財(cái)務(wù)共享服務(wù)規(guī)劃與設(shè)計(jì)

文/中興財(cái)務(wù)云

財(cái)務(wù)共享服務(wù)規(guī)劃與設(shè)計(jì)

文/中興財(cái)務(wù)云

規(guī)劃與設(shè)計(jì)是開展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)項(xiàng)目的第二階段，也是共享項(xiàng)目得以順利實(shí)施的關(guān)鍵階段，這一階段的核心工作是設(shè)計(jì)符合業(yè)務(wù)方案目標(biāo)的詳細(xì)操作模型，規(guī)劃財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心未來的運(yùn)作藍(lán)圖。

充分的項(xiàng)目準(zhǔn)備是項(xiàng)目順利推進(jìn)的重要保證，項(xiàng)目的具體規(guī)劃建立在完備的項(xiàng)目管理、充分的現(xiàn)狀調(diào)研和積極協(xié)作的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)之上。在準(zhǔn)備工作完善之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了整個(gè)項(xiàng)目的主體部分，即財(cái)務(wù)共享服務(wù)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)階段。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)整體規(guī)劃

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的整體規(guī)劃是在項(xiàng)目組織、項(xiàng)目調(diào)研的基礎(chǔ)上，梳理項(xiàng)目脈絡(luò)，明確項(xiàng)目范圍，勾勒共享項(xiàng)目的基本框架。財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目整體規(guī)劃主要包括四大模塊，即戰(zhàn)略定位、業(yè)務(wù)流程、組織人力和信息系統(tǒng)。

戰(zhàn)略定位

戰(zhàn)略定位是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心未來工作的目標(biāo)及為達(dá)成目標(biāo)而采取的行動(dòng)，是共享項(xiàng)目的方向指引。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要在充分了解企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略定位和未來發(fā)展。

圖1　財(cái)務(wù)共享服務(wù)戰(zhàn)略定位方案示例

圖2　財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程設(shè)計(jì)方案示例

戰(zhàn)略定位工作主要包括：戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)；戰(zhàn)略定位；戰(zhàn)略職能規(guī)劃；財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中長期規(guī)劃。

業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程模塊的工作，主要回答如何去做、怎樣做好的問題。本模塊的主要工作有：業(yè)務(wù)前提確認(rèn)、主流程設(shè)計(jì)，及流程框架制定。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)前提是流程設(shè)計(jì)的起點(diǎn)，該環(huán)節(jié)將明確共享后流程設(shè)計(jì)的前提，是共享流程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)和背景，會(huì)影響到共享后的流程規(guī)范。業(yè)務(wù)前提的確定主要包括業(yè)務(wù)、系統(tǒng)、管理等多個(gè)方面：業(yè)務(wù)層面，例如共享納入的業(yè)務(wù)范圍、會(huì)計(jì)檔案集中或分散、支付入賬的先后順序等；系統(tǒng)層面，例如影像系統(tǒng)的采用與否、電子檔案系統(tǒng)的引入及系統(tǒng)的整合范圍等；管理層面，例如內(nèi)控管理的規(guī)則、業(yè)務(wù)審批權(quán)責(zé)的劃分、審批流程的設(shè)計(jì)、審批環(huán)節(jié)是否見影像等。

主流程設(shè)計(jì)是業(yè)務(wù)前提、流程基礎(chǔ)等相關(guān)信息的載體，對(duì)共享實(shí)施后業(yè)務(wù)的主要形式進(jìn)行描述和展示，簡(jiǎn)單的呈現(xiàn)整體業(yè)務(wù)流程的信息傳遞過程和相關(guān)業(yè)務(wù)接口，為詳細(xì)方案設(shè)計(jì)階段中的業(yè)務(wù)流程編寫提供依據(jù)。

流程框架是財(cái)務(wù)共享服務(wù)納入業(yè)務(wù)的流程全集，包含了所有共享涉及的具體流程。在流程框架設(shè)計(jì)中，可以使用不同的劃分辦法，比較常用的一般是按照業(yè)務(wù)角度劃分，例如分為總賬、費(fèi)用審核、資金支付等流程，或是按照會(huì)計(jì)角度劃分，例如主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、內(nèi)部往來核算等流程。

流程框架的勾勒在目前階段來說，僅僅是業(yè)務(wù)大范圍的設(shè)計(jì)，沒有具體進(jìn)行詳細(xì)流程的設(shè)計(jì)，很多小的分支流程會(huì)不夠全面，因此它既是流程設(shè)計(jì)的指引，也會(huì)在流程設(shè)計(jì)中不斷進(jìn)行更新和完善，并在不斷的變化中趨于完備。

組織人力

戰(zhàn)略定位明確后，接下來要解決的問題，就是要做什么、由什么人來做。這一階段的主要工作，是財(cái)務(wù)共享組織在集團(tuán)整體中的組織地位，與其他部門、分子公司的組織架構(gòu)關(guān)系及職能界面、內(nèi)部組織的劃分、人員崗位設(shè)置以及人力需求測(cè)算。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的職能劃分和界定需要合理進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的分配，規(guī)劃財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和其他各財(cái)務(wù)組織的職責(zé)劃分，信息支撐、管理方式，以及明細(xì)的具體工作內(nèi)容、相關(guān)接口信息和途徑。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織設(shè)計(jì)可以參照介紹的其中一種方法進(jìn)行規(guī)劃，或者是結(jié)合多種方法同時(shí)運(yùn)用，目前較多的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心采用的是以職能為主、人數(shù)為輔的方法進(jìn)行架構(gòu)劃分。

人員測(cè)算工作需要根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍和不同崗位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，選擇科學(xué)合理的測(cè)評(píng)方法，測(cè)算出各崗位的人員需求數(shù)量。不同的業(yè)務(wù)崗位，人員需求測(cè)算的方法會(huì)略有不同，需要進(jìn)行合理的選擇或組合。常用的測(cè)算方法主要有：業(yè)務(wù)分析法、數(shù)據(jù)測(cè)算法、對(duì)標(biāo)測(cè)評(píng)法。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)部組織架構(gòu)并非是一成不變的，它是由共享中心的戰(zhàn)略定位、職能劃分、業(yè)務(wù)范圍等共同決定的。沒有最優(yōu)秀的組織設(shè)計(jì)，只有最合適的組織架構(gòu)。當(dāng)部門處于業(yè)務(wù)的初創(chuàng)期時(shí)，人員較少、業(yè)務(wù)單一，簡(jiǎn)單緊湊的組織結(jié)構(gòu)所帶來的直接的匯報(bào)層級(jí)、快速的反應(yīng)能力、良好的溝通和學(xué)習(xí)環(huán)境，更適合共享中心的內(nèi)部交流和成長。而當(dāng)一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心壯大而穩(wěn)定后，較多的層級(jí)結(jié)構(gòu)，可以更為細(xì)化部門的標(biāo)準(zhǔn)工作，減少管理跨度，這也是培養(yǎng)員工、為未來業(yè)務(wù)拓展進(jìn)行人才儲(chǔ)備的好方法。

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展的不同階段，敏銳的識(shí)別階段性需求，進(jìn)行組織架構(gòu)的適當(dāng)性調(diào)整，是共享領(lǐng)導(dǎo)者必須具備的專業(yè)能力。

信息系統(tǒng)

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為人類工作生活不可或缺的一部分，充分利用信息系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)和共享，達(dá)到工作效率的大幅度提升，減少人為操作所可能帶來的差錯(cuò)，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心獲得成功的關(guān)鍵。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)現(xiàn)狀診斷是建立于共享模式的前提下，以財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一信息平臺(tái)為標(biāo)桿，以企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)設(shè)置為依據(jù)，在系統(tǒng)現(xiàn)狀及完備性基礎(chǔ)上進(jìn)行診斷。系統(tǒng)現(xiàn)狀診斷的主要工作包括：各業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)有功能、接口及數(shù)據(jù)信息的分析；與共享模式需求相比，需調(diào)整、增設(shè)及引入的信息系統(tǒng)、功能及需求。

圖3　財(cái)務(wù)共享服務(wù)組織人力方案示例

圖4　財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃示例

信息系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)的主要工作包括：系統(tǒng)的層級(jí)結(jié)構(gòu)、各層級(jí)的主要功能、包含的信息系統(tǒng)或系統(tǒng)模塊；各層級(jí)、信息系統(tǒng)和模塊間系統(tǒng)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)、各系統(tǒng)輸入和輸出的信息。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)詳細(xì)方案設(shè)計(jì)

整體規(guī)劃的構(gòu)建搭設(shè)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的良好框架，但是想要真正落實(shí)到具體實(shí)施中，還需要在整體規(guī)劃基礎(chǔ)上，進(jìn)行更具有可操作性的詳細(xì)方案設(shè)計(jì)。

業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心詳細(xì)方案設(shè)計(jì)的重要環(huán)節(jié)，共享中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都將在此環(huán)節(jié)中加以流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，設(shè)計(jì)縝密、周全、高效的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程是共享中心未來順暢運(yùn)營的關(guān)鍵保障。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程設(shè)計(jì)應(yīng)以文檔的形式，詳細(xì)闡述各業(yè)務(wù)流程的概要說明、流程圖、流程描述以及一些流程中的關(guān)注點(diǎn)、業(yè)務(wù)或系統(tǒng)需求點(diǎn)等內(nèi)容。業(yè)務(wù)流程應(yīng)包含流程框架中的各個(gè)子流程，以業(yè)務(wù)角度劃分流程為例，應(yīng)包含：費(fèi)用報(bào)銷流程、成本核算流程、收入核算流程、資產(chǎn)核算流程、總賬核算流程、稅金計(jì)繳流程、資金支付流程、實(shí)物單據(jù)管理流程、會(huì)計(jì)檔案管理流程等。

崗位操作手冊(cè)需要根據(jù)各崗位的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)、工作方式予以分別闡述。崗位操作手冊(cè)應(yīng)為掃描崗、歸檔崗、費(fèi)用審核崗、資產(chǎn)管理崗、收入成本崗、總賬報(bào)表崗、資金支付崗、運(yùn)營管理崗、共享中心負(fù)責(zé)人等各個(gè)崗位進(jìn)行編制。以費(fèi)用審核崗為例，其崗位操作手冊(cè)需包含：審批制度要求、報(bào)銷發(fā)票要求、資金管理要求；審核要點(diǎn)、操作步驟、操作規(guī)范等。

組織人力

組織人力的詳細(xì)方案一般包括崗位職責(zé)說明、人員發(fā)展與績效，培訓(xùn)體系設(shè)計(jì)及外包資源協(xié)調(diào)等主要方面。

為了使人員安置后更好地了解各自的崗位職責(zé)，能夠?qū)D(zhuǎn)型后分配的新工作或新流程有所了解，應(yīng)為每一個(gè)設(shè)置的崗位編制詳細(xì)的崗位說明，這是組織人力詳細(xì)方案的重要工作。崗位職責(zé)說明書一般包括以下四方面內(nèi)容：工作內(nèi)容簡(jiǎn)介；上下級(jí)匯報(bào)層級(jí)，包括崗位工作中相關(guān)的上下游關(guān)系，匯報(bào)層級(jí)，本崗位業(yè)務(wù)的輸入和輸出；崗位職責(zé)，涵蓋崗位的業(yè)務(wù)操作要求，管理職責(zé)范圍；任職要求，對(duì)崗位任職的工作經(jīng)驗(yàn)，技能，和其他相關(guān)特殊素質(zhì)要求的說明等。

圖5　財(cái)務(wù)共享服務(wù)人員發(fā)展通道設(shè)計(jì)示例

圖6　財(cái)務(wù)共享服務(wù)培訓(xùn)體系建設(shè)示例

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一個(gè)新興的財(cái)務(wù)組織，需要重新規(guī)劃和制定共享成員的發(fā)展通道。人員發(fā)展通道方案主要內(nèi)容包括：各崗位的發(fā)展路徑及層級(jí)介紹；各層級(jí)工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)能力及人員素質(zhì)要求等。

績效考核指標(biāo)，需盡量以定量的方式，闡明績效考核的各項(xiàng)測(cè)評(píng)內(nèi)容?？冃Х桨钢饕獌?nèi)容包括：績效考核維度、考核指標(biāo)、計(jì)算公式、數(shù)據(jù)獲取途徑及考核對(duì)象；考核頻率、考核方式、考核激勵(lì)辦法等。

培訓(xùn)體系建設(shè)的工作主要包括：培訓(xùn)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、管理標(biāo)準(zhǔn)的制定；培訓(xùn)資源的引進(jìn)、培訓(xùn)方式的設(shè)計(jì)；培訓(xùn)的具體開展和組織、培訓(xùn)實(shí)施的效果評(píng)估；培訓(xùn)文檔的規(guī)范及培訓(xùn)課程的設(shè)計(jì)與安排等。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展通道、績效方案、培訓(xùn)平臺(tái)搭建等方案的設(shè)計(jì)，目的是讓共享服務(wù)中心的員工可以清晰的了解組織的發(fā)展前景，以及本崗位的需求、發(fā)展和提升，明確組織和自我成長的方向。從而促使共享中心成員始終保持積極進(jìn)取、競(jìng)爭(zhēng)向上、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的心態(tài)，實(shí)現(xiàn)將共享中心建設(shè)成為一個(gè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型組織的初衷。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)并不一定需要完全由共享中心員工獨(dú)立完成，一些低附加、高度重復(fù)的工作，也可以考慮通過外包方式進(jìn)行處理。例如單據(jù)掃描及檔案信息的系統(tǒng)錄入等工作，技術(shù)要求較低、重復(fù)性極高，此種情況下，如果外包處理的成本低于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心獨(dú)立處理的成本時(shí)，可以考慮將此類業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。

信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)涉及到企業(yè)的多個(gè)系統(tǒng)，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)，因而在信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，完善的信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、明晰的系統(tǒng)需求說明書，是系統(tǒng)平臺(tái)搭設(shè)的重要依據(jù)。

系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)的整理，是對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)中準(zhǔn)備引入的系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，包括電子報(bào)賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等相關(guān)新增系統(tǒng)，及系統(tǒng)間為搭建整體平臺(tái)而產(chǎn)生的接口系統(tǒng)布局、接口需求。系統(tǒng)架構(gòu)方案一般包括以下主要內(nèi)容：系統(tǒng)布局、技術(shù)平臺(tái)、系統(tǒng)安全、環(huán)境部署、系統(tǒng)框架、系統(tǒng)性能、內(nèi)外部接口、數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用服務(wù)器選擇、技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)方案等。

系統(tǒng)需求說明書的編寫，是將業(yè)務(wù)語言轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)語言，指導(dǎo)系統(tǒng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)的實(shí)際開發(fā)工作，以實(shí)現(xiàn)各方協(xié)調(diào)確認(rèn)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求。系統(tǒng)需求說明書一般包括以下主要內(nèi)容：背景和目標(biāo)、適用范圍、系統(tǒng)功能需求、系統(tǒng)接口等。

場(chǎng)地設(shè)備

硬件設(shè)施的到位和齊備是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心開始進(jìn)行測(cè)試和運(yùn)行的先決條件，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)規(guī)劃與設(shè)計(jì)的最后環(huán)節(jié)，根據(jù)前期業(yè)務(wù)流程、組織人力以及信息系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)方案，就可以啟動(dòng)硬件設(shè)施的設(shè)計(jì)和規(guī)劃工作。

硬件設(shè)施主要分為兩大部分：一是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的場(chǎng)地規(guī)劃；二是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部的配套設(shè)備規(guī)劃。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的場(chǎng)地規(guī)劃主要需解決兩個(gè)問題，即共享中心的選址和辦公中心設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的選址，需綜合考慮成本、交通、人力資源、城市基礎(chǔ)建設(shè)，業(yè)務(wù)需求、組織定位和規(guī)劃等因素后進(jìn)行確定。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一個(gè)高效協(xié)作的組織，工作區(qū)域設(shè)置應(yīng)盡量集中，辦公中心設(shè)計(jì)應(yīng)包含各小組、人員的辦公座位安排，辦公區(qū)、會(huì)議室的位置劃分，及共享中心檔案室的規(guī)劃與設(shè)計(jì)。

設(shè)備需求方案應(yīng)包含所需的各設(shè)備數(shù)量、品牌、型號(hào)等相關(guān)信息。設(shè)備需求主要包括電腦、顯示屏、掃描儀、檔案裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)及打印機(jī)等。

綜上所述，規(guī)劃與設(shè)計(jì)方案是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的大綱指導(dǎo)，包含兩大階段的具體工作，一是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的整體規(guī)劃，通過在戰(zhàn)略定位、業(yè)務(wù)流程、組織人力及信息系統(tǒng)四大模塊進(jìn)行框架搭建和整體設(shè)計(jì)，對(duì)共享中心的主體方向與內(nèi)容進(jìn)行明確，另一方面需在本階段工作完成后，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行詳細(xì)方案的設(shè)計(jì)，針對(duì)業(yè)務(wù)流程、組織人力、信息系統(tǒng)和場(chǎng)地設(shè)備等細(xì)節(jié)方面予以設(shè)計(jì)、評(píng)審與確定，并輔以相應(yīng)的管理制度、績效考核等設(shè)計(jì)。精心設(shè)計(jì)、全員評(píng)審、反饋總結(jié)、優(yōu)化提升，以全面支撐財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后續(xù)的上線實(shí)施，最大程度防范和減少初期推進(jìn)的問題和阻礙。