數(shù)字檔案資源建設(shè)研究

軒紅

摘 要：文章分析了國內(nèi)數(shù)字檔案資源建設(shè)的主要手段以及建設(shè)模式，然后對(duì)已經(jīng)建設(shè)的數(shù)字檔案資源長期保存技術(shù)和方案進(jìn)行了匯總和分析，并對(duì)長期保存的數(shù)字檔案資源類型、長期保存技術(shù)類型進(jìn)行評(píng)價(jià)。

關(guān)鍵字：數(shù)字檔案；長期保存；數(shù)字檔案共建

數(shù)字檔案資源，是必須要借助電子計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備進(jìn)行管理和利用的檔案資源的總和。數(shù)字檔案資源館藏主要由虛擬數(shù)字檔案和實(shí)體數(shù)字檔案兩種。檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)方案應(yīng)該包含數(shù)字檔案的收集、建設(shè)、長期保存和評(píng)價(jià)四個(gè)方面。

1 檔案資源的收集

電子檔案資源的類型主要包括電子文檔、電子文件、圖片、視頻等類型的數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案資源庫的建設(shè)主要有本地和鏡像兩種。建立本地?cái)?shù)字檔案資源庫，這種模式就是將數(shù)字資源庫安裝到本地服務(wù)器，根據(jù)IP來限制局域網(wǎng)的訪問范圍。這種模式不需要認(rèn)證，也沒有人數(shù)限制。數(shù)據(jù)的更新方式一般是采用硬盤或者通訊的方式進(jìn)行追加更新。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是：數(shù)據(jù)穩(wěn)定，不限制用戶使用，沒有通訊費(fèi)用，方便進(jìn)行構(gòu)建一站式檢索。該模式的不足之處：硬件投入較大，對(duì)服務(wù)器的要求比較高，系統(tǒng)維護(hù)成本較高，需要專門的人員進(jìn)行定期更新。第二種模式是采用數(shù)據(jù)檔案資源共建共享的模式。這種模式是將數(shù)字資源庫安裝在某一個(gè)機(jī)構(gòu)，其他的附屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行共同使用。這種模式有利于資源的共建共享，成本較低，維護(hù)方便，但由于檔案資源的特殊性，決定了檔案資源在上繳上面容易出現(xiàn)問題，如格式、檔案隱秘性特征。

機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，搭建屬于自己的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的建設(shè)模式主要有自建、與公司聯(lián)建、機(jī)構(gòu)聯(lián)盟共建三種模式。（1）獨(dú)立建設(shè)。機(jī)構(gòu)自己出人力物力進(jìn)行構(gòu)建，這種模式對(duì)技術(shù)要求較高，資金成本較低。（2）與公司聯(lián)建。這種模式是機(jī)構(gòu)提出構(gòu)思與資源，軟件公司進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)，這種方式資金成本較高，設(shè)計(jì)出來的數(shù)據(jù)庫也比較先進(jìn)。（3）聯(lián)盟共建。建立檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)盟，各個(gè)成員機(jī)構(gòu)共同建設(shè)數(shù)據(jù)庫，技術(shù)與資源同時(shí)共享，建設(shè)成本均攤，這種模式主要考慮產(chǎn)權(quán)和數(shù)據(jù)庫維護(hù)問題。

各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)在建設(shè)數(shù)字檔案庫的時(shí)候，需要考慮以下幾點(diǎn)影響因素：（1）本機(jī)構(gòu)檔案的資源整體情況。主要包含資源數(shù)量、用戶數(shù)量、資源挖掘程度和檔案機(jī)密性。（2）本機(jī)構(gòu)的硬件與軟件情況。硬件主要包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲(chǔ)情況等，軟件情況包含數(shù)據(jù)庫軟件、操作系統(tǒng)、以及數(shù)字資源的技術(shù)維護(hù)力量等。（3）經(jīng)費(fèi)情況。當(dāng)年或者未來幾年在數(shù)字檔案建設(shè)方面的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

2 數(shù)字檔案長期保存方案研究

數(shù)字檔案建設(shè)是一個(gè)資源積累的過程。數(shù)字檔案資源不同于紙質(zhì)檔案之處在于其保存對(duì)實(shí)體空間占用比較少，所以不像紙質(zhì)資源那樣需要定期的保養(yǎng)。數(shù)字資源長期利用主要需要考慮的是資源的積累和長期保存方案。數(shù)字資源保存一般包含數(shù)字檔案繳存制度、數(shù)字遷移和數(shù)字仿真技術(shù)。

2.1 數(shù)字資源繳存制度。這里主要是指機(jī)構(gòu)或者機(jī)構(gòu)聯(lián)盟自建的數(shù)字檔案庫的繳存制度。應(yīng)該從政策的層面上建立一定的制度來保證數(shù)字檔案資源的長期積累和保存。筆者認(rèn)為機(jī)構(gòu)應(yīng)該從以下幾點(diǎn)來確保數(shù)字檔案資源來源：（1）明確收繳的內(nèi)容。如機(jī)構(gòu)成員的論文、著作和專利等；沒有經(jīng)過正規(guī)出版的如研究報(bào)告、博客、學(xué)位論文等；機(jī)構(gòu)和個(gè)人活動(dòng)的記錄，如會(huì)議文獻(xiàn)、PPT課件等。（2）明確收繳主體。一個(gè)單位應(yīng)該指派一名專門的人員負(fù)責(zé)上傳或者上繳數(shù)字資源，責(zé)任到人，同時(shí)也有利于部門機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源的收繳。（3）建立權(quán)益保障機(jī)制。對(duì)按時(shí)繳存的機(jī)構(gòu)可以實(shí)行定量的積分制，然后分別賦予不等的權(quán)限，同時(shí)單位應(yīng)該建立一套的獎(jiǎng)勵(lì)制度，來鼓勵(lì)讀者上傳其數(shù)字檔案資源。

2.2 數(shù)字檔案長期保存技術(shù)。數(shù)字檔案長期保存的技術(shù)主要包括：拷貝、仿真、遷移、數(shù)字圖形輸入板、計(jì)算機(jī)檔案館、封裝技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)、通用虛擬計(jì)算機(jī)技術(shù)、基于風(fēng)干的保存策略、數(shù)據(jù)再造技術(shù)。這些技術(shù)是數(shù)字資源長期保存和使用的主要手段，各有優(yōu)缺點(diǎn)：（1）拷貝。就是將原來的數(shù)據(jù)直接拷貝到新的服務(wù)器或者數(shù)據(jù)庫中。這種方式執(zhí)行方法簡單，成本較低。但是這種模式對(duì)數(shù)字檔案資源保護(hù)有限，不能解決硬件過時(shí)而引起的長期保存問題。（2）數(shù)據(jù)仿真。在新的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中搭建一個(gè)兼容環(huán)境，可以運(yùn)行原來的數(shù)據(jù)和設(shè)備，達(dá)到數(shù)據(jù)繼續(xù)使用的目的。這種方式對(duì)軟件的要求較高，多次的仿真可能會(huì)影響系統(tǒng)的兼容性。（3）數(shù)字遷移。是指將數(shù)字資源從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)移到另外一種環(huán)境上。這是目前數(shù)字檔案資源長期保存的主要手段。這種模式可以將信息從不穩(wěn)定的系統(tǒng)遷移到穩(wěn)定的系統(tǒng)中去，將多樣的信息遷移到標(biāo)準(zhǔn)化的信息格式中。這種模式易于信息的組織，但是在遷移的過程中，容易將信息的格式信息丟失，尤其是多次遷移以后。（4）數(shù)字圖形輸入板。同時(shí)將軟件和硬件進(jìn)行保存，將所有的信息直接顯示在顯示屏上，并根據(jù)用戶需求進(jìn)行顯示。這種模式適合數(shù)字資源的長期保存，但是研發(fā)成本比較高，但節(jié)約了遷移的成本，應(yīng)用前景比較廣。（5）建立數(shù)字資源檔案館。將過時(shí)的計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行保存，并讀取數(shù)字資源。這種模式成本較低，同時(shí)維護(hù)和使用的成本較高，不適合采用。（6）封裝技術(shù)。將數(shù)字檔案資源以及其運(yùn)行的軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行打包保存，從而實(shí)現(xiàn)其他環(huán)境下該程序的運(yùn)行。這種技術(shù)存在元數(shù)據(jù)提取困難的特征，使用在數(shù)字資源長期保存方面時(shí)需要進(jìn)一步的討論。（7）標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)。將數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)換成一種或幾種特定的形式進(jìn)行保存。維護(hù)成本較低，使用方便，但是降低了數(shù)據(jù)使用的靈活性，格式保存上容易存在失誤。（8）虛擬計(jì)算機(jī)技術(shù)。IBM設(shè)計(jì)的一種數(shù)字資源保存方式，在不斷革新的硬件和軟件上設(shè)置一個(gè)層，方便進(jìn)行數(shù)字資源的仿真和遷移的數(shù)字程序。技術(shù)水平要求較高，但是如果能夠投入使用，應(yīng)用范圍較廣。（9）基于風(fēng)干的保存策略。就是在保存數(shù)字資源的同時(shí)，保存一個(gè)簡單的，可以運(yùn)行的、低質(zhì)量的數(shù)字運(yùn)行系統(tǒng)。這匯總模式主要是一種附加的數(shù)字資源長期保存的方式。（10）數(shù)據(jù)再造技術(shù)。從原始的數(shù)字資源中提取數(shù)字流，來恢復(fù)數(shù)字資源的原貌，可以保存數(shù)字檔案資源的長期可持續(xù)性。這種模式的不足之處是技術(shù)要求高，無法評(píng)估再造的數(shù)據(jù)的恢復(fù)成果。

2.3 長期保存建議。機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)自己的情況，立足現(xiàn)在、放眼未來來做數(shù)字檔案資源長期保存的方案。主要有以下幾點(diǎn)建議：（1）確定長期保存的類型。確定哪些類型的數(shù)字檔案資源是需要長期保存的。（2）確定長期保存的技術(shù)手段。根據(jù)資源種類以及單位的實(shí)際情況來確定數(shù)字檔案資源長期保存所需要采取的技術(shù)手段。（3）積極開展機(jī)構(gòu)聯(lián)盟之間的數(shù)字檔案資源保存合作。一方面可以節(jié)約經(jīng)費(fèi)，另一方面可以提高長期保存的質(zhì)量，也有利于標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一制定，避免長期保存的重復(fù)建設(shè)。（4）拓寬長期保存的資源類型。除了機(jī)構(gòu)的日常工作和生活檔案外，一些具有保存價(jià)值的學(xué)術(shù)性電子郵件、微博、博客，說說、朋友圈等數(shù)字資源也應(yīng)該加入到數(shù)字檔案資源保存的行列。（5）拓寬保存途徑。積極與互聯(lián)網(wǎng)商進(jìn)行合作，能夠?qū)⒈緳C(jī)構(gòu)工作人員的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源進(jìn)行下載并進(jìn)行長期保存。（6）確定數(shù)字檔案的密級(jí)以及公開的期限。盡量早的將一些數(shù)字檔案資源進(jìn)行放開閱覽權(quán)限。

3 數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)

數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)也是長期保存的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)數(shù)字檔案資源保存的類型，保存的方案等都有一定的指導(dǎo)意義。因此，對(duì)數(shù)字檔案館藏進(jìn)行合理的評(píng)價(jià)有利于數(shù)字檔案資源長期保存，同時(shí)也是數(shù)字檔案資源長期保存的一部分。

制定數(shù)字檔案資源評(píng)價(jià)指標(biāo)的原則主要有以下兩點(diǎn)：（1）通用性原則。指標(biāo)體系的建立不可能只為一個(gè)機(jī)構(gòu)服務(wù)，需要評(píng)價(jià)不同類型的數(shù)字檔案資源，找出它們的共性，基于這些共性來建立指標(biāo)體系。（2）定性與定量相結(jié)合的原則。定量是通過一定的數(shù)據(jù)、運(yùn)算來對(duì)事務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，定性分析是對(duì)事物本質(zhì)也內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行的抽象研究。將二者結(jié)合，可以將模糊的對(duì)象清晰化，方便用戶進(jìn)行分析。

對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行評(píng)價(jià)需要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：（1）數(shù)字檔案的使用價(jià)值。需要考慮的是質(zhì)量、成本和內(nèi)容。（2）數(shù)字檔案的社會(huì)價(jià)值。主要包含檔案的密級(jí)、使用范圍等。（3）數(shù)字檔案資源的存貯。主要包含存貯設(shè)備和存貯技術(shù)。存貯設(shè)備包括兼容性、傳輸速度、數(shù)據(jù)保護(hù)能力等；存貯技術(shù)包含設(shè)備的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和維護(hù)難易程度等。

4 總結(jié)

文章通過三部分來描述數(shù)字檔案資源長期保存的實(shí)施方案，對(duì)于機(jī)構(gòu)自建數(shù)字檔案資源、共建數(shù)字檔案資源如何進(jìn)行長期保存進(jìn)行了分析和論證，并通過構(gòu)建數(shù)字檔案資源長期評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，來對(duì)數(shù)字檔案資源長期保存的類型、所采用的技術(shù)手段進(jìn)行了論證。筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案資源保存的發(fā)展方向主要如下：（1）進(jìn)行政策上的統(tǒng)一。需要相關(guān)部門或者協(xié)會(huì)出面進(jìn)行組織牽頭，建設(shè)長期保存的框架，各個(gè)單位可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將自身數(shù)字檔案資源進(jìn)行封裝和保存。否則，長期發(fā)展下去可能會(huì)面臨數(shù)字檔案資源二次遷移或者仿真，這樣可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的失真。（2）重視檔案機(jī)構(gòu)在數(shù)字檔案資源長期保存中的地位。檔案機(jī)構(gòu)在今后的發(fā)展中應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的社會(huì)責(zé)任，積極開展合作共建，積極推進(jìn)數(shù)字檔案資源長期保存。