事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化

張洪冰

【摘要】當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位在檔案管理方面正在呈現(xiàn)出現(xiàn)代化以及電子化的發(fā)展特征，這是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展下檔案管理的必然出路，從各個(gè)方面進(jìn)行考量，開展檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)于事業(yè)單位而言都具有重要的意義。因此本文重點(diǎn)對(duì)這一問題進(jìn)行了討論，尤其是針對(duì)當(dāng)前的檔案管理中存在的不足展開探討，在今后的發(fā)展中通過采取合理的手段進(jìn)一步開拓檔案管理的發(fā)展出路，對(duì)于整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)而言具有重要的意義，希望通過本文的論述能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作者提供一定的經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；改善途徑；信息化；電子化

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來為我國(guó)的檔案管理帶來了嶄新的發(fā)展契機(jī)，這都要?dú)w功于檔案管理現(xiàn)代化以及電子化的發(fā)展特點(diǎn)，所以要想不斷提升我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平，就要從這兩個(gè)方面入手，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理需要，從而在根本上為推進(jìn)事業(yè)單位的建設(shè)作出積極的貢獻(xiàn)。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需要了，所以有必要對(duì)檔案管理過程中存在的相關(guān)問題進(jìn)行處理，由此實(shí)現(xiàn)更加完善的事業(yè)單位的檔案管理，為我國(guó)全面發(fā)展提供積極的推動(dòng)作用。

1、現(xiàn)代化和電子化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

針對(duì)目前的形勢(shì)來看，加快事業(yè)單位的檔案管理朝著現(xiàn)代化以及電子化的發(fā)展是必然出路。傳統(tǒng)的檔案管理普遍采用紙質(zhì)管理，一方面這種管理方式容易受到損壞，一旦出現(xiàn)火災(zāi)或是其他隱患，對(duì)于檔案的保存來說影響是十分巨大的，對(duì)于事業(yè)單位而言將會(huì)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，所以要想實(shí)現(xiàn)更加安全化的管理，就要采用一種更為穩(wěn)定的管理方式，現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)普及到家家戶戶，并且在事業(yè)單位中也普遍使用計(jì)算機(jī)開展相關(guān)工作，所以如果將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，不但有效的避免了火災(zāi)等安全隱患，還能有效的縮小存儲(chǔ)空間，將大量的物理空間節(jié)省起來，這樣就有效的避免了空間上的浪費(fèi)。這是現(xiàn)代化的檔案管理中最主要的特點(diǎn)之一，具有節(jié)省空間以及時(shí)間的優(yōu)勢(shì)。除此之外，在檔案處理以及選擇方面也具有極大的特色，主要的表現(xiàn)形式就是使得應(yīng)用更為便捷，將檔案進(jìn)行電子化的管理，只要從計(jì)算機(jī)中搜索關(guān)鍵詞，短短幾秒鐘的時(shí)間就能夠查找出相關(guān)的檔案，在提倡高效率的工作中，這一特點(diǎn)無疑是與現(xiàn)代化的管理方式相契合的。并且在信息的選擇上也可以更加準(zhǔn)確，隨著時(shí)間的延續(xù)，事業(yè)單位的檔案信息必然會(huì)不斷增長(zhǎng)，如果僅僅依靠人工的方式是很難實(shí)現(xiàn)有效的查找的，所以電子化的發(fā)展特點(diǎn)有效的解決了檔案管理中的問題，為現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)提供了全新的空間，這是傳統(tǒng)檔案管理根本無法實(shí)現(xiàn)的。

2、我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面已經(jīng)朝著現(xiàn)代化以及電子化的方向發(fā)展，但是在實(shí)際的管理中，依然存在不足之處，影響著檔案管理的水平。在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，現(xiàn)代化的檔案管理具有極大的優(yōu)勢(shì)，這一點(diǎn)是確信無疑的，但是在規(guī)范化的問題上，卻面臨以下幾點(diǎn)問題。一是在管理的過程中，相關(guān)的管理人員缺少嚴(yán)格的管理制度對(duì)管理行為進(jìn)行約束，這就造成檔案的機(jī)密性受到極大的影響，極有可能造成信息的泄露，在上傳電子檔案的過程中，管理人員不懂得遵循保密性的原則，所以就會(huì)造成信息缺少必要的保護(hù)，事業(yè)單位的機(jī)密性文件極有可能在這一過程中出現(xiàn)遺失。又或者忽視了檔案的存儲(chǔ)，這就會(huì)導(dǎo)致一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，而檔案又沒有及時(shí)保存，相關(guān)的信息就會(huì)丟失，這一影響不亞于傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)火災(zāi)等安全隱患。

因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。

上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。

3、提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。

提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來說必須作為基本任務(wù)來重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。

4、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作雖然復(fù)雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對(duì)于事業(yè)單位來說更是重中之重。隨著現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。要及時(shí)維護(hù)電子存儲(chǔ)設(shè)備，保障事業(yè)單位日常工作的效率和有序進(jìn)行。檔案管理的時(shí)代性要求事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案工作穩(wěn)步開展。

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