職業(yè)技師學院教材管理工作之思考

謝智慧

摘 要：本文分析教材在選擇、采購、發(fā)放中存在的問題，并針對這些問題結(jié)合實際情況，提出關(guān)于教材管理方面的一些方法和制度，并在闡述這些新的管理方法的同時，分析它們的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：教材招標方式；訂購教材的準確性；發(fā)放教材的準時性；教材質(zhì)量管理制度

進入21世紀，技工教育出現(xiàn)了蓬勃發(fā)展的局面。由于這幾年各技師學院為適應社會的需要，不但擴大了招生的數(shù)量，而且還不斷增加新的專業(yè)，新的課程。關(guān)于教材的質(zhì)量問題，也成為了各校領導十分重視的一個問題。如何解決這些工作上的困難和問題也成為了各技師學院圖書館人員在工作上必須思考的內(nèi)容了。本人結(jié)合自身多年參與教材管理的一些經(jīng)驗，對如何管理好技師學院教材這方面提出一些自己的看法。做好教材的管理工作，就應該解決教材的“三個性”的問題，那就是訂購教材的準確性問題、發(fā)放教材的準時性問題及關(guān)于教材退換各方面的質(zhì)量性問題。那么在技師學院的教材管理工作中怎樣才能做到訂購要準確，發(fā)放要準時，質(zhì)量要保證呢？下面本人就技師學院教材管理中存在的一些問題及其解決方法，來談一下自己的一些做法和思考。

1 由誰來確定教材決定了教材訂購的準確性

1.1 確定教材時存在的現(xiàn)象

首先，我們從縱向和橫向的發(fā)展來看一下技工教育的特殊性發(fā)展及其與普通中等教育的不同之處。首先從縱向時間方向來看，就以我校20世紀90年代和21世紀10年代的教學情況來比較：在90年代，我校技工教育占全校的教育工作的100%。進入21世紀，我校建立了大專班，職大班，高級班和升大班等各種班級，并把教育工作的重點從技工教育逐漸向高職教育轉(zhuǎn)型。其次從橫向的發(fā)展來看，在20世紀，我校教學設計的專業(yè)基本上是以汽車專業(yè)為主。汽車專業(yè)是我校唯一的拳頭專業(yè)。學校所設計的課程也都是以汽車專業(yè)及基本教育為主的課程，這與中等普通教育學校只需要設立語數(shù)英政物化六大課程一樣，在設計課程上還是比較單一、簡單。而到了21世紀，我校教學設計的專業(yè)己經(jīng)發(fā)展到汽車、模具、廣告設計、酒管、園林、服裝設計、美發(fā)美容、物管等接近20多個專業(yè)。這時與普通中等教育還是只需要設立六大課程相比，技工教育的課程己經(jīng)是變得繁多而復雜了。

在教育層次多，教學專業(yè)多的情況下，傳統(tǒng)的教材管理方法在技師學院的教材管理方面上己經(jīng)出現(xiàn)了缺陷。在傳統(tǒng)的教材管理工作中，由于教育層次單一、專業(yè)簡單，因此教材管理也是比較單一。但到了21世紀，教育層次增多了，教學專業(yè)的設計也變多了，以上的教材管理方法己經(jīng)不能再滿足教學的需要了?？墒?，如果還是僅僅依靠教材管理人員尋找教材，那么要他們在出版社眾多的圖書市場中找到適合的教材，那也是十分困難的。而如果是隨意地讓教師選擇教材，那么又會使教材出現(xiàn)重復、多變的現(xiàn)象。這樣會使學校的教材缺少代表性和穩(wěn)定性。因此，在教材管理工作中，就出現(xiàn)了教學使用的教材究竟由誰來確定的問題了。

1.2 解決問題的方法

針對以上問題，我院圖書館本著選擇教材要適應教學需要，要有代表性，要有一定的穩(wěn)定性的宗旨。使用了ISO2001的質(zhì)量管理制度來確定教學中使用的教材。具體的操作方法是：a.先根據(jù)每學期的教學課程設計制定《各系教材使用意見表》，在意見表中設計，制定相應的內(nèi)容：

b.然后，制表的教材管理人員會在該表中的“課程”及“使用班級”中根據(jù)學院的教學課程設計填上相應的課程和班級名稱。C.在制作完《各系教材使用意見表》后，教材管理人員會再配上本系的教材庫存臺帳，然后將《各系教材使用意見表》和庫存臺帳交給學院各教學系進行教材的挑選和確定d.學院各教學系在收到圖書館的《各系教材使用意見表》后，會把該表發(fā)給相關(guān)的教研組長，由他們根據(jù)學院的實際教學情況及教材的庫存數(shù)量來選擇、確定本學期相關(guān)課程教材的具體使用情況。e.最后，再由選用教材的相關(guān)教師簽名確定內(nèi)容，并交由教學系主任綜合結(jié)合學院的各方面的因素來考慮后再次審核簽名落實，才把相關(guān)的《各系教材使用意見表》交回圖書館進行采購工作。

1.3 使用ISO2001質(zhì)量管理制度的優(yōu)點

通過使用質(zhì)量管理制度來確定教材的辦法有以下優(yōu)點：a.可以利用任課老師熟悉教學情況，學生學習情況等優(yōu)點，讓教師能夠在種類繁多的教材中，更準確地找到適合本學院學生教學使用的教材。b.通過教學系主任審核和教材管理人員把關(guān)的雙保險方法，又可以使挑選出來的教材既符合學院的教學方針，教學實際情況，又能兼顧到學院教材庫存數(shù)量等各種因素，使選出來的教材既能滿足教學的實際需要，又有教學的代表性，并且還有一定的穩(wěn)定性，同時也兼顧了圖書館的教材庫存情況，避免了教材的訂錯，重復訂購及庫存浪費等問題的產(chǎn)生。c.使用ISO2001質(zhì)量管理制度還可以保存資料，使學院的教材保持代表性，穩(wěn)定性，方便學院在申請各類審核時能夠?qū)Χ嗄甑慕滩墓芾磉M行整理、總結(jié)和數(shù)據(jù)分析。

2 由誰來訂購教材決定了教材的質(zhì)量性

2.1 教材市場存在的現(xiàn)象

熊才發(fā)同志在《高校館中文圖書采購工作真難》中曾列出過一些數(shù)據(jù)：1988年全國僅有105家出版社。1995年己增到563家。而到了21世紀，在市場經(jīng)濟模式下，全國的大小出版社更如“雨后春筍”不斷增加。在此以本館為例 ，在20世紀為我院提供教材的教材供應商僅有3至4家，而到了21世紀，向我院提出建立合作關(guān)系的教材供應商己經(jīng)增加到了9家。由此可見，在短短的十幾年里，圖書市場中的教材供應商已經(jīng)翻了一倍了。

在市場“多元化”局面的影響下，必然給傳統(tǒng)的教材采購工作產(chǎn)生了一定的困難：第一，由于圖書市場“多元化”現(xiàn)象的出現(xiàn)，使教材的采購工作己經(jīng)不能再僅與相關(guān)單位或指定的部門采購了，各學院可以自行選擇自己的教材供應商。雖然這樣是增強了學院在采購教材方面上的選擇性、主動性，使學院可以做到“貨比三家”的商業(yè)效果，但由于大部分學院的教材管理人員對教材供應商的實力缺少專業(yè)性的分辨能力。往往在工作時會由于選擇的供應商的實力不夠強大，而造成了教材采購出現(xiàn)了一系列的問題如：教材訂購不全面，教材不能保證準時送貨及發(fā)錯教材等現(xiàn)象。第二，由于供應商與學院的合作關(guān)系不再是“終身制”的關(guān)系，因此學院與教材供應商雙方之間可以隨意選擇對方，甚至可以中斷彼此的合作關(guān)系。這樣的現(xiàn)象，會使教材的供應質(zhì)量，售后服務等有關(guān)的訂購保障率都有所影響，甚至下降。

2.2 解決現(xiàn)象的辦法

針對教材采購中存在的這些問題，本人結(jié)合多年工作的一些經(jīng)驗，建議在教材訂購的訂單問題上，可以通過使用ISO2001質(zhì)量制度與公開招標相結(jié)合的方式來解決。以我院圖書館的教材訂購工作為例 ：a.首先，在每年的3、4月份，學院將會以ISO2001質(zhì)量標準制度為標準在學院網(wǎng)站上發(fā)出公開招標的公告。通過互聯(lián)網(wǎng)讓更多的教材供應商知道信息，吸引更多的供應商來參加招標，使學院有更多的選擇，達到“貨比三家”的效果。接著，就是考察參加招標的供應商的實力情況。學院通過教材供應商提供的資歷證明、注冊資金、以往業(yè)績等業(yè)務情況，來對供應商進行評價。并根據(jù)ISO2001質(zhì)量標準制定《供方評價表》，通過《供方評價表》的統(tǒng)計，選擇出最有實力的2-3家供應商作為教材的指定供應商，并且根據(jù)ISO2001質(zhì)量標準建立《合格供方名單》。然后再和供應商簽訂正式的合同，并在合同中要求供應商對教材采購工作保證一定的承諾：如教材訂購的保障率，折扣率，質(zhì)量保證，準時到位性，結(jié)算方式，售后服務以及其他未盡事宜。b.在確定了合作的供應商之后，在本年的每個學期訂購教材的時候，圖書館的工作人員就會根據(jù)學院ISO2001質(zhì)量標準的制度，制作每學期的《學期教材采購計劃表》。在采購計劃表中會結(jié)合《各系教材使用意見表》來設計，制定相應的各種內(nèi)容：

制定好《教材采購計劃表》后，圖書館的管理人員可以根據(jù)《采購計劃表》制定各供應商的訂單，并在訂單中注明：各教材的名稱，采購數(shù)量，如有多校區(qū)還應注明每個校區(qū)的配送具體情況，然后最后還要注明要求送貨的時間及地點和接貨人員名單等。在完成了以上工作后，圖書館的管理人員才會把訂單發(fā)給相關(guān)的供應商進行采購。c.當供應商把采購到的教材送到學院時，圖書館將會由兩位以上的教材管理人員根據(jù)《教材采購計劃表》和訂單對教材進行核對和驗收。在驗收工作中，教材管理人員需要對到位的教材種類、數(shù)量、質(zhì)量進行核對，并在《教材采購計劃表》和訂單中注明教材到位的時間及質(zhì)量情況，以方便管理人員隨時跟蹤教材的采購情況，以便能盡快開展教材的補訂工作和開展教材的售后服務，如：有沒有訂錯教材的現(xiàn)象，缺頁教材的退還問題及多余教材的退還問題等。

2.3 采取公開招標方式和使用ISO2001質(zhì)量標準的優(yōu)點

在教材采購的工作中使用公開招標的方式和ISO2001質(zhì)量標準可以有以下的優(yōu)點：a.采取公開招標方式能使教材供應商之間產(chǎn)生競爭意識，提高其業(yè)務質(zhì)量。而通過建立《供方評價表》，《合格供方名單》等比較的方法，使學院能找到最適合學院需要的供應商。b.通過《合同法》規(guī)范教材供應商的行為，使教材的采購工作受到法律的保護。c.通過簽定合同，還可以有效地控制教材的到校時間（超期可以拒收），可以有效地提高教材的質(zhì)量（壞書，錯書可以退還），避免購入盜版的教材（發(fā)現(xiàn)盜版教材可以通過法律解決）d.通過建立ISO2001質(zhì)量標準的《教材采購計劃表》可以避免教材的囤積，更好地控制教學成本。e.使用ISO2001質(zhì)量標準的相關(guān)表格來登記工作，能及時發(fā)現(xiàn)教材訂購工作中存在的問題，及時對這些問題進行處理。f.通過公開招標和簽定合同可以使教材的折扣公開化，杜絕了采購人員私分回扣的腐敗行為。

3 保證教材發(fā)放準確性的方法

3.1 教材發(fā)放中存在的問題

在技師學院教材發(fā)放的工作中教材管理人員常會遇到這樣一個問題上：雖然教材己經(jīng)按采購計劃作好了準備，可是在分發(fā)教材的過程中，由于班級學生人數(shù)的不確定，特別是新生班級人數(shù)的不明確，常會使教材的發(fā)放工作處于被動的地位。班級的學生實際人數(shù)的不確定，是教材發(fā)放工作不能由被動轉(zhuǎn)為主動的主要因素。怎樣才能保證教材的發(fā)放工作能準確無誤呢？這己經(jīng)成為了學院教材管理人員在工作中急需解決的一個實際難題了。

3.2 以《班級用書計劃》來保證教材發(fā)放的準確性

在保證教材發(fā)放工作的準確性上，我院圖書館是采用《班級用書計劃》來管理教材的發(fā)放工作的，從而保證了教材發(fā)放工作的準確性。具體的操作方法如下：a.在制定《教材采購計劃表》前，教材管理人員會對全學院各班級的在校學生人數(shù)進行統(tǒng)計，統(tǒng)計出比較準確的班級人數(shù)，而對于新生班級也會向招生處和各教學系確定具體的開班數(shù)量和各班級的招生計劃人數(shù)。在收集好相關(guān)的數(shù)據(jù)好，教材管理人員才進行《教材采購計劃表》的制作。b.在完成了教材的采購后，教材管理人員還會為每個班級制作一份《班級用書計劃》。在《班級用書計劃》最后還要留有“實際領取套數(shù)”和“班主任簽名”的空格位置，再根據(jù)《教材采購計劃表》把相關(guān)的教材數(shù)據(jù)錄入到相應的《班級用書計劃》中去，并以一式兩份的格式打印。c.而到了分發(fā)教材的時候，教材管理人員就可以根據(jù)《班級用書計劃》以班級為單位，來對教材進行分發(fā)，同時也可以在《班級用書計劃》上對教材的到位情況進行說明。d.在班級領取教材的時候，教材管理人員會先讓班主任在《班級用書計劃》上確定領取的教 材套數(shù)和簽名確認。然后由教材管理人員和班主任各執(zhí)一份《班級用書計劃》，一起根據(jù)《班級用書計劃》對該班教材進行種類、數(shù)量的核對。在同時，教材管理人員可以對個別教材進行及時的增加和減少，在有教材不能及時進行補發(fā)時，教材管理人員和班主任將會在《班級用書計劃》中作好記錄。e.最后，在確認領取的教材準確無誤后，各班級班主任才可以領走教材和《班級用書計劃》的附聯(lián)，而《班級用書計劃》的正聯(lián)則留作圖書館核算使用。f.在教材核算工作完成后，教材管理人員則可以根據(jù)各班級的《班級用書計劃》進行教材的補發(fā)工作，同時也可以根據(jù)《班級用書計劃》向各班級催還多余的教材。

3.3 使用《班級用書計劃》的優(yōu)點

使用《班級用書計劃》來發(fā)放教材可以說有以下幾個優(yōu)點：a.建立電腦數(shù)據(jù)庫能反映出班級每個學期的用書情況，避免發(fā)錯教材和重發(fā)教材。b.通過在《班級用書計劃》中注明教材的發(fā)放結(jié)果，能隨時清楚教材的實際發(fā)放情況，使教材的補發(fā)工作能有目的的開展。c.確定班級使用人數(shù)能使領取教材的數(shù)量更接近班級的實際人數(shù)，有效地避免發(fā)多或發(fā)少教材。d.由于班主任在領取教材時有《班級用書計劃》的附聯(lián)，這樣能讓班主任清楚本班級教材的實際發(fā)放情況。e.方便圖書館對發(fā)放的教材進行核算，有效地督促班主任盡快退還多余教材，減少教材的浪費，降低教學成本。f.在《班級用書計劃》中注明教材的碼洋和實洋，可以方便全校師生對教材的收費進行查詢，向社會公開學院的辦學成本，杜絕貪污現(xiàn)象。

總而言之，在當代社會日新月異的環(huán)境下，一成不變的教材管理工作己經(jīng)無法適應多變的技工教育了，而萬能的管理方式也不可能存在于我們的工作中。因此，作為一名教材管理人員也需要在工作中不斷地努力探索，才能找到一套適合技師學院教材管理的工作方法。

參考文獻

1.《高校館中文圖書采購工作真難》 熊才發(fā) 圖書館雜志2003.3

2.《高校館中文圖書采購真的那么難嗎？》 吳翻 圖書館雜志2003.9

3.《廣州公用事業(yè)高級技工學校ISO2001質(zhì)量標準制度》 本院