淺述檔案信息服務(wù)與檔案信息服務(wù)模式

閆立衡

檔案信息服務(wù)模式是由一定歷史時期的生產(chǎn)力發(fā)展水平和生產(chǎn)組織形式?jīng)Q定的。檔案工作作為人有目的的活動的產(chǎn)物，需要與外界的社會環(huán)境之間進(jìn)行物質(zhì)、能量和信息的交換，在協(xié)調(diào)——失調(diào)——協(xié)調(diào)中達(dá)到新的平衡。在社會實踐的不斷變遷中認(rèn)識和把握檔案信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，自覺調(diào)整目標(biāo)定位和實現(xiàn)目的的方法、手段，以期在新的水平上重新達(dá)到穩(wěn)定的運行和協(xié)調(diào)發(fā)展，是保持檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的力量之源。

一、檔案信息服務(wù)

（一）檔案信息服務(wù)含義

檔案信息服務(wù)從廣義上講，指的是檔案信息機構(gòu)整個的業(yè)務(wù)工作。即所有為了促進(jìn)檔案信息流通，加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率，便于利用者獲取檔案信息所進(jìn)行的各項活動。狹義上講，是指檔案館（室）工作人員根據(jù)利用者的檔案信息需求，組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。

（二）檔案信息服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)成要素

檔案信息服務(wù)系統(tǒng)由檔案信息服務(wù)對象——利用者、檔案信息服務(wù)人員——檔案工作者、檔案信息服務(wù)設(shè)施、檔案信息服務(wù)方法、檔案信息服務(wù)資源構(gòu)成。利用者是檔案信息服務(wù)的客體，是檔案信息服務(wù)存在的原動力；檔案工作者是檔案信息服務(wù)的主體，包括相關(guān)的業(yè)務(wù)人員與服務(wù)人員；檔案信息服務(wù)設(shè)施是檔案信息服務(wù)工作的物質(zhì)條件；服務(wù)方法與信息資源分別是檔案信息服務(wù)實現(xiàn)的前提與工作對象。

二、檔案信息服務(wù)模式

（一）檔案信息服務(wù)模式含義

模式是某類問題的方法論，是問題解決方案的核心，管理理念的具體化，是一種被組織和社會所認(rèn)同與接納的管理法則，好的模式可以用效益去審視、評價。從系統(tǒng)論角度看，模式不僅是指由理念、組織方式、技術(shù)以及多種物質(zhì)要素構(gòu)成的具有一定功能的有機整體，是對組成要素及其基本關(guān)系的描述，也是諸要素之間相互作用、推進(jìn)其運行變化的動態(tài)過程系統(tǒng)。檔案信息服務(wù)模式是指在檔案信息服務(wù)理念這種精神的支配下，通過制定一系列檔案信息服務(wù)制度，來規(guī)范檔案信息服務(wù)機構(gòu)的運行與檔案信息利用者的行為，使社會檔案信息需求與供給達(dá)到平衡狀態(tài)的一種檔案信息服務(wù)系統(tǒng)運作狀態(tài)。檔案信息服務(wù)模式一旦建立并發(fā)揮作用，就會對檔案信息服務(wù)工作形成潛在的、持久的約束，使檔案信息服務(wù)工作的各方面在服務(wù)模式的規(guī)范下有序開展，但是，檔案信息服務(wù)模式又不是持久不變的，它必將隨著社會實踐這個大的運行環(huán)境的變化而變化。

（二）檔案信息服務(wù)模式的構(gòu)成

服務(wù)理念是理念的子概念。理念的產(chǎn)生源于哲學(xué)。理念是人對于不同事物從自身角度出發(fā)確（認(rèn)）定下來的正確看法，并用于指導(dǎo)人們的行為實踐，理念是一種意識。需要強調(diào)的是，理念本身有正確的和錯誤之分，理念是行為人自身擁有并認(rèn)為正確的看法，并不代表其本身真的正確。

從理論與實踐兩個方面看，服務(wù)理念對于檔案信息服務(wù)部門的意義在于它是檔案信息服務(wù)部門行為最本源的東西，與其行為有著因果關(guān)系，服務(wù)理念是因，行為是果；服務(wù)理念是行為的主導(dǎo)，行為是服務(wù)理念的實現(xiàn)，服務(wù)理念決定檔案信息服務(wù)部門的存在與發(fā)展，是一種精神，這個精神自然還要支配服務(wù)制度的制定。檔案信息服務(wù)部門的規(guī)模越龐大，服務(wù)理念的重要性就越突出；檔案信息服務(wù)部門行為的一致性要求越高，對服務(wù)理念的依賴性就越大。沒有正確的服務(wù)理念，檔案信息服務(wù)部門越是努力其損失就越大。

哲學(xué)上的意識決定行為，這并不是說整個意識指導(dǎo)每一個具體的行為，指導(dǎo)每一個具體行為的是每一個具體的理念。要想成就某事，首先必須選擇正確的理念，其次行為本身也要正確，這是兩個充分而必要的條件。正確的理念并不等于正確的行為，錯誤的理念一定導(dǎo)致錯誤的行為?，F(xiàn)實生活中，人們在分析成功與失敗的原因時，往往只關(guān)注行為的本身，而忽略了對理念的分析與判斷，這樣做的結(jié)果有時根本無法找到問題的癥結(jié)。這么多年，檔案界之所以沒有解決檔案信息服務(wù)問題，就是只談服務(wù)意識，而沒有從根本上解決服務(wù)理念的問題。因為，服務(wù)理念是貫穿整個服務(wù)機構(gòu)活動的服務(wù)思想。它不同于服務(wù)意識，前者屬于管理思想范疇，后者是一種具體意識。在理性化背景下，服務(wù)理念直接作用于組織制度的制定與組織實踐的開展，服務(wù)理念對于管理的影響是系統(tǒng)的，而對服務(wù)意識的影響則是局部的。對于服務(wù)機構(gòu)來說，服務(wù)理念也是組織核心競爭能力的體現(xiàn)。組織與組織之間根本的區(qū)別就是理念上的區(qū)別，進(jìn)而在理念的指導(dǎo)下在組織宗旨、構(gòu)成、活動及其活動結(jié)果上引起一系列的不同。對組織是這樣，對一個民族、對一個國家同樣是這樣。服務(wù)制度就是在服務(wù)理念支配下建立的有關(guān)服務(wù)機構(gòu)權(quán)限、職責(zé)、服務(wù)方式、程序等一系列的規(guī)章制度。服務(wù)制度內(nèi)容廣泛，只要是與檔案信息服務(wù)工作有關(guān)的內(nèi)容，都可以納入其調(diào)整范圍。服務(wù)制度是服務(wù)理念的體現(xiàn)，透過服務(wù)制度我們可以了解服務(wù)機構(gòu)的宗旨、職責(zé)等相關(guān)信息。服務(wù)機構(gòu)服務(wù)機構(gòu)是將服務(wù)制度、服務(wù)方法與程序等服務(wù)環(huán)節(jié)付諸于實踐的組織。檔案信息服務(wù)部門就是提供檔案信息的服務(wù)機構(gòu)，具體是指公共檔案館，包括歷史檔案館、綜合檔案館與專業(yè)檔案館。檔案信息服務(wù)機構(gòu)是檔案信息服務(wù)模式形成的組織者，它的設(shè)置不應(yīng)是一成不變，應(yīng)該隨著服務(wù)工作的變化，結(jié)合政治、經(jīng)濟(jì)、文化等條件而變化，符合高效、低耗的原則，不應(yīng)“一刀切”。因為，如果檔案信息服務(wù)機構(gòu)設(shè)置不當(dāng)必然會影響檔案信息服務(wù)工作的全局。服務(wù)方式服務(wù)方式是為了實現(xiàn)服務(wù)目的而采用的各種途徑和程序。只要服務(wù)方法能獲得預(yù)期的服務(wù)效果，并且符合服務(wù)理念，遵守服務(wù)制度，它就是理想的。對于檔案信息服務(wù)部門來說，服務(wù)方式就是為了達(dá)到加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率、便于利用者獲取檔案信息等目的而采取的一系列檔案信息提供方式。在我國，檔案信息的服務(wù)方式主要有檔案外借、出具檔案證明、制發(fā)檔案復(fù)制本、提供咨詢、印發(fā)檔案目錄、檔案展覽與陳列、檔案咨詢服務(wù)以及興起的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。服務(wù)程序有的人也許會認(rèn)為服務(wù)程序和服務(wù)方式是一樣的，其實不然。服務(wù)程序是服務(wù)方式的具體實施，服務(wù)方式是服務(wù)程序確定的前提，兩者相互依存。對于檔案信息服務(wù)部門來說，檔案信息的服務(wù)程序的差異源于各種檔案信息服務(wù)方式的差異，前者要比后者更煩瑣。同時，服務(wù)程序設(shè)計對于檔案信息服務(wù)部門實現(xiàn)服務(wù)目的至關(guān)重要。