工程建設(shè)企業(yè)技術(shù)檔案信息化管理問題與對策

亓怡然

（中國石化工程建設(shè)有限公司，北京　100101）

工程建設(shè)企業(yè)技術(shù)檔案信息化管理問題與對策

亓怡然

（中國石化工程建設(shè)有限公司，北京100101）

本文闡述了國有工程建設(shè)企業(yè)技術(shù)檔案信息化管理發(fā)展趨勢，分析了當前工程技術(shù)檔案信息化管理中存在的一些問題，有針對性地提出了四項進一步提升工程技術(shù)檔案信息化管理水平的對策與措施。

工程建設(shè)；技術(shù)檔案；信息化；管理

工程建設(shè)企業(yè)技術(shù)檔案信息化，是指企業(yè)以法律法規(guī)為依據(jù)，以市場需求為發(fā)展方向，通過科學管理流程和數(shù)字信息技術(shù)，對企業(yè)技術(shù)檔案信息獲取、管理和利用的新模式。技術(shù)檔案信息化的目的在于提高技術(shù)檔案的信息管理和利用效率，進而提高各相關(guān)部門的工作效率，為企業(yè)發(fā)展提供更加有效的技術(shù)檔案服務(wù)保障。

1　檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然

1.1滿足技術(shù)檔案管理發(fā)展的需要

早在2000年底，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，就把“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”及“加快檔案信息化建設(shè)”列為重點發(fā)展方向。從傳統(tǒng)的檔案管理方式過渡到檔案信息化管理是一個循序漸進的過程。隨著信息化時代的技術(shù)普及，國家逐漸提高了對檔案信息化管理的認識，并加大了研究和實施力度。政府通過《文獻檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布和實施，從國家層面對檔案信息化建設(shè)提出了明確要求，指明了發(fā)展方向，從而促進了我國檔案信息化管理技術(shù)的迅速發(fā)展。

就當前的工程建設(shè)企業(yè)而言，項目建設(shè)過程中涉及的單位和部門眾多，產(chǎn)生的技術(shù)檔案種類和內(nèi)容繁多，致使技術(shù)檔案的完整性、一致性和保存性難度加大，傳統(tǒng)的手工管理紙質(zhì)技術(shù)檔案的工作流程變得十分繁瑣復(fù)雜，已經(jīng)不能適應(yīng)工程建設(shè)企業(yè)信息化發(fā)展的需求。如何通過信息化管理簡化工作，顯著提高工作效率，已成為技術(shù)檔案管理部門當前的一項重點工作。

1.2滿足檔案保護及降低成本的要求

以往紙質(zhì)技術(shù)檔案的歸檔、管理和利用，需要人工收集、查找和搬運原始技術(shù)檔案，費時費力，效率較低。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，通過圖紙掃描、OCR文字識別、文件轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫儲存等技術(shù)，可以把各種紙質(zhì)技術(shù)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件。通過歸檔、管理和利用電子技術(shù)檔案，可以實現(xiàn)遠程瀏覽、打印和下載，提高了工作效率，降低了人工和紙張成本，保護了原始技術(shù)檔案的安全，同時也符合綠色低碳和節(jié)能環(huán)保的要求。

2　工程技術(shù)檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案信息化管理水平發(fā)展不均衡

隨著信息化時代的到來，國內(nèi)的工程建設(shè)企業(yè)也都陸續(xù)建立了檔案信息化管理模式，但進展程度極不均衡。優(yōu)秀的企業(yè)由于領(lǐng)導(dǎo)重視、員工培訓力度大、軟硬件資金投入多、檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)好、檔案管理轉(zhuǎn)型快等原因，其檔案信息化管理能力在行業(yè)內(nèi)已達到先進水平。而大多數(shù)企業(yè)才剛剛起步，需要仔細研究國內(nèi)外先進企業(yè)的檔案信息化管理模式，吸取成功經(jīng)驗，迎頭趕上，以適應(yīng)日益激烈的市場競爭。

2.2技術(shù)檔案管理流程需要改進完善

各企業(yè)雖已開展了技術(shù)檔案信息化工作，但在檔案管理流程、技術(shù)規(guī)范、制度創(chuàng)新等方面均有不足之處，致使技術(shù)檔案信息化的優(yōu)勢并未得到有效發(fā)揮。在傳統(tǒng)觀念和使用習慣的影響下，檔案設(shè)計、歸檔和利用等環(huán)節(jié)依舊以紙質(zhì)檔案為主，掃描和管理電子檔案僅作為檔案管理人員的一項內(nèi)部工作。既不能滿足企業(yè)技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要求，也不能滿足廣大企業(yè)員工查閱利用技術(shù)檔案的需求，反而增加了檔案管理人員的工作強度。另外，員工借閱技術(shù)檔案時，在對所需檔案信息不太了解的情況下，還需向檔案室人員求助或到檔案庫房翻找查詢相應(yīng)信息，再通過填寫檔案借閱表，經(jīng)相關(guān)各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能借閱成功。不僅手續(xù)繁瑣，且費時費力。這些問題正說明建立便捷、有效的技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)十分必要。

2.3電子技術(shù)檔案的生成不夠規(guī)范

目前，由設(shè)計人員提交的可編輯的原始電子技術(shù)檔案文件(如Word、Excel、CAD格式），因其內(nèi)容易被復(fù)制、修改或刪除，只能保存起來作為備份文件。通過人工掃描設(shè)備生成的數(shù)字化電子技術(shù)檔案文件，由于可能多設(shè)備水平局限，其直觀性、合法性和可靠性遠不如原始紙質(zhì)檔案。另外，一些企業(yè)電子文件的簽署還采用粘貼簽字圖片的方式，也無法保證電子文件的合法性和有效性。這就需要企業(yè)制定有效的管理措施，確保電子技術(shù)檔案符合規(guī)范要求。

2.4員工的歸檔意識與安全意識有待提高

工程建設(shè)企業(yè)技術(shù)檔案的設(shè)計、校對及審核人員往往更加重視檔案內(nèi)容是否準確，而對歸檔流程和要求并不十分了解，在歸檔環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)細節(jié)上的問題。比如文件目錄中的項目號、檔案號以及各文件名稱與紙質(zhì)文件不一致，文件圖框的格式和內(nèi)容不完整等，解決后才能重新歸檔。這些問題增加了設(shè)計人員的返工量，拖延了技術(shù)檔案的歸檔時間，耽誤了出版發(fā)圖等后續(xù)環(huán)節(jié)的正常進行，明顯降低了工作效率。

此外，現(xiàn)在電子文件的應(yīng)用越來越廣泛、操作越來越便利，企業(yè)員工也急需加強安全意識和保密意識。如果企業(yè)對技術(shù)檔案安全不夠重視，一旦發(fā)生檔案被篡改、被泄露等問題，將會給企業(yè)帶來不可估量的重大損失。

3　提升技術(shù)檔案信息化管理水平的對策

3.1依法規(guī)范生成電子技術(shù)檔案

以往因為技術(shù)原因，電子技術(shù)檔案的簽署大多為貼圖形式，造成電子文件的法律效力無法與手寫簽署的紙質(zhì)文件相提并論。隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，加密軟件已經(jīng)能夠保證電子簽名的唯一性、有效性。要根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法（修正版）》的要求，確保電子簽名的法律效力，維護企業(yè)的合法權(quán)益。因此，各企業(yè)必須嚴格依法規(guī)范電子簽名的管理方式。其中，使用電子簽名密鑰U盤即為當下使用較方便、技術(shù)較成熟的一種辦法。應(yīng)用步驟如下：

首先，完成相關(guān)人員電子簽名采集工作，制作發(fā)放對應(yīng)本人電子簽名的專用密鑰U盤，做到“一人一鑰”。其次，當設(shè)計人員完成原始電子文件后，將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式，確保文件內(nèi)容不能被修改。最后，設(shè)計、校對、審核人員通過密鑰U盤依次進行電子簽署，保證電子簽名真實有效。這種擁有合法電子簽名、不能被修改的電子技術(shù)檔案，能夠完全替代手寫簽署的紙質(zhì)技術(shù)檔案，充分發(fā)揮電子技術(shù)檔案管理便捷、高效的優(yōu)勢，顯著降低人力和物力成本，提高檔案的生成、歸檔和利用效率。

3.2進一步完善電子技術(shù)檔案應(yīng)用管理流程

2015年，筆者作為公司檔案室信息化推進小組成員，開展了電子技術(shù)檔案應(yīng)用管理流程的探索與嘗試，取得了一些經(jīng)驗與成果。

首先，針對配管專業(yè)管段圖紙繁多、員工打印簽名費時費力等問題進行專項試點優(yōu)化。嘗試由設(shè)計人員將管段圖整合并轉(zhuǎn)化為一份帶簽名的PDF電子文件，進行歸檔驗收和發(fā)圖。在出圖環(huán)節(jié)，管段圖部分直接用歸檔的電子文件印曬發(fā)圖。這樣就避免打印大量的紙質(zhì)圖紙，節(jié)省了紙張成本和員工打印圖紙的時間，得到了配管室員工的一致認可和好評。其次，在此基礎(chǔ)上，在不同項目的不同專業(yè)進行專業(yè)級試點，然后，在某項目裝置中進行全專業(yè)的項目級試點。通過試點應(yīng)用，不斷修改和完善歸檔管理流程，制定了《項目電子技術(shù)檔案歸檔與發(fā)圖信息化管理流程（試行）》文件。同時加強組織培訓、積極溝通，使設(shè)計人員能夠準確理解和掌握電子技術(shù)檔案歸檔工作的流程和要點，提高了項目工作效率。最后，邀請公司各部門的專家對電子技術(shù)檔案信息化應(yīng)用進行評審。通過與手工簽署歸檔工作流程的對比（如圖1所示），可以看出采用電子技術(shù)檔案的優(yōu)勢非常明顯，得到了公司專家們的一致肯定與贊揚。

圖1　手工簽署與電子簽署的歸檔工作流程對比圖

通過總結(jié)項目試點的應(yīng)用成果，歸納出技術(shù)檔案信息化管理流程的工作要點及優(yōu)勢如下：一是在圖紙設(shè)計環(huán)節(jié)，設(shè)計人員將3D模型抽圖、CAD制圖和文字表格等可編輯文件轉(zhuǎn)換為PDF格式，替代打印出大量紙質(zhì)文件，省時省力。二是在校審簽字環(huán)節(jié)，設(shè)計、校對及審核人員使用專用密鑰在合格的PDF文件中進行逐級電子簽署。通過郵件發(fā)送電子文件，相關(guān)人員外出時也可以通過電腦及時查看、校審并簽署文件，不耽誤項目進度。三是在歸檔驗收環(huán)節(jié)，檔案管理人員通過郵箱接收電子文件，檢查合格后簽署電子歸檔章，完成電子文件的歸檔。員工無需搬運大量紙質(zhì)文件，提高了工作效率。四是在出版發(fā)圖環(huán)節(jié)，出版室人員通過共享平臺接收相應(yīng)電子文件，檢查無誤后直接使用電子文件印曬發(fā)圖提供給現(xiàn)場。不用對紙質(zhì)文件進行人工掃描曬圖，大大提高了曬圖的效率和準確率。五是在管理利用環(huán)節(jié),由檔案管理人員將電子文件分門別類存入管理系統(tǒng)，借閱人員可使用電子技術(shù)檔案借閱平臺完成搜索和借閱操作，在線審批通過后，檔案室員工通過郵件將相關(guān)電子文件發(fā)送給借閱人員。通過管理和利用電子文件，在提高工作效率的同時，還保護了原始技術(shù)檔案，一舉多得。

3.3強化宣傳與安全管控措施

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在推進檔案信息化管理進程中要積極轉(zhuǎn)變觀念，認真向先進企業(yè)學習，不僅要加大檔案信息化管理升級的人財物方面投入，還要加強宣傳力度和安全管控兩個部分。

在強化宣傳、形成合力方面。企業(yè)要依據(jù)現(xiàn)有基礎(chǔ)和條件，認真做好檔案信息化管理頂層設(shè)計，明確檔案信息化管理的發(fā)展目標和路徑以及相關(guān)崗位的職責和要求。企業(yè)可以利用各類宣傳媒介資源（宣傳材料、報紙雜志、電子屏幕、微信群等）強化宣傳報道，使員工全面系統(tǒng)地了解技術(shù)檔案信息化管理的優(yōu)勢所在，并通過教育引導(dǎo)、檢查督促和激勵考核等措施，進一步調(diào)動廣大員工的積極性，為技術(shù)檔案信息化管理的發(fā)展出謀獻策。

在強化檔案安全管控方面。企業(yè)需要加大檔案安全管控方面的軟硬件投入，并制定保障檔案安全的詳細規(guī)定、預(yù)案和措施，嚴格管控檔案信息化管理系統(tǒng)權(quán)限。同時，還要強化檔案安全意識和保密意識的宣傳和教育引導(dǎo)，通過典型案例進行教育示范和警示，進一步提升全體員工對檔案安全重要性的認識。從而有效防止技術(shù)檔案出現(xiàn)被泄露、篡改或破壞等問題，確保檔案信息化管理工作安全暢通運行。

3.4加強檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)

企業(yè)為了滿足檔案信息化管理升級對人才的需求，除了采用外部招聘、內(nèi)部調(diào)配、返聘專家等方式外，還需采取組織相關(guān)員工培訓和學習、提高薪酬福利待遇、拓展人才成長通道、加強考核與激勵等具體措施，留住檔案信息化管理人才。檔案管理人員不僅要帶頭轉(zhuǎn)變觀念，提高對技術(shù)檔案信息化管理重要性的認識，嚴格遵守和規(guī)范執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定，還要熟練掌握相關(guān)軟硬件的操作和使用，積極推進檔案信息化管理的升級發(fā)展，為公司員工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4　小結(jié)與展望

工程技術(shù)檔案的電子化、管理信息化是科技發(fā)展、時代變化的必然選擇。因此，工程建設(shè)企業(yè)必須不斷完善技術(shù)檔案信息化管理流程，通過詳細具體的規(guī)范和措施，顯著提升員工素質(zhì)能力和信息化管理水平，進而提升企業(yè)的核心競爭力，在激烈的市場競爭中脫穎而出。

隨著科技進步，未來的技術(shù)檔案信息化管理方式也將會更加智能和便捷，電子技術(shù)檔案從生成、管理到利用都將在企業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)模塊下完成。在項目管理模塊，項目管理與檔案管理人員可設(shè)置項目各裝置各專業(yè)的存檔管理模式，之后通過系統(tǒng)隨時查看項目文件存檔和發(fā)圖進度；在檔案生成模塊，設(shè)計人員將文件內(nèi)容上傳后，系統(tǒng)讀取內(nèi)容信息后會自動套用合適的文字表格和圖紙圖框，并按照設(shè)定分類整合文件及生成相應(yīng)目錄；在校審驗收模塊，校審人員及檔案管理人員可通過系統(tǒng)依次完成電子技術(shù)檔案的校審和驗收；在出版發(fā)圖模塊，項目管理人員可在文件目錄中選擇所需文件生成電子發(fā)圖單，系統(tǒng)自動配齊所需文件后打包發(fā)送至出版室印曬發(fā)圖；在借閱利用模塊，借閱人員可以快速檢索所需文件，并根據(jù)權(quán)限不同選擇在線查閱、打印或下載文件。

通過先進的信息化管理系統(tǒng)，將極大提高項目的完成效率，提升企業(yè)競爭力。這就是我們要努力達到的目標，相信隨著科學技術(shù)水平的飛速發(fā)展，這些設(shè)想很快就會得以實現(xiàn)。

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Problems with IT-based Management of
Technical Documents in Engineering Enterprises and Solutions

Qi Yiran
(SINOPEC Engineering Incorporation, Beijing 100101, China)

The paper introduces the inevitable trend for technical documents management in state-owned enterprises to develop toward the IT-based mode, analyzes the problems with current practices of IT-based management of technical documents, and proposes four specifi c measures for further improving work in this regard.

engineering, technical documents, IT-based, management

2016-8-4。

亓怡然（1984—），男。畢業(yè)于中央財經(jīng)大學工商管理專業(yè)，碩士研究生。工程師，現(xiàn)就職于中國石化工程建設(shè)公司。電子郵箱：qiyiraneva@163.com。