干部檔案信息化勢在必行

魏小紅

干部檔案是干部管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。隨著干部人事制度改革的不斷深入，需要干部檔案工作及時(shí)提供全面、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，對干部檔案工作提出了許多新要求，運(yùn)用信息技術(shù)提高干部檔案管理工作的質(zhì)量和效率勢在必行。

檔案信息化管理是必由之路

傳統(tǒng)的干部檔案管理，強(qiáng)調(diào)“人檔不分”和“檔隨人走”的管理模式，是一種以紙質(zhì)材料為管理對象，以手工操作為主要手段的作業(yè)方式。我國目前干部人事檔案管理的操作手段仍以手工操作為主，許多單位和部門還保留著原始的手工作業(yè)，手抄目錄、花名冊，手工查詢，干部檔案管理的自動(dòng)化程度滯后制約了干部檔案的快速利用。

檔案材料本身不夠詳實(shí)。從檔案本身的內(nèi)容而言，由于材料不齊全和內(nèi)容記載不準(zhǔn)確，有的干部檔案材料收集不完整、不全面，新材料補(bǔ)充不及時(shí)，影響了檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不能真正反映個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌。

傳統(tǒng)的紙制檔案存在諸多弊端。從檔案本身的屬性而言，紙質(zhì)材料占用大量空間，查、借閱不受時(shí)空限制，存在涂改、缺損等隱患；還因?yàn)榻栝啎r(shí)整卷提供，擴(kuò)大了知密范圍，容易導(dǎo)致信息泄密；手工操作工作繁瑣、耗時(shí)耗力，效率不高；收集、加工、傳遞、利用諸多環(huán)節(jié)的管理漏洞也不同程度地顯現(xiàn)。

這些問題的存在，直接影響了干部檔案功能和作用的發(fā)揮。要徹底解決這些問題，就必須走干部檔案信息化管理之路。

干部檔案信息化建設(shè)的重要作用

有利于保護(hù)干部檔案。保護(hù)好原始檔案，我們才能夠更好地為干部工作提供服務(wù)。在保護(hù)干部檔案原件的基礎(chǔ)上，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件、硬件功能，把紙質(zhì)干部檔案加工成數(shù)字檔案形式?？梢愿鶕?jù)需要反復(fù)調(diào)取信息數(shù)據(jù)，降低紙質(zhì)干部檔案在反復(fù)查閱過程中原始檔案的人為磨損及受到人為修改、涂抹的風(fēng)險(xiǎn)，減少干部檔案原件出庫的次數(shù)，保證了干部檔案的原始性、真實(shí)可靠性。

提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。目前干部檔案管理側(cè)重于檔案原件管理，檔案管理員手工收集、整理、開展利用服務(wù)，工作量大，效率較低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。干部檔案數(shù)據(jù)庫建成以后，檔案管理將更多地體現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用。干部檔案工作的效率會(huì)得到明顯提高，能夠快速準(zhǔn)確地提供規(guī)范的干部信息，成本也會(huì)降低，工作質(zhì)量和水平會(huì)得到更進(jìn)一步的提升。

干部檔案信息化管理的措施

加快干部人事檔案信息化步伐，建立全國統(tǒng)一的干部人事檔案管理信息平臺(tái)。應(yīng)在全國范圍內(nèi)推廣應(yīng)用統(tǒng)一、規(guī)范的干部人事檔案管理軟件。在此基礎(chǔ)上，推進(jìn)干部檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在信息化建設(shè)管理過程中，應(yīng)強(qiáng)化信息安全保障體系建設(shè)，確保干部檔案信息的技術(shù)安全和管理安全。

建設(shè)干部檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將干部檔案基本信息、目錄電子化

干部檔案信息普遍實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，安裝統(tǒng)一的干部檔案管理系統(tǒng)軟件，對每個(gè)干部的基本信息進(jìn)行集中采集，分期分批完成干部基本信息的錄入，建設(shè)干部檔案目錄數(shù)據(jù)庫。能夠快速、高效進(jìn)行信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析、生成目錄和各種名冊、表格，為領(lǐng)導(dǎo)決策和干部工作提供干部基礎(chǔ)信息利用服務(wù)。

掃描干部檔案，建設(shè)干部檔案全文數(shù)據(jù)庫

通過大型掃描儀把檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，建立干部檔案全文數(shù)據(jù)庫。針對檔案數(shù)字化工作中的原始檔案安全問題，可以從科學(xué)設(shè)計(jì)工作程序、加強(qiáng)硬件建設(shè)兩方面解決。在檔案庫房中配備較大的集中整理臺(tái)，使檔案不出庫房，減少涂改、丟失檔案等安全事故發(fā)生的可能性。每組安排3人，兩人配合拍照翻頁，一人整理裝訂拆散的檔案原件，裝訂好后交由檔案管理人員抽查，最后送回入庫。在庫房安裝監(jiān)控設(shè)備，管理人員定期回放錄像，這樣就會(huì)消除檔案原件在工作中的安全隱患。針對檔案數(shù)字化工作中的檔案數(shù)據(jù)安全問題，要采用多種存儲(chǔ)方法保證信息安全。在相同電腦上建立備份數(shù)據(jù)，還要購置大容量的移動(dòng)硬盤進(jìn)行備份，需要定期下載和更新備份數(shù)據(jù)。形成一定數(shù)量的電子副卷后，利用刻錄機(jī)做好數(shù)據(jù)信息的DVD光盤備份。

為了保證圖像質(zhì)量，應(yīng)實(shí)施檔案掃描核查工作模式。在用大型掃描儀或高分辨率高拍儀器進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入時(shí)，要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)，每張掃描成功的電子文檔要保證圖像清晰、完整，杜絕歪、斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，保證真實(shí)還原檔案原件的面貌。每一本干部檔案電子副卷形成后，都要經(jīng)過管理人員與原件一一對照核查，確認(rèn)不重不漏，圖像清晰完整，才能把紙質(zhì)檔案重新裝訂成冊入庫。經(jīng)過最后校對，會(huì)大大減少錯(cuò)誤率，把高質(zhì)量的圖像存入數(shù)據(jù)庫，提高干部檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

規(guī)范干部檔案信息系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)，強(qiáng)化信息安全保障體系建設(shè)

干部檔案是動(dòng)態(tài)檔案，不斷有新的檔案材料補(bǔ)充，應(yīng)有專人進(jìn)行干部檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)，及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)，確保信息系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確反應(yīng)干部的基本情況。干部檔案數(shù)字化工作期間，嚴(yán)格訪問控制，建立周全的用戶管理體系和全面的安全檢查機(jī)制。設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限設(shè)置、密碼登陸等方式，各類人員只能訪問自己的授權(quán)信息。用戶進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行各項(xiàng)操作，系統(tǒng)應(yīng)用程序都如實(shí)記錄，并有較方便的查詢功能。完善的檔案防范系統(tǒng)的建立，需要法律、法規(guī)、管理、技術(shù)等方面的共同構(gòu)架，時(shí)刻提高防范意識，確保干部檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的安全。

總之，在實(shí)踐工作中，要全面以習(xí)近平總書記指出的“檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”為總的目標(biāo)，為黨管好檔，為國家守好史，為人民服好務(wù)，著力促進(jìn)干部檔案工作提質(zhì)增效，為今年的“十三五”開局起步奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（作者單位：福建省晉江市人力資源和社會(huì)保障局）