W ord2010郵件合并技巧應用研究

王斯蕾，杜新滿，趙俊琳

W ord2010郵件合并技巧應用研究

王斯蕾，杜新滿，趙俊琳

（黃岡職業(yè)技術學院，湖北黃岡438002）

靈活應用郵件合并技巧可以使被合并的郵件文檔更加精確、實用。文章以介紹郵件合并操作過程為基礎，結(jié)合實際應用，通過具體的例子，詳細講述了郵件合并中的應用技巧，為郵件合并的高級應用提供了操作方法。

郵件合并；Word 2010；技巧；域

“郵件合并”是在郵件文檔或主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關的一組通信資料，從而批量生成郵件文檔［1］。適合使用郵件合并功能處理的文檔，一般具有格式相對統(tǒng)一、數(shù)據(jù)字段類型相同、內(nèi)容不同的特點。采用傳統(tǒng)方法逐一編輯，不僅效率低，而且容易出錯。如果利用郵件合并功能進行處理，并與實用技巧相結(jié)合，便能輕松、準確、高效地形成一系列合并文檔。

1　郵件合并基本過程

郵件合并一般包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)源、編輯主文檔及合并文檔三個基本步驟。

1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源一般采用由Excel創(chuàng)建的標準二維數(shù)據(jù)記錄表，表中包含相關的字段和記錄信息。它們是主文檔在合并時的數(shù)據(jù)來源。表格中包含的記錄數(shù)量直接決定了合并后產(chǎn)生的文檔數(shù)量。

2））編輯主文檔

主文檔作為合并文檔的通用部分，在創(chuàng)建之初與普通Word文檔無異，只是在對主文檔進行設計排版時，要為數(shù)據(jù)域的插入預留充足、合適的空間，以便文檔與數(shù)據(jù)源能更完美地結(jié)合。

3）合并文檔

在主文檔中插入合并域后，就建立了主文檔與數(shù)據(jù)源之間的聯(lián)系。從而實現(xiàn)了將數(shù)據(jù)源合并到主文檔的操作。

2　郵件合并應用技巧

對郵件合并功能的需求，不僅僅是停留在簡單的合并上，也可能會對數(shù)據(jù)信息的顯示有不同要求，如數(shù)據(jù)顯示格式、對數(shù)據(jù)源進行有條件的合并等問題。下面將合并過程中常用的技巧、方法整理出來，供大家參考。

2.1數(shù)字格式設置

利用excel工作表創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，其數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式或函數(shù)計算而來，這就可能導致計算結(jié)果出現(xiàn)小數(shù)位數(shù)很長的情況。即使是利用excel中的單元格工具，將小數(shù)位數(shù)減少，使表格中數(shù)據(jù)按要求顯示，但由于實際源數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)并沒有發(fā)生實質(zhì)變化。最終，郵件合并后小數(shù)位數(shù)過長的問題仍無法解決。

要從根本上解決源數(shù)據(jù)的顯示問題，可以通過在主文檔中修改域代碼來實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的設置。例如，利用郵件合并制作學生成績單，要求“平均分”顯示時保留兩位小數(shù)。具體操作方法是：通過插入合并域選項在主文檔中插入“平均分”后，按ALT+F9將選中的域名切換為域代碼，然后將域代碼修改為｛MERGEFIELD平均分#"0.00"｝。代碼中小數(shù)點后0的個數(shù)，決定了小數(shù)保留的位數(shù)。最后鼠標右鍵單擊選擇“更新域”就可以使數(shù)據(jù)在合并后按要求顯示。表1列出了一些常見的數(shù)字圖片域開關。

表1　數(shù)字圖片域開關

2.2同一頁面合并多條記錄

數(shù)據(jù)源與主文檔合并后，由于每條記錄后都有一個“分頁符”［2］，使得合并后每個頁面只顯示一條記錄。如果要在同一頁面生成多條記錄，只須將已編輯完成的主文檔對象反復復制、粘貼于同一頁面上。然后，在每兩個文檔之間的空白行處，單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“下一記錄”命令即可。這樣，數(shù)據(jù)源中的第二條記錄數(shù)據(jù)就會在合并過程中插入到同一頁面的第二個文檔對象中。

2.3合并內(nèi)容不同的郵件

郵件合并時，通過在主文檔中插入Word域，可以使合并的文檔包含更多信息，并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式［3］。

如制作“視力體檢報告單”，根據(jù)被測試者視力的差異，在相應的報告單上顯示不同的內(nèi)容。如果測試視力達到5.0，在報告單上顯示“恭喜您，視力正常！”而對于那些視力未達到5.0的測試者，報告單上則顯示“建議到正規(guī)眼科醫(yī)院復診。”怎樣才能用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出整體內(nèi)容大致相同，單局部有區(qū)別的郵件呢？利用插入Word域，將“if…then…else（I）…”域插入到主文檔中，使主文檔與數(shù)據(jù)源合并時，根據(jù)條件判斷的結(jié)果插入相應的文本，從而實現(xiàn)合并內(nèi)容不同的郵件。以“視力體檢報告單”為例，在完成前期插入合并域的操作后，將插入點定位到主文檔中的文本顯示區(qū)，單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“if…then…else（I）…”命令，在出現(xiàn)的對話框中輸入如圖1所示的條件及文本信息。這樣就可以在文檔的指定位置顯示出不同的文本信息。

圖1　插入Word域：IF對話框

2.4合并符合條件的郵件

當數(shù)據(jù)源表中的數(shù)據(jù)量很大，而郵件合并時又不需要全部的數(shù)據(jù)記錄時，可以通過添加一些條件，使郵件在合并過程中自動過濾不符合要求的數(shù)據(jù)記錄。例如在大量的視力檢測數(shù)據(jù)中，僅生成視力檢測不合格的報告單。

單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“skip record if（S）…”命令，在出現(xiàn)的對話框中輸入如圖2所示的條件。在合并過程中就會直接跳過視力正常的記錄，而僅合并視力不合格的記錄。

圖2　插入Word域：Skip Record IF對話框

2.5對合并的郵件進行排序或篩選

除了使用2.4節(jié)中提到的命令方式可以對郵件進行有條件的合并外，利用編輯收件人列表的方法，不僅能對合并的郵件進行篩選，同時還可以對合并后的郵件進行排序。

具體方法是：單擊“郵件→編輯收件人列表”，打開“郵件合并收件人”對話框，在對話框中單擊“排序”或“篩選”命令，即可對合并數(shù)據(jù)進行高級處理。

2.6合并圖片郵件

利用郵件合并功能，除了可以對數(shù)字、文本等數(shù)據(jù)進行合并，還可以在合并時批量導入圖片數(shù)據(jù)。

下面就以制作準考證為例向大家介紹郵件合并時插入圖片的方法。首先將相片進行編號命名，并放置在指定文件夾中，如“D:相片”。然后將該文件夾中的相片與數(shù)據(jù)源表中的相片字段進行一一關聯(lián)。在數(shù)據(jù)源表的相片字段中不是直接把相片插入到單元格中，而是在相應的單元格中輸入相片的存儲地址，如“D:\相片\1.jpg”。

接下來，在主文檔中需要顯示相片的地方單擊光標，選擇“插入→文檔部件→域”，在打開的對話框中選擇“INCLUDEPICTURE”，并為“域?qū)傩浴泵纭跋嗥?。單擊“確定”按鈕后，在主文檔的相應位置將出現(xiàn)域代碼：｛INCLUDEPICTURE“相片”*MERGEFORMAT｝，將該代碼中的“相片”利用“插入合并域”中的“相片”域替換，即｛INCLUDEPICTURE“｛MERGEFIELD相片｝”*MERGEFORMAT｝。“完成合并”后，按F9刷新，即可在合并后的文檔中看到插入的圖片。

3　結(jié)束語

郵件合并的基本功能實現(xiàn)了excel與word中數(shù)據(jù)的互通及轉(zhuǎn)換。高級應用的引入使郵件合并更加精準、高效。面對復雜多樣的海量數(shù)據(jù)文檔，只要舉一反三，靈活運用，充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術的優(yōu)越性，就能改傳統(tǒng)為現(xiàn)代，變繁瑣為簡潔。

［1］王斯蕾.Word 2010郵件合并在教學管理中的應用［J］.河北軟件職業(yè)技術學院學報，2014（4）:54-57.

［2］戴湘竹.如何利用Word郵件合并功能來提高工作效率［J］.黑龍江交通科技，2008（9）:123-124.

［3］羅幼平，王仕勛，萬德年.計算機應用基礎任務驅(qū)動教程［M］.北京:高等教育出版社，2011.

Application research onW ord2010mailm erge techniques

WANG Si-lei，DU Xin-man，ZHAO Jun-lin
（Huanggang Polytechnic College，Huanggang，Hubei，China438002）

Flexible application ofmailmerge techniques can make the incorporated mail documentsmore accurate and practical. Thispaperelaborates themailmergeapplication skills through specific exampleson thebasisof the introduction tomailmergeoperation process，combiningwith practicalapplication，and providesan operatingmethod ofmailmerge for theadvanced application.

mailmerge；Word 2010；skill；domain

10.3969/j.issn.2095-7661.2016.01.004】

TP391.12

A

2095-7661（2016）01-0015-03

2015-11-03

王斯蕾（1980-），女，湖北黃岡人，講師，研究方向：數(shù)據(jù)庫、計算機應用技術。