路橋工程檔案管理存在問題及措施探討

吳春彩

【摘 要】建筑工程檔案是建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益建筑工程檔案是技術(shù)經(jīng)驗的總結(jié)，是企業(yè)的技術(shù)資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財富因此，加強工程檔案的管理，既是檔案管理工作本身的需要，更是企業(yè)基本建設(shè)管理的需要筆者就建筑工程檔案管理存在問題及處理措施作簡要的分析。

【關(guān)鍵詞】路橋工程；檔案管理；存在問題；探討措施

前言

目前科技化和信息化成為檔案管理發(fā)展的趨向，這就要求我們在進行檔案管理時一定要跟上時代的潮流，不斷進行創(chuàng)新。路橋工程主要指的是針對公路和橋梁，進行維護、管理、施工等工作，給路橋工程建立檔案是十分重要的，因為建立工程檔案準確與否，與人們的正常生活有著緊密的聯(lián)系。同時，還對自然災(zāi)害的防護等方面起著十分重要的作用。而目前我國路橋工程檔案管理方面存在著不容忽視的問題。

1.建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.1 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

1.2 竣工圖

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

1.3 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政

府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.路橋工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理現(xiàn)代化水平低

盡管檔案在中國人民的日常生活中作用不大，但卻是人們工作生活十分重要的組成部分。但對檔案中事成不夠，導(dǎo)致中國人民對檔案沒有概念，更不用提及在管理過程中采用現(xiàn)代化的管理方式。目前我國許多檔案管理處，仍然選擇使用傳統(tǒng)的管理方式，主要利用管理人員手工進行管理。同時，在管理過程中計算機普及程度低，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化的發(fā)展。另外，檔案管理中缺乏現(xiàn)代化人才，也是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中的阻礙。

2.2 檔案材料填寫不真實

建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場不了解等二根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以，往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產(chǎn)生誤差二由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。

2.3 竣工檔案移交小及時

施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。

3.應(yīng)對路橋工程檔案管理中存在問題的措施

3.1 從制定合同開始完善整個路橋工程檔案

無論是什么問題，僅僅是依靠國家規(guī)定的制度來完善是不夠的，必須有相應(yīng)強制性手段來輔助，使得規(guī)定和事件之間保持相互的平衡。在簽訂工程合同過程中，將與工程有關(guān)的材料進行整理之后，收入進檔案中。同時，各項招標文件等具體材料也要直接歸入檔案中。此外，任何與資金、技術(shù)、質(zhì)量等方面相關(guān)的材料都必須作為重要的證明文件收入到檔案中，直到整個工程安全無誤的竣工。

3.2 加強對檔案管理的資金投入

無論是企業(yè)還是政府相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人，都應(yīng)該重視檔案管理，都應(yīng)該加強在對檔案管理的資金投入，加強檔案管理的建設(shè)。強化單位主要負責(zé)人的檔案管理現(xiàn)代化意識，樹立歷史責(zé)任觀，把檔案管理建設(shè)放在應(yīng)有的位置。一是要將檔案管理列入辦公自動化建設(shè)規(guī)劃中，與辦公自動化同步發(fā)展，同步進步，與辦公自動化的發(fā)展保持平齊。二必須要保證檔案管理的投入。檔案管理是對投資要求比較高的技術(shù)性工作，科技含量高，對資金的需求量比較大。需要有專門專項的資金管理，保證整個檔案管理的發(fā)展。三是要幫助檔案管理部門配備相對先進的設(shè)備，包括計算機、掃描儀等，為建立現(xiàn)代化的檔案提供了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。四是強調(diào)計算機在檔案管理中的重要作用，要加快相關(guān)部門對相關(guān)軟件進行的研制和開發(fā)。

3.3 保證工程檔案的質(zhì)量

（1）重視竣工圖的質(zhì)量?？⒐D是一個干工程項目建設(shè)的實際反映，是項目檔案的重要內(nèi)容，它是整個檔案在核收方面的核心部分。工程單位應(yīng)該在完工之后及時提交竣工圖，并且在驗收前，應(yīng)該組織各單位的負責(zé)人，根據(jù)竣工圖對整個工程進行徹底的檢查，及時發(fā)現(xiàn)蘊藏在其中的問題，從而保證竣工圖的質(zhì)量。

（2）重視建筑項目檔案的完整性。檔案室整個建設(shè)工程的重要載體，為經(jīng)濟糾紛以及質(zhì)量糾紛等提供重要的證據(jù)和依據(jù)，這就強調(diào)了項目檔案的重要性。也要求檔案管理人員要在工程開始之初，就要重視相關(guān)材料的收集工作，保證檔案材料不會因為混亂而丟失。

（3）做好建設(shè)工程質(zhì)量的記錄。任何一個建設(shè)工程都有立項、可行性論證、勘察、設(shè)計、施工、驗收等過程，每一個步驟都有屬于自己的質(zhì)量標準，在每一個過程中都有一個貼近實際的紀錄。而這些記錄是整個工程質(zhì)量的真實反映。工程實體物的質(zhì)量缺陷在它的外表方面表現(xiàn)得很直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，而工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)在缺陷就不太容易被人們發(fā)現(xiàn)，通常是在緊急情況下才會被發(fā)覺。

（4）工程檔案的內(nèi)容應(yīng)該系統(tǒng)完成，規(guī)范設(shè)置，便于保存和查找。

（5）加強隱蔽工程質(zhì)保資料的質(zhì)量控制。工程質(zhì)保資料是對整個工程進行監(jiān)督的紀錄，它反映了整個工程的質(zhì)量，同時也為以后出現(xiàn)任何質(zhì)量問題提供材料支持。因此，必須要相關(guān)資料的收集和重視。

4.結(jié)束語

工程檔案是工程管理建設(shè)過程中不容忽視的重要材料依據(jù)，尤其是在涉及到工程質(zhì)量方面的問題。要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強對工程檔案人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全的工程竣工管理體系二我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揮我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻：

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