河南省市級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理情況調(diào)查

李鳳勤

摘 要：調(diào)查得出河南省市級疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員女多男少，年齡偏大，工齡長現(xiàn)職短，學(xué)歷高，檔案背景少，多有職稱，兼職多專職少。主要檔案制度得到落實(shí)，保管條件良好。檔案門類多，以文書檔案、業(yè)務(wù)檔案為主。既按件也按卷整理是市級疾控機(jī)構(gòu)整理檔案的主要方式，年度-組織機(jī)構(gòu)-問題（事由）組卷法是主要組卷方式的結(jié)論。并有針對性的提出了建議。

關(guān)鍵詞：河南省；省轄市；疾病預(yù)防控制；檔案管理；調(diào)查

課題組采用問卷調(diào)查的方式，對河南省18個省轄市的市級疾控中心檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查收回問卷15份，回收率為83.33%。

1 基本情況

1. 性別分布女多男少。參與調(diào)查者中，男6人，占40%；女9人，占60%。

2. 年齡分布中年多青年少。參與調(diào)查者中，﹤20歲的沒有，21～30歲的3人，占20%；31～40歲的3人，占20%；41～50歲的8人，占53.33%；51～60歲的1人，占6.67%。

3. 工作年限分布十年以上的為主。參與調(diào)查者中，參加工作不到2年的1人，占6.67%；3～5年的2人，占13.33%；6～10年的1人，占6.67%；11～20年的6人，占40%；21～30年的5人，占33.33%；30年以上的沒有。

4. 檔案工作年限分布十年以內(nèi)的占多。參與調(diào)查者中，在檔案工作崗位工作不到2年1人，占6.67%；3～5年5人，占33.33%；6～10年2人，占13.33%；11～20年4人，占26.67%；21～30年2人，占13.33%；30年以上1人，占6.67%。

5. 學(xué)歷分布全部受過高等教育。參與調(diào)查者中，全部具有大專以上高等教育學(xué)歷，其中本科10 人，占66.67%；專科5 人，占33.33%。

6. 檔案專業(yè)占比不足15%。參與調(diào)查者中，檔案專業(yè)的2人，占13.33%；非檔案專業(yè)的13人，占86.67%。

7. 相關(guān)專業(yè)背景占比不及非相關(guān)專業(yè)。參與調(diào)查者中，專業(yè)背景為檔案管理的1人，占6.67%；檔案相關(guān)專業(yè)（圖書、情報(bào)、文秘、中文、管理）3人，占20%；疾控及相關(guān)專業(yè)3人，占20%；計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)3人，占20%；其他專業(yè)5人，占33.33%。

8. 職稱分布多數(shù)具有檔案專業(yè)職稱。參與調(diào)查者中，副研究館員2人，占13.33%；館員5人，占33.33%；助理館員3人，占20%；管理員1人，占6.67%；其他系列2人，占13.33%；無職稱2人，占13.33%。

9. 多數(shù)人員接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)情況。接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的有10人，占66.67%；未參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)的5人，占33.33%。

10. 參與調(diào)查者中專職多兼職少。參與調(diào)查者中，專職10人，占66.67%；兼職有5人，占33.33%。

11. 參與調(diào)查者認(rèn)為本單位的檔案工作者專職少兼職多。參與調(diào)查者中，專職有10人，占41.67%；兼職有14人，占58.33%。

12. 參與調(diào)查的單位絕大多數(shù)實(shí)行了統(tǒng)一管理。參與調(diào)查者中，實(shí)施統(tǒng)一管理的14個，占93.33%，未實(shí)施統(tǒng)一管理的1個，占6.67%。

13. 參與調(diào)查的單位均建立了檔案管理制度。參與調(diào)查者中，建立并落實(shí)歸檔制度的有15個，占100%。

14. 參與調(diào)查的單位都建立了綜合檔案室。參與調(diào)查者中，建立綜合檔案室有15個，占100%。

15. 90%以上的單位實(shí)現(xiàn)了辦公、借閱、庫房三分開。參與調(diào)查者，實(shí)行并“三分開”的有14個，占93.33%；未實(shí)行“三分開”的有1個，占6.67%。

16. 檔案庫房面積50㎡上下各半。參與調(diào)查者中，檔案庫房面積在10～30㎡1個，占6.67%；30～50㎡6個，占40%；50～100㎡7個，占46.67%；〉100㎡1個，占6.67%。

17. 所有單位均設(shè)有消防滅火設(shè)施。參與調(diào)查者中，使用人工滅火器的15個，占100%；自動噴淋5個，占33.33%；氣體1個，占6.67%；其他1個，占6.67%。近半數(shù)單位設(shè)置了兩種以上的消防滅火設(shè)施。

18. 溫濕度調(diào)節(jié)方法以設(shè)備調(diào)節(jié)為主，自然調(diào)節(jié)為輔。參與調(diào)查者中，使用空調(diào)調(diào)節(jié)溫濕度的有13個，占86.67%；使用去濕機(jī)調(diào)節(jié)溫度的有7個，占46.67%；使用自然通風(fēng)方法調(diào)節(jié)溫濕度的有5個，占33.33%；使用其它方法調(diào)節(jié)溫濕度的1個，占6.67%。

19. 專用設(shè)施設(shè)備配備相對齊全。參與調(diào)查者中，列舉的13種專用設(shè)施設(shè)備均有配備。以裝備單位數(shù)量多少排序：電腦13個，占86.67%；打印機(jī)13個，占86.67%；密集架12個，占80%；空調(diào)12個，占80%；裝訂機(jī)12個，占80%；鐵柜11個，占73.33%；縫紉機(jī)10個，占66.67%；復(fù)印機(jī)8個，占53.33%；照相機(jī)7個，占46.67%；除濕機(jī)7個，占46.67%；消毒滅菌機(jī)7個，占46.67%；檢索柜6個，占40%；木柜2個，占13.33%。電腦、打印機(jī)、密集架、空調(diào)、裝訂機(jī)5種設(shè)備的配備率在80%以上，鐵柜、縫紉機(jī)、復(fù)印機(jī)3種設(shè)備的配備率在50%以上，照相機(jī)、除濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、檢索柜的使用率在40%以上，木柜的使用率只有不到15%。

20. 庫房“五防”措施落實(shí)率整體達(dá)到了80%以上。參與調(diào)查者中，“五防”措施中落實(shí)防火的15個，占100%；防光的14個，占93.33%；防盜的14個，占93.33%；防潮的13個，占86.67%；防蟲的12個，占80%。最高的是防火，最低的是防蟲。

21. 大多數(shù)單位實(shí)施了檔案規(guī)范化管理。參與調(diào)查者中，達(dá)到檔案規(guī)范化管理國家一級的1個，占6.67%；國家二級的7個，占46.67%；省一級的1個，占6.67%；省二級的2個，占13.33%；市級1個，占6.67%；沒有實(shí)施規(guī)范化達(dá)標(biāo)的3個，占20%。

22. 室存檔案門類眾多，以文書檔案、業(yè)務(wù)檔案為最。參與調(diào)查者中，存有文書檔案的15個，占100%；業(yè)務(wù)檔案15個，占100%；會計(jì)檔案13個，占86.67%；音像檔案12個，占80%；照片檔案12個，占80%；績效考核檔案11個，占73.33%；榮譽(yù)檔案10個，占66.67%；科技檔案8個，占53.33%；儀器設(shè)備檔案8個，占53.33%；實(shí)物檔案8個，占53.33%；人事檔案5個，占33.33%；其他2個，占13.33%。

23. 業(yè)務(wù)檔案主要保管在單位綜合檔案室。參與調(diào)查者中，業(yè)務(wù)檔案保存在綜合檔案室的有13個，占86.67%；保存在業(yè)務(wù)部門2個，占13.33%。

24. 對單位文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計(jì)檔案起止時間的知曉程度最高。參與調(diào)查者中，知曉本單位文書檔案14人，占93.33%；業(yè)務(wù)檔案13人，占86.67%；會計(jì)檔案12人，占80%；績效考核檔案8人，占53.33%；榮譽(yù)檔案8人，占53.33%；音像檔案7人，占46.67%；科技檔案6人，占40%；實(shí)物檔案6人，占40%；儀器設(shè)備檔案6人，占40%；照片檔案6人，占40%；人事檔案4人，占26.67%；其他2人，占13.33%。

25. 對文書檔案、業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的知曉度最高。知曉本單位各類檔案數(shù)量的，文書檔案13人，占86.67%；業(yè)務(wù)檔案12人，占80%；會計(jì)檔案11人，占73.33%；績效考核檔案9人，占60%；照片檔案9人，占60%；榮譽(yù)檔案8人，占53.33%；音像檔案7人，占46.67%；科技檔案6人，占40%；儀器設(shè)備檔案6人，占40%；實(shí)物檔案5人，占33.33%；人事檔案3人，占20%；其他2人，占13.33%。

26. 40%的受訪者認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高。參與調(diào)查者中，認(rèn)為與單位職能相關(guān)高最高的檔案有業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、績效考核檔案、榮譽(yù)檔案和儀器設(shè)備檔案5種。其中認(rèn)為是業(yè)務(wù)檔案的6人，占40%；文書檔案4人，占26.67%；績效考核檔案3人，占20%；榮譽(yù)檔案1人，占6.67%；儀器設(shè)備檔案1人，占6.67%。

27. 既按件也按卷整理是采用最多的整理方式。參與調(diào)查者中，既按件也按卷整理有10個，占66.67%；只按件整理3個，占20%；只按卷整理有2個，占13.33%。

28. 年度-組織機(jī)構(gòu)-問題（事由）組卷法是市級級疾控中心采用最多的組卷方式。參與調(diào)查者中，采用年度-組織機(jī)構(gòu)-問題（事由）組卷法11人，占73.33%；采用年度-組織機(jī)構(gòu)組卷法5人，占33.33%；采用年度-問題（事由）組卷法3人，占20%。

2 情況分析

（1）在人員構(gòu)成方面：女多男少；年齡偏大；工作年限長任現(xiàn)職短，存在大齡換崗問題；受教育程度高；少檔案專業(yè)背景；大多數(shù)具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱。

（2）在人員配置與制度方面：多數(shù)人受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)；兼職為主，專職為輔；所有單位基本上落實(shí)了主要檔案制度。

（3）從保管條件看，近95%的單位落實(shí)了“三分開”、庫房面積超過了30㎡；所有單位均設(shè)有消防滅火設(shè)施；溫濕度調(diào)節(jié)以設(shè)備調(diào)節(jié)為主，自然調(diào)節(jié)為輔，多種并用；專用設(shè)施設(shè)備的配備齊全；庫房“五防”措施落實(shí)比率超過八成；規(guī)范化達(dá)標(biāo)率達(dá)80%。

（4）從室藏檔案情況看，門類多樣，文書檔案、業(yè)務(wù)檔案最普遍；業(yè)務(wù)檔案大多數(shù)保管在綜合檔案室；工作人員多對家底清楚；與同級檔案行政管理部門溝通聯(lián)絡(luò)良好。

（5）從檔案整理方法上看，即按件也按卷整理是市級疾控系統(tǒng)單位整理檔案采用的主要方式；年度-組織機(jī)構(gòu)-問題（事由）組卷法是主要的組卷方式。

3 對策與建議

綜上，河南省市級疾控機(jī)構(gòu)檔案工作的整體情況好于全省平均水平，但仍然存在一些需要重視的問題和需要彌補(bǔ)的短板。

（1）在人員構(gòu)成方面：適時招錄或補(bǔ)充具備檔案高等教育專業(yè)背景的新人進(jìn)入市級疾控檔案工作隊(duì)伍，防止年齡偏大趨勢的擴(kuò)大；充分發(fā)揮檔案工作者普遍受教育程度高、具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的優(yōu)勢，通過參加檔案繼續(xù)教育的方式，提高專兼職檔案工作者的專業(yè)知識與技能；盡量減少大齡換崗情況的發(fā)生，穩(wěn)定檔案工作者隊(duì)伍。

（2）在制度建設(shè)與落實(shí)方面：鞏固已經(jīng)落實(shí)的檔案制度，消滅集中統(tǒng)一管理和“三分開”的死角，努力實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理全覆蓋。加強(qiáng)與同級檔案行政管理部門良好溝通與聯(lián)絡(luò)，爭取得到其的支持與幫助。

（3）在保管條件方面：著力解決庫房面積不達(dá)標(biāo)的問題；提高雙重消防滅火設(shè)施配備率；爭取溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備使用率達(dá)100%；繼續(xù)提高專用設(shè)施設(shè)備的配備程度，必備設(shè)施設(shè)備達(dá)到100%，主要設(shè)施設(shè)備達(dá)到90%，次要設(shè)施設(shè)備達(dá)到75%，一般設(shè)施設(shè)備達(dá)到60%；將庫房“五防”措施落實(shí)比率再提高一個檔次。

（4）在室藏檔案方面：理順疾控檔案分類，將工作重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)檔案和文書檔案上；繼續(xù)推動全部檔案集中管理工作，充分發(fā)揮綜合檔案室作用；鼓勵檔案工作者熟悉室藏，摸清家底；消滅引發(fā)斷檔現(xiàn)象的因素。

（5）在檔案整理方法方面：明確即按件也按卷整理為市級疾控系統(tǒng)單位檔案整理的主要方式。提倡將年度-組織機(jī)構(gòu)-問題（事由）組卷法作為市級疾控系統(tǒng)的主要組卷方法。