醫(yī)院研究生檔案管理探究

吳昆禹+馬兆俊+蔣曉英+曹志剛+呂力瑯

摘 要：本文結(jié)合上海市某三級(jí)甲等?？漆t(yī)院研究生檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，通過(guò)剖析醫(yī)院研究生檔案管理中存在的部分問(wèn)題，進(jìn)一步從制度建設(shè)、前端控制、人才素質(zhì)提升等方面提出了具體管理對(duì)策，對(duì)醫(yī)院研究生檔案管理做深入探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院研究生檔案；檔案管理；前端控制

1 加強(qiáng)醫(yī)院研究生檔案管理的意義

1.1 加強(qiáng)醫(yī)院研究生檔案管理，為提高醫(yī)院的教學(xué)質(zhì)量和水平打下扎實(shí)基礎(chǔ)。醫(yī)院研究生檔案記錄了研究生從進(jìn)入醫(yī)院實(shí)習(xí)到畢業(yè)離院全過(guò)程的實(shí)習(xí)活動(dòng)情況，是醫(yī)院研究生教育活動(dòng)的直接反映，對(duì)其進(jìn)行管理，是監(jiān)督和提升醫(yī)院研究生教育質(zhì)量和水平的重要環(huán)節(jié)。研究生檔案管理的水平也代表著醫(yī)院在臨床教學(xué)管理、教學(xué)過(guò)程和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的流程質(zhì)量[1]。做好研究生檔案管理，能進(jìn)一步提高醫(yī)院的教學(xué)質(zhì)量和水平。

1.2 加強(qiáng)醫(yī)院研究生檔案管理，進(jìn)一步為增強(qiáng)醫(yī)院的科研水平助力。醫(yī)學(xué)研究生在醫(yī)院實(shí)習(xí)期間從事的研究活動(dòng)是醫(yī)院科研活動(dòng)的重要組成部分，在這些活動(dòng)中所形成的實(shí)驗(yàn)記錄、研究材料等是醫(yī)院科研檔案的一部分。對(duì)這些檔案加強(qiáng)管理，有利于為醫(yī)院保留完整的科研活動(dòng)記錄，為以后的科研活動(dòng)積累知識(shí)資源，從而提升醫(yī)院的科研水平。

1.3 加強(qiáng)醫(yī)院研究生檔案管理，有利于提升醫(yī)院師資隊(duì)伍整體素質(zhì)。醫(yī)院臨床教師素質(zhì)的高低是保證駐點(diǎn)教學(xué)醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量的師資隊(duì)伍質(zhì)量的關(guān)鍵。做好研究生檔案管理工作，不僅可以提高導(dǎo)師的學(xué)術(shù)水平和教學(xué)質(zhì)量，也有利于提高醫(yī)院整體師資隊(duì)伍的水平。另外，嚴(yán)格的研究生檔案管理，能原始、準(zhǔn)確、客觀地記載研究生在醫(yī)院實(shí)習(xí)期間的表現(xiàn)[2]，導(dǎo)師對(duì)于研究生研究材料的審核與認(rèn)可，不僅僅是研究生自身的考核，也是為導(dǎo)師的考核晉升提供了重要的參考依據(jù)。

2 醫(yī)院研究生檔案管理現(xiàn)狀分析

上海市某三級(jí)甲等?？漆t(yī)院檔案室于1998年通過(guò)“國(guó)家二級(jí)”檔案驗(yàn)收，在醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。然而，在研究生檔案管理方面仍有不完善之處，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

2.1 醫(yī)院研究生檔案管理較分散，檔案資源整體統(tǒng)一性不高。醫(yī)院研究生檔案管理具有分散性和復(fù)雜性等特點(diǎn)，業(yè)內(nèi)缺乏嚴(yán)格界定研究生檔案收集范圍的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各家醫(yī)院在研究生檔案收集方面具有較大自主性，在研究生檔案未受重視前，部分工作人員也存在懈怠的現(xiàn)象，未能及時(shí)督促研究生及時(shí)上交檔案，存在研究生離院后仍然未收集完整等現(xiàn)象，造成研究生檔案的收集效率不高，信息資源缺乏整合性，不利于有序管理。

2.2 醫(yī)院研究生檔案利用率不高，尚未采取信息化管理方式。醫(yī)院研究生檔案管理工作存在“重管輕用”的現(xiàn)象，對(duì)研究生檔案的管理注重整理與歸檔工作，對(duì)如何利用和開(kāi)發(fā)這些檔案資源還未深入研究。另外，近年來(lái)，各大醫(yī)院在信息化建設(shè)中投入眾多人力、物力，成為了醫(yī)院管理工作的重要載體，但是目前市場(chǎng)上尚未出現(xiàn)針對(duì)研究生檔案資源管理的相關(guān)專用軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，導(dǎo)致當(dāng)前研究生檔案信息的檢索仍然停留在手工檢索階段，影響了查詢效率，一定程度上阻礙了對(duì)檔案資源的深層開(kāi)發(fā)和利用。

2.3 檔案管理人員專業(yè)知識(shí)有限，缺少專業(yè)化的統(tǒng)一培訓(xùn)。醫(yī)院相關(guān)科室均配備一名檔案員從事研究生檔案的收集、整理等工作，但是除了醫(yī)院檔案管理員為專職外，科室檔案員均為兼職檔案員，缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)。由于近年來(lái)醫(yī)院業(yè)務(wù)量的劇增，兼職檔案員的培訓(xùn)受忽視，培訓(xùn)力度不大，這些都不利于醫(yī)院檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院研究生檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 建立健全規(guī)范化的研究生檔案管理制度。醫(yī)院在實(shí)際工作中遵循研究生檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)研究生檔案的收集、歸檔、保管、利用服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行綜合考慮，在醫(yī)院現(xiàn)有的制度基礎(chǔ)上，進(jìn)一步注重健全研究生檔案管理制度的科學(xué)規(guī)范。通過(guò)健全制度對(duì)醫(yī)院研究生檔案的收集、歸檔范圍、保存期限、保管條件、利用服務(wù)等方面作出進(jìn)一步的明確，出臺(tái)具體的實(shí)施細(xì)則，統(tǒng)合全院資源對(duì)研究生檔案工作和研究生檔案進(jìn)行總體規(guī)劃，規(guī)范研究生檔案工作程序，確保醫(yī)院研究生檔案工作有章可循。另外，為了更好管理研究生檔案，醫(yī)院還建立了一套監(jiān)督與檢查機(jī)制，如定期組織院內(nèi)、院外專家對(duì)醫(yī)院的研究生檔案進(jìn)行抽查；對(duì)資料管理部門提前進(jìn)行預(yù)立卷的指導(dǎo)與抽查；加強(qiáng)對(duì)研究生的課題檔案進(jìn)行中期審查等等。

3.2 在研究生檔案管理工作中引入“前端控制”的模式?！扒岸丝刂啤痹硎歉鶕?jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)檔案文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃要求，對(duì)文件和檔案進(jìn)行預(yù)先鑒定、過(guò)程監(jiān)控等干預(yù)措施，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的超前控制和全程管理。某三級(jí)甲等專科醫(yī)院運(yùn)用“前端控制”模式，在研究生檔案管理工作中做了以下幾個(gè)方面的改進(jìn)：其一，在研究生入院實(shí)習(xí)時(shí)，對(duì)新生進(jìn)行檔案知識(shí)講座，宣傳檔案的重要性和歸檔的意義，培養(yǎng)和增強(qiáng)檔案意識(shí)，使研究生能夠有意識(shí)保留在讀期間內(nèi)形成的科研原始記錄和文件材料，在今后課題研究過(guò)程中，也能夠及時(shí)系統(tǒng)化、規(guī)范化的積累資料，保證研究生檔案的完整性與真實(shí)性；其二，每年定期根據(jù)各類指標(biāo)（研究記錄和數(shù)據(jù)的完整性、書寫的規(guī)范化等）對(duì)各屆研究生進(jìn)行科研實(shí)驗(yàn)記錄本的抽查與評(píng)分。這一舉措可以督促少數(shù)研究生及時(shí)補(bǔ)全自己的科研記錄，在畢業(yè)前能夠符合歸檔要求；其三，在研究生即將畢業(yè)前，再組織進(jìn)行一次集中培訓(xùn)與教育，發(fā)放詳細(xì)的歸檔須知，將需要?dú)w檔的材料一一列出，并寫上注意事項(xiàng)等，并規(guī)定研究生在畢業(yè)答辯前，必須將研究生在讀期間形成的文件材料完整、真實(shí)地歸檔，等檔案室出具已歸檔證明后，方可簽字離院離校。另外，鼓勵(lì)研究生親自動(dòng)手進(jìn)行課題檔案的整理，這樣既能客觀地反映該研究活動(dòng)過(guò)程，又能保證課題檔案材料的整理工作順利進(jìn)行。在實(shí)際工作中，檔案管理人員還應(yīng)該與研究生、導(dǎo)師進(jìn)行積極地溝通和交流，請(qǐng)導(dǎo)師審核把關(guān)，共同做好研究生檔案的交接工作，嚴(yán)格遵循檔案材料的原始性，堅(jiān)決拒絕弄虛作假。

3.3 多渠道聯(lián)合，合理有效地拓寬醫(yī)院研究生檔案利用效率。首先，醫(yī)院開(kāi)始重視研究生檔案的利用，在嚴(yán)格做好保密制度的基礎(chǔ)上，明確研究生檔案開(kāi)放的范圍，以便為有效利用研究生檔案資源奠定資源基礎(chǔ)。其次，醫(yī)院檔案室聯(lián)合醫(yī)院科研教學(xué)部門，逐步建立和完善研究生及其導(dǎo)師的醫(yī)教研信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)研究生教學(xué)培養(yǎng)全程的規(guī)范化、數(shù)字化管理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)臨床查房、重要手術(shù)、學(xué)術(shù)講座、技能培訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)操作等的網(wǎng)上交互式教學(xué)觀摩，拓寬教學(xué)方式，提高附屬醫(yī)院臨床教學(xué)能力和質(zhì)量，改善研究生實(shí)訓(xùn)條件[3]。最后，將根據(jù)實(shí)際情況，逐步適時(shí)開(kāi)放研究生檔案信息的網(wǎng)上查閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)資源共享，為提升研究生的理論、臨床與科研能力創(chuàng)造條件。

3.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)提升。醫(yī)院研究生檔案的收集、整理、鑒定等工作是一件十分繁瑣的工作。從事檔案工作的人員不僅要具備高度的責(zé)任感和職業(yè)道德修養(yǎng)，同時(shí)還要掌握相關(guān)的醫(yī)療知識(shí)和信息技術(shù)。醫(yī)院通過(guò)采取下列措施來(lái)努力提升醫(yī)院檔案工作人員的綜合素質(zhì)：一是讓兼職檔案管理人員每年定期參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理水平；二是引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員。根據(jù)醫(yī)院研究生檔案工作的實(shí)際情況，招收合適的檔案管理人員，優(yōu)化現(xiàn)有檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；三是定期組織召開(kāi)相關(guān)專、兼職檔案人員會(huì)議，專題探討研究生檔案的工作情況，認(rèn)真研究解決研究生檔案工作存在的問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題的具體措施和辦法。

4 結(jié)語(yǔ)

研究生檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)醫(yī)院的學(xué)術(shù)進(jìn)步、推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要的參考價(jià)值，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。

近年來(lái)，上海市某三甲?？漆t(yī)院對(duì)檔案建設(shè)極為重視，在上級(jí)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下，投入了大量的人力和物力，按照嚴(yán)格的檔案標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案的建設(shè)力度，在形成完整、規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案的同時(shí)，規(guī)范醫(yī)院研究生檔案的管理工作，利用信息時(shí)代的資源和便捷，抓住機(jī)遇，努力將研究生檔案工作朝著規(guī)范化管理持續(xù)不斷地發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院整體檔案管理水平的全面提升，使檔案管理工作邁上新臺(tái)階。