·吳 舟
法律風(fēng)險(xiǎn)防控要求融入企業(yè)業(yè)務(wù)流程和崗位方式方法研究探討
·吳舟
在法治體系日趨完善、民眾意識(shí)、維權(quán)意識(shí)不斷提升的今天,事后救濟(jì)的法律工作模式已不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需求,法律風(fēng)險(xiǎn)防范作為企業(yè)法律管理的重要課題應(yīng)運(yùn)而生。如何才能做好企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范?雖有不少企業(yè)已開展法律風(fēng)險(xiǎn)管控落地方式方法的嘗試,如根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制了專項(xiàng)法律風(fēng)險(xiǎn)防控指引;針對(duì)特定事件發(fā)布法律風(fēng)險(xiǎn)提示;開展專項(xiàng)問題治理;舉辦專題法律知識(shí)講座等。不可否認(rèn),上述方式從一定程度上提升了企業(yè)員工法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),但法律風(fēng)險(xiǎn)防范的成效并不顯著。問題出現(xiàn)在哪?據(jù)筆者向所在單位員工了解并查閱法律風(fēng)險(xiǎn)防范較為成功的企業(yè)案例,上述方式固然有益于企業(yè)員工法律素養(yǎng)的提升,但企業(yè)員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中執(zhí)行的是企業(yè)制度和作業(yè)要求,沒有時(shí)間和精力在遇到法律問題翻閱法律專業(yè)指引和法律規(guī)定。那如何才能讓企業(yè)員工不費(fèi)太多力氣、自覺地做好法律風(fēng)險(xiǎn)防控?我們將法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施融入企業(yè)管理制度和作業(yè)要求,把法律人員梳理出來的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和管控措施植入到企業(yè)業(yè)務(wù)流程和企業(yè)各崗位中。企業(yè)員工通過執(zhí)行已經(jīng)融入法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施的制度和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)對(duì)法律法規(guī)的依從,避免所開展的業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生不利于企業(yè)的法律后果。2015年正好是筆者所在單位承接上級(jí)單位工作要求開展業(yè)務(wù)管理體系建設(shè)、一體化管理工作的一年,企業(yè)開展了作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制工作,編制完成的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)將成為筆者所在單位所有員工都要遵守的企業(yè)規(guī)章制度。筆者結(jié)合作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式,研究探索出將法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施融入企業(yè)業(yè)務(wù)流程和崗位的方式方法,并進(jìn)行了有益的嘗試。
目前筆者所在單位的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分為業(yè)務(wù)指導(dǎo)書和作業(yè)指導(dǎo)書兩種。業(yè)務(wù)指導(dǎo)書與作業(yè)指導(dǎo)書格式不相同,業(yè)務(wù)指導(dǎo)書是企業(yè)管理要求落地的重要保障,具有較為固定和統(tǒng)一的格式。業(yè)務(wù)指導(dǎo)書分為業(yè)務(wù)說明、適用范圍、引用文件、術(shù)語和定義、管理要點(diǎn)、流程步驟與說明、附錄七個(gè)部分。在流程步驟與說明的表格中設(shè)置有涉及部門、涉及角色/崗位、工作指引、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述、輸出信息等欄目。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)管理要求都通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)書進(jìn)行明確,同時(shí),業(yè)務(wù)指導(dǎo)書的格式設(shè)計(jì)也能夠較好地體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控要求。因此,筆者將法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施植入企業(yè)業(yè)務(wù)流程和崗位的嘗試首先放在了業(yè)務(wù)指導(dǎo)書上。
(一)在業(yè)務(wù)指導(dǎo)書的管理要點(diǎn)部分詳細(xì)描述風(fēng)險(xiǎn)防控措施
業(yè)務(wù)指導(dǎo)書管理要點(diǎn)的編寫要求如下:1.說明對(duì)該業(yè)務(wù)事項(xiàng)的管理目標(biāo)和管理要求。2.寫明識(shí)別出可能引起的變化風(fēng)險(xiǎn)類別、變化風(fēng)險(xiǎn)的管控措施、回顧要求等具體方法。3.糾正與預(yù)防管理的融入,對(duì)管轄業(yè)務(wù)執(zhí)行過程發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)提出管理要求,并在作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中明確不符合項(xiàng)的識(shí)別、措施制定、實(shí)施及跟蹤等要求,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)閉環(huán)管控。如上述描述,管理要點(diǎn)是管理要求的體現(xiàn),可以體現(xiàn)管控措施。在實(shí)踐中作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編制人員可以將法律人員原已梳理出來的法律風(fēng)險(xiǎn)管控措施用文字表述在管理要點(diǎn)中,明確風(fēng)險(xiǎn)管控的要求。
(二)在業(yè)務(wù)流程說明表的工作指引一欄增加風(fēng)險(xiǎn)防控措施
即在流程步驟與說明的流程說明表對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述一欄詳細(xì)描述風(fēng)險(xiǎn),在工作指引欄增加相應(yīng)的管控措施。例如:作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制人員通過查找法律風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)《法律法規(guī)和其他要求管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》的公布渠道、更新數(shù)據(jù)庫流程節(jié)點(diǎn)涉及相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),則需要在工作指引欄中增加相應(yīng)的管控措施。(見表1)
表1 XX流程說明表的工作指引欄增加風(fēng)險(xiǎn)管控措施示例
表2 《法律法規(guī)和其他要求管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》中“進(jìn)行系統(tǒng)識(shí)別、日常識(shí)別”流程節(jié)點(diǎn)相關(guān)信息
(三)在流程節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的作業(yè)表單中體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控措施
此種方法強(qiáng)調(diào)法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施可以體現(xiàn)在某項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的流程節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的作業(yè)表單中,通過在作業(yè)表單明確法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)防控的效果。例如:《法律法規(guī)和其他要求管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》的“進(jìn)行系統(tǒng)識(shí)別、日常識(shí)別”流程節(jié)點(diǎn)所對(duì)應(yīng)的表單是《XX供電局法律法規(guī)和其他要求依從性綜合性審核與評(píng)估表》和《法律法規(guī)應(yīng)用不符合信息反饋表》,在這一流程節(jié)點(diǎn)中存在“因?qū)Ρ静块T業(yè)務(wù)領(lǐng)域相關(guān)的法律法規(guī)識(shí)別不正確、不充分導(dǎo)致工作不滿足最新要求”的風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)防控的方法就是在編制作業(yè)表單時(shí)體現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管控要求,避免風(fēng)險(xiǎn)防控失效。表3至表5則展現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)管理人員是如何將這個(gè)流程的風(fēng)險(xiǎn)防控措施與作業(yè)表單相結(jié)合的。
表3 “進(jìn)行系統(tǒng)識(shí)別、日常識(shí)別”流程節(jié)點(diǎn)涉及的《法律法規(guī)應(yīng)用不符合信息反饋表》
表4 《XX供電局法律法規(guī)和其他要求依從性綜合性審核與評(píng)估表》
(四)在“業(yè)務(wù)流程圖”中增加“流程節(jié)點(diǎn)”防控風(fēng)險(xiǎn)
在《XX供電局物資合同執(zhí)行管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》的合同跟蹤流程中,(見圖6)通過查找法律風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫發(fā)現(xiàn)存在“未按合同約定驗(yàn)收”的法律風(fēng)險(xiǎn),該法律風(fēng)險(xiǎn)具體描述為:是否在合同約定的驗(yàn)收期限內(nèi)組織驗(yàn)收,并提出異議或驗(yàn)收意見的;或驗(yàn)收工作草率,沒有按照合同約定的程序驗(yàn)收,如進(jìn)行試運(yùn)行驗(yàn)收但未試運(yùn)行合格的情況等;入庫前未全面檢查,在物資入庫后才發(fā)現(xiàn)全部或部分物資不符合同約定。但經(jīng)查找發(fā)現(xiàn)“合同跟蹤流程”中并未單獨(dú)的流程節(jié)點(diǎn)防控這一風(fēng)險(xiǎn),只找到相似的流程節(jié)點(diǎn)為“編制履約要素表”。(見表7)
從表8可以看出,“履約要素表”中并沒有體現(xiàn)相應(yīng)的法律風(fēng)險(xiǎn)管控措施。由于驗(yàn)收內(nèi)容較為獨(dú)立和重要,通過新增“驗(yàn)收”這一流程節(jié)點(diǎn)才能夠較好地把控驗(yàn)收法律風(fēng)險(xiǎn)(經(jīng)筆者詢問物資部門的工作人員,實(shí)際上驗(yàn)收已經(jīng)在入庫管理中有所體現(xiàn),而這也與法律風(fēng)險(xiǎn)管控的要求是一致的)。
表5 作業(yè)表單《XX供電局法律法規(guī)和其他要求依從性綜合性審核與評(píng)估表》的填寫說明
圖6 《XX供電局物資合同執(zhí)行管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》合同跟蹤流程說明圖
表7 《XX供電局物資合同執(zhí)行管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》合同跟蹤流程“編制履約要素表”流程節(jié)點(diǎn)
截至目前,筆者所在單位已經(jīng)成功運(yùn)用該風(fēng)險(xiǎn)植入的工作套路實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)及管控措施植入安全生產(chǎn)、人力資源、物資管理三大業(yè)務(wù)領(lǐng)域23個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng),累計(jì)植入風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)28個(gè)、防控措施77條,業(yè)務(wù)指導(dǎo)書22份,對(duì)于本單位直接沿用的風(fēng)險(xiǎn)則將風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)信息提交給上級(jí)單位做好風(fēng)險(xiǎn)防控措施的融入,成功推動(dòng)全面風(fēng)險(xiǎn)管理融入管理、切入業(yè)務(wù)、植入行為。實(shí)踐證明,上述四種方式法律風(fēng)險(xiǎn)防控方式能夠較好地推動(dòng)法律風(fēng)險(xiǎn)防控落地,但企業(yè)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編制是系統(tǒng)性工程,要實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)防控要求的全面植入,必須做好風(fēng)險(xiǎn)防控措施植入的前期工作。
(一)建立需要植入作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)清單
表8 “編制履約要素表”流程節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的作業(yè)表單
表9 XX單位XX部門風(fēng)險(xiǎn)清單
1.要對(duì)需要植入業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)信息進(jìn)行辨識(shí)梳理
做好風(fēng)險(xiǎn)植入的前提是企業(yè)已經(jīng)梳理出業(yè)務(wù)活動(dòng)涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)信息,這些信息必須要包含風(fēng)險(xiǎn)名稱、風(fēng)險(xiǎn)層級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)描述和管控要求(見表9)。筆者所在單位已經(jīng)在開展風(fēng)險(xiǎn)植入工作之前形成了自身的法律風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫,還未開展過風(fēng)險(xiǎn)梳理工作的單位則可以依據(jù)下列格式進(jìn)行梳理,其中“風(fēng)險(xiǎn)層級(jí)”可按照“高、中、低”的方式組織業(yè)務(wù)部門與法律工作人員共同參與評(píng)級(jí),“風(fēng)險(xiǎn)描述”則可以用“原因+事項(xiàng)+結(jié)果”的方式進(jìn)行表述。例如名為“工程受阻建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)”,可表述為:“工程項(xiàng)目可研階段未充分開展實(shí)地調(diào)研,對(duì)可能影響工程建設(shè)的因素考慮不周,導(dǎo)致工程在實(shí)際推進(jìn)的過程中受各種因素阻礙”。
2.需將識(shí)別出來的風(fēng)險(xiǎn)信息與各專業(yè)的業(yè)務(wù)框架進(jìn)行整合
建立起包含業(yè)務(wù)框架(一級(jí)業(yè)務(wù)、二級(jí)業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)事項(xiàng)、業(yè)務(wù)流程、流程節(jié)點(diǎn)、涉及的法律法規(guī)規(guī)定、規(guī)范性文件、作業(yè)表單)和風(fēng)險(xiǎn)信息(風(fēng)險(xiǎn)名稱、風(fēng)險(xiǎn)層級(jí)、管控要求)和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一一對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)清單,搭建起風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)管控要求與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)映射關(guān)系,形成各業(yè)務(wù)領(lǐng)域《業(yè)務(wù)流程中需植入的法律風(fēng)險(xiǎn)清單》,方便作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)植入。(見表10)
表10 將風(fēng)險(xiǎn)信息與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行關(guān)聯(lián)的風(fēng)險(xiǎn)清單
(二)編制指引,舉辦培訓(xùn)班,設(shè)立審核關(guān)卡,確保風(fēng)險(xiǎn)植入的方式和步驟得到推行
1.編制《風(fēng)險(xiǎn)植入工作指引》《風(fēng)險(xiǎn)植入審核工作指引》等配套文件
文件明確了風(fēng)險(xiǎn)植入的方式方法、審核方法、工作進(jìn)度,確保法律風(fēng)險(xiǎn)植入工作得到有序推進(jìn)。
2.舉辦風(fēng)險(xiǎn)植入培訓(xùn)班
針對(duì)企業(yè)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制人員講解風(fēng)險(xiǎn)如何植入問題,提升各部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)植入工作的理解,避免風(fēng)險(xiǎn)植入工作出現(xiàn)偏差。
3.嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、審核關(guān)
筆者所在單位對(duì)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布設(shè)置了法律歸口管理部門審核把關(guān)環(huán)節(jié),未經(jīng)過法律審核的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不得發(fā)布。
法律風(fēng)險(xiǎn)防控措施的有效落地是企業(yè)法律工作者孜孜以求的目標(biāo),也是最能體現(xiàn)企業(yè)法律管理能力的一環(huán)。將法律風(fēng)險(xiǎn)與企業(yè)業(yè)務(wù)流程和崗位相融合,一方面減輕了企業(yè)員工額外學(xué)習(xí)法律知識(shí)的負(fù)擔(dān),讓企業(yè)員工在工作的同時(shí)就自覺實(shí)現(xiàn)了法律風(fēng)險(xiǎn)的管控,另一方面又避免出現(xiàn)企業(yè)員工工作不當(dāng)發(fā)生法律糾紛案件時(shí)企業(yè)法律工作者像消防隊(duì)員般救火的工作狀態(tài)。上述法律風(fēng)險(xiǎn)防控落地的方式方法是筆者對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)管控落地的有益嘗試,適用于實(shí)行業(yè)務(wù)管理體系建設(shè)的所有電網(wǎng)企業(yè),其他企業(yè)也可根據(jù)企業(yè)管理實(shí)際,結(jié)合上述方式方法實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)管控與企業(yè)業(yè)務(wù)流程、崗位的融合,打造符合企業(yè)實(shí)際的法律風(fēng)險(xiǎn)防控落地模式。
(作者單位:廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司南寧供電局)