淺析神東煤炭集團公司檔案信息資源的開發(fā)利用

孫彩霞

摘 要： 檔案對于企業(yè)來說是一種非常重要的信息資源，加強企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用，對企業(yè)的未來發(fā)展至關(guān)重要。隨著近些年煤炭企業(yè)的不斷發(fā)展，神東煤炭集團公司的檔案管理工作內(nèi)部條件和外部環(huán)境都在發(fā)生變化，因此，檔案資源管理工作在很多方面需要進一步完善。通過對神東煤炭集團公司檔案信息資源的開發(fā)利用進行研究分析，希望能夠為實際檔案管理工作提供一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：神東煤炭 檔案信息資源 開發(fā)

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0097-01

前言

神東煤炭集團比較重視OA系統(tǒng)建設(shè)，利用此系統(tǒng)涉及到企業(yè)的各種業(yè)務(wù)，能夠有效解決企業(yè)中信息交流問題。同時在企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)中，加強集團內(nèi)部大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行管理，神東煤炭集團通過對大量的檔案信息進行了數(shù)字化加工，以此提升各部門文檔使用效率，使各種流程更加具有規(guī)范化。

一、煤炭企業(yè)檔案資源開發(fā)利用方面存在的主要問題

1.對檔案的重視程度不夠

很長一段時間，在煤炭企業(yè)內(nèi)部工作人員對檔案工作都不夠了解，認識不夠充分，甚至部分領(lǐng)導人員認為檔案工作只是簡單的抄寫、保管的日常性事務(wù)工作，不是企業(yè)集團的主要工作內(nèi)容，無法為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益。此外，個別規(guī)模較小的企業(yè)由于人員緊張等原因，缺乏設(shè)置專門的檔案管理人員和檔案室，進而出現(xiàn)檔案管理混亂無序的情況，給查詢檔案工作帶來很多不便之處。

2.檔案管理缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性、前瞻性

主要表現(xiàn)個別煤炭企業(yè)中，根本沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，只有少數(shù)的檔案管理人員。同時檔案管理人員由于能力有限，缺乏專業(yè)的培訓和系統(tǒng)性學習，對檔案資源管理工作內(nèi)容不夠了解，因此整體素質(zhì)難以做到令人滿意；很多檔案管理人員身兼數(shù)職，無法全身心的投入檔案收集和管理工作中來，進而影響檔案的歸檔工作，不利于整體工作效率的提升[1]。

3.檔案管理缺乏權(quán)威性、統(tǒng)籌性、主動性

在個別煤炭企業(yè)中，由于檔案管理不受重視，沒有較高職位的領(lǐng)導對其整體工作進行監(jiān)管，進而造成檔案管理比較分散，分散在很多職能部門中，比如說辦公室保存文書檔案、財務(wù)部保存財務(wù)檔案、人力資源部保存人事檔案等等。雖然上述部分都有能力保存檔案，但是由于各部門之間缺乏有效溝通，相對封閉，使檔案管理從整體角度看，處于較為分散的雜亂狀態(tài)，進而造成檔案管理缺乏主動性。

4.檔案管理的現(xiàn)代化程度不高

在現(xiàn)階段的檔案管理中，不僅僅要求檔案室具備恒溫恒濕、防火防蛀的條件，同時要求檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的檢索、儲存和管理。相比較而言，實現(xiàn)后者比前者更為困難[2]。從根本上講，檔案資源作為一種信息資源，數(shù)量眾多，只有利用現(xiàn)代電子化和數(shù)字化方式，進行檔案信息的檢索和查找，才能快速找尋到所需資料。

5.滯后的檔案編研，偏低的人員素質(zhì)

由于檔案信息編研成果層次較低、質(zhì)量不夠理想、同時實用性不強和利用率較小，導致企業(yè)檔案信息資源可利用性不高；此外部分檔案管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺，綜合能力偏低，無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理措施，因此在很大程度上，對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作的開展造成一定限制。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的有效途徑

1.明確企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的重要地位

神東煤炭集團公司檔案工作人員需要轉(zhuǎn)變思想，立足于本職工作，積極進行創(chuàng)新改革；同時檔案管理工作的相關(guān)領(lǐng)導，需要對檔案信息資源開發(fā)與利用工作給予足夠重視和支持，保證其能夠在高起點和高標準的情況下合理開展?，F(xiàn)階段的檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)，主要是以促進企業(yè)檔案信息管理業(yè)務(wù)的實現(xiàn)為最終目標，具備實用性高一級操作簡單等特點，進而有利于提升公司檔案管理人員的工作質(zhì)量、改善工作強度[3]。此外，加強開展檔案宣傳教育工作，在公司內(nèi)部廣泛宣傳檔案信息資源開發(fā)與利用的重要作用，進而提升領(lǐng)導和員工的檔案意識，在整個公司內(nèi)部營造良好和諧的檔案信息開發(fā)與利用環(huán)境氛圍。

2.實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的多渠道開發(fā)

檔案管理的多渠道開發(fā)，指的是逐漸提升檔案信息資源的利用性、以及重要價值。也就是說對檔案信息進行多次的深加工，將煤炭集團公司檔案信息逐步收集、濃縮、分類、編輯、分析等多形式加工，以此使檔案信息資源在精準度、純度等方面提升一個檔次，使得檔案信息利用人員能夠及時找尋需要的信息資源，最終促進檔案信息價值的提升，向經(jīng)濟價值方向轉(zhuǎn)換。

因此，煤炭集團公司檔案信息編研人員需要對本企業(yè)檔案編研的重點服務(wù)對象、以及所需要的編研成果形式等內(nèi)容做好詳細了解工作；同時對豐富編研成果方面和擴展服務(wù)群體范圍進行深層次研究，也就是在實踐工作的基礎(chǔ)上，不斷擴展服務(wù)范圍，豐富成果。如果提升檔案信息資源的價值，需要充分結(jié)合檔案編研成果、煤炭集團公司的企業(yè)文化、以及職工活動三者之間的聯(lián)系，逐步向公益性方向發(fā)展，進而提升企業(yè)領(lǐng)導和職工對檔案管理工作的重視程度，對此給予足夠認識，最終真正表現(xiàn)檔案管理工作的深遠作用[4]。

2.1檔案信息資源需要充分同企業(yè)文化、企業(yè)活動相關(guān)聯(lián)。企業(yè)檔案能夠全方位體現(xiàn)出一個企業(yè)的深厚文化，同時也是企業(yè)文化的積累和傳承，為企業(yè)文化創(chuàng)新提供重要的基礎(chǔ)保障，企業(yè)檔案的重要性不言而喻?？梢哉f企業(yè)檔案同企業(yè)文化緊密相連。企業(yè)作為社會成員的重要組成部分，企業(yè)檔案信息資源也可以充分借鑒文化的作用，進而促進企業(yè)檔案文化和企業(yè)文化的整體提升。比如，可以將神東煤炭集團公司的歷屆表彰大會、職工娛樂活動表演、以及代表發(fā)言等內(nèi)容，制作成多媒體形式獎勵給具體個人，可以將此作為檔案中的信息組成部分，有利于提升員工對公司的依賴感和認同感。

2.2注重企業(yè)檔案利用效果的宣傳。公司進行檔案管理工作，最終目的是對此進行利用，因此提升檔案資源的利用率勢在必行。對于檔案的利用價值，可以以典型事例進行反映，通過編寫典型事例，能夠幫助公司檔案信息資源開發(fā)利用進行有效記錄。在現(xiàn)階段的公司檔案利用工作中，編寫檔案利用效果實例不僅是較為重要的工作內(nèi)容，同時也能夠提升檔案作用的宣傳效果。檔案利用效果的實例逐漸增多，檔案信息資源的重要價值也會逐漸體現(xiàn)出來，進而引起公司領(lǐng)導的高度重視和認可。

3.建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案查詢方式現(xiàn)代化

在現(xiàn)階段的公司檔案管理中，可以充分利用現(xiàn)代技術(shù)方式，包括光學影像、數(shù)字掃描、以及音頻視頻轉(zhuǎn)換等等，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、音頻視頻、以及歸檔文件資料等不同載體的檔案，向數(shù)字化和電子化信息方面轉(zhuǎn)換；同時成立豐富的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，逐漸取代傳統(tǒng)人工的檢索管理方式，利用計算機技術(shù)的檔案信息資源檢索和管理，能夠在整體上提升檔案信息的服務(wù)效率[5]。

4.改善檔案人員知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人才綜合素質(zhì)

檔案信息資源的開發(fā)與利用，離不開高素質(zhì)人才的大力支持，因此神東煤炭集團公司有必要組建一支素質(zhì)過硬、技術(shù)扎實的專業(yè)檔案信息人才隊伍。首先，公司可以對檔案工作人員組織培訓工作，以此提升其計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等方面的技能和知識，豐富檔案工作人員的知識框架；其次，在人才選拔方面，重點關(guān)注網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理方面的人才，通過技能培訓，以此發(fā)揮其在數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)等工作中的作用，有利于促進檔案信息資源開發(fā)利用的信息化方向發(fā)展，從而使公司檔案工作緊跟時代步伐，與時俱進。

總結(jié)：綜上所述，檔案信息資源的開發(fā)與利用，是一項長期的系統(tǒng)化工程，不僅僅是對于企業(yè)自身發(fā)展，同時對社會的發(fā)展都具有重大推動作用。神東煤炭集團公司檔案信息資源管理工作，始終秉持求真務(wù)實認真負責的理念，在實踐工作中積極探索檔案信息資源開發(fā)與利用的新途徑，以此促進檔案管理工作效率的提升，進而更好的服務(wù)煤炭行業(yè)的未來發(fā)展。

參考文獻

[1]趙振軍.淺析企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].機電兵船檔案，2015（5）：52-53.

[2]申鳳英.淺析企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用[J].黑龍江檔案，2014，（3）：74-74.

[3]劉玲玲.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的影響因素及對策探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2015（14）：87-87.

[4]代愛玲.淺析企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息， 2015（22）：27-27.

[5]張巍.企業(yè)檔案開發(fā)利用工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013，（3）：142-142.