加強房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施

張雪梅

房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理過程中形成的，是房地產(chǎn)物權登記的成果記載和原始憑證，是對房屋產(chǎn)權、房屋自然狀況以及權利狀況進行詳細記載的各種資料的總稱。近年來，隨著房地產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)檔案的數(shù)量日益增多，為城市拆遷規(guī)劃、房屋權屬登記與交易、處理房地產(chǎn)糾紛等提供了重要依據(jù)，是房地產(chǎn)經(jīng)營和管理的重要組成部分。

一、房產(chǎn)檔案工作的特點

（一）法律性

房產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)管理機構在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是房地產(chǎn)行政管理法定職責的體現(xiàn)，是證明權利人與房屋之間權利的原始憑證，具有法律憑證價值。近年來，隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，伴隨而來的房產(chǎn)交易、抵押、評估、保全、查封等活動日益增多，房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢，房產(chǎn)檔案的利用率迅速增長。房產(chǎn)檔案是人民法院確認房屋權利歸屬、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)，為權利人的產(chǎn)權保護提供了可靠的法律保障，促進了社會的和諧穩(wěn)定。

（二）社會性

隨著住房消費市場的全面啟動和城市二、三級市場的全面放開，擁有房屋所有權的權利人越來越多，權利人在行使占有、使用、收益、處分等權利時，房產(chǎn)檔案的利用就成為確認交易行為是否合法的必不可少的環(huán)節(jié)。由此房產(chǎn)交易雙方才會有安全感，房地產(chǎn)市場的運行才能安全有序。

同時，隨著城市化進程的加速，城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置等如果采用傳統(tǒng)的調查測算方法，投入大、周期長且可靠性差。而利用數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息和館藏實物檔案可以較全面便捷地匯總、統(tǒng)計房屋權屬狀況，既節(jié)省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。

（三）價值性

房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn)，價值高，在單位和個人的財產(chǎn)構成中占有重要地位，隨著房產(chǎn)價值的上升，人們對房地產(chǎn)給予了前所未有的關注。房產(chǎn)檔案的有無，保管的好壞，記載得是否準確、全面，直接關系到權利人的經(jīng)濟利益，房產(chǎn)檔案管理人員必須真實地記錄相關信息，客觀反映房產(chǎn)經(jīng)濟的運行過程。因此，房產(chǎn)檔案屬于財產(chǎn)檔案，含金量高，具有價值性。

（四）網(wǎng)絡性

在當前信息化時代下，借助計算機網(wǎng)絡技術就可以將產(chǎn)權管理、圖表管理、檔案管理等結合在一起，極大地改變了過去人工收集、整理、歸檔、利用等傳統(tǒng)的檔案工作方式，有效地提高了檔案管理的效率，促進了檔案信息的充分利用。

二、房產(chǎn)檔案管理的當前形勢

（一）法制觀念淡薄，沒有完全依法管理檔案

房產(chǎn)檔案管理如果沒有健全的法制做后盾，檔案管理制度得不到落實和實施，就不能形成科學的管理方法，檔案的安全性和完整性、真實性等就不能得到有效保障，容易出現(xiàn)工作偏差或失誤，出現(xiàn)檔案丟失或者缺損等情況。

（二）房產(chǎn)檔案信息化建設進程緩慢

信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是當前房產(chǎn)檔案的管理趨勢，構建信息數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理過程中不可或缺的部分，傳統(tǒng)手工的檔案管理方式已經(jīng)不能有效地保障檔案管理水平。但目前房產(chǎn)檔案信息化建設進程緩慢，多地普遍存在著現(xiàn)代化管理模式和傳統(tǒng)手工管理模式并存的形式，沒有建成完整的信息數(shù)據(jù)庫，增加了檔案信息的安全隱患。

（三）檔案工作人員素質較低

房產(chǎn)檔案管理需要一支既有一定檔案專業(yè)知識又有一定測繪、法律等相關知識的管理隊伍，而當前的檔案管理工作中，工作人員大都沒有進行過專業(yè)化的培訓，非專業(yè)人員的管理導致了檔案管理方式的不科學。部分地區(qū)由于檔案管理人員待遇較低，有的人員不能安于工作，不認真鉆研業(yè)務，甚至存在想轉行或調動的想法，從而嚴重影響了檔案資料的管理、利用和發(fā)掘，影響了檔案的質量，降低了檔案的利用效果。

三、加強房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）加強制度建設，制定科學、統(tǒng)一、切實可行的檔案管理制度

科學有效的管理制度是房產(chǎn)檔案管理工作順利開展的先決條件，是加強檔案管理水平的有效途徑。從目前檔案管理部門工作狀態(tài)和運行方式來看，檔案工作效率低下，很大程度上是因為缺乏有效的制度監(jiān)督，從事管理工作的人員積極性低，缺乏工作熱情和創(chuàng)造性。因此，房產(chǎn)檔案管理部門應當首抓制度建設，建立有效的競爭機制，提升工作人員的危機意識和競爭意識，將工作績效同獎懲制度結合，激發(fā)工作人員的熱情和創(chuàng)造力，從而提升房產(chǎn)檔案管理水平。

連云港市房屋產(chǎn)權管理中心檔案室成立于1989年，在20多年的檔案管理工作中，檔案室嚴格按照《檔案法》的規(guī)定，結合實際情況制定了《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房保管制度》《檔案查詢利用制度》以及《檔案管理人員職責》《建檔人員職責》《接待人員責職》等崗位責任制。2008年《房屋登記辦法》實施后，針對檔案管理中出現(xiàn)的新規(guī)定、新要求，又制訂了《連云港市城市房屋權屬檔案管理實施細則》《連云港市房屋權屬登記信息查詢暫行規(guī)定》等技術規(guī)范。同時在工作中根據(jù)業(yè)務需要，對新出現(xiàn)的帶有普遍性的問題及時制定業(yè)務標準，確保各項工作的規(guī)范性和嚴密性，于2009年順利通過檔案工作目標管理江蘇省五星級認定。

（二）切實做好房產(chǎn)檔案的收集工作

收集工作是房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)，也是整個工作流程中最為基礎的工作，只有確保房產(chǎn)檔案資料的完整性和真實性，才能為后續(xù)工作的開展奠定堅實的基礎。檔案收集要做到登記材料內(nèi)容完整、準確，能全面、真實地反映房地產(chǎn)的本來面貌，反映物權的歸屬、沿革、變動等情況。收集的各類登記材料要系列化，能完整地反映房地產(chǎn)權利狀況，使之成為有應用價值和長久保存價值的檔案。

為了提高房產(chǎn)檔案收集工作水平，應該嚴格按照《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》的要求，建立完善的管理制度，明確各個崗位的職責以及工作流程，對收集檔案的范圍、分類等做出細致的劃分。要加強與各個業(yè)務部門的聯(lián)系，做好檔案資料的移交工作，確保檔案資料收集工作的順利開展。

連云港市房屋產(chǎn)權管理中心檔案室在收集檔案的過程中，嚴格按照《連云港市城市房屋權屬檔案管理實施細則》的要求，從受理、審核、登簿、發(fā)證等各個環(huán)節(jié)按歸檔范圍和歸檔要求收集、制作登記資料，力求文件材料的形式、規(guī)格、技術指標等達到高度一致，保證凡屬歸檔范圍內(nèi)的各種形式的文件材料都要收集齊全。同時，對每卷檔案在整理前先檢查驗收，缺件、錯件檔案以及內(nèi)容不完整、字跡不清晰等文件予以退回，杜絕不符合標準的檔案入庫。

（三）認真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

房產(chǎn)檔案資料收集之后，應按照《房屋登記辦法》《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》等相關法規(guī)的規(guī)定，將應當歸檔的登記材料按內(nèi)容和形式進行排列編號，編制目錄、封面并移交進行集中統(tǒng)一保管，形成系統(tǒng)的資料庫。

在檔案整理過程中，要嚴格按照檔案資料管理的規(guī)則操作，對登記材料要按照“一宗一卷”即“每辦理一件登記所形成的材料立一個卷”的規(guī)定立卷，卷內(nèi)材料要按《房地產(chǎn)登記技術規(guī)程》的規(guī)定進行排序、編寫頁碼、編寫卷內(nèi)目錄和備考表等。紙質檔案裝訂時應將材料上的金屬物全部剔除干凈，對破損或者幅面過小的材料應采用A4白襯紙托裱，幅面大于A4的材料，應按A4大小折疊整齊，并預留出裝訂邊際。卷內(nèi)文件材料裝訂應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱。

（四）加強房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理

房產(chǎn)檔案的動態(tài)性是房產(chǎn)檔案最顯著的特點。房產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的權利和房地情況并不是固定不變的。為了保證房產(chǎn)檔案信息的準確性和及時性，需要采用動態(tài)管理方式，根據(jù)產(chǎn)權人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更來補充新材料，更改房產(chǎn)檔案中的簿、檔、圖等，以確保房產(chǎn)檔案信息的真實性和系統(tǒng)性，使房產(chǎn)檔案成為“活”檔案。

（五）加強房產(chǎn)檔案的信息化建設

1.提升檔案信息化的認識

科學技術高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的管理方法和手段已經(jīng)無法適應房產(chǎn)檔案管理工作的需求，需要依靠計算機軟件進行檔案管理，依靠網(wǎng)絡、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備進行檔案的檢索與存儲。因此，房產(chǎn)檔案管理工作人員要充分認識到檔案信息化建設的重要性，認識到檔案管理信息化是房產(chǎn)檔案管理的有效途徑。

2.打造房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)

打造房產(chǎn)檔案管理的信息化，首先要完善房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，把房產(chǎn)交易系統(tǒng)與房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)進行對接，交易信息同步于檔案系統(tǒng)中，同時利用掃描儀等設備把相關圖像信息導入交易信息系統(tǒng)中，運用技術軟件進行整合和調閱，形成準確、完善的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。

連云港市房屋產(chǎn)權管理中心非常重視檔案管理信息化建設，按照住建部“房地產(chǎn)交易與權屬登記規(guī)范化管理考核標準及考核辦法”的要求，建立了一個集錄入、掃描各種類別和密級的房產(chǎn)檔案系統(tǒng)，使紙質檔案圖像化，實現(xiàn)了電子化的集中存儲、索引、管理、查詢等。在充分考慮房產(chǎn)交易業(yè)務的前提下，結合檔案電子化的發(fā)展趨勢，在產(chǎn)權產(chǎn)籍管理系統(tǒng)中專設檔案管理模塊，檔案工作的各環(huán)節(jié)都運用計算機進行管理，達到收集、整理、掃描、編目、備份、統(tǒng)計、查閱等全由信息系統(tǒng)操作，極大地提高了工作質量和效率。

3.建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

通過信息化，建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，管理人員能夠從不同角度對數(shù)據(jù)進行分析、整理，對房地產(chǎn)市場的發(fā)展做出合理預測，便于相關職能部門科學決策，及時調控，減小風險，有效地維護房地產(chǎn)市場的健康發(fā)展。

（六）提高檔案管理人員綜合素質水平

首先，要對管理人員進行有針對性的培訓，加強檔案學知識、法律知識和房地產(chǎn)相關業(yè)務知識的學習，掌握行業(yè)動態(tài)、新規(guī)，提高專業(yè)素養(yǎng)和知識水平。

其次，要注重復合型人才的培養(yǎng)。檔案信息化的建設和實施，需要既懂計算機網(wǎng)絡技術又精通檔案業(yè)務的復合型人才，無論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā)還是信息化的具體實施、維護，都需要人才的支撐。檔案部門除引進計算機專業(yè)技術人員外，還要加強在職檔案管理人員的計算機知識培訓，做到能夠熟練操作計算機和檔案管理軟件，掌握房產(chǎn)信息資料的錄入、分類、檢索等程序，提高檔案的存儲和處理能力。

最后，房產(chǎn)檔案管理是一項細致繁瑣的工作，需要檔案管理人員具有強烈的責任心和使命感，認真對待工作，確保房產(chǎn)檔案信息化建設的順利開展。

參考文獻：

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陳品祿/責任編輯