新標(biāo)準(zhǔn)下廣西各級機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定工作探討

【摘 要】開展檔案室等級認(rèn)定是提高機(jī)關(guān)檔案工作水平的有效手段。廣西各級機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定工作中普遍存在單位領(lǐng)導(dǎo)重視不足、檔案門類歸檔不夠齊全、檔案信息化建設(shè)步伐緩慢、檔案開發(fā)利用形式不夠豐富等問題。各級機(jī)關(guān)檔案室只有嚴(yán)格按照新標(biāo)準(zhǔn)的要求，加強(qiáng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、重視收集、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、創(chuàng)新檔案開發(fā)利用形式，才能推動機(jī)關(guān)檔案室上等級、上臺階。

【關(guān)鍵詞】新標(biāo)準(zhǔn)；機(jī)關(guān)檔案室；等級認(rèn)定

檔案室是全國檔案工作的基礎(chǔ)，是國家檔案不斷補(bǔ)充的源泉，是檔案大量發(fā)揮現(xiàn)實作用的陣地。為提高廣西機(jī)關(guān)檔案工作水平，全面加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，更好地為黨和國家各項事業(yè)發(fā)展及機(jī)關(guān)建設(shè)服務(wù)，筆者在對機(jī)關(guān)單位檔案室進(jìn)行等級認(rèn)定的調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，部分檔案室存在領(lǐng)導(dǎo)重視不足、檔案門類歸檔不夠齊全、檔案整理不夠科學(xué)、檔案信息化建設(shè)落后、檔案開發(fā)利用形式不夠豐富等問題，制約了檔案室等級認(rèn)定工作的開展。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視、夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)、加快信息化步伐、加大檔案開發(fā)力度是推動機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定工作的必由之路。

一、新《辦法》出臺的背景及意義

廣西機(jī)關(guān)檔案室等級定級升級工作始于上世紀(jì)90年代，1998年，自治區(qū)檔案局印發(fā)了《關(guān)于印發(fā)<廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案室定級升級辦法> 》、<廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案室等級標(biāo)準(zhǔn)（修正）>的通知》（桂檔〔1998〕14號），規(guī)范全區(qū)機(jī)關(guān)檔案室定升級工作。2005年，自治區(qū)檔案局又印發(fā)了《關(guān)于印發(fā)<廣西壯族自治區(qū)特級檔案室管理辦法>和<廣西壯族自治區(qū)特級檔案室等級標(biāo)準(zhǔn)>的通知》（桂檔發(fā)〔2005〕33號），修改完善特級檔案室等級標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案工作發(fā)展新情況的出現(xiàn)，原自治區(qū)檔案局1998年及2005年頒發(fā)的機(jī)關(guān)綜合檔案室定級升級辦法、等級標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法已不適應(yīng)新形勢要求。為幫助機(jī)關(guān)單位主動適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，推動檔案室工作新發(fā)展，《廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定辦法》于2014年4月正式發(fā)布實施，該《辦法》包含一個等級認(rèn)定辦法和四個等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。這四個等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)分別為：《廣西壯族自治區(qū)特級檔案室認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》，它適用于全區(qū)及中直駐桂各類機(jī)關(guān)特級檔案室的等級認(rèn)定；《廣西壯族自治區(qū)直屬機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》，適用于區(qū)直、中直駐桂及相當(dāng)級別的機(jī)關(guān)一級、二級、三級檔案室的等級認(rèn)定；《廣西壯族自治區(qū)市直機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》，適用于市直及相當(dāng)級別的機(jī)關(guān)一級、二級、三級檔案室的等級認(rèn)定；《廣西壯族自治區(qū)縣直機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》，適用于縣直及相當(dāng)級別的機(jī)關(guān)一級、二級、三級檔案室的等級認(rèn)定。與1998年及2005年印發(fā)的檔案室定升級辦法相比，新《辦法》對各級機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定范圍、認(rèn)定條件、認(rèn)定程序等方面進(jìn)行了明確規(guī)定，《認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》共設(shè)置組織管理、條件保障、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化工作和開發(fā)利用等五個考評項目、20個考評內(nèi)容，并對各個考評項目的分值進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，增加了檔案收集、檔案數(shù)字化和檔案編研開發(fā)利用的分值，以期推動機(jī)關(guān)檔案室著重在加強(qiáng)業(yè)務(wù)上下功夫，達(dá)到以評促改、以評促進(jìn)，各級機(jī)關(guān)檔案室現(xiàn)代化、規(guī)范化管理的目的。

二、廣西各級機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定工作中存在的問題

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視不足

領(lǐng)導(dǎo)重視是機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定得以順利開展的組織保障。新《辦法》將“領(lǐng)導(dǎo)重視”列為第一個考評項目的第一個考評內(nèi)容，并賦予相應(yīng)分值，在考評細(xì)則中明確規(guī)定要將“檔案工作納入本機(jī)關(guān)年度工作計劃、發(fā)展規(guī)劃、單位議事日程”，為檔案室配備穩(wěn)定的檔案員及相關(guān)硬件設(shè)施設(shè)備，保證檔案工作的正常開展。但在實際工作中，部分單位領(lǐng)導(dǎo)重視效能部門、業(yè)務(wù)部門而忽視了檔案工作，缺乏至上而下的檔案室等級認(rèn)定工作責(zé)任制，沒有配備專職檔案員或檔案員兼職過多，沒有投入相應(yīng)的資金購置檔案設(shè)施設(shè)備，影響了整個認(rèn)定工作的工作進(jìn)度。

（二）檔案門類歸檔不夠齊全

業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案室等級認(rèn)定的基礎(chǔ)。新《辦法》中，“業(yè)務(wù)建設(shè)”考評項目共32分，是分值最高的考評點，包括檔案的收集、整理等6個考評內(nèi)容。按我國對檔案的習(xí)慣分類，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)將文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、電子檔案、實物檔案、會計檔案、專門檔案、基建檔案等九大類檔案進(jìn)行收集歸檔。但是自治區(qū)檔案局在考評過程中發(fā)現(xiàn)，不少單位只重視文書檔案，忽視會計、實物、基建、錄音、錄像等門類、載體檔案的收集，部分單位還未啟動新興的原生電子檔案的收集工作，成為檔案室測評中普遍存在的主要扣分點。

（三）檔案信息化建設(shè)步伐緩慢

“存量數(shù)字化、增量電子化”是我國檔案信息化建設(shè)的方向。檔案室開展檔案信息化建設(shè)，不僅能夠保護(hù)檔案原件、提高利用效率，而且將來移交進(jìn)館時也減輕了各級檔案館檔案數(shù)字化的工作量。因此，新《辦法》加大了檔案數(shù)字化的分值，根據(jù)單位完成館藏檔案數(shù)量的百分比計算得分。但部分單位檔案信息化啟動較晚，檔案數(shù)字化比率較低，數(shù)據(jù)與目錄掛接不符，單純“為數(shù)字化而數(shù)字化”，沒有達(dá)到信息化建設(shè)的根本目的。

（四）檔案開發(fā)利用形式不夠豐富

檔案開發(fā)利用是主動服務(wù)機(jī)關(guān)的有效手段。新《辦法》中，要求各機(jī)關(guān)單位要積極開展檔案資料編研工作，編制有組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、重要會議簡介、重要文化匯編和專題匯編、檔案利用效果實例匯編等編研成果。但是由于部分單位檔案員缺乏主動開發(fā)的檔案意識，不注重日常積累，編研水平有限，檔案開發(fā)利用的形式不夠豐富，編研成果質(zhì)量不高。

三、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室等級認(rèn)定工作的有效措施

自治區(qū)檔案局制定的新《辦法》中，檔案室等級認(rèn)定的程序更嚴(yán)、內(nèi)容更細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)更高，各機(jī)關(guān)單位要以檔案室等級認(rèn)定為抓手，硬件設(shè)施和業(yè)務(wù)建設(shè)同籌劃、同推進(jìn)，才能推動單位檔案室工作再上新臺階。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案室等級認(rèn)定工作

檔案是記錄單位歷史，服務(wù)機(jī)關(guān)的有效憑證。檔案室等級認(rèn)定能夠順利通過測評，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作與其他工作共同考慮，納入單位年度工作計劃和議事日程，配齊配全檔案設(shè)備設(shè)施，配足配強(qiáng)檔案專業(yè)管理人員，為檔案室等級認(rèn)定提供充分的人、財、物保障。檔案室等級認(rèn)定工作不是檔案員一個人的事情，而是單位的大事、要事，必須上至領(lǐng)導(dǎo)層面，下至處（科）、室的每一位員工，都是認(rèn)定工作的參與者。要形成檔案室等級認(rèn)定的工作方案，明確責(zé)任，分解落實，倒排時間，形成“人人有責(zé)任、事事有人管、分分有人爭”的良好氛圍，才能群策群力，團(tuán)結(jié)一致完成檔案室等級認(rèn)定工作。

（二）重視收集，確保各類檔案應(yīng)歸盡歸

機(jī)關(guān)單位要按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》及《自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)<關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見>的通知》（桂辦發(fā)〔2015〕1號）的有關(guān)規(guī)定，加大對各種門類、各種載體的收集力度，形成門類齊全、載體豐富的綜合檔案室。檔案的齊全完整和檔案資源的積累來自單位各處（科）、室的支持和配合，要建立檔案移交制度，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，督促各處（科）、室積極履行檔案收集移交職責(zé)，確保各類檔案應(yīng)歸盡歸，為檔案室等級認(rèn)定奠定基礎(chǔ)。

（三）科學(xué)規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是提升單位檔案工作水平的有效手段，各單位要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)思維，抓好檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案資源的共享。要根據(jù)本單位檔案室室藏結(jié)構(gòu)，制定本單位檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，加快傳統(tǒng)載體和重要檔案的數(shù)字化工作，注重原生電子檔案的收集歸檔工作，積極納入自治區(qū)檔案局館室一體化試點工作，爭取早籌劃、早啟動、早發(fā)展，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐。

（四）主動服務(wù)，創(chuàng)新檔案開發(fā)利用形式

機(jī)關(guān)單位檔案室要充分利用好室藏檔案這一“母資源”，緊緊圍繞單位的職能，深化檔案開發(fā)利用，以豐碩的檔案編研成果主動服務(wù)機(jī)關(guān)各項工作。要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，以現(xiàn)實需求為導(dǎo)向編研出富有新意的檔案文化產(chǎn)品；要成立編研小組，彌補(bǔ)檔案員文字表達(dá)方面的不足；要優(yōu)化館藏，重視收集具有機(jī)關(guān)特色、載體特色的特色檔案，全方位展示機(jī)關(guān)的風(fēng)采、提高檔案編研產(chǎn)品的層次；要采取傳統(tǒng)載體與聲像產(chǎn)品相結(jié)合的開發(fā)形式，豐富檔案編研的種類；要加大開發(fā)合作，拓寬檔案編研產(chǎn)品的深度與廣度，切實發(fā)揮檔案資政育人的作用。

總之，檔案室等級認(rèn)定工作離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，離不開各個部門的積極配合，離不開檔案員的無私奉獻(xiàn)。有組織、有計劃、有步驟地開展檔案室等級認(rèn)定工作，做到人員到位、資金到位、管理到位，才能確保檔案室順利通過等級認(rèn)定測評。

作者簡介：陳鵬，檔案學(xué)碩士研究生學(xué)歷，中級經(jīng)濟(jì)師，廣西警察學(xué)院教師，研究方向：檔案信息資源管理。