淺議辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理

都娟

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展發(fā)展，企業(yè)的管理規(guī)模也不斷擴(kuò)大，管理結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜，為適應(yīng)發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該更好的發(fā)揮信息工作的服務(wù)職能，因此本文主要簡要論述辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理。

關(guān)鍵詞：辦公室；信息工作；縱向管理；橫向管理

辦公室是將企業(yè)內(nèi)外、上下、左右聯(lián)系在一起的中心樞紐，是企業(yè)各類信息聚集和中轉(zhuǎn)的地方，為充分發(fā)揮辦公室信息工作的作用，企業(yè)應(yīng)該注重辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理。

一、信息工作的作用

信息工作主要包括以下幾個(gè)方面：傳達(dá)公務(wù)文件，確保指令執(zhí)行到位；及時(shí)反映工作狀態(tài)，及時(shí)掌握情況；廣泛征集建議，提前發(fā)現(xiàn)苗頭；收集輿情信息，控制形勢(shì)穩(wěn)定等[1]。

二、辦公室信息工作縱向和橫向管理特點(diǎn)

（一）整體性

信息的傳達(dá)不是單一的傳達(dá)，往往以縱向與橫向相互結(jié)合的方式傳達(dá)，為了實(shí)現(xiàn)共同的傳達(dá)目標(biāo)，縱向和橫向信息傳達(dá)應(yīng)彼此互相補(bǔ)充、互相完善，因此對(duì)辦公室信息工作的管理應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，靈活的進(jìn)行管理，以達(dá)到更全面的處理信息的目的，除此之外，管理者還要謹(jǐn)慎的規(guī)劃辦公室信息管理工作的總綱，避免出現(xiàn)脫離實(shí)際的現(xiàn)象。

（二）差異性

縱向和橫向傳達(dá)的信息存在著本質(zhì)的區(qū)別，信息的接受對(duì)象和與預(yù)期效果也不同，因此，傳達(dá)的信息的作用也不同。辦公室的縱向管理要求信息高度綜合，可以很好的將信息進(jìn)行集中處理，減少層級(jí)，但常常造成辦公室管理壓力過大。辦公室信息工作的橫向管理不要求信息的高度集中，可以對(duì)專業(yè)信息分別進(jìn)行處理，在處理過程中要求分工要足夠細(xì)化，加強(qiáng)對(duì)信息的審核，因此，辦公室信息工作的管理往往互相重疊且管理環(huán)節(jié)十分復(fù)雜。

（三）精確性

傳達(dá)信息的準(zhǔn)確性對(duì)辦公室信息工作管理具有重要的影響，因此，進(jìn)行信息的傳達(dá)時(shí)要客觀實(shí)在、言簡意賅，一定要確保信息的來源真實(shí)可靠，信息匯報(bào)時(shí)要實(shí)事求是，收集有用的信息，圍繞信心中心進(jìn)行信息的編寫，反應(yīng)問題時(shí)應(yīng)客觀準(zhǔn)確，貼近基層收集關(guān)鍵信息，除此之外，對(duì)信息的分析應(yīng)定要深刻精確，對(duì)反饋信息應(yīng)持續(xù)跟進(jìn)并及時(shí)分析，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深度分析并立即解決。

（四）時(shí)效性

信息是具有時(shí)效性的，因此，無論是辦公室信息工作的橫向管理還是縱向管理都應(yīng)該把時(shí)間作為管理工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，把“第一時(shí)間”的觀念貫徹到辦公室信息工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，爭取在最短時(shí)間內(nèi)掌握信息并及時(shí)提出處理信息的決策，在最大程度上實(shí)現(xiàn)“整體覆蓋、快速反應(yīng)、制度規(guī)范”的要求，以最快的速度建立起上下銜接、左右聯(lián)動(dòng)的工作網(wǎng)絡(luò)[2]。

三、縱向管理和橫向管理在信息工作中的實(shí)際應(yīng)用

（一）信息收集階段的應(yīng)用

對(duì)于信息的收集應(yīng)該從橫向和縱向兩個(gè)方面進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)所需信息的全面覆蓋收集，在擴(kuò)大信息的覆蓋面積時(shí)，應(yīng)該注重把握高層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)問題和員工關(guān)心的熱點(diǎn)問題，并及時(shí)反應(yīng)發(fā)展過程中的難點(diǎn)問題。為提高信息的收集效率，辦公室信息工作的管理應(yīng)該對(duì)信息工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，編制一套客觀、量化、可操作的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息收集工作進(jìn)行明確，將一些具體工作分配到相應(yīng)的崗位職責(zé)上。在辦公室信息工作的縱向管理上，可以采用上下多級(jí)聯(lián)動(dòng)模式，即借助數(shù)字化平臺(tái)、電子辦公系統(tǒng)等現(xiàn)代工具的優(yōu)勢(shì)，利用工作報(bào)表、公務(wù)文件以及圖片視頻等方式，收集基層信息，建立信息資源庫；在辦公室信息工作橫向管理上，可以采用左右全多方位合力的模式，在企業(yè)內(nèi)部，組織各部門之間進(jìn)行工作協(xié)調(diào)例會(huì)、信息分享以及學(xué)習(xí)觀摩，幫助企業(yè)內(nèi)部各部門學(xué)會(huì)換位思考并實(shí)現(xiàn)各部門聯(lián)合辦公，在信息收集時(shí)做到廣泛收集、精細(xì)分類以及一體化掌握。除此之外，為強(qiáng)化信息的質(zhì)量，辦公室信息工作的管理還應(yīng)該有計(jì)劃有針對(duì)的進(jìn)行信息收集工作，盲目的進(jìn)行信息的收集，雖然可在短時(shí)間內(nèi)獲得大量信息，但是一部分信息根本就是無用的信息參考價(jià)值不高，而且進(jìn)行信息的整理非常困難，因此，在進(jìn)行信息的收集工作時(shí)，要盡可能的在最短的時(shí)間內(nèi)收集到大量有用的信息；在縱向管理上，可以圍繞企業(yè)的重點(diǎn)工作進(jìn)行信息的收集，如企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理以及安全環(huán)保等，也可以圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作中出現(xiàn)的新情況和新問題以及新型發(fā)展中的新形勢(shì)和新舉措收集信息，提前擬定信息收集的提綱，劃出具體的信息收集范圍，信息收集人員可以通過對(duì)企業(yè)基層進(jìn)行調(diào)研、專題講座以及會(huì)議等方法，對(duì)信息進(jìn)行定向收集，并且在企業(yè)的日常運(yùn)作中要持續(xù)進(jìn)行。在橫向管理上，要謹(jǐn)慎處理信息工作中出現(xiàn)的交叉環(huán)節(jié)，以確保信息收集工作可以正常進(jìn)行，企業(yè)內(nèi)部的各部門必須學(xué)會(huì)信息分享，實(shí)現(xiàn)信息的多點(diǎn)收集，另外，辦公室應(yīng)該將其內(nèi)部各個(gè)方面的信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總，避免出現(xiàn)信息缺失造成管理決策不全面的問題。

（二）信息篩選階段的應(yīng)用

信息的篩選工作主要是將真?zhèn)尾⒋?、零星分散、?fù)雜多樣的信息進(jìn)行優(yōu)選、整理以及修改，之后提供給企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，作為他們提出決策的信息參考，因此，信息篩選是信息管理工作的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)信息篩選的精細(xì)化要求也日漸增高，為適應(yīng)這種變化，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)該在信息收集的基礎(chǔ)上，不斷地進(jìn)行信息的精選，提煉出有用的信息，做好初步的信息篩選工作。在進(jìn)行信息篩選工作時(shí)，同樣應(yīng)該從縱向管理和橫向管理兩方面進(jìn)行考慮；在信息工作的縱向管理上應(yīng)該考慮管理工作的深入程度，不應(yīng)該淺嘗輒止，與此同時(shí)，還要保證篩選出來的信息的內(nèi)容足夠真實(shí)，確定信息的實(shí)際來源，排除沒有實(shí)際來源的空話與沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容且缺乏實(shí)際意義的信息，因?yàn)?，這些信息不但不能為企業(yè)管理高層提供有效的信息依據(jù)，而且，還可能因?yàn)樾畔⒂姓`對(duì)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)，提出不合理的決策，導(dǎo)致企業(yè)不能正常運(yùn)營，造成巨大的財(cái)產(chǎn)損失；因此，在進(jìn)行信息篩選時(shí)，特別是對(duì)數(shù)據(jù)圖表進(jìn)行篩選時(shí)，要在企業(yè)內(nèi)部不斷地進(jìn)行上下溝通、反復(fù)核實(shí)，在最大程度上保證信息的真實(shí)性。在信息工作的橫向管理上，因?yàn)樾畔⒌幕鶖?shù)一般比較大、種類多并且信息的更新速度也較快，因此在信息篩選時(shí)要嚴(yán)謹(jǐn)，劃出規(guī)定的范圍進(jìn)行信息篩選，排除一些內(nèi)容空洞的假信息和無意義的口號(hào)性的大字報(bào)，優(yōu)選出專業(yè)性和針對(duì)性強(qiáng)的信息，用簡練的語言、樸實(shí)的文字對(duì)信息進(jìn)行整理，以點(diǎn)帶面，保證整理出的信息具有代表意義，可以作為高層領(lǐng)導(dǎo)提出決策的參考依據(jù)[3]。

（三）信息傳遞階段的應(yīng)用

信息的傳遞方式主要包括橫向傳遞和縱向傳遞兩種傳遞方式?？v向傳遞指企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)決策的具體落實(shí)和對(duì)基層信息的收集，具體表現(xiàn)為上情下達(dá)，下情上傳；在縱向傳遞過程中，一定要做好信息的保密工作，生產(chǎn)信息和管理信息內(nèi)容都要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，縱向信息傳遞的接受群體是固定的，因?yàn)?，提供給企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的一部分信息是不能夠在企業(yè)內(nèi)部的全面公開，而且，企業(yè)高層下達(dá)的管理信息也有專門針對(duì)的部門，必要時(shí)，為做到信息的保密傳遞，相關(guān)信息應(yīng)該有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)專門指派的人員通過紙質(zhì)文件傳達(dá)或進(jìn)行口頭傳達(dá)；利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞時(shí)，雖然傳播速度快，但是保密性相對(duì)較差。辦公室信息的的橫向傳遞是指企業(yè)內(nèi)部部門之間互相進(jìn)行工作的協(xié)調(diào)與監(jiān)督，主要表現(xiàn)為平行的督促與溝通；橫向信息傳遞呈輻射狀，信息的發(fā)射點(diǎn)和接收點(diǎn)都是辦公室，因此，辦公室信息的傳達(dá)必須準(zhǔn)確，確保沒有被遺漏的傳達(dá)對(duì)象和信息內(nèi)容，以保證生產(chǎn)管理工作執(zhí)行到位，促進(jìn)正確管理決策的形成。

（四）信息反饋階段的應(yīng)用

縱向信息落實(shí)情況需要按時(shí)反饋。企業(yè)應(yīng)將高層領(lǐng)導(dǎo)的下發(fā)的管理信息及時(shí)地傳達(dá)到企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門，對(duì)于一些必要的信息應(yīng)對(duì)信息的落實(shí)情況及時(shí)進(jìn)行反饋，并針對(duì)反饋信息進(jìn)一步提出詳細(xì)要求，例如，階段性的工作總結(jié)和落實(shí)情況報(bào)告等，辦公室也應(yīng)該對(duì)信息的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督與追蹤，在特殊情況下，企業(yè)相關(guān)部門要對(duì)企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門的反饋信息進(jìn)行匯總，針對(duì)具體情況整理出有效信息，匯報(bào)給上級(jí)或高層領(lǐng)導(dǎo)，為決策的提出提供更具體的參考信息。橫向信息執(zhí)行效果需要主動(dòng)反饋。為提高管理措施應(yīng)有的作用，企業(yè)應(yīng)該培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部職員形成主動(dòng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的良好習(xí)慣，對(duì)信息的運(yùn)行情況進(jìn)行真實(shí)的反饋，不僅要將好的效果及時(shí)進(jìn)行上報(bào)，還要將不好的效果及時(shí)的反饋，以便企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)地對(duì)決策進(jìn)行改正，使管理決策更科學(xué)有效；及時(shí)地進(jìn)行信息的有效反饋有益于信息工作更好的發(fā)揮其參謀助手的作用[4]。

四、總結(jié)

綜上所述，辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理充分地體現(xiàn)了系統(tǒng)管理思想，良好地運(yùn)用這種辦公室信息管理方法，可以幫助企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)提出更合理的決策，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]常夏瑋，楊智榮.淺議辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：11-12.

[2]馬慶.做好新形勢(shì)下企業(yè)辦公室信息工作[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì)，2013（12）：17-18.

[3]林浩然.淺談如何做好當(dāng)前辦公室信息工作的思考[J].企業(yè)文化（中旬刊），2016（7）：319-319.

[4]尹百齡.淺談搞好辦公室信息工作[J].赤子，2012（3）：123.