淺談檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)注意的問題

吳蓉蓉

【摘要】隨著社會市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展和完善，檔案資源的重要性逐漸凸顯出來，因此需要加強(qiáng)對檔案的管理工作，為了社會各領(lǐng)域發(fā)展對檔案資源的需求，需要檔案管理工作人員采取現(xiàn)代化的管理方式，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，現(xiàn)代化的檔案管理方式具有很多的優(yōu)勢，不僅能夠保證檔案管理工作效率和質(zhì)量的逐漸提升，還能夠維護(hù)檔案管理部門的社會經(jīng)濟(jì)利益，有利于我國檔案資源的合理開發(fā)和有效利用?，F(xiàn)本文就檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)注意的問題進(jìn)行探究就，僅供交流借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化，存在問題；有效措施

檔案管理現(xiàn)代化是指檔案管理人員在管理檔案的過程中使用現(xiàn)代化的管理方式，在現(xiàn)代化檔案管理理念的指導(dǎo)下開展檔案管理工作，極大的提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過現(xiàn)代化檔案管理方式的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的快速整理和分類，提高檔案資源的利用效率，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理開發(fā)和有效利用。但是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的過程中還存在一些不足和缺陷，需要引起工作人員的關(guān)注，并采取有效的措施解決這些問題，從而保證我國檔案管理現(xiàn)代化水平的進(jìn)一步提升。

一、我國檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1、檔案管理現(xiàn)代化意識較為薄弱

在檔案管理現(xiàn)代化過程中，現(xiàn)代化檔案管理觀念是其中一個重要的組成部分，與檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平具有密切的聯(lián)系，因此需要加強(qiáng)對檔案管理觀念現(xiàn)代化的重視。而在現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變是首要的工作環(huán)節(jié)，如果檔案管理工作人員的管理理念沒有得到及時的轉(zhuǎn)變，那么檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程就會受到影響。一直以來，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平并不是很高，很多單位的檔案現(xiàn)代化管理還只是停留初級探索階段，一個最主要的原因就是對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案人員的現(xiàn)代化意識不是很強(qiáng)，從而造成檔案管理缺乏充足的資金，管理設(shè)備的比較成就，從而會在檔案管理過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，影響檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平的提高。

2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。

3、技術(shù)設(shè)備問題

由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計(jì)算機(jī)，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計(jì)檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

二、提高我國檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

1、更新檔案管理意識，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理重要性的認(rèn)識

在檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，為了使現(xiàn)代化管理水平有較大的提升，需要檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化工作重要性的認(rèn)識，從而提高檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)水平。具體來說就是提高管理人員的現(xiàn)代化檔案管理意識，有利于提升單位整體的檔案管理水平，其次就是檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理意識的提高，只有對現(xiàn)代化管理方式的運(yùn)用，具體的檔案管理工作效率和質(zhì)量才能得到較大的提升，有利于檔案服務(wù)工作質(zhì)量的提升，而檔案資源的利用價值才能得到充分的發(fā)揮，有利于檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

2、培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促使其的業(yè)務(wù)能力提高

人才資源是單位發(fā)展的決定性因素，因此在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過程中需要加強(qiáng)對管理人員的重視，并定期開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，從而使檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力得到較大的提升，做好檔案管理人員的現(xiàn)代化管理，有利于推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。首先需要提高檔案人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠保證檔案管理人員做好基本的檔案管理工作；其次需要檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)的掌握水平，只有熟練的掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，才能夠提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的水平。從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

3、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。

4、采用現(xiàn)代化管理

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動，后者是運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護(hù)、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財?shù)男в?，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。

三、結(jié)語

綜上所述，我國現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是其中一個重要的組成部分，其的發(fā)展和建設(shè)也是社會發(fā)展的一個必然趨勢，有利于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在具體的檔案管理工作中，工作人員需要采取有效的措施保證檔案管理工作的質(zhì)量，并加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積極參與培訓(xùn)工作，從而使檔案管理工作的質(zhì)量得到較大的提升，從而滿足社會各領(lǐng)域發(fā)展對檔案的需求。但由于受到各方面影響因素的制約的，促使檔案的現(xiàn)代化管理過程中還存在一些不足和缺陷，需要采取有效的措施進(jìn)行處理，促進(jìn)我國檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

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