高校后勤信息化建設(shè)研究

孫熙慶 孫熙安

?

高校后勤信息化建設(shè)研究

孫熙慶 孫熙安

[中北大學(xué)；北京交通大學(xué)]

高校后勤信息化對提升高校管理服務(wù)水平具有重要的意義。然而，我國各高校在后勤信息化建設(shè)中普遍存在領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、不注重統(tǒng)一規(guī)劃、缺乏技術(shù)支持、系統(tǒng)功能不夠全面等問題，本文在分析國內(nèi)多所高校后勤集團(tuán)信息化現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對高校后勤具體業(yè)務(wù)實(shí)際，提出了高校后勤信息化建設(shè)的總體規(guī)劃思路和建設(shè)要點(diǎn)，為現(xiàn)在和未來我國高校后勤信息化建設(shè)提供有益的借鑒。

高校；后勤；信息化

一、問題提出

隨著高校招生規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量與后勤服務(wù)質(zhì)量之間的矛盾日益凸顯，為了實(shí)現(xiàn)對后勤服務(wù)快捷、全面、高效的管理，各大高校開始了后勤管理信息化時(shí)代。但從實(shí)施的結(jié)果來看，對于如何進(jìn)行高校后勤信息化建設(shè)，達(dá)到管理和服務(wù)質(zhì)量切實(shí)提升的目的，目前仍沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或可參照的成功案例，普遍存在以下幾個(gè)問題：

（一）后勤領(lǐng)導(dǎo)對信息化的認(rèn)識和重視程度不夠

在高校后勤信息化建設(shè)中，由于認(rèn)識上存在一些誤區(qū)，重視程度不夠。有的認(rèn)為在工作中使用了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等信息技術(shù)就算是實(shí)現(xiàn)了后勤信息化；也有些認(rèn)為，在工作中運(yùn)用了各種管理軟件就算是實(shí)現(xiàn)的后勤信息化，這些認(rèn)識都不夠全面。

在重視程度上，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)雖然在實(shí)踐中感受到了后勤信息化帶來的好處，但由于學(xué)校內(nèi)部思想沒有完全統(tǒng)一，沒有充分認(rèn)識到后勤信息化建設(shè)對后勤發(fā)展和學(xué)校發(fā)展的重要作用與必要性，沒有給予足夠的重視。[1]

（二）.不注重統(tǒng)一規(guī)劃，部門之間各自為政

如今高校后勤通常不注重整體的信息化建設(shè)規(guī)劃，僅在急需部門建立滿足本單位基本工作需求的相對獨(dú)立的信息系統(tǒng)，而忽視了各單位管理系統(tǒng)之間的兼容性和橫向信息共享的能力，最終形成了一個(gè)個(gè)信息孤島，造成各系統(tǒng)間整合困難，已建立的數(shù)據(jù)信息不能充分利用、重新建立或修改軟件浪費(fèi)資源的結(jié)果。[2]

（三）技術(shù)支持缺乏，系統(tǒng)功能不全面

目前為我國高校后勤已經(jīng)在使用的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)技術(shù)，一般都是各高校后勤管理機(jī)部門根據(jù)一般的管理需要，臨時(shí)組織技術(shù)人員開發(fā)的，尚且處于“頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳”的階段。所以，這些技術(shù)開發(fā)存在明顯的不足：一方面缺少宏觀上的管理模式，只能應(yīng)用在某一高?；蚋咝５哪骋缓笄诠芾矸矫?，不能夠推而廣之；在技術(shù)上也不成熟，缺少科學(xué)性和合理性，專業(yè)程度不夠。

另一方面，軟件企業(yè)為高校后勤管理部門開發(fā)的軟件，雖然技術(shù)較為先進(jìn)，都能覆蓋高校后勤管理的各個(gè)職能部門，具有較強(qiáng)的市場推廣能力。但是其缺點(diǎn)較為明顯：所謂“隔行如隔山”，市場上的通用軟件開發(fā)商很少有能夠完全了解高校后勤日常管理工作，因此也就不能有針對性地對應(yīng)高校后勤管理的實(shí)際要求，開發(fā)出相應(yīng)的軟件系統(tǒng)。這些軟件開發(fā)商提供的軟件技術(shù)，高校后勤買來安裝之后，往往需要經(jīng)過反反復(fù)復(fù)的調(diào)整和局部修改，這就使得應(yīng)用程序復(fù)雜繁瑣，大大增加了應(yīng)用成本。[3]

針對以上問題，結(jié)合對高校后勤信息化平臺建設(shè)的走訪調(diào)查以及自身實(shí)踐的結(jié)果，提出以下關(guān)于高校后勤信息化建設(shè)的建議。

二、高校后勤信息化建設(shè)總體思路

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念、加大重視程度

高校后勤領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識到信息化是后勤可持續(xù)發(fā)展的保證。首先，后勤信息化必須利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、工業(yè)控制等領(lǐng)域的現(xiàn)代信息技術(shù)，幫助后勤集團(tuán)做到日常管理的規(guī)范化，提高后勤決策指揮準(zhǔn)確性以及實(shí)現(xiàn)后勤服務(wù)保障的高效適時(shí)。

其次，信息化是一個(gè)不斷實(shí)踐、不斷調(diào)整、不斷完善的循序漸進(jìn)的過程，不可期望畢其功于一役；且信息化建設(shè)不能脫離后勤實(shí)際，高校后勤普遍存在人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力較低、硬件基礎(chǔ)較差等客觀困難，故信息化工作必須克服先天不足，緊緊圍繞后勤正常的管理和運(yùn)行模式。

最后，高校后勤信息化的目標(biāo)是建立一個(gè)統(tǒng)一的信息化平臺，集成各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，數(shù)據(jù)高度共享、互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)后勤管理服務(wù)最優(yōu)化和效率最大化。

（二）信息化建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃

高校后勤信息化在建設(shè)前需要進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)一規(guī)劃，如圖1所示。對每個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)要從角色、視角和視圖三個(gè)角度進(jìn)行研究規(guī)劃。由于高校后勤信息化建設(shè)具有復(fù)雜性，各個(gè)系統(tǒng)的需求確定較為困難，從不同角色和視角出發(fā)在一定程度上能夠?qū)⒏黝愋枨蠓治龅母釉敿?xì)，有利于確定具體的建設(shè)工作的細(xì)則問題，并且通過逐漸深入解析的多級視圖較全面的確定需求，從而在最終平臺建成時(shí)能夠確保各項(xiàng)需求一一被滿足，建成最符合自身發(fā)展需求的信息化平臺。

圖1 高校后勤信息化平臺及其子系統(tǒng)規(guī)劃思路圖

（三）信息化要分步建設(shè)

針對目前各高校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題，綜合考慮高校后勤的人力和物力資源，信息化建設(shè)總體的思路包括以下步驟進(jìn)行。

1.建設(shè)后勤門戶網(wǎng)站，對外宣傳集團(tuán)

后勤信息化建設(shè)，首先要搭建“后勤之窗”，即具有對外宣傳意義的后勤門戶網(wǎng)站，讓在校師生以及校外訪問人員對本校后勤集團(tuán)的管理與服務(wù)概況有直觀的了解認(rèn)識。

2.搭建后勤服務(wù)子平臺，服務(wù)在校師生

后勤的宗旨是為師生服務(wù)，建設(shè)信息化平臺亦應(yīng)以為師生提供便利服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，此階段就是在后勤門戶網(wǎng)站中嵌入服務(wù)子平臺，在校師生可使用現(xiàn)有工號或?qū)W號登錄此平臺，在線進(jìn)行報(bào)修、訂餐、訂車、查詢郵件包裹、申請宿舍調(diào)換等，享受到后勤信息化為其帶來的便利，逐漸依賴后勤的門戶網(wǎng)站。

3.引進(jìn)后勤業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，規(guī)范日常工作

此階段需按照兩個(gè)基本原則逐步建設(shè)：①先急后緩。優(yōu)先引進(jìn)各部門具有共性需求且日常管理較為急需的系統(tǒng)，例如資產(chǎn)、人事、辦公、采購等系統(tǒng)，待條件成熟，再逐步引入其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)；②先易后難。在引進(jìn)各部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，考慮在整個(gè)后勤集團(tuán)中選擇條件最成熟、最易規(guī)范管理流程、見效最快的部門先行實(shí)施，例如維修中心、公寓管理中心、餐飲中心等。并且對已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)行充分的功能和可維護(hù)性評估，主要包括：軟件技術(shù)路線、功能完善度、原實(shí)施方技術(shù)支持實(shí)力、接口兼容性、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰度等，最后再從中選擇可行的辦法進(jìn)行確定“推翻重建”或“補(bǔ)充完善”。

此外，本階段建設(shè)過程中還要注重四個(gè)方面內(nèi)容：一是根據(jù)后勤實(shí)際工作情況建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)；二是為后續(xù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合預(yù)留充分的數(shù)據(jù)接口；三是預(yù)留詳細(xì)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)說明、存儲過程和外部函數(shù)使用說明；四是對新購業(yè)務(wù)系統(tǒng)，合同中需預(yù)留接入后勤信息化平臺所需要的接口開發(fā)和其它二次開發(fā)條款。

4.全局子系統(tǒng)整合，形成統(tǒng)一后勤信息化平臺

本階段將建設(shè)統(tǒng)一的高校后勤管理服務(wù)信息化平臺，除了將前三步驟的各子系統(tǒng)進(jìn)行融合外，還需建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心、統(tǒng)一的身份認(rèn)證系統(tǒng)、統(tǒng)一的信息門戶。數(shù)據(jù)中心主要是將各個(gè)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)經(jīng)過清洗和轉(zhuǎn)換，最終集中存儲；身份認(rèn)證系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)對后勤各個(gè)子系統(tǒng)用戶登錄的統(tǒng)一認(rèn)證及單點(diǎn)登錄；信息門戶則是在后勤門戶網(wǎng)站的基礎(chǔ)上，對各部門的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中展示。

三、高校后勤信息化建設(shè)要點(diǎn)

高校后勤信息化建設(shè)涉及多個(gè)子系統(tǒng)，架構(gòu)龐大，整體開發(fā)周期較長，需要按步驟有序建設(shè)，而且平臺及各子系統(tǒng)的建設(shè)必須遵照一定的技術(shù)原則要點(diǎn)，最終才可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的綜合共享。

（一）系統(tǒng)邏輯層次結(jié)構(gòu)

高校后勤信息化平臺及其子系統(tǒng)主要采用B/S架構(gòu)，可以降低客戶端的要求，并使用面向?qū)ο笕龑咏Y(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)與研發(fā)，也就是把界面表現(xiàn)、業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)存儲相分離，這樣可以把業(yè)務(wù)分離，做到高內(nèi)聚低耦合，易于系統(tǒng)的升級和業(yè)務(wù)的拓展。具體邏輯層次結(jié)構(gòu)如圖2所示，分為業(yè)務(wù)層、信息層以及基礎(chǔ)架構(gòu)層，各司其職。各層內(nèi)容如下：

1.業(yè)務(wù)層。作為終端用戶接觸平臺的最上層邏輯層，在設(shè)計(jì)上采用響應(yīng)式架構(gòu)，負(fù)責(zé)響應(yīng)用戶交互，承擔(dān)提供信息化展現(xiàn)、服務(wù)流程觸發(fā)和系統(tǒng)管理界面等工作，是整體信息化系統(tǒng)對外展示的最直觀體現(xiàn)，也是唯一直接參與用戶交互的邏輯層。

2.信息層。是全系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)、處理和計(jì)算的核心中樞，所有在平臺中發(fā)生的信息輸入、流轉(zhuǎn)、處理、計(jì)算和輸出都需經(jīng)過信息層，由信息層負(fù)責(zé)集中調(diào)度、加工和管理。信息層根據(jù)信息模型，將實(shí)際管理中的各類業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換為信息系統(tǒng)中的數(shù)字化信息，以供處理和存儲，是整個(gè)后勤信息化平臺的信息工廠。

信息層具備開放統(tǒng)一的平臺架構(gòu)設(shè)計(jì)，以便平臺及各子系統(tǒng)后續(xù)的升級、二次開發(fā)或功能重構(gòu)工作，均以模塊化的思路集成到信息層中，成為核心系統(tǒng)的一部分，并且能以最高性價(jià)比和最小時(shí)間成本迅速進(jìn)行研發(fā)和線上部署。

圖2 高校后勤信息化平臺邏輯架構(gòu)圖

3.基礎(chǔ)架構(gòu)層。是平臺的底層運(yùn)行環(huán)境，為上層的信息層和業(yè)務(wù)層提供運(yùn)行環(huán)境支撐?；A(chǔ)架構(gòu)層在設(shè)計(jì)過程中，無需考慮實(shí)際業(yè)務(wù)流程與模型，僅以工具庫和框架的思想為后勤信息化平臺提供底層支撐服務(wù)設(shè)計(jì)?；A(chǔ)架構(gòu)層中的組件要具備良好的開放性，同時(shí)遵循業(yè)界相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，支持各類操作系統(tǒng)、軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫體系和中間件等；能通過開放接口進(jìn)行信息的輸入、輸出，與第三方應(yīng)用或系統(tǒng)進(jìn)行通信，實(shí)現(xiàn)信息開放，為平臺上的各子系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行提供支撐。

由于信息化平臺建設(shè)不能一步到位，基礎(chǔ)架構(gòu)層必須注重提供良好的可伸縮性，保證子系統(tǒng)不斷增加且負(fù)載逐步上升的過程中，可通過橫向切分進(jìn)行負(fù)載均衡，并在必要時(shí)通過增加硬件提高性能?；A(chǔ)架構(gòu)層必須具備以下功能：

①數(shù)據(jù)的持久化實(shí)現(xiàn)，包括傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，新型Key Value存儲引擎和實(shí)現(xiàn)后期在業(yè)務(wù)中可能需要集成的第三方云存儲引擎接口；

②消息中間件，負(fù)責(zé)約束執(zhí)行統(tǒng)一的信息化傳輸協(xié)議，向上層或其他橫向系統(tǒng)間提供信息投遞服務(wù)；

③單點(diǎn)登錄SSO支持，為整體后勤信息化平臺內(nèi)所有子系統(tǒng)提供統(tǒng)一的單點(diǎn)賬戶登錄體系；

④對組件可用性與性能的自動(dòng)監(jiān)控、報(bào)警等自動(dòng)化的檢測能力，對常見入侵模式的安全預(yù)警體系；

⑤對數(shù)據(jù)的存儲運(yùn)維及備份進(jìn)行自動(dòng)化執(zhí)行和管理。

（二）.業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

高校后勤信息化系統(tǒng)應(yīng)包括如圖3所示10個(gè)子系統(tǒng)，各系統(tǒng)要具備以下功能：

1.統(tǒng)一在線門戶。提供內(nèi)容信息發(fā)布的統(tǒng)一管理，能夠?qū)λ胁块T的新聞動(dòng)態(tài)、通知公告等信息進(jìn)行統(tǒng)一展現(xiàn)，提供所見即所得智能文本編輯器，降低系統(tǒng)管理員管理門檻。

2.OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。為了提高后勤集團(tuán)辦公效率，首先要提供內(nèi)部的通信平臺，方便后勤員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的工作溝通；其次是文件的在線審批功能，流程式的協(xié)同辦公，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)文件簽署審批以及辦公的高效化。

3.人事管理系統(tǒng)。具備以下主要功能：一是招聘管理，實(shí)現(xiàn)后勤招聘計(jì)劃制定、簡歷篩選、錄用處理等信息的數(shù)字化管理；二是考勤管理，詳細(xì)準(zhǔn)確記錄后勤員工的出勤情況，為員工績效評估提供依據(jù)；三是薪酬社保管理，能夠靈活設(shè)置各類員工的各類薪資項(xiàng)目及其計(jì)算方式。

圖3 平臺子系統(tǒng)組成結(jié)構(gòu)圖

4.采購管理系統(tǒng)。采購是高校后勤日常管理中最頻繁也是最重要的工作之一，采購管理系統(tǒng)是后勤信息化平臺中較為重要的一個(gè)子系統(tǒng)，包括采購需求管理、供應(yīng)商管理、采購訂貨、采購合同管理、庫存管理以及統(tǒng)計(jì)分析六大基本功能。

5.公寓管理系統(tǒng)。具備的基本功能是批量安排住/退宿，系統(tǒng)可以批量的解決每年新生的宿舍安排以及畢業(yè)生退宿的住宿信息消除；具備智能化的查詢統(tǒng)計(jì)功能，支持多限制條件進(jìn)行全校宿舍情況的查詢統(tǒng)計(jì)。

6.網(wǎng)上報(bào)修系統(tǒng)。一是有利于后勤維修部門的管理規(guī)范化，二是為了讓在校師生能夠?qū)崿F(xiàn)24小時(shí)網(wǎng)上報(bào)修，后勤維修部門能夠快捷獲取報(bào)修信息，可以在線交互反饋信息。在校師生在在線門戶即可提交報(bào)修單，維修人員可迅速瀏覽并打印維修單，報(bào)修人可實(shí)時(shí)查詢進(jìn)度，對維修結(jié)果進(jìn)行評價(jià)反饋，維修部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對維修工作進(jìn)行更加有效地管理。

7.郵件包裹管理系統(tǒng)。為師生提供及時(shí)的郵件包裹信息，主要功能是前臺郵件包裹信息查詢功能、電子郵件提醒（或短信通知）功能、后臺郵件信息錄入以及收件信息統(tǒng)計(jì)以及報(bào)刊/雜志在線訂閱功能，使師生切實(shí)感到后勤服務(wù)水平的提高。

8.飲食服務(wù)系統(tǒng)。在飲食服務(wù)系統(tǒng)中，從原材料購買、食品加工、銷售以及師生一鍵反饋，都應(yīng)在規(guī)范的制度和流程下。首先應(yīng)具備對原材料的采購與調(diào)撥管理功能，其次學(xué)校各個(gè)食堂的營業(yè)管理，最后能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出材料價(jià)格對比表、各食堂成本、流水與營收等報(bào)表，在最快時(shí)間內(nèi)得到完整的數(shù)據(jù)反映和分析結(jié)果，從而為管理者做出更準(zhǔn)確的判斷，為改善學(xué)校食堂的服務(wù)提供依據(jù)。

9.車輛調(diào)度系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對高校后勤車隊(duì)的有效管理，包括車輛基本信息管理、車輛保養(yǎng)信息管理、車輛行駛費(fèi)用管理以及車輛調(diào)度管理。

10.意見反饋交流系統(tǒng)。為高校后勤集團(tuán)與師生提供一個(gè)在線交流平臺，包括留言簿、后勤服務(wù)質(zhì)量與建議在線調(diào)查功能。

（三）.業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享

圖4 平臺數(shù)據(jù)共享模型

最終建成的信息化平臺要注重?cái)?shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，避免形成各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“信息孤島”，因此在建設(shè)過程中要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。包括：

1.基礎(chǔ)設(shè)施的軟硬件平臺符合統(tǒng)一選型規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)；

2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的組織和管理符合統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、交換標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范；

3.用戶的電子身份和系統(tǒng)訪問符合統(tǒng)一的編碼標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范；

4.各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)、訪問模式和應(yīng)用間調(diào)用符合統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范、界面規(guī)范和接口調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)；

5.業(yè)務(wù)流程符合統(tǒng)一的業(yè)務(wù)模型、服務(wù)架構(gòu)規(guī)范和流程接口規(guī)范。

四、結(jié)論

建議采用高效穩(wěn)定且主流的開發(fā)工具及技術(shù)架構(gòu)研發(fā)各類后勤業(yè)務(wù)系統(tǒng)及平臺。

（一）設(shè)計(jì)工具：采用Powerdesigner+Viso進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及業(yè)務(wù)建模；

（二）開發(fā)工具及環(huán)境：MyEclipse 8.5，JDK 1.6；

（三）數(shù)據(jù)庫：MySql5；

（四）服務(wù)器：Apache+Tomcat6；

（五）采用單元測試+集成測試進(jìn)行軟件測試。

基于此技術(shù)選型的信息平臺已在部分首都高校后勤中逐步上線，目前運(yùn)行效果良好并且得到用戶的廣泛好評。

高校后勤信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要認(rèn)識到采用正確規(guī)劃建設(shè)思路的重要性。在建設(shè)過程中，開發(fā)方與業(yè)務(wù)使用方要密切合作、加強(qiáng)溝通、不斷優(yōu)化，使平臺系統(tǒng)充分適應(yīng)高校后勤的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理。

[1]郜鄭平.高校后勤信息化建設(shè)研究[J].科園月刊，2010（5）：70-72.

[2]張臣.對高校后勤管理工作的探究[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010（17）：175-176.

[3]楊懷婁.論高校后勤的網(wǎng)絡(luò)信息化管理[J].福建論壇：社科教育版，2010（6）：88-89.

[4]霍小衛(wèi),劉江坡.高校后勤管理信息化建設(shè)思路探討[J].科技信息,2012,（1）:285,290.

[5]郝定嘉王曉玲.關(guān)于建設(shè)某高校后勤集團(tuán)綜合信息化服務(wù)平臺的構(gòu)想[J].智能建筑與城市信息，2011（9）：51-55.

（責(zé)任編輯：厲凜松）