電子商務檔案管理的智能化現(xiàn)狀及趨勢探究

黃瑋

【摘要】計算機科學技術與網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，促使了電子商務檔案的出現(xiàn)與應用電子商務檔案和過去的紙質(zhì)檔案有很大的不同，首先就體現(xiàn)在它并非直觀可以看到的，必須借助于硬盤或者是光盤之類的儲存媒介才行，讓信息也存在了一定的虛擬性。本文從電子商務檔案管理的智能化發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，研究電子商務的未來發(fā)展趨勢。

【關鍵詞】電子商務；檔案管理；智能化；發(fā)展趨勢

一、電子商務檔案管理智能化現(xiàn)狀

（一）電子商務檔案管理流程

借助于數(shù)字信息以及存儲介質(zhì)可以將電子商務檔案完成，而在進行電子商務檔案管理的時候，是沒有辦法直接做到手動進行關于電子商務檔案的操作或者是管理的，這個時候，計算機系統(tǒng)就是最不可或缺的存在。正是計算機科學技術以及網(wǎng)絡的不斷發(fā)展以及智能化的深入，當電子商務檔案其信息是存儲在不一樣的儲存介質(zhì)上時，對于其中的信息規(guī)范與格式要求也會有所不同。因為不同的網(wǎng)絡服務商而導致的傳輸協(xié)議或者網(wǎng)絡鏈接方式的差異，同樣會讓其儲存形式、數(shù)字化程度以及計算機功能都不一樣，這些情況的存在讓電子商務檔案信息變得復雜起來。電子商務檔案信息和過去的紙質(zhì)檔案信息存在很不一樣的地方，首先是其未被單一的數(shù)字，或者文字信息局限，并且可以讓信息得到系統(tǒng)的、全方位的存儲。無論是圖像信息還是音頻視頻之類的音像信息，都是可以用合適的形式在文件當中進行完整記錄的。在查找讀取信息的時候，這要打開文件夾就可以完成，并且可以記錄得更加詳細與真實。

（二）電子商務檔案管理的缺陷

電子檔案并不會受到時間或者是地點的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質(zhì)檔案對于保存的環(huán)境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進行保存的時候主要是對防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對電子商務檔案進行管理的時候，關于電子文件的歸檔管理存在復雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因為很多負責電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時候，受到關于紙質(zhì)檔案管理思想的影響，對于電子文件歸檔管理意識不夠高?；蛘呤怯械墓ぷ魅藛T為了減輕自己的工作負擔，并沒有主動關注關于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術不足，對于計算機的使用操作并不熟練，既無法對電子文件在歸檔管理當中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點子文件的歸檔管理工作。

對于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現(xiàn)在了檔案的內(nèi)容與形式上，正是因為檔案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務檔案屬于電子文件，它的形式和內(nèi)容之間是相對對立的，而其內(nèi)容很容易被改動，固有形式會有所變化，也就會影響到其原始記錄性。和紙質(zhì)檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進行管理的時候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關于原件的界定就會很困難。即使信息技術發(fā)展迅速，但是數(shù)字簽署技術并沒有得到普及，要在電子文件上進行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對電子文件進行真?zhèn)舞b別的時候也就會變得艱難。正因如此，在討論電子商務檔案其原始記錄性的時候，必須有全新的概念才行。

在電子文件越來越多的現(xiàn)在，對于文件原始順序的來源原則得到了更多的關注。想要做好電子檔案管理，尊重其來源是非常重要的一點，也能夠更好的從行政管理與法律責任的角度去對電子文件歸檔管理問題進行處理。在實際使用當中，工作人員可以根據(jù)需要來進行電子文件的隨時復制，又再對其信息內(nèi)容進行重新的組合，這么一來，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當電子文件在運轉期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進行文件整理的時候，關于文件原始聯(lián)系的說明不可或缺。要讓來源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當中的文件其組合變化以及電子文件管理實踐作為基礎與依據(jù)。只是這樣的方式對于電子文件來源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護好，在進行整理時要根據(jù)原始順序來進行。

二、電子商務檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）信息存儲智能化

1.借助智能存儲設備 電子商務檔案在進行信息保存的時候需要借助于電腦、服務器和相關的移動存儲設備等，而在對電子檔案文件進行訪問的時候也離不開這些設備的支持。電子商務其發(fā)展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點等的約束與限制，能夠達到隨時獲取檔案信息的標準。對于將來的智能化存儲設備來說，這是基本的要求，對電子檔案進行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉變。當智能化信息存儲在進行輸出的時候，應該是能夠對不同的智能化設備都支持的，而且對于擁有權限的智能化設備還應該給與其關于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護。

2.存儲設備智能化管理 未來信息儲存的發(fā)展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結合在了一起，也讓計算機系統(tǒng)、工作模式以及連接方式都發(fā)生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務檔案信息其安全以及實時訪問得到保證。實際上，電子商務檔案存儲的智能化是由計算機系統(tǒng)當中的軟件與硬件來進行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機其部分的運算以及控制功能可以下放到存儲設備當中，讓存儲設備不只是能夠進行數(shù)據(jù)存儲，還可以擁有一定的運算與控制的功能。借助于智能存儲技術，電子商務檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節(jié)約，更能夠縮短時間以及讓運輸、倉儲相關費用得到節(jié)約。智能化存儲管理技術能夠實現(xiàn)對于存儲系統(tǒng)當中存在的問題相關監(jiān)控與調(diào)整工作，從而第一時間發(fā)現(xiàn)問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進行處理，讓數(shù)據(jù)存儲的安全與持續(xù)得到保證，也讓電子商務檔案存儲智能化水平得到提升。

（二）信息檢索智能化

1.智能檢索 對于諸多檔案信息而言，電子商務檔案信息只是其中之一，也是電子商務的興起才出現(xiàn)的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發(fā)展在于自然檢索、手動檢索、計算機輔助檢索以及計算機智能檢索，對于電子商務檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機的智能技術不斷帶動著電子商務檔案學信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務檔案，因為其信息內(nèi)容可能包含文字、數(shù)字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區(qū)別以及本地存儲與其他存儲等情況，關于電子商務檔案信息有關的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎就在于文獻以及檢索詞的相關度，并且對文獻重要性進行綜合考察作為指標，再對檢索的結果進行排序，從而讓檢索效率得到提升。

2.相關性分析 在進行智能檢索結果排序的時候，相關性與重要性都是需要考慮的，而相關系選擇各個字段其加權混合索引能夠分析得更加準確，而重要性則是與文獻來源權威性有關系。通過這樣的方式，讓檢索結果得到更加準確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務的發(fā)展快速也讓其活動越來越具有全球化特征，而電子商務檔案信息其全球性、信息管理系統(tǒng)的分布性、交易語言復雜性以及交易方式多樣性等特點越來越顯著。這樣的事情勢必導致過去的檔案信息檢索工具無法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發(fā)的必然性與必須性也得到了凸顯。

3.推理化分析 計算機科學技術的發(fā)展讓電子商務檔案信息的智能檢索擁有技術支撐。計算機推理思想對于檔案管理其智能化的應用，可以讓檔案管理其檢索系統(tǒng)做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統(tǒng)，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎理論實現(xiàn)更智能的模式開發(fā)。

（三）檔案應用智能化

1.客戶管理智能化管理 電子商務檔案其應用智能化，首先在于客戶關系管理的智能化。對于電子商務檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務檔案也相當于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業(yè)的管理者在對客戶關系進行管理的時候也應該變化思維方式。智能化的客戶關系管理可以讓企業(yè)對客戶的服務得到加強，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業(yè)的效率與效益得到提升，這同樣需要加強關于客戶關系管理系統(tǒng)以及智能化的客戶數(shù)據(jù)庫開發(fā)以及應用。

2.商情智能化預測 智能化的商情預測，是電子商務檔案應用智能化的另一個重點?？蛻魯?shù)據(jù)龐大，而企業(yè)的營銷信息、銷售信息以及服務信息也非常多，只有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)才能夠很好的實現(xiàn)對于它們的分析與管理。智能化的商情預測系統(tǒng)，借助于數(shù)據(jù)挖掘思想以及數(shù)據(jù)倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務智能化的數(shù)據(jù)分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業(yè)的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。

3.商業(yè)數(shù)據(jù)智能分析 商業(yè)價值的實踐以及商業(yè)需求的滿足，只是智能化數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的部分效用，關于對于市場以及客戶的不斷學習的過程，讓企業(yè)的商業(yè)流程重新進行塑造，更是讓企業(yè)管理者擁有更加智能化決策分析工具的重要方式。智能化的營銷策劃，需要利用到智能化營銷策劃其管理系統(tǒng)，而企業(yè)借助于此可以對產(chǎn)品以及市場信息做到全面分析，對高效的營銷計劃進行制定，而銷售與服務指標應該切實可行，從而讓企業(yè)管理得到優(yōu)化。

結語

電子商務的快速發(fā)展推動了電子商務檔案的發(fā)展，而關于電子商務檔案管理其智能化趨勢也變得越來越明顯。相比于紙質(zhì)檔案管理，電子商務管理更加復雜，不但包含文字圖像信息還包括聲音視頻等數(shù)據(jù)資料。對于電子商務檔案的智能化管理，需要來自于企業(yè)的多方面配合，而這也是科技發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻

[1]姚鳳臣.電子商務檔案管理的智能化趨勢探析[J].華章，2012（19）.