新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作

王芳

[摘 要]婚姻檔案是檔案管理中的一個重要組成部分，其作用也逐漸被社會所認可，婚姻檔案的建立也受到了越來越多的重視?；橐鰴n案管理關系人民的切身利益并且對于家庭的和諧，社會檔案管理的進步等都有著積極的意義。加強婚姻檔案管理，從檔案管理建設的要點出發(fā)，以多種形式來完善婚姻檔案管理是及其必要的，基于此，文章探討了新時期民政局加強檔案管理的措施。

[關鍵詞]民政局；婚姻檔案；管理措施

中圖分類號：D632；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）19-0318-01

引言

婚姻登記檔案是婚姻登記機關在依法辦理婚姻登記、撤銷婚姻、離婚登記和補發(fā)婚姻登記證等工作的真實記錄，是婚姻當事人的婚姻關系和婚姻狀況是否合法的真實憑證，與廣大人民群眾的利益息息相關。隨著社會法制的健全和文明和諧的提高，越來越深入到我們生活的各個方面。當事人在經(jīng)濟活動中的法律地位、在生育活動中婚姻家庭關系、在經(jīng)濟活動中的擔保責任，甚至在尋求配偶的婚介活動中，都需要利用婚姻登記檔案，出具婚姻狀況證明。可見，建立健全婚姻登記檔案管理體系，是維護家庭和諧的基礎，是維護婚姻當事人合法權利的有效手段，因此做好規(guī)范婚姻檔案的管理工作勢在必行。

一、婚姻檔案的基本概念

婚姻檔案有兩方面的意義，有的將之理解為婚姻登記檔案，意即民政部門處理結婚、離婚等工作中形成的憑證材料；而有的則將之理解為民政部門婚姻登記機關在記錄結婚、離婚登記管理時所產生的材料，涵蓋范圍要更加廣泛一些。為了方便起見，本文綜合采納兩種意見，統(tǒng)稱之為婚姻檔案。對這兩種意見的進一步理解，可以得出以下結論。第一，婚姻檔案在民政部門產生，而基本上集中于民政部門的婚姻登記機關。第二，婚姻檔案的基礎性內容有婚姻登記與婚姻管理過程中產生的各類憑證，如申請書、統(tǒng)計表、照片等?；橐鰴n案的內容具有豐富性特點，其中既包括登記時產生的材料，也包括管理時產生的材料；既包括紙質材料，也包括其他載體材料；既包括當事人材料，也包括民政部門內部材料。第三，婚姻檔案是在一定程序下形成的婚姻情況材料，具有保存價值，應當集中進行保存、長期保存，甚至是永遠保存。第四，婚姻檔案反映的是雙方當事人婚姻情況，因此需要以婚姻雙方當事人為基本保存單位。第五，婚姻檔案的管理具有動態(tài)化特點，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與婚姻登記程序的完善，各種材料日漸規(guī)范，婚姻檔案管理也需要具備一定的動態(tài)效果，只有在不斷調節(jié)的過程中，才能真正加強婚姻檔案的科學性。

二、婚姻檔案管理建設的要點

第一，婚姻檔案的建設要注重相關信息的收集。對于檔案管理而言，信息資料是極為重要的，在婚姻檔案管理建設中，要加強對婚姻信息資料的收集整理，并且作用及時有效。嚴格按照婚姻登記檔案管理辦法的規(guī)定，婚姻登記承辦人員及時完成相關的婚姻登記材料的收集及其整理、歸檔等工作，并且做到當年的檔案按照規(guī)定及時完成歸檔及其檔案的交接工作。此外，在工作時，還要保證檔案登記內容的完整性，使得檔案具有較好的保管價值并能夠滿足日后查詢等的需求。

第二，做好檔案的管理工作?；橐鰴n案建設的實現(xiàn)需要有效的管理措施，在檔案建設時，要保證檔案內容整理的規(guī)范性，以準確合理的分類使檔案內容按照條理列明整理，在歸檔時堅持一定的原則，按照檔案的形成特點及其規(guī)律等進行整理，使得婚姻檔案之間具有一定的聯(lián)系性，方便之后的保管和利用。此外，檔案的整理方法也是極為重要的，按照年度順序對當事人的婚姻狀況進行登記管理，以集中管理的方式來保證婚姻檔案管理的安全，達到一定年限后交由國家檔案機關管理。

第三，注重對婚姻檔案的利用?；橐鰴n案管理的建立是為了更好的發(fā)揮其對公民和社會的服務作用，為了實現(xiàn)這一目標，在婚姻檔案建設時便要明確檔案使用的程序并增強檔案服務的意識。以準確的檔案登記為基礎，為檔案相關利益者的使用提供更多的便利，服務意識的強化能夠推動其使用目標的更好實現(xiàn)。

婚姻檔案管理措施

1、強化學習培訓，增強婚姻登記員檔案管理業(yè)務素質

婚姻登記檔案管理是婚姻登記工作的重要組成部分。為進一步促進婚姻登記檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，該局著力從三個方面強化婚姻登記員檔案管理業(yè)務素質：一是配備婚姻登記檔案管理工具書，并將國家和省、市有關婚姻登記檔案管理標準和規(guī)范復印，發(fā)至婚姻登記員，做到人手一份。二是認真組織學習《婚姻登記管理辦法》及相關業(yè)務知識，要求婚姻登記員不但要熟練掌握業(yè)務知識，還要能夠應用于實際工作中。三是將婚姻登記檔案管理有關標準和要求制作成標牌統(tǒng)一上墻，便于婚姻登記員隨時參照、學習和掌握。

2、確保婚姻檔案信息安全性

隨著婚姻信息網(wǎng)絡化不斷深入發(fā)展，檔案信息得到了普遍應用，但安全性問題又成為當前信息化管理工作的重要問題。受網(wǎng)絡黑客、病毒的侵襲，以及程序缺陷、技術淘汰等多種因素的影響，對當前婚姻檔案信息化安全管理提出了更高的要求。要增強安全意識，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生。要建立完善的信息系統(tǒng)，提高防御能力，綜合利用防火墻技術、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡安全檢測、電子身份認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術等綜合技術手段，及時對軟件進行更新升級與監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象要及時向上級部門報告。同時，還要不斷研究和探索新的安全防護技術，有效應用身份認證、識別、數(shù)據(jù)加密、安全審計、病毒防護、權限控制、安全備份等安全技術檢驗過濾過往信息。

3、依法辦事，保證效率

檔案管理人員要嚴格依照《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定辦事。在規(guī)章制度中明確規(guī)定婚姻登記檔案管理部門要建立檔案利用規(guī)章制度，明確辦事程序；在實施細則中對婚姻登記機關、婚姻當事人及其委托人、司法部門等利用婚姻登記檔案，分別作出實體性和程序性要求，并規(guī)定利用婚姻登記檔案的不得公開登記內容，不得損害婚姻當事人的合法權益；同時，婚姻登記檔案的使用要求極為嚴格，原件禁止外借，復印時也要明確使用規(guī)則以及表明出處，防止任何非法使用。各級國家綜合檔案館和其他婚姻登記檔案管理部門在開展查檔服務時都必須嚴格遵守上述規(guī)定，不得違反。

4、完善各項規(guī)章制度

切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，對于婚姻登記檔案管理利用工作，婚姻登記機關要完善各項規(guī)章制度，嚴格依法辦事，切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，使婚姻登記檔案管理工作更為規(guī)范化和程序化?；橐龅怯洐n案管理的工作人員要全面領會《婚姻登記檔案管理辦法》，加強對自身業(yè)務的指導，深入掌握技術規(guī)范，拓寬婚姻登記材料收集的渠道，設立專門檔案室，分門別類進行歸檔存儲，安全保管、合理利用。切實保障婚姻登記檔案的安全性和真實性，維護婚姻當事人的合法利益。

結語

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，改革開放和現(xiàn)代化建設呈現(xiàn)出新的局面，社會生活也出現(xiàn)了一些新的情況。經(jīng)濟活動領域擴大，社會流動人口增加，對外交流增多，人民群眾對婚姻登記檔案的利用需求也不斷增長。婚姻登記檔案管理工作中，必須遵照《檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定，加強婚姻檔案的規(guī)范化管理，有效保護婚姻登記信息，切實維護婚姻當事人的合法權益，立足婚姻檔案工作實際，做好民生檔案管理工作，為構建和諧社會服務。

參考文獻

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