財務共享服務中心信息化建設淺議

□文/劉　東（蘇州大學商學院江蘇·蘇州）

財務共享服務中心信息化建設淺議

□文/劉東
（蘇州大學商學院江蘇·蘇州）

［提要］首先引出研究財務共享服務中心背景，在闡述財務共享服務中心內(nèi)涵和信息化建設意義基礎上，對財務共享服務中心信息化建設要點和運營保障進行探討，最后呼吁財務共享服務中心信息化普及需要政策的引導。

財務共享服務中心；集團財務；信息化

收錄日期：2016年8月10日

一、引言

一方面大型企業(yè)集團企業(yè)下屬的分支機構眾多，且分散在不同區(qū)域，在整個集團運行過程中，經(jīng)常出現(xiàn)機構臃腫、部門重疊設置、管理效率低下且成本高、統(tǒng)計數(shù)據(jù)失真、部門溝通不暢、流程操作層次復雜等“大企業(yè)病”問題。集團財務管理尤為突出，統(tǒng)一財務核算和報表合并難度大，財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計失真，集團資金控制能力受到制約。集團總部既希望子公司發(fā)揮積極能動性，又怕子公司失去控制；另一方面隨著信息技術的進步，社會進入了信息經(jīng)濟時代，尤其是最近幾年云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)的普及應用，信息技術給我們生活和企業(yè)管理帶來新的應用和體驗。為此，解決集團化管理挑戰(zhàn)需要信息化的支持，財務共享服務中心（FSSC）管理模式應運而生。2013年12月，財務部以財會［2013］20號文發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，為我國企業(yè)探索建立財務共享服務中心提供了政策支持。我國集團企業(yè)財務共享服務中心建設如火如荼，因此財務共享服務中心信息化建設值得探討。

二、財務共享服務中心內(nèi)涵和信息化建設的意義

（一）財務共享服務中心的定義。國際財務共享服務管理協(xié)會給出的定義是指依托信息技術以財務業(yè)務流程處理為基礎，以優(yōu)化組織結(jié)構、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本或創(chuàng)造價值為目的，以市場視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務的分布式管理模式。筆者認為，此定義雖然得到普遍的引用和認可，但沒有點明財務共享服務中心運營的實質(zhì)。張慶龍、黃國成在《創(chuàng)新業(yè)務領域服務企業(yè)集團財務共享》的定義是：用到財務領域，就是將集團內(nèi)大量、重復財務核算及相關業(yè)務從企業(yè)個體中抽出集中到一個新的自主業(yè)務單元，由這個業(yè)務單元通過模擬市場化方式為整個集團內(nèi)部不同企業(yè)主體服務的一種機制，這種業(yè)務單元就稱為財務共享服務中心。此項定義點明了財務共享服務中心運營的實質(zhì)，更能準確定位我國集團企業(yè)財務共享服務中心的特點。

（二）財務共享服務中心的優(yōu)劣勢。實施財務共享服務中心可以實現(xiàn)財務機構精簡，降低集團的運營成本，提高集團信息透明度和控制力，優(yōu)化集團組織結(jié)構和規(guī)范流程，甚至由原來的成本中心轉(zhuǎn)化成利潤中心，為創(chuàng)造集團價值；當集團拓展市場建立新機構時，財務共享服務中心能夠提供快捷的財務支持，子分公司機構能夠?qū)⒅饕杏诟髯缘暮诵臉I(yè)務和競爭力提高，優(yōu)化集團價值鏈。

財務共享服務中心并非完美的管理模式，也有一定缺點和風險。財務共享服務中心對于集團財務管理來講，是巨大轉(zhuǎn)型和重大變革。實施財務共享服務中心，涉及到組織的變更和業(yè)務流程重組，可能影響人員的穩(wěn)定性，尤其是子分公司機構；實施和運維財務共享服務中心項目也容易失敗，如果建設和運營不當，將造成人力物力大量的浪費。我國很多集團公司由于忽視了某些關鍵問題，實施財務共享服務中心之后并沒有達到理想的效果，在其運作過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題，甚至成本不升反而降，工作效率上還遜于轉(zhuǎn)型前的模式。

（三）財務共享服務中心信息化建設的意義。財務共享服務中心的建設需要信息技術的支持。信息技術是財務共享中心的實施和運行的基礎和保障。只有在信息系統(tǒng)支持下，財務共享服務中心模式才可以跨越地理的障礙，無論單獨財務系統(tǒng)還是業(yè)務系統(tǒng)其共享功能才能實現(xiàn)，企業(yè)集團的財務共享服務才能真正落地。目前，云計算、大數(shù)據(jù)、影音網(wǎng)絡傳輸?shù)刃畔⒓夹g非常有利于財務共享服務中心信息化建設。

三、建設財務共享服務中心信息化的要點

（一）系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一搭建和整合是關鍵環(huán)節(jié)。北京國家會計學院張慶龍教授在《財務共享服務中心的信息化建設研究》指出建設一個良好的財務共享信息化平臺是財務共享服務體系構架得以實現(xiàn)的基礎技術支撐和先決條件，系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一搭建和整合是實現(xiàn)共享服務的關鍵環(huán)節(jié)。云計算部署方式特別有利于財務共享服務系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一搭建和整合。使用財務共享服務中心的企業(yè)常常是集團企業(yè)，有實力部署私有云（云計算一種部署方式）。信息化平臺和數(shù)據(jù)集中存放于集團總部的云計算數(shù)據(jù)中心，子分公司機構采用云端方式訪問共享中心系統(tǒng)。云計算有利于移動辦公、異地辦公，跨越地理距離的障礙，向財務共享服務中心提供內(nèi)容廣泛的、持續(xù)的、反應迅速的服務。所以說云計算技術在統(tǒng)一搭建與整合財務共享信息化平臺非常的適合。

（二）構建信息化平臺模塊。財務共享服務中心可作為獨立的運營實體，需要完整的信息系統(tǒng)作為保障。財務共享服務中心的信息化平臺建設主要包括五大模塊：集團ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、預算與網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)、網(wǎng)上支付和銀企互聯(lián)系統(tǒng)、綜合管理門戶系統(tǒng)。集團ERP系統(tǒng)是信息化平臺的核心，也是財務共享服務中心信息化平臺的基礎。集團ERP系統(tǒng)集中整合集團業(yè)務流程，并對業(yè)務流程進行控制和優(yōu)化，是協(xié)調(diào)管理企業(yè)的物流、信息流和資金流工具，也是實施企業(yè)流程再造的重要工具之一。影像管理系統(tǒng)為信息化平臺的搭建提供了強力支持，有利于實現(xiàn)無紙化的審批及會計作業(yè)，突破了距離的諸多限制，實現(xiàn)票據(jù)實物的網(wǎng)上審核和影像化的存儲管理，有效支撐財務共享服務作業(yè)模式的運轉(zhuǎn)。預算與網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)是信息化平臺重要的系統(tǒng)，也是建設信息化平臺的亮點。預算管理為網(wǎng)絡報銷提供的控制基礎，網(wǎng)絡報銷直接面向業(yè)務的前端系統(tǒng)，職員可以在任何時間、從任何地點提交報銷申請，審批領導可用數(shù)字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業(yè)務審批。銀企直聯(lián)是指集團在內(nèi)部建立資金管理系統(tǒng)，與銀行共同開發(fā)適合內(nèi)部資金管理系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)資金管理系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)的對接。利用銀企互聯(lián)系統(tǒng)進行網(wǎng)上支付有利于提高集中支付的效率，可與會計核算、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行緊密連接，打造信息系統(tǒng)統(tǒng)一。網(wǎng)上支付和銀企互聯(lián)系統(tǒng)為企業(yè)財務決策提供實時、準確、全面的賬務信息支持，也利于對分（子）公司資金的監(jiān)督和內(nèi)部控制。綜合管理門戶系統(tǒng)既是一個展示企業(yè)形象的窗口，又是企業(yè)獲取外部訪問者信息的接口。它既能夠動態(tài)地發(fā)布存儲在企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息，又能夠支持信息化平臺的統(tǒng)一搭建。（圖1）

圖1　財務共享服務中心信息化平臺建設五大模塊圖

（三）“量體裁衣”進行總體規(guī)劃分步實施。集團公司實施建設財務共享服務中心信息化項目時，需要正確定位自身需求，“量體裁衣”進行總體規(guī)劃分步實施。財務共享服務中心信息化是一個重大信息化項目，是一項涉及企業(yè)方方面面的綜合性項目，要根據(jù)企業(yè)的實際需求有一個清晰的總體規(guī)劃，以確定信息化建設的發(fā)展目標和方向，什么時候?qū)嵤?，哪些模塊先實施，怎樣有效實現(xiàn)信息模塊銜接，并考慮本信息化項目的時間、成本和質(zhì)量。

（四）簽署服務水平協(xié)議。財務共享服務中心有一個顯著的特點，就是“服務”。財務共享服務中心需要為內(nèi)部業(yè)務組織、子分公司機構，甚至為外部單位提供財務共享服務。服務水平協(xié)議（SLA）是財務共享服務中心運作的“邏輯平臺”，是一種由服務供應商與用戶簽署的法律文件，甚至可以承諾只要用戶向服務供應商支付相應費用，就應享受到服務供應商提供的相應服務質(zhì)量。把內(nèi)外部客戶的財務業(yè)務集中到財務共享服務中心，沒有簽到服務水平協(xié)議，服務得不到保障，一定程度上談不上正真意義上的財務共享服務中心。這也是現(xiàn)代信息化方面云計算服務的顯著特征。在集團企業(yè)運營財務共享服務中心之前，需要制定服務水平協(xié)議，就服務的內(nèi)容、質(zhì)量、服務等級、服務反饋評價、改進機制等方面達成共識。財務共享服務中心的所有工作都將基于服務水平協(xié)議內(nèi)容，各成員單位可根據(jù)服務水平協(xié)議評估共享服務中心的績效。服務水平協(xié)議必須一致同意雙方責任和內(nèi)容，避免某些模糊的領域引起歧義和沖突。

（五）配套相關人力資源體系。無論是建設初期，還是試點和運營階段，都需要配套相關人力資源管理。在建設前期或初期時，就應成立相關財務共享服務中心項目組。項目組負責整個財務共享服務中心前期調(diào)研、可行性論證、實施和后期運維過程。項目組需要配套的人事政策、新的績效考評體系、職務職位說明書、崗位勝任能力要求。項目組成員最好是內(nèi)部選拔和外部相近行業(yè)招聘。項目組成員核心管理人員的選拔與招聘應考慮經(jīng)驗、溝通能力、企業(yè)文化認同等關鍵因素，可以考慮內(nèi)部、同行業(yè)優(yōu)先，外部適當?shù)脑瓌t。

（六）考慮信息數(shù)據(jù)安全性。信息數(shù)據(jù)安全是財務共享服務中心信息化建設成敗的關鍵，是信息化建設必須考慮的重要因素。財務共享服務中心體系構建極其依賴網(wǎng)絡化的信息系統(tǒng)，財務管理越集中和共享，其對整個網(wǎng)絡、通訊技術的依賴性就越強，網(wǎng)絡安全必須重視。在實施財務共享服務中心時，合理確定實施共享的內(nèi)容與范圍也是信息安全重點考慮的方面。一方面利用信息化安全技術保障信息數(shù)據(jù)安全，比如在財務共享服務中心云計算的服務數(shù)據(jù)中心端，多方面采用信息化安全技術來保障數(shù)據(jù)中心的安全；另一方面利用管理手段，如云端賬號權限的管理，常用安全管理制度來保障。

四、財務共享服務中心信息化運營保障

對于公司來講，實施財務共享服務中心是一項重大的變革，保障財務共享服務中心運營十分重要。保障財務共享服務中心的運營是一個持續(xù)完善、不斷改進的過程。財務共享服務中心信息化運營保障涉及的方面比較多，如知識管理、績效管理、內(nèi)控風險管理等。

（一）知識管理體系建設。財務共享服務中心是新生事物，需要的知識不斷獲得、積累、創(chuàng)造、分享、更新。建設知識管理體系，使企業(yè)組織成為管理與應用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，適應管理的需求，保障財務共享服務中心正常運行。實施知識管理體系依賴于知識管理平臺的建設，這個平臺經(jīng)常綜合管理門戶系統(tǒng)有所體現(xiàn)，也經(jīng)?？吹街R管理系統(tǒng)作為綜合管理門戶系統(tǒng)的子系統(tǒng)。除了平臺外，知識培訓也是知識管理體系建設的主要內(nèi)容。

（二）加強績效管理。實施財務共享服務中心能精簡財務部門或其他業(yè)務部門的機構，雖然能優(yōu)化管理節(jié)約成本，也造成大量優(yōu)秀的員工流失，甚至造成一些部門的人員恐慌。財務共享服務中心涉及到的業(yè)務流程重組，也能帶來工作內(nèi)容的變更，原來的績效體系不適合現(xiàn)有的管理需求。財務共享服務中心項目小組成員更是如此。所以，無論是財務共享服務中心項目小組，還是其他涉及到財務共享服務的其他人員，都需要配套的人事政策，相對應的績效考評體系。

（三）完善內(nèi)部控制與風險管理。財務共享服務中心是一種創(chuàng)新的管理模式，也帶來一系列改變。這些改變存在風險，這就需要財務共享服務中心識別自身的風險，同時采取必要的一系列的控制活動來降低、規(guī)避、轉(zhuǎn)嫁這些潛在風險后還有未能被控制的潛在風險。所以，公司要建立良好的內(nèi)部控制體系予以保障，加強集團的內(nèi)部控制，構建完善的內(nèi)部控制與風險管理體系。

五、結(jié)語

共享服務模式經(jīng)歷30多年的發(fā)展，在云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術幫助下，大型集團公司之中的應用會越來越普及，財務共享服務中心的信息化建設越來越重要。此外，政府相關部門也應出臺相應的有利于財務共享服務中心信息化普及的政策引導。例如，2015年我國增值稅電子發(fā)票開始試行，也給財務共享中心帶來很大便利。

主要參考文獻：

［1］張慶龍，黃國成.財務共享服務中心建設咨詢服務系列專題（一）創(chuàng)新業(yè)務領域服務企業(yè)集團財務共享［J］.中國注冊會計師，2012.1.

［2］劉東，朱昕昀.云會計在財務共享服務中心的應用研究［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2015.9.

［3］張慶龍，彭志國.財務共享服務中心建設咨詢服務系列專題（三）財務共享服務中心的建設思路與要點分析［J］.中國注冊會計師，2012.3.

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