠抓關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行全過程管理，促成管理合力

（一）項(xiàng)目前期，建設(shè)單位應(yīng)該根據(jù)檔案工作的需要，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和部門，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)素質(zhì)的檔案工作人員，健全檔案管理規(guī)章制度，檔案相關(guān)人員建立管理網(wǎng)絡(luò)，暢通溝通和學(xué)習(xí)交流渠道。

（二）施工階段，項(xiàng)目開工后，進(jìn)行檔案工作交底，制定檔案工作規(guī)劃，在施工過程中，定期開展檔案專業(yè)檢查和指導(dǎo)。

（三）竣工階段，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前3個(gè)月內(nèi)進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，提出審查意見，敦促各參建單位完成整改，在檢查確認(rèn)整改完成后向檔案管理機(jī)構(gòu)提請(qǐng)檔案移交。

五、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)當(dāng)前的建筑行業(yè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，建筑業(yè)的發(fā)展空間十分廣闊，采用建筑工程檔案是我國(guó)建筑業(yè)的一大提高，是一個(gè)質(zhì)的飛躍。但是，我國(guó)的工程檔案的管理存在很大的問題，在建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的今天絕不是一個(gè)好的勢(shì)頭。因而，我國(guó)建筑行業(yè)管理階層必須采取有效措施使我國(guó)工程檔案的管理更加完善。只有這樣，我國(guó)的建筑行業(yè)才能擁有更好的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)促進(jìn)社會(huì)和諧。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[2]劉家真.電子文件管理理論與實(shí)踐[M].科學(xué)出版社，2003.

[3]石金鷺等.工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的作用分析[M]企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2013（6）.

[4]鄭飛，姚敏華.重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理新模式探索[J].中國(guó)檔案，2015（7）.