院校檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策探討

崔辰

摘 要：檔案管理在院校管理中占很大比重，做好檔案管理工作才能 更好的 幫助學(xué)校了解學(xué)生情況，制定更符合實(shí)際情況的建設(shè)需求，提高學(xué)校對(duì)學(xué)生教育水平以及對(duì)社會(huì)服務(wù)功能。但目前，國(guó)內(nèi)一些院校檔案管理能力不足，不能將檔案管理優(yōu)勢(shì)最大發(fā)揮，浪費(fèi)了許多檔案資源?；诖?，本文將探討院校檔案存在問(wèn)題與解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：院校檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

雖然不同領(lǐng)域?qū)τ跈n案定義各有不同，但檔案構(gòu)成要素卻是相同的：形成者、具有考察價(jià)值、形式和載體多樣性，其意義在于通過(guò)收集、記錄、整理幫助使用者更加全面掌握所需信息，并且做出適宜決策。2008年，國(guó)家檔案局也發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，為各院校制定檔案管理制度提供參照標(biāo)準(zhǔn)，幫助其做好檔案管理工作，由此可見(jiàn)檔案管理在學(xué)校管理中具有重要意義。

一、學(xué)校做好檔案管理工作的意義

1.綜合反映學(xué)生素質(zhì)

學(xué)生在校期間參加的各類(lèi)學(xué)?；顒?dòng)，一些大型活動(dòng)如運(yùn)動(dòng)會(huì)、考試等，學(xué)生在這些活動(dòng)中表現(xiàn)都會(huì)被記錄在檔案內(nèi)，這些檔案記錄都反映了學(xué)生在校期間能力表現(xiàn)具有客觀真實(shí)性。學(xué)校榮譽(yù)頒發(fā)及用人單位考察學(xué)生能力素質(zhì)時(shí)都會(huì)將檔案作為參考依據(jù)，在學(xué)生以后工作中，院校檔案也是其最初檔案，每一筆記錄都反映著學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程，因此對(duì)于學(xué)生是重要的人事資料。

學(xué)校只有做好檔案管理工作，才能保證檔案記錄真實(shí)有效，而且可以綜合反映出學(xué)生能力，加強(qiáng)用人單位對(duì)于學(xué)生了解程度，根據(jù)其能力安排適當(dāng)崗位，也利于學(xué)生職業(yè)規(guī)劃與發(fā)展。

2.規(guī)范學(xué)生言行舉止

學(xué)校雖然會(huì)為在校學(xué)生制定各類(lèi)規(guī)定章程，規(guī)范其言行舉止，但一些學(xué)生缺乏個(gè)人素質(zhì)和集體觀念的意識(shí)，還是會(huì)明知故犯。而檔案則在此過(guò)程中顯示出規(guī)范效用，學(xué)生一些不良行為會(huì)被記錄在檔案內(nèi)，從心里層面起到了懲罰作用，加強(qiáng)學(xué)生行為意識(shí)培養(yǎng)，為了避免檔案被留下負(fù)面記錄則會(huì)按照學(xué)校規(guī)范，對(duì)自身言行舉止負(fù)責(zé)。從另一角度來(lái)看，良好檔案記錄，也會(huì)對(duì)學(xué)生言行舉止起到激勵(lì)作用，使學(xué)生更加積極參加學(xué)?；顒?dòng)，并通過(guò)良好表現(xiàn)，增加檔案榮譽(yù)記錄，促進(jìn)了學(xué)校學(xué)生管理工作，使學(xué)生自發(fā)配合學(xué)校要求，提升綜合能力。

二、院校檔案管理中存在問(wèn)題

1.學(xué)校重視程度低

很多院校在檔案管理方面都存在認(rèn)識(shí)不足問(wèn)題，不能正確看待檔案管理工作重要性，因此在檔案方面出現(xiàn)一些問(wèn)題，如檔案記錄不及時(shí)，更新程度慢，調(diào)檔慢等。這都是由于缺乏專業(yè)人員管理或是管理人員認(rèn)知不強(qiáng)造成的。很多院校并沒(méi)有專門(mén)設(shè)立檔案管理部門(mén)，只是將其統(tǒng)歸于人事管理部門(mén)，或是檔案資料零散學(xué)生、教師部分歸于人事管理，學(xué)校部分則歸于圖書(shū)資料查詢，使學(xué)校檔案缺乏系統(tǒng)化管理。而且在人員編制上，大多數(shù)為校方領(lǐng)導(dǎo)家屬或是一些臨近退休教師，專業(yè)素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力差，不能滿足檔案管理工作需要。

2.檔案管理制度混亂

由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，很多學(xué)校都沒(méi)有健全、專業(yè)的檔案管理制度，再出現(xiàn)大規(guī)模檔案變動(dòng)計(jì)劃時(shí)，嚴(yán)重加大了人力勞動(dòng)量和工作難度。如江西省某教育廳為擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，修建新校區(qū)，將幾所大專院校合并成一所新學(xué)校，在這過(guò)程中大量學(xué)校職員都要面臨檔案資料更改問(wèn)題，而且新校區(qū)建成后，一些教師職稱也會(huì)發(fā)生改變，這都會(huì)加大檔案管理工作量，需要健全制度作為保障才能高效完成。

3.檔案資源利用率不高

這是很多學(xué)校檔案管理工作又一弱勢(shì)，不能將檔案資源全面利用起來(lái)，只看到了其記錄、查詢功效。因此檔案記錄方式單一只是紙質(zhì)記錄，而且對(duì)于院校長(zhǎng)期積累檔案不進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，浪費(fèi)了檔案資源。學(xué)校其他部門(mén)包括學(xué)生，檔案管理參與程度低，這種做法更加降低了檔案用途開(kāi)發(fā)，校方也不能注意到檔案管理優(yōu)勢(shì)，檔案管理工作長(zhǎng)期得不到重視程度，這都不利于檔案管理良性循環(huán)。

三、針對(duì)管理不足提出建議

1.提高對(duì)檔案管理工作重視程度

各院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作重視程度，為其單獨(dú)設(shè)立管理部門(mén)，加大人力、物力建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)普及。

應(yīng)該建立專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。學(xué)校在人員選聘上，應(yīng)該偏向?qū)I(yè)化選擇，而不是按照選聘人員學(xué)校資歷作為參考依據(jù)，為提高檔案管理效率檔案人員應(yīng)具備以下幾方面素質(zhì)。第一要具有良好道德素質(zhì)，檔案主要功用在于記錄，檔案管理人員一定要按照及時(shí)實(shí)際情況客觀記錄，而不能根據(jù)個(gè)人利益需要更改記錄，或是編造記錄。涉及到檔案擁有者一些獲獎(jiǎng)榮譽(yù)、資格考試憑證或是處罰記錄一定要進(jìn)行記錄核實(shí)?，F(xiàn)在一些院校內(nèi)造假成風(fēng)，學(xué)生為提高就業(yè)能力，會(huì)買(mǎi)一些假證件，檔案管理者在證件記錄時(shí)一定要做好考查，避免這種現(xiàn)象發(fā)生，保持學(xué)校良好形象。第二，要具有專業(yè)管理素質(zhì)，管理者能通過(guò)科學(xué)合理的管理手段為檔案進(jìn)行分類(lèi)，而且能因此開(kāi)發(fā)出檔案管理新用途，提高檔案資源利用效率，在一些大型檔案變動(dòng)管理工作中，也能保質(zhì)保量完成。第三為信息化應(yīng)用素質(zhì)，隨著現(xiàn)代無(wú)紙化辦公發(fā)展水平日益提高，檔案管理也要向著無(wú)紙化方向發(fā)展，檔案管理者應(yīng)該具備信息化技術(shù)應(yīng)用能力。

2.加強(qiáng)檔案資源利用率

從兩方面加強(qiáng)對(duì)于檔案資源利用，首先開(kāi)展“全員建檔”活動(dòng)，一增加檔案種類(lèi)與記錄方式，提高學(xué)校資源利用率。學(xué)?？梢宰约轰浿粕险n視頻，一是幫助學(xué)生加強(qiáng)課堂回顧，提升學(xué)習(xí)質(zhì)量；二是將學(xué)校教育資源作為學(xué)校檔案進(jìn)行存放，也是為一些教學(xué)水平較高教師保存能力憑證，教師在職稱評(píng)比或是申請(qǐng)其他學(xué)校工作時(shí)，影像資料比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更具說(shuō)服力。第二是創(chuàng)建學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，提高全員參與性積極性。建立信息系統(tǒng)，學(xué)校每個(gè)人都可以通過(guò)登錄學(xué)校官網(wǎng)查詢自身檔案，一方面可以檢查檔案是否及時(shí)更新，另一方面可以依照檔案情況加強(qiáng)自身管理，為檔案添加更多良好記錄。

建立電子管理系統(tǒng)，還提高了檔案服務(wù)功效與管理效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可進(jìn)行操作，節(jié)省了人力勞動(dòng)。學(xué)生或是職員在遇到一些問(wèn)題是，可以通過(guò)查詢檔案中傳統(tǒng)處理辦法來(lái)進(jìn)行參考，還能更加了解學(xué)校文化，加強(qiáng)校風(fēng)建設(shè)。

院校檔案管理具有綜合反映學(xué)生素質(zhì)、規(guī)范學(xué)生日常行為規(guī)范作用，因此院校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其重視程度。建立專業(yè)管理部門(mén)，并且提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，使得檔案管理更加科學(xué)有效。建立信息化管理方式，提高全員參與性，提高檔案服務(wù)功效。

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