公共檔案信息和內(nèi)部檔案信息的關(guān)系探討

郭冬玲

摘 ?要：隨著信息化技術(shù)的迅速普及與經(jīng)濟全球化的發(fā)展趨勢，檔案工作在我國有著不可替代的作用。文章首先對檔案信息及其特性進行了分析，其次對公共檔案信息和內(nèi)部檔案信息進行了比較分析。希望可以為相關(guān)的工作人員提供理論依據(jù)，僅供參考。

關(guān)鍵詞：公共檔案信息;內(nèi)部檔案信息;比較分析

引言

檔案信息分類是為了滿足人們對不同信息的需要而進行的構(gòu)思與規(guī)劃，通過一定的表現(xiàn)手法來使之實現(xiàn)。檔案信息的分類意味著信息管理方式的創(chuàng)新，這種創(chuàng)新必須遵循一定的標準和制度。檔案可以根據(jù)不同的角度與層次進行劃分。按照不同的規(guī)范標準，檔案信息分為公共與私人檔案信息;文書檔案信息、科技檔案信息及專門檔案信息;古代檔案信息、近代檔案信息和現(xiàn)代檔案信息;一次信息、二次信息，以及三次信息;公共檔案信息和內(nèi)部檔案信息等類型。下文中將對公共檔案信息與內(nèi)部檔案信息的關(guān)系進行詳細的論述。

1 檔案信息及其特性

檔案信息是檔案行業(yè)發(fā)展的生命線，信息的質(zhì)量是檔案部門管理層面的核心內(nèi)容，在檔案行業(yè)中占據(jù)著重要地位。那么，什么是檔案信息呢？就傳統(tǒng)意義而言，檔案信息源于檔案，也就是說，實際上檔案信息同時具有檔案與信息兩種性質(zhì)，是檔案和信息的結(jié)合體。要想掌握檔案信息的含義，首先就要區(qū)分好檔案信息和檔案、檔案信息和信息之間的不同點。第一，對檔案信息與檔案之間的關(guān)系進行介紹。一般來講，檔案指的是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。從以上定義中可以看出，檔案實際上就是指原始的信息和存儲狀態(tài)的集合，即檔案是原始記錄及其信息載體的結(jié)合體。而檔案信息包括來源于檔案信息與關(guān)于檔案信息兩個方面的含義。第二，分析檔案信息與信息的關(guān)系。信息，從廣義上來說，就是指事物運動時發(fā)出的信號所帶來的消息，是事物存在方式和運動規(guī)律的一種表現(xiàn)形式。不同事物的存在方式與運動規(guī)律是不同的，這就是不同事物具有不同特點的原因所在，是客觀事物本質(zhì)特征截然不同的反應(yīng)。檔案信息作為信息之中的一種，它記載著人類生產(chǎn)生活等相關(guān)活動，是人們了解、掌握信息的信息源中的一部分。綜上所述，可以知道，檔案信息包含于信息，屬于從屬的關(guān)系。此外，檔案信息和其他的信息源也有本質(zhì)的區(qū)別，因為它所記載的信息是真實的，比如各種組織或者個人在社會活動中所從事的一切實踐活動，所以檔案信息是真實準確的。正是由于檔案信息的這種特點，使之價值更加的突出、顯著。檔案的相關(guān)人員要對檔案信息進行深入研究，了解并熟練掌握檔案信息的特點、價值以及變化運動規(guī)律，從而更好地為社會各行業(yè)領(lǐng)域提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在通常情況下，大多數(shù)人只熟知檔案信息的第一層含義，即檔案信息是指來源于檔案的信息，認為檔案的內(nèi)容是檔案信息，檔案信息的構(gòu)成就是檔案所記載的各種事物的狀態(tài)及表征的認識，但是這種想法是不全面的。因為檔案的內(nèi)容并不都是信息，檔案的內(nèi)容必須經(jīng)過加工、處理和傳遞才能轉(zhuǎn)化為信息。也就是說，相比于檔案信息的含義，檔案的內(nèi)容會更加寬廣，不僅如此，檔案信息還包括源于檔案的、經(jīng)過再加工后而形成的新信息。基于此，可以說檔案信息是檔案的核心內(nèi)容，更是靈魂之所在。檔案實體是因為有了信息的存在才具有生命活力和保存的意義;另外，檔案信息還包括相關(guān)的資料信息。隨著檔案部門服務(wù)意識的提高，以及服務(wù)功能的進一步加強，為切實滿足各種利用需求，有效地為用戶提供內(nèi)容更加豐富的檔案信息。目前，我國已經(jīng)進入了網(wǎng)絡(luò)信息化時代，伴隨著經(jīng)濟全球化的特征，這就對檔案行業(yè)提出了更加嚴峻的考驗。通過對檔案信息與檔案、檔案信息與信息的關(guān)系的研究可以看出，檔案信息是通過檔案載體與相關(guān)載體貯存的、反映該事物的有關(guān)信息。

2 公共檔案信息和內(nèi)部檔案信息的比較

為了滿足服務(wù)對象的不同需求，檔案部門的相關(guān)工作人員要對檔案信息的內(nèi)容進行歸類整理，以便為檔案信息進行多角度的劃分提供基礎(chǔ)。根據(jù)檔案信息的使用范圍進行分類，可將其分為公共檔案信息以及內(nèi)部檔案信息。公共檔案信息，顧名思義，就是指可以共享公有的信息，具有社會性。相比于公共檔案信息，內(nèi)部檔案信息的使用范圍具有一定的局限性，只適用于組織內(nèi)部，不具有共享性。然而，內(nèi)部檔案信息的分類不是固定的，可以根據(jù)實踐的推移或者技術(shù)條件的進步等因素而變?yōu)楣矙n案信息。

在現(xiàn)實生活中，消耗掉的物質(zhì)和能量是不可逆的，一旦被利用，就無法被再次使用。而與之正好相反，信息是可以重復(fù)使用的，具有共享性。隨著高新技術(shù)的迅速發(fā)展以及經(jīng)濟全球化發(fā)展的趨勢，我國也邁進了網(wǎng)絡(luò)化時代，計算機技術(shù)等信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案等行業(yè)中。因此，我國將公共檔案信息和內(nèi)部檔案信息進行了區(qū)分，旨在了解檔案信息的服務(wù)對象、需求性質(zhì)等。此外，對檔案分類還有利于檔案部門的合理化管理，以此避免發(fā)生信息內(nèi)容使用混亂，甚至是丟失的情況。

一般情況下，目前我國的公共檔案館指的是不同等級的國家檔案館與專業(yè)檔案館，它們?yōu)榉?wù)對象提供的信息是可以公開共享的，屬于公共檔案信息。與公共檔案信息相對應(yīng)的，非公共檔案信息機構(gòu)只保存相關(guān)組織的檔案信息，所服務(wù)的對象也是組織內(nèi)部成員，具有一定的局限性，其提供的檔案信息就是內(nèi)部檔案信息。由于公共檔案信息具有社會性，共享性，這就決定其所服務(wù)的對象是面向全社會的廣大用戶，而不是局限于有特定需要的用戶。因此，對于公共檔案機構(gòu)而言，首要任務(wù)是做好各項基礎(chǔ)性工作，并樹立良好的服務(wù)理念，以認真負責的態(tài)度服務(wù)于廣大用戶?；谶@種情況，如果公共檔案館想要為更多的用戶提供信息，那么就必須隨著行業(yè)的發(fā)展實時地更改內(nèi)部機構(gòu)信息，旨在收藏更加豐富的社會信息。針對內(nèi)部檔案信息而言，尤其是具有特殊意義的信息，如何進行科學(xué)規(guī)范的管理、使用，是工作人員亟待解決的問題，要使其在當前激烈的市場競爭下發(fā)揮出更大的價值。因此，檔案部門應(yīng)該探索有意義的檔案信息，為行業(yè)的進步做出積極的貢獻。

隨著我國信息公開規(guī)定的建立，給各級檔案機構(gòu)也提出了相關(guān)要求，要求檔案機構(gòu)人員必須要將檔案信息分為公共檔案信息與內(nèi)部檔案信息，以便為不同服務(wù)對象提供不同的信息需求。因此，檔案機構(gòu)作為檔案信息的服務(wù)組織，必須要把檔案信息劃分工作做好，要依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)、不同信息性質(zhì)等對機構(gòu)保存的檔案信息進行區(qū)分，要做到具體情況具體分析，按照服務(wù)對象的標準需求提供相應(yīng)地服務(wù)政策。

3 結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息越來越引起人們的重視。對檔案信息采取有效的管理方法不僅能夠保證我國檔案部門的穩(wěn)定，同時也能夠為經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)造更多的資源。通過對公共檔案信息與內(nèi)部檔案信息的綜合比較分析可知，公共檔案信息具有社會性，并且是可以公用共享的。與公共檔案信息相比較而言，內(nèi)部檔案信息的使用范圍具有一定的局限性，只限于組織內(nèi)部。然而，無論是公共檔案信息，還是內(nèi)部檔案信息，相關(guān)工作人員都要把其做好，時刻提升自身專業(yè)技能水平，以期為檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化奠定提供堅實的條件。

參考文獻

[1]許雯倩.公共檔案部門政府檔案信息公開研究[J].上海交通大學(xué)，2011.

[2]張林華.公民信息權(quán)與檔案館拓展社會服務(wù)功能——上海市市、區(qū)部分公共檔案館信息利用情況及分析[J].檔案學(xué)通訊，2007，1：

320.

[3]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006：10-12.