淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

馬丹

摘 要：檔案管理是對檔案信息進(jìn)行管理以及利用的工作，具有重要的作用，通過檔案管理能夠合理利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，但當(dāng)前，高校信息管理工作效率較差，管理方式較為滯后，因此實(shí)施高校檔案管理信息化建設(shè)具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

中圖分類號： G718.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）21-19-2

0 引言

檔案管理是高校的基礎(chǔ)工作，是學(xué)校了解學(xué)生信息的重要手段，但當(dāng)前，高校檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，教師檔案意識淡薄，常出現(xiàn)檔案資料不全的情況，影響了檔案管理的效率以及質(zhì)量，因此研究檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，能夠有效解決當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題，提高檔案信息資源的利用率。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

高校檔案管理信息化建設(shè)十分重要，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案信息的利用效率，具有重要的意義，但是當(dāng)前，高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀，存在較多的問題，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的效果，因此，分析高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，了解檔案管理現(xiàn)狀十分重要。高校檔案管理信息化建設(shè)中主要存在以下幾方面問題。

1.1 信息化建設(shè)配置不足

高校檔案管理信息化建設(shè)，需要有著先進(jìn)設(shè)備支撐。但學(xué)校的教學(xué)任務(wù)繁重，事情較多，各部門無法及時提交材料的情況時有發(fā)生，不僅易出現(xiàn)疏漏，還會出現(xiàn)檔案資料不齊全，重要材料流失等問題，高校檔案管理先進(jìn)信息化設(shè)備引入不足，從而影響到檔案管理信息化建設(shè)，使檔案材料缺乏完整性，檔案信息歸檔的質(zhì)量較差。

1.2 檔案管理人才缺乏

高效檔案管理信息化建設(shè)，需要有著綜合性人才支持，必須熟練掌握信息化技術(shù)，才能充分運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。但由于學(xué)校教師的工作較多，教學(xué)工作，學(xué)生思想教育，學(xué)生人際關(guān)系，學(xué)習(xí)各種活動等內(nèi)容都需要教師處理，教師任務(wù)較多，對檔案信息管理的關(guān)注度不夠，檔案歸檔意識較差，造成檔案利用率不高以及檔案信息資源開發(fā)不足等問題，致使高校檔案信息管理水平不高。

1.3 檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平不高

通常高校檔案管理需要有著一個標(biāo)準(zhǔn)，也就是一套完整的檔案管理制度，才能確保高校檔案管理的順利進(jìn)行。但就當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)的情況分析，整體的檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平不高，特別是在信息化時代下，檔案管理信息化建設(shè)未能及時改進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案管理制度等，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)而影響到高校檔案管理效率。

1.4 硬件設(shè)施與檔案管理手段較為落后

雖然當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，但高校檔案信息管理的硬件設(shè)施并未達(dá)標(biāo)，極少運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)，處于被動工作的狀態(tài)，主動性差，在收集資料時只進(jìn)行基礎(chǔ)材料收集與保管，服務(wù)意識以及主動對檔案資料分析編演的能力較弱，無法充分發(fā)揮檔案的價值與作用。由此可見，高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀，存在較多問題，分析高校檔案管理信息化建設(shè)問題具有重要的意義。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的配置

加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的配置是高校檔案管理信息化建設(shè)策略，加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備配置十分重要，能夠加快檔案信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的資源共享，提高檔案資源的利用率，因此，加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的配置十分重要，具有重要的意義。加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的配置需要做到以下幾點(diǎn)，一是購入先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，購入計算機(jī)設(shè)備并安裝相關(guān)軟件是提高高校檔案信息管理的硬件設(shè)備的有效措施，有助于推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由此可見，購入先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備十分重要。二是加大檔案信息化建設(shè)的資金投入，通過使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大資金投入，能夠利用資金加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備配置，盡可能地創(chuàng)造有利條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。因此加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的配置是高校檔案管理信息化的有效措施。

2.2 加強(qiáng)檔案管理信息化人才建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理信息化人才建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力具有重要的作用，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種檔案管理趨勢，是比較流行的，有效的檔案管理手段，相應(yīng)地提高檔案管理人員的專業(yè)知識，計算機(jī)操作能力，以及檔案管理能力具有重要的意義。加強(qiáng)檔案管理信息化人才建設(shè)需要做到以下幾點(diǎn)，一是實(shí)施專業(yè)知識教育，檔案管理需要具備專業(yè)的知識能力，掌握檔案收集，歸檔等相關(guān)知識以及技巧，因此，實(shí)施專業(yè)教育，提高檔案管理者檔案管理能力至關(guān)重要。二是加大對檔案管理者的再教育與相關(guān)技能培訓(xùn)的力度，檔案管理信息化的關(guān)鍵在于檔案管理者需要掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)等相關(guān)基礎(chǔ)技能，而當(dāng)前檔案管理者普遍缺乏相關(guān)技能，對信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不夠了解，無法較好地應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，因此對檔案管理者實(shí)施培訓(xùn)十分重要，有助于提升檔案管理者的相關(guān)技能，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。由此可知，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用，有助于提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)與知識水平，擴(kuò)充知識面，提高綜合素質(zhì)，加快檔案信息化建設(shè)。

2.3 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平

提高檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化水平是建設(shè)檔案管理信息化的有效策略，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此提高檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平具有重要的作用。提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平需要做到以下幾點(diǎn)，一是統(tǒng)一網(wǎng)上目錄標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案資源內(nèi)容龐雜，形式多樣，查找較為困難，致使檔案的利用率較低，利用者在查找檔案信息資源時效率較差，查找的準(zhǔn)確性也較差，因此，統(tǒng)一網(wǎng)上目錄標(biāo)準(zhǔn)，能夠提高查找的準(zhǔn)確率與效率，從而提高檔案資源的利用率，不僅能夠使人們在網(wǎng)上輕松地查找檔案信息，還能夠保證檔案管理的規(guī)范性。二是建立相關(guān)的規(guī)章制度，檔案信息具有保密性要求，尤其是高校的檔案管理，因此結(jié)合學(xué)校具體情況，建立相關(guān)的規(guī)章制度十分重要，通過系統(tǒng)安全管理制度，機(jī)房庫房出入規(guī)則，電子文件管理等制度的建立，增強(qiáng)高校檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。由此可見，提高檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平至關(guān)重要。

2.4 搭建檔案信息化建設(shè)平臺

檔案管理信息化建設(shè)平臺的搭建具有重要的意義，是搞好學(xué)校檔案管理工作的先決條件，通過搭建檔案信息化建設(shè)平臺能夠強(qiáng)化檔案管理意識，提高師生對檔案工作重要性的認(rèn)識，因此，搭建檔案信息化建設(shè)平臺十分重要，搭建檔案管理信息化建設(shè)平臺需要做到以下幾點(diǎn)，一要抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，檔案信息化系統(tǒng)處于過渡階段，完成過渡的重要步驟在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)，因而建設(shè)數(shù)據(jù)庫十分重要，通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠科學(xué)地管理檔案信息資源，為檔案資源的查找提供便利，推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。二要按照檔案法規(guī)范分類，在檔案信息化平臺建設(shè)過程中，將檔案分類規(guī)范管理十分重要，因此，按照相關(guān)的法律法規(guī)，規(guī)范分類檔案資源，不僅有助于檔案信息化建設(shè)平臺的搭建，還有利于提高檔案工作效率，科學(xué)實(shí)施檔案管理，保證檔案管理工作有法可依，并在保證檔案管理信息化建設(shè)的同時，實(shí)現(xiàn)高校檔案的高效管理。因此搭建檔案信息化建設(shè)平臺，有助于規(guī)范檔案分類，科學(xué)管理高校檔案，提高檔案管理工作的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，具有重要的作用，是檔案信息化建設(shè)的有效策略。

3 總結(jié)

綜上所述，研究高校檔案管理信息化建設(shè)策略具有重要的意義，檔案信息資源具有重要的作用，檔案記載了學(xué)生的信息資料，是學(xué)校了解學(xué)生的主要手段，因此，合理利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的共享十分重要，通過高校檔案的信息化建設(shè)，能夠有效提高檔案資源的利用效率，總之，研究高校檔案管理信息化建設(shè)具有重要的價值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 俞志華，王軍寧.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2007（02）.

[2] 李海軍.檔案管理信息化之理念探討——以高校檔案管理信息化建設(shè)為背景[J].北京檔案，2007（02）.

[3] 楊鑫.檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的幾個問題[J].檔案天地，2005（05）.

[4] 石秀春.對高校檔案管理信息化的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].中國成人教育，2004（06）.

[5] 楊洪波，袁雅珍，王洪偉，吳登奎.網(wǎng)上檔案信息的安全及保密技術(shù)[J].光學(xué)精密工程，2000（06）.