淺析數(shù)字化檔案管理存在的問題與對(duì)策

尤小菊

摘 要：檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，有其無與倫比的先進(jìn)性和科學(xué)性，它將改變紙質(zhì)檔案的搜集方式、管理方式和利用方式?jīng)_破紙質(zhì)檔案的局限性發(fā)揮信息資源的優(yōu)越性，促進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務(wù)的根本轉(zhuǎn)變。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深入.檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2016）24-0161-02

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，檔案數(shù)字化有著檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全等優(yōu)點(diǎn)，所以，檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求.也是檔案工作者的必然方向。但在當(dāng)前檔案數(shù)字化過程中，還存在一些亟待解決的問題，需要研究相應(yīng)的對(duì)策。

1 檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先 進(jìn)性

1.1 提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

1.2 是檔案管理的客觀需要也提高了辦公效率

只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。電子檔案的出現(xiàn)給檔案部門提出了一個(gè)待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案的數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。如我公司各門類檔案條目都錄入在協(xié)同辦公系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)里，數(shù)字化率達(dá)到60%，公司員工所需資料都可以在檔案系統(tǒng)查詢，使“死檔案”變成“活信息”，使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

1.3 能有效地保護(hù)檔案原件

安全問題是檔案工作的生命線，關(guān)系到檔案事業(yè)健康、快速發(fā)展，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，能代替原件使用，保護(hù)檔案原件，使數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存，能恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。這樣檔案的使用更加安全，使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 檔案數(shù)字化工作當(dāng)前存在的問題

2.1 對(duì)檔案數(shù)字化工作重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理服務(wù)工作，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到員工對(duì)檔案數(shù)字化工作不了解，對(duì)檔案數(shù)字化利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，有關(guān)部門參與意識(shí)薄弱，在檔案收集、利用等方面未能給與檔案部門應(yīng)有的理解和支持，這樣就直接導(dǎo)致電子檔案提交不完整，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。

2.2 檔案數(shù)字化硬件不足，軟件開發(fā)滯后

就硬件而言，檔案數(shù)字化主要需要 三類設(shè)備：一類是信息采集設(shè)備，一類信息存儲(chǔ)設(shè)備，三類是信息利用設(shè)備。而公司檔案室有的只有少數(shù)價(jià)值不高的簡(jiǎn)易設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，這樣很難滿足檔案數(shù)字化的需要。

電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但由于各種專業(yè)各自開發(fā)、購(gòu)置軟件，一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)銜接，就不能順利利用計(jì)算機(jī)完成信息搜集、信息管理、信息利用等工作，檔案信息資源就不能共享。如公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、物質(zhì)采購(gòu)系統(tǒng)等，這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

2.3 檔案數(shù)字化工作存在著安全問題

在數(shù)字化建設(shè)中存在著保護(hù)意識(shí)淡薄、技術(shù)系統(tǒng)不可靠、管理不完善等安全問題，如檔案數(shù)字化外包加工最容易發(fā)生安全問題，容易被加工人員復(fù)制、拷貝、拍照等；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中電子文件也存在著安全問題，電子數(shù)據(jù)是比較脆弱的，可以被人為破壞、篡改、刪除等。所以，在檔案數(shù)字化建設(shè)中要加強(qiáng)檔案人力資源建設(shè)、提高檔案安全技術(shù)水平、完善法律法規(guī)建設(shè)、加強(qiáng)檔案安全管理。

2.4 檔案數(shù)字化人員素質(zhì)不高

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，首先要有檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，專兼職檔案人員缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案數(shù)字化了。

3 解決檔案數(shù)字化問題的基本措施

檔案數(shù)字化的重要性和緊迫性日益突出，有的放矢，對(duì)癥下藥地解決檔案數(shù)字化工作的突出問題，成為我們當(dāng)前和今后一定時(shí)期內(nèi)檔案工作的重要任務(wù)。

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化工作重要性的認(rèn)識(shí)

首先，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理的前提。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能使這一項(xiàng)工作長(zhǎng)期順利開展，要將檔案數(shù)字化工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作計(jì)劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。其次，要進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，必須全面提高企業(yè)員工的思想認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳，提高對(duì)檔案數(shù)字化重要性、必要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)。所以，要加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化加工步伐，積極開展電子檔案計(jì)算機(jī)檢索和提供利用，進(jìn)一步提高檔案工作管理水平，為各項(xiàng)工作提供高效率的全面服務(wù)。

3.2 加大檔案數(shù)字化硬件投入力度

檔案數(shù)字化首先是檔案硬件現(xiàn)代化。目前，在全球范圍的高新技術(shù)飛速發(fā)展，電子通迅設(shè)備日新月異，檔案數(shù)字化離不開高技術(shù)來支撐。為此，在信息搜集環(huán)節(jié)，要本著“ 硬件求實(shí)”原則，圖片采集、音像采集設(shè)備，如照像機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀等；在信息儲(chǔ)藏環(huán)節(jié)，購(gòu)置必備的磁帶、磁盤、光盤、及相配套的磁盤陣列和光盤庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)；在信息利用環(huán)節(jié)，購(gòu)置必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并建立因特網(wǎng)等，注意更新?lián)Q代，從而確保檔案數(shù)字化不因硬件出現(xiàn)梗阻。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先是輸入文件級(jí)目錄，把檔案室的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。其次是采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。其三是將電子文件和紙質(zhì)文件的并舉，實(shí)行雙軌制歸檔。公司從2011年檔案數(shù)字化率列入省公司協(xié)同辦公考核指標(biāo)以來一直加強(qiáng)對(duì)檔案室紙質(zhì)檔案的數(shù)字化錄入工作。

目前公司檔案室文件級(jí)目錄已全部錄完，有62883條目錄，電子原文由40143條目錄，檔案數(shù)字化率達(dá)到63.83%，為公司檔案網(wǎng)上查閱利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)管理，確保安全

在檔案數(shù)字化工作時(shí)，既要保證檔案信息實(shí)體不丟失、不損壞，又要保證檔案信息內(nèi)容不失密、不泄密，必須從多方面、多角度考慮數(shù)字化檔案信息的安全問題，加強(qiáng)安全意識(shí)。

首先，要建立健全檔案數(shù)字化工作的相關(guān)制度，按規(guī)定確保檔案數(shù)字的成果在交接、加工、保管、存儲(chǔ)和利用等工作流程中的安全保密，嚴(yán)防檔案丟失、檔案泄密事件的發(fā)生。在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí)，檔案數(shù)字化工作的場(chǎng)所、流程、系統(tǒng)與設(shè)備等的管理應(yīng)嚴(yán)格按照《福建省檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定》的要求執(zhí)行，嚴(yán)禁用于檔案數(shù)字化工作的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等信息設(shè)備與任何網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，嚴(yán)格遵守用戶方相關(guān)的保護(hù)保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案原件、掃描后的電子檔案帶出工作場(chǎng)所，確保檔案絕對(duì)安全。

其次，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的設(shè)防。電力企業(yè)已建立統(tǒng)一的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，員工通過平臺(tái)，可以不用到檔案室就能隨時(shí)查詢檔案資料，在方便電子檔案信息查詢的同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。因此對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全設(shè)置防問控制、加密簽署、設(shè)置防火墻、漏洞掃描技術(shù)及計(jì)算機(jī)反毒技術(shù)等安全防護(hù)措施。

3.5 加強(qiáng)人才培訓(xùn)和引進(jìn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的企業(yè)基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。檔案管理人員素質(zhì)直接影響管理水平，企業(yè)檔案室信息化水平建設(shè)，需要涉及到掃描與硬件知識(shí)、計(jì)算機(jī)以及存儲(chǔ)技術(shù)等知識(shí)，需要多門學(xué)科、多方面知識(shí)的綜合。

目前，我公司缺乏既有檔案專業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，為加快檔案信息化建設(shè)，一是要積極引進(jìn)信息化方面的專業(yè)人才，從事數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與運(yùn)行等；二是加強(qiáng)現(xiàn)有檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過專題講座、培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步發(fā)揮人才在數(shù)字化建設(shè)中的重要性。

4 結(jié) 語(yǔ)

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。面對(duì)電力系統(tǒng)管理的新形勢(shì)，檔案管理人員一定要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，努力開拓檔案工作的服務(wù)渠道，把檔案的服務(wù)功能充分發(fā)揮出來，促進(jìn)電力生產(chǎn)不斷進(jìn)步，使電力系統(tǒng)得到持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 閩檔〔2011〕65號(hào)，福建省檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定[S].