高?？蒲薪?jīng)費管理模式探討

程玉紅

(淮北師范大學 財務處，安徽 淮北 235000）

高?？蒲薪?jīng)費管理模式探討

程玉紅

(淮北師范大學 財務處，安徽 淮北 235000）

科研經(jīng)費是高等學校科研人員從事科研活動的物質(zhì)基礎，是高等學?？茖W技術發(fā)展和創(chuàng)新的重要資金保障，是科研管理的核心內(nèi)容之一。但當今高校傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理模式，已經(jīng)越來越不能適應高校日益增長的科研經(jīng)費管理的需要，制約著科研事業(yè)的健康發(fā)展。結(jié)合當前形勢及高校實際情況，提出在科研處下設科研財務科，實行二級管理模式，從而在科研部門與財務部門之間架起一座溝通的橋梁，提高科研經(jīng)費的管理效率。

高校；科研經(jīng)費；管理模式

近年來，我國普通高校科研活動日益活躍，科研經(jīng)費收入出現(xiàn)大幅增長勢頭。然而，我國傳統(tǒng)的高?？蒲薪?jīng)費管理模式已經(jīng)很難適應高?？蒲邪l(fā)展的需要，科研資金浪費嚴重，科研效益低下，直接影響著我國科技進步和經(jīng)濟發(fā)展，影響著我國綜合國力和國際競爭力的提升。因此，如何改善高?？蒲薪?jīng)費的管理模式，提高科研經(jīng)費的使用效率，成為一項制約高校發(fā)展而急需解決的重大問題。

一、傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理模式及其弊端

目前，我國大多數(shù)高校采用的是直線職能制科研管理模式。這種管理模式把直線制結(jié)構與職能制結(jié)構結(jié)合起來，以直線為基礎，在校長領導下，設置財務處、科研處等具體職能機構，推行垂直式領導方式。[1]財務處、科研處分別從事不同的業(yè)務管理，形成主管領導統(tǒng)一指揮，職能部門參謀指導的管理模式。負責科研項目、經(jīng)費管理的兩個職能部門即財務處和科研處，成為在校長統(tǒng)一領導之下的兩個平行機構，各自負責不同的職能工作。科研處負責側(cè)重于項目技術層面的管理，注重爭取項目，多出成果，出好成果，重視科研項目的申請，往往忽視科研經(jīng)費的使用過程管理。財務處承擔科研經(jīng)費收支的核算任務，對科研經(jīng)費的來源、使用缺乏有效監(jiān)督和跟蹤管理。傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理體制運行模式如圖1所示。

圖1 傳統(tǒng)科研管理體制運行模式

這種按職能劃分部門是現(xiàn)代高校最廣泛采用的一種組織方法。它的優(yōu)點是由于遵循專業(yè)化分工原則，部門之間職責分明，目標明確，有利于落實上級指示，完成組織分配的目標任務，提高部門的工作效率?？墒牵@種按職能劃分部門的方法一個致命的缺點，就是很容易使各職能部門的專業(yè)人員產(chǎn)生隧道視野，即除了自己的領域外，看不到其他任何事物，造成各部門之間橫向協(xié)調(diào)困難重重。[2]受此影響，各個職能部門僅考慮局部利益，而忽視整體利益。部門之間職責分明，難以融合，管理方式陳舊僵化，很難適應不斷變化的外部環(huán)境。以“隧道視野”效應為基礎，我們可以將高校科管理部門視為若干條隧道，相互封閉，缺乏協(xié)作。他們各自對學校上級負責，而不是作為一個整體對上級負責，很難實現(xiàn)高?？蒲泄芾淼淖顑?yōu)化和利益最大化。這種傳統(tǒng)的職能分散、缺乏合作的并行式管理模式越來越不適應高?？蒲邪l(fā)展的需要，導致以下諸多問題產(chǎn)生。

一是科研經(jīng)費預算不科學。科研項目負責人往往有授課任務，科研任務工作量大，沒有充足的時間去了解相關的財務管理制度，在進行編制課題預算時，由于不是專業(yè)財務人員，對財務知識、財務管理制度及預算知識不甚了解，預算觀念不強。為提高項目立項率，迎合立項單位的意圖，不顧實際需要，一切從課題申報需要出發(fā)，憑個人感覺，盲目羅列，很少進行論證研究，也不請財務人員進行指導，編制的預算不能客觀反映科研成本，增加了項目預算執(zhí)行的難度，造成項目預算與實際支出存在較大出入。

二是科研經(jīng)費支出紊亂。不少學校為了促進學科建設，紛紛鼓勵大家爭項目做科研，認為科研人員爭取到項目不容易，常常放松對科研經(jīng)費的管理，只要科研人員不違反財務管理制度，至于如何支出，往往不予過問。一些項目負責人也就想當然地認為科研經(jīng)費是自己憑能力爭取到的，與工作單位沒有關系，如果發(fā)票真實合法，就應該給予報銷。[3]他們總是挖空心思地利用科研管理制度的漏洞，尋找各種借口，編織種種理由，進行各種名目的報銷。一些科研人員甚至采取虛列開支、私自轉(zhuǎn)撥等手段以套取科研資金?？蒲薪?jīng)費支出十分混亂，科研投入不能正常發(fā)揮效果，淪為任人宰割的“唐僧肉”，極大地浪費了國家資金和敗壞了學術風氣。

三是科研管理相互脫節(jié)。高校科研管理分為項目管理和經(jīng)費管理兩個部分，科研項目管理由科研管理部門即人文社科處和科技處負責，科研經(jīng)費管理和核算由財務部門即財務處負責，科研經(jīng)費具體開支由科研人員即項目負責人負責。科研管理部門把主要精力放在申報項目、爭取經(jīng)費、多出成果上，對科研資金的支出狀況缺乏跟蹤監(jiān)督?？蒲许椖恳坏┥陥蟪晒?，科研部門只是象征性地簡單扣除一點管理費用，而把對科研經(jīng)費的監(jiān)督管理職責一股腦拋給財務部門，也不給財務部門提供有關科研項目的基本資料與動態(tài)信息。[4]財務部門也不清楚科研工作的推進情況，陷入盲人摸象的尷尬境地，沒有能力對經(jīng)費使用效率作出科學研判。所謂管理常常停留在日常業(yè)務核算上，不能把科研經(jīng)費支出過程中存在種種問題及時反饋給科研部門，造成項目管理與財務管理自成一體。由于科研部門和財務部門缺乏溝通交流，在管理工作中無法做到協(xié)調(diào)一致，形成了科研項目管理和科研經(jīng)費管理相互脫節(jié)的局面。

二、推行二級管理模式，設立科研財務科

為了克服科研經(jīng)費管理存在的上述問題，實現(xiàn)對科研經(jīng)費管理的無縫對接，保證把有限的科研資金能夠真正用于項目研究，避免浪費。我們認為應在高校試行科研經(jīng)費二級管理模式，即在科研處下設立科研財務科，由學校財務處委派會計管理人員，全程參與科研項目申報、經(jīng)費預算、經(jīng)費收支，以及項目結(jié)項驗收與審核等一系列管理工作，由被動管理變主動管理，由過去財務的事后管理變?yōu)槭虑?、事中和事后的全過程管理，使科研經(jīng)費使用更加科學合理。其運行方式如圖2所示。

圖2 高校新型科研經(jīng)費管理模式

科研財務科成為聯(lián)系財務部門和科研部門的橋梁和紐帶，獨立設置科研財務科能夠?qū)崿F(xiàn)對科研資金支出情況的全過程監(jiān)控，使科研經(jīng)費管理工作更加積極主動，富有效率。其職責范圍包括：

1.做好制度制定和宣傳工作?？蒲胸攧杖藛T協(xié)同科研部門修訂、完善科研經(jīng)費管理制度；與科研部門共同做好對科研人員的各項規(guī)章制度的培訓和宣傳工作，提高科研人員守規(guī)意識；做好到賬經(jīng)費的登記、發(fā)布和通知工作，負責向科研人員做好經(jīng)費報銷程序和經(jīng)費支出范圍的咨詢工作。

2.直接參與預算編制。協(xié)助科研人員做好科研項目的預算編制工作，使之既符合管理制度，又適應實際需要，提高項目預算的針對性和可操作性，減少資金投入的盲目性，提高科研資金的使用效益。

3.做好日常管理工作。做好科研經(jīng)費的進賬、外撥，子課題經(jīng)費對轉(zhuǎn)、內(nèi)部轉(zhuǎn)撥、報銷等核算工作；掌握科研進度及日常報銷的相關性，確定科研經(jīng)費支出范圍、支出標準，按照應實際需要，提高項目預算的針對性和可操作性，減少資金投入的盲目性，確定科研項目的預算金額設置比例，做好會計核算工作；對項目經(jīng)費支出進行收集、歸類、整理，對數(shù)據(jù)進行分析，為調(diào)整科研政策提供幫助。

4.做好科研項目清理驗收工作。協(xié)助課題負責人做好各類科研項目經(jīng)費使用情況年度報表工作，以及財務審計和驗收工作；協(xié)助科研管理部門做好各類科研項目立項、執(zhí)行、驗收、清理、結(jié)轉(zhuǎn)工作。

三、發(fā)揮科研財務科的作用，加強高?？蒲薪?jīng)費管理

一是建立專業(yè)的科研經(jīng)費管理隊伍。雖然各高校對科研管理隊伍建設給予充分的重視，但往往忽視了這支管理隊伍中的一支分隊——科研經(jīng)費管理隊伍的建設?？蒲薪?jīng)費管理有自身的管理規(guī)律，配備專業(yè)的會計隊伍，是做好科研經(jīng)費管理工作的組織保障。面對國家不斷增多的科研投入經(jīng)費，建立一支學有專長、精通業(yè)務的科研會計管理隊伍已經(jīng)勢在必行。高校不斷創(chuàng)新高?？蒲泄芾眢w制，在學?？蒲刑幵O置專門科研會計崗位，成立科研財務科，配備專門的會計和出納人員，設置獨立的管理賬戶，承擔全校各類科研項目經(jīng)費預算管理、會計核算和項目決算工作。科研會計人員不僅需要具有必備的財務專業(yè)知識，而且還要熟悉各類科研經(jīng)費管理辦法，熟悉科研項目立項、年度檢查和結(jié)項程序。這樣有利于科研會計與科研人員之間交流聯(lián)系，使科研會計更容易把握科研工作實際動態(tài)，從始至終，參與科研管理工作，對科研經(jīng)費使用進行全程監(jiān)控,規(guī)范科研經(jīng)費使用行為,指導科研人員科學合理地編制經(jīng)費預算,遵紀守規(guī)地執(zhí)行預算，提高了科研經(jīng)費的使用效益。

二是積極做好對科研人員的宣傳教育工作。絕大多數(shù)高?？蒲腥藛T往往一身二職，既從事科研工作，又承擔教學任務，工作事務繁忙，沒有時間學習了解財務法規(guī)，對相關財務管理制度知之甚少，法制觀念淡薄，守規(guī)意識不強，隨意支出科研經(jīng)費，甚至利用不法手段套取科研經(jīng)費，造成大量科研經(jīng)費浪費和流失。[5]科研財務科由于對財務制度和科研制度比較熟悉，可以利用自身優(yōu)勢，加強對科研人員宣傳教育力度，采取舉辦培訓班、開設專題講座、辦專欄板報等形式，對高?？蒲腥藛T定期進行財務法規(guī)和管理制度培訓工作，有針對性地指導科研人員熟知經(jīng)費報銷規(guī)則和報銷流程，注意經(jīng)費報銷過程中重要事項，讓科研人員報賬少走彎路，對于一些違反財務規(guī)定的報賬行為，要及時指出，并做好耐心細致的解釋工作，取得科研人員的理解和支持，提高他們科學支配科研資金的意識，自覺遵守各項財務制度，從內(nèi)心深處支持科研管理工作。充分利用一些有影響的反面典型案例，為科研人員敲響警鐘，使他們認識到一旦違反財經(jīng)法律制度，如果構成犯罪的將會被依法追究法律責任，讓科研人員自覺約束自己的行為，防微杜漸，真正管好、用好科研經(jīng)費，讓每一分科研資金都用在刀刃上，使科研經(jīng)費使用效益最大化。只有廣大科研人員養(yǎng)成遵規(guī)守制的良好習慣，與科研管理人員一道相互配合，互相合作,才能保證高?？蒲薪?jīng)費管理工作順利、有序、高效的進行。

三是協(xié)助科研人員做好預算編制。受專業(yè)知識局限，科研人員對如何編制項目預算不是很懂，這就需要科研會計幫助他們根據(jù)有關管理規(guī)定，結(jié)合不同科研活動的基本規(guī)律，對科研人員進行專業(yè)化指導，積極提出專門化建議，與他們一起共同編制項目預算，細化支出項目，確定合理的支出標準，使項目預算不但符合科學研究需要，而且符合財務管理要求，盡最大可能使科研預算與實際運行成本相一致，增強項目預算可操作性，減少未來實際工作中經(jīng)費支出的困難問題?？蒲袝媴⑴c科研項目的預算編制，既可以使科研人員了解項目經(jīng)費中的財務管理要求，又可以使科研會計提前了解科研項目的基本情況，避免預算執(zhí)行過程中會計核算脫離科研活動的情況，切實提高科研經(jīng)費的使用效益。[6]

四是構建科研項目管理系統(tǒng)。為了實現(xiàn)對科研經(jīng)費的實時動態(tài)管理，高?？蒲胸攧湛圃谕晟聘黜椆芾碇贫鹊幕A上，建立起科研項目信息管理系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡，將科研項目合同、經(jīng)費預算構成、項目研究進度等信息輸入到該系統(tǒng)中，管理部門可以實時查詢到項目信息，真正做到實時動態(tài)管理?？蒲刑幇凑丈暾垥咸顖蟮难芯窟M度、階段性目標，定期對科研項目的研究進度和完成情況進行檢查，及時掌握科研項目的研究情況和經(jīng)費使用情況。[7]針對出現(xiàn)的問題，提出改正措施，保證項目研究順利進行。財務處對科研經(jīng)費管理改變了過去“盲人摸象”的狀況，將批復的項目預算科目中每一筆額度都錄入到財務系統(tǒng)中，有效實現(xiàn)了經(jīng)費使用的額度控制和比例控制，一旦超支，系統(tǒng)不予通過。只要檢索科研項目代碼，各個科目中的支出情況便一目了然?？蒲腥藛T可以通過信息管理系統(tǒng)隨時查詢科研經(jīng)費支出情況和經(jīng)費剩余情況，做到心中有數(shù)，使項目進度與經(jīng)費支出保持一致。[8]科研信息管理系統(tǒng)的建立，等于在管理人員和科研人員之間架起了一道溝通的橋梁，實現(xiàn)了對科研經(jīng)費的實時動態(tài)化管理，使管理工作更加透明化、科學化和高效化。

五是加大監(jiān)督管理力度。搞好高?？蒲薪?jīng)費管理，除了進行嚴格的日常管理外，還要建立必要的監(jiān)督機制，加強對科研經(jīng)費的監(jiān)督管理?？蒲胸攧湛谱鳛榭蒲薪?jīng)費管理的專業(yè)職能機構，時時刻刻要緊繃監(jiān)督這根線，對科研經(jīng)費支出情況進行重點監(jiān)督，主要包括預算執(zhí)行情況、經(jīng)費核算情況、設備購置和管理情況、經(jīng)費決算和財務驗收制度執(zhí)行情況等方面。重點要對與科研活動有關的票據(jù)、帳簿、報表進行審查，檢查經(jīng)費的審批報銷手續(xù)是否合法、完整，賬目核算是否準確，是否存在“三超”問題，即超預算、超范圍、超標準支出，有無擠占、挪用、轉(zhuǎn)移、擅自轉(zhuǎn)撥經(jīng)費等違背財經(jīng)法規(guī)問題發(fā)生?？蒲腥藛T應端正思想態(tài)度，配合學校監(jiān)督檢查，保證科研經(jīng)費使用真實合法。對經(jīng)費使用過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀行為,學校應按照《財政違法行為處罰處分條例》《事業(yè)單位工作人員處分暫行辦法》,視不同情況，對相關責任人分別給予通報批評、警告或記過處分；涉嫌犯罪的,依法移送司法機關處理。

[1]李小妹.高?？蒲泄芾韀M].天津：天津科學技術出版社, 2008.

[2]白璦崢.管理學原理[M].北京：中國人民大學出版社，2014.

[3]趙善慶.高校科研經(jīng)費精細化管理探析[J].財會通訊, 2011(3).

[4]佘文琰.淺論高?？蒲薪?jīng)費預算管理現(xiàn)狀與對策[J].高校后勤研究,2011(6).

[5]黃秀娥.高?？蒲薪?jīng)費管理存在的問題與對策[J].會計之友,2009(6).

[6]陳霞.高?？蒲薪?jīng)費管理中的問題及對策探析[J].會計之友,2015（24）.

[7]牛淑芳.高等院?？蒲薪?jīng)費管理機制研究[J].財會研究, 2010（2）.

[8]王鑫.高校橫向科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀及加強管理的建議[J].財會學習,2016（9）.

責任編校 謝賢德

G647.5

A

2095-0683（2016）04-0053-04

2016-06-07

安徽省教育廳人文社科項目(2014SK40)

程玉紅（1970），女，河南項城人，淮北師范大學財務處高級會計師。