SSC指南：PDE+361度法

文/中興財務(wù)云

SSC指南：PDE+361度法

文/中興財務(wù)云

對于實施共享服務(wù)這樣一個復雜的項目而言，完整的項目規(guī)劃、科學的實施步驟，以及制定可能出現(xiàn)的風險或問題的應(yīng)急預(yù)案，都是項目順利實施和運營的保障。

項目管理領(lǐng)域的探索經(jīng)歷了從初始形成到現(xiàn)代項目管理的漫長過程。財務(wù)共享服務(wù)的理念誕生于上世紀80年代，這一時期，項目管理理論的發(fā)展日趨成熟，財務(wù)會計、項目管理、流程管理、信息系統(tǒng)、工業(yè)技術(shù)、組織行為、質(zhì)量管理、變革管理等多學科融匯結(jié)合，這都為財務(wù)共享服務(wù)項目的成長提供了堅實的理論基礎(chǔ)。

一個簡單的項目，通過對核心環(huán)節(jié)的各項基本過程或任務(wù)的實施，就能夠達到項目的基本要求。但是，對于實施共享服務(wù)這樣一個復雜的項目而言，完整的項目規(guī)劃、科學的實施步驟，以及制定可能出現(xiàn)的風險或問題的應(yīng)急預(yù)案，都是項目順利實施和運營的保障。因此，項目管理團隊系統(tǒng)地建立共享服務(wù)中心的實施方法是十分必要的。

共享指南一：PDE方法

財務(wù)共享服務(wù)中心的實施過程，即兩個“如何”的問題——如何將原來分散的工作方式成功轉(zhuǎn)移為共享服務(wù)的工作模式，以及如何保證此項目有序地實施、推進、完成，并具備可持續(xù)發(fā)展能力。這一過程具有系統(tǒng)性、整體性的特點，完備的實施方法論是組建工作順利開展的保證。在實施方法的研究上，從整體性的角度，可通過專有的PDE方法的思想來展開財務(wù)共享服務(wù)的項目管理思路，在PDE方法的指導下，分階段、分步驟建立系統(tǒng)的實施方法。

P D E方法即通過“最佳實踐（Practice）——方法設(shè)計（Design）——效果評估（Evaluate）”的邏輯，設(shè)計財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建方案，同時，關(guān)注方案的可行性與客戶變革收益的實現(xiàn)。（如圖1所示）

財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建方案的設(shè)計思想，來源于業(yè)界財務(wù)共享服務(wù)最佳實踐的經(jīng)驗；對實施效果的評估是對實施方案的反饋，有助于實施方案的優(yōu)化和提升。構(gòu)建方案的設(shè)計是PDE方法的主體，方案的設(shè)計是戰(zhàn)略導向性的。整體的設(shè)計理念與思路是一個變革管理的過程，對流程、組織、信息系統(tǒng)、運營管理四大要素進行整合，每個要素又體現(xiàn)了一個完整的實施模塊，各自包含了更深一級的詳細工作方案設(shè)計。在方案設(shè)計階段建立一個（如圖2所示）共享服務(wù)中心方案構(gòu)建模型，針對每部分展開詳細設(shè)計、方案實施和優(yōu)化建議，得到適用于目標企業(yè)的落地性最強、變革收益最大的最佳設(shè)計方案。

PDE方法來自于業(yè)界財務(wù)共享服務(wù)中心的實踐經(jīng)驗，展示了從傳統(tǒng)模式到財務(wù)共享服務(wù)這一變革的基本路徑。在PDE方法的指引下，可以將方案設(shè)計與效果評估的總體思路劃分為三個階段進行展開，即啟動與調(diào)研階段、規(guī)劃與設(shè)計階段和實施與運行階段。在各個階段，又具體細化實施步驟，構(gòu)建一套完整的財務(wù)共享服務(wù)項目實施辦法。

圖1　財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的PDE方法

圖2　財務(wù)共享服務(wù)中心組建模型

共享指南二：361度方法

在具體項目中，從明確財務(wù)管理的現(xiàn)狀到實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)目標的過程，就是財務(wù)共享服務(wù)項目的實施路徑。財務(wù)共享的實施路徑可以總結(jié)為一套“361度方法”，即通過三個階段、六個步驟，最終成功實現(xiàn)一個財務(wù)共享服務(wù)中心的成立。具體來講，三個階段包括啟動與調(diào)研、規(guī)劃與設(shè)計、部署與運營。將三個階段各自展開，又可詳細分為定義與啟動、現(xiàn)狀調(diào)研分析、整體規(guī)劃、詳細方案設(shè)計、實施部署、持續(xù)改進六個步驟（如圖3所示）。

項目啟動與調(diào)研階段

項目團隊的首要任務(wù)就是定義在職責范圍內(nèi)要做的工作。項目定義往往是項目管理過程最初的、也是十分重要的一個階段。因為此時，項目管理的要求者（項目發(fā)起人或客戶）與項目團隊需要就財務(wù)共享服務(wù)的一些重要方面達成一致。在項目啟動與調(diào)研階段，項目團隊需要回答好幾個重要問題：

圖3　財務(wù)共享服務(wù)的實施步驟

· 構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)的機會是什么？

· 實施財務(wù)共享服務(wù)項目的目的是什么？

· 為實現(xiàn)這一目的，哪些目標是必要的？

· 如果財務(wù)共享服務(wù)已成功構(gòu)建，將如何確認？

· 是否存在可能影響成功的假設(shè)、風險和障礙？

· 目前企業(yè)財務(wù)組織、人員配置、流程以及信息現(xiàn)狀是怎樣的？

在啟動與調(diào)研階段，企業(yè)高管將對實施財務(wù)共享服務(wù)表達各自的期許與愿景，財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、信息部門等各部門人員代表與項目團隊要進行信息的充分溝通；與此同時，項目團隊需要將財務(wù)共享服務(wù)的理念在各層級之間進行宣貫和知識引導，雙方溝通之后，最終由項目團隊出具第一階段的輸出物。

項目啟動與調(diào)研階段是建立財務(wù)共享服務(wù)中心的起點，包括項目的啟動與先期評估。啟動是項目開端的標志性工作，啟動工作主要包含了對項目范圍的界定、項目管理文檔的輸出和啟動會議的召開，同時也要展開對企業(yè)現(xiàn)狀的調(diào)研分析，通過調(diào)研數(shù)據(jù)及分析結(jié)果，評估企業(yè)財務(wù)管理現(xiàn)狀、領(lǐng)導及基層人員對共享服務(wù)的理解和態(tài)度、共享實施的基礎(chǔ)環(huán)境等相關(guān)信息。

作為財務(wù)共享服務(wù)項目實施的第一階段，項目定義與啟動階段是整個項目的基礎(chǔ)。這一階段首要的任務(wù)是項目啟動，它包含：確定項目目標、項目范圍、項目時間和項目團隊；確定項目工作規(guī)范、制定項目管理文本模板和交付文檔模板；召開項目啟動會等各項工作。輸出物包含上述幾項工作的文檔模板——項目工作規(guī)范、項目計劃、項目管理文檔及項目啟動會資料等。

現(xiàn)狀調(diào)研分析是規(guī)劃和部署財務(wù)共享服務(wù)項目的基礎(chǔ)，有助于定性與定量地明晰企業(yè)的財務(wù)管理現(xiàn)狀?，F(xiàn)狀調(diào)研可采取的常見調(diào)研方法有問卷調(diào)查、現(xiàn)場調(diào)研、訪談等。通過現(xiàn)狀調(diào)研結(jié)果，可以得出企業(yè)的信息化程度、信息系統(tǒng)的交互情況，從而來設(shè)定項目周期；根據(jù)得出的企業(yè)人員素質(zhì)、管理層與員工對構(gòu)建共享中心的態(tài)度，來評估項目推進的難易程度；根據(jù)得出的企業(yè)目前的業(yè)務(wù)流程、管理現(xiàn)狀來規(guī)劃設(shè)計共享中心的實施框架等?，F(xiàn)狀調(diào)研分析階段工作完成后，需要輸出調(diào)查問卷、訪談備忘錄和調(diào)研分析評估報告。

規(guī)劃與設(shè)計階段

項目規(guī)劃是預(yù)測未來，確定任務(wù)，估計可能碰到的問題，提出完成任務(wù)和解決問題的有效方案、方針、措施和手段以及所必需的各種活動和工作成果的過程。這一階段的工作，將會輔助項目人員解決以下幾個問題：

· 從哪幾個維度出發(fā)，設(shè)計共享服務(wù)中心實施方案？· 各個維度的方案設(shè)計是如何展開的？· 共享服務(wù)與集團其他組織及部門之間的協(xié)作關(guān)系是怎樣的？

· 與傳統(tǒng)模式相比，共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程有哪些變化？

· 如何組建積極協(xié)作的財務(wù)共享服務(wù)團隊？

· 共享服務(wù)模式下的系統(tǒng)架構(gòu)是怎樣的？

實施中，規(guī)劃與設(shè)計階段所進行的工作是整個共享項目過程中的骨干和細節(jié)的搭建。這個階段通常包括整體規(guī)劃和詳細方案設(shè)計工作。項目人員在整體規(guī)劃的框架下，細化各模塊的具體實施細節(jié)，添加需要完善的子模塊和具體推進計劃。

規(guī)劃與設(shè)計階段是為整個財務(wù)共享服務(wù)項目搭建工作框架。整體規(guī)劃階段可具體劃分為戰(zhàn)略定位模塊、業(yè)務(wù)流程模塊、組織人力模塊和信息系統(tǒng)模塊。

新古典主義畫家安格爾對線條的偏愛和執(zhí)著使得當時學院派的素描繪畫達到了較高的水準，豐富了素描表現(xiàn)的理論基礎(chǔ)和實踐基礎(chǔ)，他說“線條就是一切，色彩是空虛的”，他的線條簡潔、精準。德拉克洛瓦則認為“線條就是色彩”，他作品中的線條熱情奔放，節(jié)奏感極強，使得在油畫作品中的肌理變化、筆觸律動賦有塑造之美。

戰(zhàn)略定位模塊：財務(wù)共享服務(wù)的戰(zhàn)略定位；戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)；戰(zhàn)略職能規(guī)劃；中長期規(guī)劃。項目人員需結(jié)合企業(yè)的自身管理模式，確定財務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略定位。

業(yè)務(wù)流程模塊：財務(wù)共享服務(wù)中心流程設(shè)計的業(yè)務(wù)前提；主流程和流程框架。整體流程的設(shè)計要基于企業(yè)財務(wù)流程管理的現(xiàn)狀，在共享模式基礎(chǔ)下，綜合考慮效率、質(zhì)量、控制等因素，進行再造與優(yōu)化。

組織人力模塊：實施共享后集團財務(wù)職能體系界面構(gòu)建；財務(wù)共享服務(wù)中心的組織架構(gòu)設(shè)計；人員測算等。財務(wù)共享服務(wù)是對傳統(tǒng)財務(wù)管理模式的突破，這就意味著必須重新配置適用這一新模式的職能劃分崗位設(shè)計與人力資源結(jié)構(gòu)。這一模塊可出具的文檔包括但不限于實施財務(wù)共享后的集團財務(wù)職能體系、財務(wù)共享服務(wù)中心崗位設(shè)計及財務(wù)共享服務(wù)中心人員需求計劃。

信息系統(tǒng)模塊：對財務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)的診斷；財務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)方案設(shè)計。財務(wù)共享服務(wù)中心依賴于信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)診斷應(yīng)明確企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)與共享模式下系統(tǒng)需求的差異，根據(jù)信息系統(tǒng)診斷的結(jié)果，項目人員設(shè)計新的信息系統(tǒng)方案，確定系統(tǒng)平臺建設(shè)中需要新建或改造的功能需求、運維方案等。

詳細方案設(shè)計階段是對實施方案的具體細化設(shè)計，這是正式實施前的準備時期，根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀不同，這個階段的耗時也各不相同。在整體規(guī)劃的指導下，項目人員可進一步從業(yè)務(wù)流程模塊、組織人力模塊、信息系統(tǒng)模塊、場地設(shè)備模塊展開詳細方案設(shè)計工作。業(yè)務(wù)流程模塊包括財務(wù)共享服務(wù)中心全套業(yè)務(wù)流程編寫、各崗位操作手冊編寫；組織人力模塊包括財務(wù)共享服務(wù)中心各崗位的崗位職責說明書編寫、人員轉(zhuǎn)型方案、人員發(fā)展通道設(shè)計、人員績效方案設(shè)計、培訓體系設(shè)計、確定需要外包的業(yè)務(wù)和崗位；信息系統(tǒng)模塊包括系統(tǒng)架構(gòu)及系統(tǒng)需求說明書編寫；場地設(shè)備模塊包括財務(wù)共享服務(wù)中心選址方案、場地需求方案、設(shè)備需求方案等。

實施與運營階段

項目的實施與運營階段，是按照規(guī)劃設(shè)計逐步展開，實現(xiàn)方案落地的階段。通過項目的實施工作，項目團隊需要回答以下幾個問題：

· 共享服務(wù)的實施中，需要關(guān)注哪些要素？

· 實施中，哪些風險是需要考慮的？

· 如何防范和控制這些風險？

· 共享項目的實施達到了預(yù)期目標嗎？

· 怎樣保持共享服務(wù)中心的先進性？

項目的實施與運營階段，包括執(zhí)行和控制兩個過程。執(zhí)行工作包含信息發(fā)布、團隊建設(shè)、質(zhì)量保證、方案選擇、溝通管理、資源管理等；控制工作包括范圍控制、信息安全控制、人員控制、質(zhì)量控制、風險應(yīng)對控制、進度控制等。

項目的執(zhí)行，需要根據(jù)項目性質(zhì)的不同，分多個步驟或幾個模塊來逐步完成。項目的執(zhí)行過程需要配合全程的項目控制工作。項目控制就是監(jiān)視和測量項目的實際進展，若發(fā)現(xiàn)實施過程偏離了計劃，應(yīng)找出原因，采取行動，使項目回到計劃的軌道上來?？刂乒ぷ鞲髯舆^程彼此之間并非獨立，項目人員需要具備全程把控的意識。在共享服務(wù)實施的各個步驟中，需要根據(jù)規(guī)劃完成各模塊的執(zhí)行活動，并在活動執(zhí)行過程中，對范圍、信息安全、人員等進行實時把控，保障實施工作的順利完成。

圖4　實施與運營階段執(zhí)行與控制

如果將構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)的過程看作是建設(shè)一棟大樓，那么完善的規(guī)劃設(shè)計方案就如同大樓的設(shè)計圖紙，是建筑的基礎(chǔ)和指導；而實施與運營階段如同大樓的建設(shè)施工過程，是建設(shè)工作的主體和重點，也是占用資源最多的階段。這個階段的實施工作，需要執(zhí)行前期制定的詳細設(shè)計方案，并與實施單位進行信息溝通，實現(xiàn)方案的落地與推進。運營階段標志著項目已經(jīng)成功實現(xiàn)，并轉(zhuǎn)入日常監(jiān)控。項目人員需要及時跟蹤項目的實施進展情況，適時對項目實施情況進行反饋，并根據(jù)反饋進行持續(xù)改進。這一階段的工作，包括以下兩個步驟的具體工作。

實施部署：實施部署是項目實施方案落地階段。這一階段的主要工作包括財務(wù)共享服務(wù)規(guī)劃方案的實施、人員培訓與溝通、上線試運行。

財務(wù)共享服務(wù)方案實施工作包括：業(yè)務(wù)流程的測試、改進及優(yōu)化等；完成人員的內(nèi)部調(diào)動和外部招聘，外包協(xié)議簽訂等；信息系統(tǒng)開發(fā)，系統(tǒng)功能測試、系統(tǒng)接口測試等；財務(wù)共享服務(wù)中心辦公場地的建設(shè)和裝修、驗收進場、設(shè)備采購及安裝到位等。

在財務(wù)共享服務(wù)各模塊實施完成后，項目人員需要進行人員培訓工作，注重項目實施的培訓和知識分享，同時，高層領(lǐng)導、項目人員要加強企業(yè)內(nèi)各層級人員的溝通和共享理念的宣貫等。

在方案實施與人員培訓溝通工作完成后，項目人員需要主導上線試運行工作，制定相應(yīng)的管理機制，并針對試運行中出現(xiàn)的問題提供相應(yīng)的解決方案。

持續(xù)改進：為保證項目的持續(xù)改進，完成實施部署工作后，需持續(xù)關(guān)注項目的運行情況，并進一步進行流程、系統(tǒng)、管理的優(yōu)化及改進。共享服務(wù)的持續(xù)改進工作，可以從系統(tǒng)、流程、制度、質(zhì)量等幾個維度重點展開。財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)樹立隨需而變、持續(xù)改進的觀念，使共享中心成為一個成長性強、創(chuàng)造思維豐富的活躍組織。

從理論和實踐上來看，財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)都具有較高的復雜性，這就要求財務(wù)共享服務(wù)中心項目的實施必須具備完備的實施邏輯。多學科的融通發(fā)展為共享服務(wù)項目的建設(shè)提供了堅實的理論基礎(chǔ)；PDE方法的提出，是來源于業(yè)界的最佳實踐，指示出了由現(xiàn)狀——傳統(tǒng)模式的財務(wù)，到目標——財務(wù)共享服務(wù)的實施方案；在項目管理理論和PDE方法的指引下，再延伸提出了財務(wù)共享服務(wù)項目實施的“361度”方法，將財務(wù)共享服務(wù)的啟動調(diào)研、規(guī)劃設(shè)計和實施運營三個階段具體細化為實施的六個步驟，包含了各階段實施步驟展開前的項目管理方法論，同時又展示了具體的實施模塊和實現(xiàn)方案，這一套從理論到思想到方法的實施辦法，將成為實施財務(wù)共享服務(wù)中心的重要方案支持，在很大程度上助力財務(wù)共享服務(wù)中心的上線運營。