與時(shí)俱進(jìn)，探索高校檔案管理發(fā)展新途徑

彭青蓮

【摘要】高校檔案工作是高校教育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和根基，高校檔案管理在學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)中有著不可忽視的作用。但因?yàn)楦咝n案建設(shè)起步較晚，面臨新的形勢(shì)，檔案管理工作存在諸多問(wèn)題。當(dāng)前，高校改革發(fā)展正處在關(guān)鍵時(shí)期，高校檔案管理工作也要面對(duì)新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】高校、檔案管理、新途徑

高校檔案工作是高校教育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和根基，做好高校檔案工作，對(duì)記錄學(xué)校發(fā)展歷史、調(diào)整科研和教學(xué)方向、改善學(xué)校管理方法等工作有重要的輔助和促進(jìn)作用，是一個(gè)學(xué)校有序發(fā)展、有效管理的前提，是學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)管理工作的前提，是推進(jìn)科研和改革教學(xué)的依據(jù)，是評(píng)估教師工作能力和工作成績(jī)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。嚴(yán)謹(jǐn)高效的檔案管理工作，不僅能起到記錄的作用，同時(shí)也是重要的信息儲(chǔ)備。檔案管理工作是否規(guī)范、檔案內(nèi)容是否齊全準(zhǔn)確、歸檔方式是否科學(xué)，都將直接關(guān)系到高校的發(fā)展。

一、 高校檔案管理工作的地位、作用

由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（“27號(hào)令”以下簡(jiǎn)稱《辦法》），于2008 年 9 月 1 日開(kāi)始施行。作為檔案管理的最高級(jí)行政部門聯(lián)合出臺(tái)《辦法》，是對(duì)高校檔案管理工作的高度重視，也是對(duì)檔案管理工作的一次規(guī)范?！掇k法》 是在1989年10月原國(guó)家教委第 6 號(hào)令的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法規(guī)制定的；是以“令”的形式發(fā)布實(shí)施的。所謂“令”，就是命令，是國(guó)家機(jī)關(guān)依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施所使用的一個(gè)文種，具有強(qiáng)制實(shí)施的性質(zhì)。《辦法》的發(fā)布實(shí)施，是促進(jìn)高等教育發(fā)展的一項(xiàng)重要舉措，為高校檔案管理工作提供了法規(guī)依據(jù)，對(duì)推進(jìn)高校檔案管理工作制度化建設(shè)，提高檔案管理工作服務(wù)于教學(xué)、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意義。

1、高校檔案是一個(gè)學(xué)校發(fā)展歷史的記載。

《辦法》指出，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有 保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史 記錄”。因此，高校檔案是一所學(xué)校的歷史博物館，是學(xué)校發(fā)展的歷程記錄，對(duì)于教職工的學(xué)校認(rèn)知，學(xué)生愛(ài)校、榮校教育都有著不可低估的價(jià)值。

2、高校檔案是學(xué)校文化的載體。檔案記錄著學(xué)校辦學(xué)歷史的印記，是高校先進(jìn)文化的一個(gè)承載，真實(shí)地記錄著高校發(fā)展的歷程，記錄著全校師生在教學(xué)、科研等各種教育研究活動(dòng)中的寶貴經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)技能信息，是整個(gè)高校的智慧結(jié)晶和精神財(cái)富。所以，高校檔案作為一種文化類型，同樣擁有其文化屬性，記錄著全校的思想和活動(dòng)的成果，是先進(jìn)文化繼承和發(fā)展的基石。

3、高校檔案是重要的研究資料。 高校檔案是高校各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是高校寶貴的精神財(cái)富，具有其他任何文獻(xiàn)都無(wú)法取代的憑證、參考和宣傳、教育作用?！掇k法》中文件材料的歸檔范圍就涉及黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基建類、設(shè)備類、產(chǎn)品類、出版類、外事類、財(cái)會(huì)類等 11 個(gè)大類?？梢哉f(shuō)，檔案收集包含著極為豐富的內(nèi)容，具有科研、教學(xué)、服務(wù)等諸多的功能，是進(jìn)行科學(xué)研究的良好陣地?！掇k法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出，要將“編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)。同時(shí)指出，有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案的科學(xué)研究功能將會(huì)更好地得到認(rèn)可。

二、 高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

高校檔案具有無(wú)可厚非的重要意義，但是因?yàn)楦咝n案建設(shè)起步較晚，檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題。

1、對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。目前，部分高校對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作既不能直接提升學(xué)校名譽(yù)，又不能帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，常規(guī)的教學(xué)和管理工作已經(jīng)很繁重，委派足夠人力負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作會(huì)影響其他工作的正常進(jìn)行，而為檔案管理工作聘用專業(yè)人才又“不夠經(jīng)濟(jì)”，沒(méi)有把檔案工作放在其應(yīng)在的地位上，管理意識(shí)淡薄，造成檔案管理力度嚴(yán)重不足，各種資料流失嚴(yán)重，相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差。檔案工作不被重視，導(dǎo)致一些高校檔案管理工作發(fā)展緩慢。

2、兼職檔案員更換頻繁、檔案業(yè)務(wù)能力不足。目前，高校檔案兼職管理工作人員一般由各院系、部門行政管理人員兼職擔(dān)任，高校組織機(jī)構(gòu)隨著當(dāng)前高校教育事業(yè)的發(fā)展，機(jī)構(gòu)調(diào)整或行政人員的變動(dòng)日趨頻繁，而這些，恰恰直接影響了兼職檔案管理人員的穩(wěn)定性。雖然各大高校都按要求建立了檔案管理工作三級(jí)組織構(gòu)架，但兼職檔案工作人員更換頻繁，既沒(méi)有專業(yè)的管理知識(shí)，也缺乏實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)技能不足，其檔案收集意識(shí)可有可無(wú)，不僅直接導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)，而且還容易遺漏應(yīng)歸檔的重要檔案，造成不可挽回的現(xiàn)象。

3、檔案收集不全、門類單一。其一，大部份高校的檔案收集偏重文書(shū)（紅頭文件）的保存歸檔，而會(huì)計(jì)、基建、人事、宣傳等方面的文件材料由于管理者的觀念問(wèn)題，有些仍舊處在是否應(yīng)收集問(wèn)題，另外，在日常工作中還會(huì)形成許多沒(méi)有紅頭的文件材料，如單位的重要影像資料、會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)的重要報(bào)告（講話稿）、典型材料、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要會(huì)議（如黨委中心擴(kuò)大學(xué)習(xí)會(huì)議、上級(jí)單位來(lái)訪檢查）的計(jì)劃、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名稱、議程及辦理情況等全部記錄都沒(méi)收集歸檔，造成檔案整理不規(guī)范。。其二，忽視了科研、學(xué)刊等檔案的收集歸檔。其三，以特殊載體為材料（重大活動(dòng)及報(bào)告的錄像帶、錄音帶、光盤、照片等）檔案往往因其存儲(chǔ)量大、內(nèi)容較廣、人員對(duì)其管理疏漏，導(dǎo)致未對(duì)這些特殊檔案進(jìn)行擇重篩選，且無(wú)重要文字說(shuō)明（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、反映事件、攝影者等）重要信息。檔案結(jié)構(gòu)不合理，許多綜合檔案比重較大，以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案需要豐富；從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較小"這樣的館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容顯然不能適應(yīng)發(fā)展和信息社會(huì)化的需求。

4、檔案管理設(shè)施建設(shè)不足。高校建設(shè)如火如荼的開(kāi)展，辦學(xué)層次與辦學(xué)水平大幅提升，檔案的數(shù)量也日益增加，為檔案管理工作帶來(lái)了許多新內(nèi)容，為做好高校的檔案管理工作，必然需要更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施做保障。由于檔案管理工作不被重視，所以部分高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，長(zhǎng)期的投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史欠帳太多，由此引發(fā)了資金、場(chǎng)地、人員等投入不足，再加上已有的設(shè)備老化，且缺乏必要的防火、防水的設(shè)施，使這些高校的檔案管理工作疲于應(yīng)付，極易造成檔案資料的丟失與損壞，影響了高校檔案管理工作水平的提高，最終導(dǎo)致安全保存檔案難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，檔案信息化設(shè)施配備不夠合理。當(dāng)前，高校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平參差不齊，有的高校檔案部門軟硬件配備完整，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)軟件和程序一應(yīng)俱全，應(yīng)有盡有；但有的高校檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，僅僅是擺幾臺(tái)電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了；有的高校檔案部門在軟硬件配置時(shí)，不管是否需要統(tǒng)統(tǒng)購(gòu)置，造成財(cái)力、物力的巨大浪費(fèi)；有的高校檔案部門購(gòu)置檔案信息化軟硬件后不能加以有效利用，對(duì)現(xiàn)代檔案管理所需的技術(shù)手段投入處于空白局面，造成了資源上的浪費(fèi)。

三、 與時(shí)俱進(jìn)，探索高校檔案管理工作新途徑

1、 加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要因素之一。作為高校領(lǐng)導(dǎo)就要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理工作的政策性要求，把檔案管理工作擺在黨政工作的議事日程當(dāng)中，從頂層上做到位，落實(shí)好上級(jí)檔案管理工作政策。一是促進(jìn)檔案工作與學(xué)校建設(shè)發(fā)展同步向前，將檔案工作納入學(xué)校整體工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和職責(zé)范圍，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人員配置及檔案管理人員待遇等工作條件上給予充分保障。二是建立完善檔案管理工作三級(jí)架構(gòu)（檔案工作管理委員會(huì)、檔案專職管理干部、兼職檔案員），保證檔案工作的正常開(kāi)展。三是檔案部門要積極主動(dòng)地向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作有關(guān)情況，以爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)多支持、多幫助，改變檔案管理工作的被動(dòng)局面。

2、 加強(qiáng)管理制度建設(shè)，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化水平不斷提高

一是推動(dòng)檔案工作規(guī)章納入學(xué)校規(guī)章制度，以學(xué)校名義制發(fā)檔案工作規(guī)章制度，為學(xué)校檔案工作持續(xù)發(fā)展提供制度保障。二是加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)和改革，立足貫徹落實(shí)中辦國(guó)辦頒布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，全面梳理和修訂完善檔案工作業(yè)務(wù)制度。三是加強(qiáng)工作機(jī)制建設(shè)和改革，建立了檔案工作收管用的機(jī)制，即“應(yīng)收盡收”檔案收集工作機(jī)制，“安全規(guī)范”檔案保管工作機(jī)制，“準(zhǔn)確高效”檔案服務(wù)利用工作機(jī)制，全面規(guī)范檔案收集、保管、利用工作。四是加強(qiáng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和改革，結(jié)合實(shí)際制訂完善各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，提升檔案工作質(zhì)量。

3、 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理者業(yè)務(wù)技能水平。

高校檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)高低，決定著高校檔案管理水平的高低，要持續(xù)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，從新進(jìn)管理人員的加入到管理人才隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，再到引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，要以全方位、多層次的培養(yǎng)手段，確保高校檔案管理人才隊(duì)伍穩(wěn)定與素質(zhì)提升，推動(dòng)高校檔案管理工作向高水平發(fā)展。要做好高校檔案管理工作，檔案工作者必須加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化素質(zhì)。一是提高認(rèn)識(shí)。高校檔案記載著高校管理和教學(xué)中形成的紙質(zhì)及電子檔案材料，具有憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料和 認(rèn)知作用，在高校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理、科研開(kāi)發(fā)和對(duì)外服務(wù) 方面發(fā)揮著極為重要的作用。因此，檔案工作者特別是那些兼職檔案員，要從思想上提高做好檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，努力做好檔案管理工作。二是提高能力。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等新型的檔案載體不斷涌現(xiàn)，文件轉(zhuǎn)化為檔案，專業(yè)性更強(qiáng)、程序更加復(fù)雜，這些新型檔案在信息的記錄與存儲(chǔ)方面需要有特別的要求，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，還應(yīng)掌握一定的檔案管理和保護(hù)技術(shù)，掌握相應(yīng)的新型載體檔案的保護(hù)與管理方法。因此，要培養(yǎng)高校檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力，使其具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、溝通能力和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。三是 提高政治素養(yǎng)。高校檔案工作者不僅要有熱愛(ài)檔案管理工作的事業(yè)心，而且更要有堅(jiān)定正確的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。因此高校檔案部門在高度重視高校檔案人才培養(yǎng)的同時(shí)，要培養(yǎng)高校檔案管理人員的政治素養(yǎng)，提高檔案工作者的思想政治素質(zhì)。

4、與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新開(kāi)展檔案管理工作

高校檔案管理工作要注重學(xué)校未來(lái)發(fā)展方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開(kāi)發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、有位。各項(xiàng)工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。一是管理觀念創(chuàng)新。確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。二是管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。單憑本館館藏難以滿足師生的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集師生需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為師生提供服務(wù)。三是手段創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái)，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對(duì)高校的發(fā)展所帶來(lái)了一定影響。加強(qiáng)這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為高校檔案管理改革的重點(diǎn)。要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高效化。

當(dāng)前，高校改革發(fā)展正處在關(guān)鍵時(shí)期，高校檔案管理工作也要進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段，新的形勢(shì)要求高校檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，開(kāi)拓檔案管理新理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，服務(wù)于社會(huì)。

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