高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理研究

謝林悅

精細(xì)化管理是高校藝術(shù)檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的必經(jīng)階段，是在規(guī)范化管理基礎(chǔ)之上的質(zhì)的提升。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理不僅有助于改變當(dāng)前粗放式管理的局面，更可有效提升高校藝術(shù)檔案資源建設(shè)的質(zhì)量和提供利用的效率。

1 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需轉(zhuǎn)變管理理念

1.1 將效益觀念放在首位。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理是在確保資源質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量的前提下，最大限度地減少高校藝術(shù)檔案管理過程中所耗資源，以降低管理成本為主要目標(biāo)的現(xiàn)代化管理方式。因此，在高校藝術(shù)檔案管理的過程中，應(yīng)將管理效益作為主要評價和考量標(biāo)準(zhǔn)。在具體的工作中，應(yīng)在保證齊全、完整的基礎(chǔ)上，加大對利用率較高類型的高校藝術(shù)檔案的重視和投入，提高管理資源的效益產(chǎn)出率；將提供利用工作作為管理質(zhì)量的試金石，改革甚至革除有礙于提供利用工作效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，完善和細(xì)化有利環(huán)節(jié)；提高高校藝術(shù)檔案的數(shù)字化比率和質(zhì)量，利用先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升高校藝術(shù)檔案的管理和服務(wù)效率。

1.2 強(qiáng)化以人為本的理念。精細(xì)化管理是一種管理理念和文化，它的實(shí)現(xiàn)需要由相應(yīng)的高校檔案管理人員來完成。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理要求將相應(yīng)的管理責(zé)任明確化、具體化，使得每一個管理者都能夠盡職盡責(zé)。因此，其內(nèi)在的要求是對人的科學(xué)管理。傳統(tǒng)的管理強(qiáng)調(diào)對客體即高校藝術(shù)檔案本身的管理，對主體即高校藝術(shù)檔案管理人員的管理相對較弱。而要實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理恰恰要求強(qiáng)化對主體的管理，以人為本，做到事事有安排、事事有標(biāo)準(zhǔn)、事事有人管、事事有考核。

2 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需加強(qiáng)制度建設(shè)

精細(xì)化管理的基本原則之一就是對管理制度的嚴(yán)格制定和執(zhí)行。因此，加強(qiáng)制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的重要保障。

依據(jù)當(dāng)前的管理實(shí)際并結(jié)合高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的需要，加強(qiáng)制度建設(shè)可從以下三個方面著手：第一，在高校檔案管理制度的制定過程中應(yīng)加大獎懲制度的分量，細(xì)化獎懲條款。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理不僅要求具備規(guī)范的管理制度，而且要求通過考核保證其實(shí)施，科學(xué)的獎懲制度可有效達(dá)成這一目的。當(dāng)前，高校檔案館（室）的相關(guān)管理制度較為重視管理職責(zé)的明確，而相應(yīng)的獎懲條款卻顯得較為模糊，即便是在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中亦是如此。第二，編制《崗位職責(zé)指導(dǎo)書》。高校檔案館（室）的工作人員相對較少，因此可結(jié)合其業(yè)務(wù)工作專業(yè)化、具體性描述工作權(quán)責(zé)、制定較為詳細(xì)的考評標(biāo)準(zhǔn)，從而為每一位工作人員編制相應(yīng)的《崗位職責(zé)指導(dǎo)書》并嚴(yán)格實(shí)施。第三，可結(jié)合各高校藝術(shù)檔案的管理實(shí)踐，依據(jù)《藝術(shù)檔案管理辦法》制定實(shí)施本校的《高校藝術(shù)檔案管理辦法》。

3 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理需細(xì)化管理流程

精細(xì)化管理本質(zhì)上是一種對管理目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過程，要求其管理規(guī)劃能有效貫徹到每一個管理環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用。因此，細(xì)化管理流程是實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的核心。

由于高校藝術(shù)檔案在種類、內(nèi)容、載體等方面均具有多樣性，且在2008年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的分類體系中沒有獨(dú)立出來，其分散存在于教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類等高校檔案類型中，因此其管理尚不能實(shí)現(xiàn)完全獨(dú)立。不過，由于高校藝術(shù)檔案具有獨(dú)特的功能和特點(diǎn)，且國家文化部和檔案局早在2002年就頒布實(shí)施了《藝術(shù)檔案管理辦法》，這就為高校藝術(shù)檔案的獨(dú)立化、系統(tǒng)化管理提供了切實(shí)的依據(jù)。當(dāng)前，在高校檔案館（室）內(nèi)部普遍實(shí)行的是職能制，即按照檔案管理流程規(guī)劃和設(shè)置檔案業(yè)務(wù)部門。筆者認(rèn)為，在職能制的基礎(chǔ)上，每一個業(yè)務(wù)部門均制定相應(yīng)精細(xì)的檔案管理流程圖，將業(yè)務(wù)管理每一個環(huán)節(jié)都納入其中，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。在此前提下，再按照檔案類型進(jìn)行分工管理方可最大限度地實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理，如可將與之相關(guān)類型檔案的管理職責(zé)分配給固定工作人員專職負(fù)責(zé)。如此既可做到責(zé)任明確、職有專司，又可實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理，有效提升高校藝術(shù)檔案管理效率。

4 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需創(chuàng)新管理方法

精細(xì)化的工作方法就是將復(fù)雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化，因此，高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理歸根結(jié)底要靠信息化的管理方法來實(shí)現(xiàn)。

高校藝術(shù)檔案的信息化管理主要應(yīng)從兩方面著手：一是高校藝術(shù)檔案資源的數(shù)字化、虛擬化，尤其是對于實(shí)物類高校藝術(shù)檔案，利用虛擬技術(shù)逐漸取代攝影技術(shù)對其進(jìn)行處理更有助于信息化管理和提供利用。二是借助相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，甚至可根據(jù)高校藝術(shù)檔案的管理模式和需求特點(diǎn)設(shè)計專門的管理系統(tǒng)。