提升大型供電企業(yè)檔案資源開發(fā)利用探究

曹建明 周鳴

摘 要：作為國家電網(wǎng)公司大型供電企業(yè)的天津濱海供電公司，以檔案管理工作AAA級評估復驗為契機，夯實檔案開發(fā)利用相關工作，為更好地服務公司爭當“兩個排頭兵”發(fā)展目標提供堅強可靠的檔案資源支撐。文章通過對國網(wǎng)天津濱海供電公司檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行相關的分析，指出了檔案資源在開發(fā)利用工作中存在的不足之處，并就如何做好檔案資源開發(fā)利用工作提出相關的建議。

關鍵詞：供電企業(yè)；檔案整編；資源開發(fā)

中圖分類號：F271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）24-0045-02

1 概 述

隨著我國綜合國力，國際競爭力的迅猛發(fā)展，供電企業(yè)在快速發(fā)展的同時，基礎管理依然存在諸多薄弱環(huán)節(jié)。作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的全部活動記錄、展現(xiàn)企業(yè)文化建設的重要組成部分，檔案工作必須與企業(yè)發(fā)展保持“同頻共振”，為企業(yè)規(guī)范化管理提供強有力的檔案資源服務[2]。

檔案資源開發(fā)利用，是指檔案室將收集到的檔案資料，按照不同的需求、目的和要求進行不同方式、不同深度的整理和加工，并以各種信息載體的方式提供給公司使用。通過檔案資源開發(fā)利用，將無序信息變?yōu)橛行蛐畔?，將淺層信息變?yōu)樯顚有畔ⅲ瑸楣靖黜椆ぷ魈峁┛煽康臋n案信息資源，為公司爭當“兩個排頭兵”發(fā)展目標提供有力的支撐。

雖然，公司在檔案資源開發(fā)利用上取得了一定的成效，但是在充分發(fā)揮檔案信息資源的價值作用方面還存在一些困難亟需解決。因此，為充分發(fā)揮檔案信息資源的價值作用，提升公司檔案管理水平，更好地服務公司爭當“兩個排頭兵”發(fā)展目標，對大型供電企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用進行思考與探究顯得尤為必要。

2 國網(wǎng)天津濱海供電公司檔案管理現(xiàn)狀

國網(wǎng)天津濱海供電公司（以下簡稱“濱海公司”），是國家電網(wǎng)公司28家大型重點供電企業(yè)之一，主要擔負著為濱海新區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供電力保障的任務，并于2013年12月順利通過天津市檔案局“AAA”級評估復驗。

按照國網(wǎng)天津市電力公司辦公室和檔案館的統(tǒng)一要求，濱海公司認真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，實現(xiàn)了對科技、文書、會計、聲像、照片、實物檔案集中存放、統(tǒng)一管理。同時，檔案室做到了辦公、閱覽、榮譽、庫房四分開，各種設備設施齊全，保障了公司檔案材料的收集、整理、開發(fā)利用等業(yè)務工作的流程化和標準化管理，為檔案存放、管理和借閱提供了支撐保障。

當前，濱海公司關于檔案信息資源的開發(fā)及利用類型多種多樣，可以從以下幾方面進一步了解：

①編撰專題材料，是指由檔案管理員對初始檔案相關信息進行揣摩，并進一步提取其精華部分，最終形成編撰的成果。編研成果包括《全宗指南》、《檔案庫房存放索引》、《大事記》、《組織機構沿革》、《歷任公司領導及中層干部名錄》、《變電站資料匯編》、《配電網(wǎng)規(guī)劃與效果分析》等。檔案專題編研成果不僅可以大幅度地節(jié)約使用檔案者的時間，而且也提高了檔案的利用效率，并且有助于檔案的長期保存。

②傳統(tǒng)意義上的檔案服務方式，檔案室的日常工作即是為檔案使用者提供相應的服務，如借閱檔案及查閱檔案。

③建立網(wǎng)站，通過國網(wǎng)天津市電力公司協(xié)同辦公系統(tǒng)檔案管理模塊為檔案使用者提供相關的檔案資料及信息。作為獲取檔案信息的新方式，隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的深化應用，這種服務方式將是檔案信息開發(fā)與利用的主要形式。

④提供佐證材料，在公司依法治企專項檢查中，通過調(diào)閱公司總經(jīng)理辦公會和黨委會會議歸檔資料，有力佐證了公司“三重一大”集體決策制度的貫徹落實情況；在公司土地權屬清理完善工作中，通過調(diào)閱公司更名的文書檔案、土地使用證、房屋所有權證等歸檔資料，理清了公司的發(fā)展歷程和機構沿革，摸清了公司土地資產(chǎn)家底，提供了極具說服力的土地權屬佐證資料，為土地權屬清理工作提供了有力支持，檔案工作的價值得到了充分體現(xiàn)。

整體上看，濱海公司檔案工作是朝著健康的方向發(fā)展，檔案室能夠積極開發(fā)和利用檔案信息資源，并取得了比較明顯的經(jīng)濟效益。但是，公司在充分發(fā)揮檔案信息資源的價值作用方面仍存在著一些困難和問題，有待于進一步改進和完善。

3 檔案信息開發(fā)利用工作中的不足

濱海公司在檔案信息資源開發(fā)利用的形式較多，檔案工作也在有條不紊的進行中實現(xiàn)逐步提升，并且在開發(fā)和利用檔案信息資源上取得了顯著地經(jīng)濟效益。但是，公司在充分發(fā)揮檔案信息資源的價值作用方面仍存在著一些困難和問題，有待于進一步改進和完善。

3.1 檔案信息開發(fā)觀念陳舊落后

傳統(tǒng)意義上，檔案室可以說是企業(yè)信息資源管理中心，它所貯存的各類信息資源最為全面、系統(tǒng)和完善，包含了豐富的企業(yè)信息資源，反映了生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展脈絡，體現(xiàn)了企業(yè)深厚的文化底蘊。然而，當前“大數(shù)據(jù)”背景下，檔案室在存儲及傳播檔案相關方面的資源信息時，其發(fā)揮的作用已日漸甚微?；趪W(wǎng)公司“三集五大”體系建設的完成、公司運營監(jiān)測中心的建立以及協(xié)同辦公系統(tǒng)的深化應用，傳統(tǒng)意義上的檔案室已不再發(fā)揮相應的作用，如今，在信息獲取上出現(xiàn)了新的局面，如所有者擁有的信息的呈現(xiàn)出多元化趨勢，信息開發(fā)進程進一步智能化，信息的傳輸不再是單一方面的，而是呈網(wǎng)狀輻射，呈網(wǎng)絡化。這種局面的出現(xiàn)，對公司檔案室的生存和發(fā)展構成了越來越大的威脅。因此，傳統(tǒng)的檔案信息開發(fā)觀念（如事后再分析開發(fā)、實體開發(fā)模式），已成為新形勢下高效開發(fā)利用公司檔案信息資源的桎梏。

3.2 檔案專兼職人員綜合素質(zhì)不高

濱海公司檔案人員不斷兼職化，自身素質(zhì)和業(yè)務能力難以滿足新形勢下企業(yè)檔案管理的需要。

然而，信息化強調(diào)以人為本，公司檔案人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著信息服務水平和質(zhì)量，提高信息服務水平和質(zhì)量的關鍵，在于有一支從事企業(yè)檔案開發(fā)專業(yè)知識，精通計算機與網(wǎng)絡技術并能進行軟件系統(tǒng)維護的人才隊伍，從目前情況看，檔案專業(yè)人員隊伍素質(zhì)參差不齊，缺乏能開展信息咨詢、網(wǎng)絡檢索、信息分析、市場調(diào)研的高素質(zhì)信息服務人員，影響了信息開發(fā)與服務的質(zhì)量與水平[4]。

3.3 檔案的開發(fā)利用方式急需改革

在濱海公司快速發(fā)展的過程中，公司領導高度重視檔案管理工作，將之與其他重要工作緊密結合，做到同步并進、依法治檔，公司檔案工作也順利通過了天津市檔案局“AAA”級評估復驗。但評估復驗后，并沒有進一步加強對檔案的規(guī)范化及標準化方面的積極性建設，因此，先前建立的基礎業(yè)務沒有得到進一步的運用與加強，最終造成檔案信息的利用效率偏低，主要表現(xiàn)在：檔案利用率的降低，服務維度的縮小，使用者的人員范圍狹窄，主要集中在是運檢部、營銷部、調(diào)控中心、建設部的相關技術操作人員；利用方式的單一，并且仍以借閱、復制等傳統(tǒng)的利用方式為主，很少借助協(xié)同辦公系統(tǒng)檔案管理模塊實現(xiàn)數(shù)字資源的有效利用；編研成果存在信息衰減和質(zhì)量參差不齊現(xiàn)象，信息的衰減是任何編研工作都具有的普遍問題，這一方面是由于編研成果自身信息量就小于檔案原件，另一方面則是受限于編研工作者的水平和素質(zhì)；檔案有償利用的步子邁得不大，有待于進一步探索這條新路子。

4 做好檔案開發(fā)利用工作的幾點建議

為充分發(fā)揮公司檔案信息資源的重要作用，提升公司檔案管理水平，更好地服務公司爭當“兩個排頭兵”發(fā)展目標，筆者認為應做好以下幾個方面。

4.1 充分利用協(xié)同辦公信息網(wǎng)絡

檔案室作為檔案信息匯集、交流的中心，應該緊跟公司協(xié)同辦公系統(tǒng)升級步伐，積極引進計算機、縮微技術等現(xiàn)代化設備和技術手段，提高對檔案信息的存儲、處理、檢索的能力，從而進一步提升效率。在安全保障條件下，為了進一步實現(xiàn)檔案信息的共享模式，檔案室可以適當開放檔案信息資源，使其成為一個開放的信息系統(tǒng)，進一步打破原有的封閉性的傳統(tǒng)模式。

4.2 開發(fā)館藏資源、提升使用效率

開發(fā)檔案信息要做到有的放失。檔案室要進行檔案信息資源的開發(fā)及利用工作，必須做到對于公司未來得發(fā)展需求進行相對準確的預測，并且要明確領導的關注點。

加強檔案編撰工作。隨著公司快速、高效的發(fā)展，對于檔案信息的需求也需要及時、快速準確，這就要求檔案室提供的檔案資料進一步細化，不僅需要原始的檔案資料，還要根據(jù)使用者的需求，提供不同層次的資料信息。

檔案檢索體系有待進一步完善，最大限度地呈現(xiàn)檔案的相關信息。對檔案進行管理及利用，不可缺少的方法之一便是檔案檢索工具，它是查找檔案信息的手段與工具。它可以充分展示館藏內(nèi)容，迅速、準確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案室只有充分利用多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時間，提高檔案的查全率、查準率。

4.3 加強對檔案的宣傳工作，提升全體員工意識

檔案信息資源的開發(fā)利用不是一蹴而就的，需要各部門積極參與進來，這樣才能使工作有效開展。為了提升全體員工對于檔案信息資源的利用意識，可以從以下幾方面進行多形式的宣傳工作：

①舉辦相應的檔案展覽活動；

②將宣傳資料印刷成冊發(fā)放到員工手里；

③開展檔案信息咨詢以及相關的報道等一些宣傳工作。

通過相關的宣傳及教育活動的開展，廣大員工必定會慢慢了解檔案記憶檔案所涉及到的工作，并且隨著對檔案室包含的館藏內(nèi)容記憶如何使用檔案等知識的熟悉，可以有目的的利用檔案進行文獻檢索及查閱工作。擴大檔案工作的影響，宣傳檔案在服務公司各項工作中的價值作用，為檔案信息開發(fā)利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

4.4 全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為一名合格的檔案人員，其最主要的角色應該是充當信息中介，即為信息和用戶之間搭起一座溝通的橋梁。作為21世紀的檔案工作人員，身上肩負的責任也不容小覷，主要有以下幾點：

第一，要具備強烈的責任感，雄壯的事業(yè)心，高尚的使命感，三者缺一不可，這是檔案工作者在檔案工作中不可缺少的支撐動力；

第二，作為一名合格的檔案管理者，熟練的技術操作技能不可或缺，只有掌握了相應的技術，才能更好地為公眾提供方便的服務；

第三，良好的文化素養(yǎng)也是其工作當中必不可少的一項能力，要善于學習和吸收各種文化知識，使自己成為一名內(nèi)涵更加豐富的檔案管理雜家。

4.5 要加大檔案工作的服務創(chuàng)新力度

檔案室要根據(jù)公司不同時期的工作重點，加強與其他部門的聯(lián)系，走出“孤獨”，了解各部門、各專業(yè)對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優(yōu)質(zhì)服務。

參考文獻：

[1] 楊秀艷，易瑾超.企業(yè)檔案工作標準化體系建設研究[J].蘭臺世界，2014，

（17）.

[2] 靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D].成都：

四川大學，2005.