新時期下企業(yè)辦公室管理實踐分析

李威

【摘 要】作為綜合性部門，企業(yè)辦公室在企業(yè)中起到樞紐作用，具有綜合協(xié)調、服務保障等多項功能，企業(yè)辦公室工作水平、質量是企業(yè)綜合實力的核心體現(xiàn)。為此，在運營過程中，企業(yè)要多角度加強辦公室管理，提高員工工作積極性、主動性，優(yōu)化工作模式，轉變工作作風等。以此，使企業(yè)辦公室基本職能得到更好地發(fā)揮，確保企業(yè)辦公室管理工作的順利開展。

【關鍵詞】新時期；企業(yè)；辦公室；管理實踐；分析

隨著社會不斷進步，經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，企業(yè)面臨的經(jīng)營發(fā)展環(huán)境發(fā)生了質的變化，企業(yè)管理工作也被提出新的更高要求，辦公室管理工作存在各種問題，比如，員工工作壓力過大、工作職能范圍復雜化。為此，需要根據(jù)新時期的新形勢，以根源為切入點，客觀地分析辦公室管理工作存在的問題，結合其具有的特點，采取各種有效的措施，加以解決，提高辦公室工作人員工作效率和質量。

一、企業(yè)辦公室基本職能

就企業(yè)而言，企業(yè)辦公室具有較強的綜合性，工作內容繁雜，涉及方面較多，其基本職能主要體現(xiàn)在這些方面。一是日常工作、輔助決策。簡單來說，就是辦公室的常規(guī)工作，比如，處理公文、管理文書檔案，確保相關工作的順利開展。輔助決策是企業(yè)辦公室工作不可或缺的核心組成要素，使企業(yè)員工參與到?jīng)Q策中，為領導者決策提供關鍵性的參考依據(jù)，要詳細記錄應到這相關決策，做好保存以及公布工作。二是協(xié)調各個部門，及時完成領導下達的任務。在日常運營過程中，企業(yè)辦公室人員必須全方位了解企業(yè)運行狀況，不同部門具備的職能、關系，加強部門之間的聯(lián)系、溝通，順利完成任務，順利實現(xiàn)已制定的發(fā)展目標。還要完成領導突然交給的任務，但不具備其規(guī)律性，不受時間限制，隨時都可能接收到不同類型的突發(fā)任務，必須按時保質完成。

二、新時期下企業(yè)辦公室管理存在的問題

就企業(yè)辦公室而言，是企業(yè)日常管理與執(zhí)行的重要部門，是傳遞各方面數(shù)據(jù)信息的重要窗口，能夠加強和員工之間的溝通、交流，提高更加優(yōu)質的內、外服務。

在新時代下，企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀并不樂觀，存在多方面的問題。在運營過程中，缺乏完善的管理制度，辦公室管理工作執(zhí)行力度、落實力度不夠，特別是缺乏健全的責任制，不工作崗位職責模糊化，流于形式，權與責混淆，工作人員經(jīng)常不清楚自己的本職工作，加上考核工作沒有得到應有的落實，員工工作積極性、主動性不高，內部管理處于混亂中，各項工作任務無法有效完成，大大增加了運營成本，不利于提高經(jīng)濟效益。在此基礎上，企業(yè)缺乏必要的服務能力。在辦公室工作開展過程中，服務的廣度、深度都比較有限，加上社會市場環(huán)境復雜多變，工作內容繁雜，無法滿足社會大眾的客觀需求，為他們提供更加優(yōu)質的服務。此外，在運營過程中，工作人員缺乏較高的綜合素質，內部人員結構、崗位結構都不合理，導致已有的人力資源得不到優(yōu)化利用，沒有對辦公室員工進行系統(tǒng)化的培訓，不具備相關工作崗位所需的知識、技能，不具備扎實的專業(yè)知識，專業(yè)的技能，不注重工作經(jīng)驗的積累，無法有效解決工作中遇到的各種問題，導致相關工作無法有序開展。同時，他們也不具備基本的職業(yè)素養(yǎng)，經(jīng)常違規(guī)操作，不認真工作，工作效率低下，對辦公室工作的優(yōu)化創(chuàng)新無法很好地應對，工作中經(jīng)常出錯，服務質量也不高。

三、新時期下企業(yè)辦公室管理實踐策略

1.健全企業(yè)辦公室規(guī)章制度，實現(xiàn)辦公室的均衡發(fā)展。

就企業(yè)而言，不論大小，必須綜合分析各種影響因素，健全已有的辦公室規(guī)章制度，約束并端正日常辦公室工作行為，確保辦公室工作有序開展。具體來說，所構建的辦公室規(guī)章制度必須客觀地呈現(xiàn)出辦公室工作程序、工作標準等，要制定可行的責任制，落到實處，明確不同工作崗位職責，避免辦公室管理人員權與責任混淆，在使用相關權利的同時，更好地履行自身職責，認真做好本職工作，有效解決工作中遇到的各種問題。在此基礎上，還要結合辦公室工作程序，制定相關的規(guī)定，使辦公室工作具有鮮明的規(guī)范化、程序化特點，能夠簡化工作程序，減少工作人員工作量，提高功能工作效率與質量。此外，要適當強化那些工作量大且任務多的辦公室職能，結合辦公室管理人員已有能力，優(yōu)化調整人員結構，實現(xiàn)辦公室的均衡發(fā)展，確保相關工作任務順利完整。

2.強化服務意識，提高服務能力。

辦公室管理工作是一項系統(tǒng)而復雜的工程，難度較大，建設周期較長，需要經(jīng)過長期的努力。企業(yè)要轉變負責接待工作員工的思想觀念，要堅持為領導、基層服務的理念，必須強化管理人員的服務意識，要全方位分析工作中存在的問題，采取可行的措施加以解決，為提高自身服務能力做好鋪墊。還要圍繞服務職能，進一步提高服務職能的深度、廣度，確保領導者科學決策。此外，辦公室管理人員還要客觀地分析基層員工的具體訴求，根據(jù)了解的情況，及時向相關領導匯報，構建健全的上、下級溝通渠道，領導者也能更好地了解基層員工各方面情況，合理調整相關決策，確要具備鮮明的人性化特征，堅持以人為本理念，有序開展辦公室工作，在強化員工服務意識的同時，逐漸提高他們的服務水平。

3.培養(yǎng)辦公室管理人員綜合素養(yǎng)

在辦公室管理中，提高管理人員綜合素質至關重要，是辦公室工作正常開展的首要前提。在運營過程中，要定期對辦公室管理人員進行系統(tǒng)化地培訓，開展形式多彩的學習交流活動，認真學習各方面知識技能，相關的政策規(guī)定，不斷完善已有的知識結構體系，熟悉業(yè)務操作流程，能夠正確操作，具備較高的業(yè)務技能。還可以組織辦公室人員深入實踐基地，親自體驗、調研，積累他們的實戰(zhàn)經(jīng)驗，有效解決工作中遇到的問題。在此過程中，要注重人才的培養(yǎng)與引進，采取各種激勵措施，留住人才，避免人才大量流失，不斷為企業(yè)發(fā)展注入新鮮的血液。在此過程中，要提高人員招聘的要求，對其各方面機能進行必要的檢測，合格者才能入職，并進行必要的崗前培訓，使其更好地勝任本職工作。

4、注重接待來訪，做好基層工作，協(xié)調好內外關系。

書信來訪、員工親自來訪是企業(yè)員工來訪的主要形式，有利于辦公室管理更好地了解企業(yè)運營情況，處理好企業(yè)、員工之間的關系。企業(yè)可以根據(jù)自身實際情況，科學設置專門的職員來訪窗口，及時向企業(yè)領導者等反映情況，企業(yè)運營者也要對他們的反映引起重視，全方面分析運行過程中存在的問題，采取可行的措施，要多關心員工的工作、生活，不要拒絕員工的來訪，解決他們遇到的問題，加強基層建設。此外，在知識經(jīng)濟時代下，企業(yè)要隨時關注社會市場的動態(tài)變化，要與時俱進，轉變已有的觀念，時刻擁有最新的數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)信息的暢通、更新，促使辦公室工作人員更好地利用這些數(shù)據(jù)信息，更好地開展相關工作。在此過程中，需要全方位分析各種影響主客觀因素，協(xié)調好內、外關系，隨時了解企業(yè)內部運行情況，協(xié)調好內、外關系，促使企業(yè)和外界之間的聯(lián)系更加緊密，能夠隨時掌握社會市場的動態(tài)信息，利用外界各方面有利的資源，提高工作效率與質量。

四、結語

總而言之，在新時代下，企業(yè)要把辦公室管理實踐放在核心位置，要堅持以人為本理念，強化工作人員的服務意識、創(chuàng)新意識等，結合地區(qū)發(fā)展實際情況，提高工作水平，促使企業(yè)辦公室基本職能得到更好地發(fā)揮，提高工作效率與質量。在運營管理過程中，要合理劃分辦公室管理的具體工作事項，尤其是那些重大的突發(fā)問題，要多方面對員工展開系統(tǒng)化的培訓，把協(xié)調、管理、服務等功能落實到具體的工作崗位中，使其更好地發(fā)揮自身作用。以此，幫助企業(yè)塑造良好的外在形象，具有較好的社會效益，合理控制運營成本，具有較好的經(jīng)濟效益，不斷增加企業(yè)核心競爭力，更好地面對來自各方面的挑戰(zhàn)，走上持續(xù)發(fā)展的道路。

參考文獻：

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