芻議如何做好檔案管理工作

劉書

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技水平的發(fā)展，推動(dòng)了各行業(yè)領(lǐng)域的完善，檔案作為公司發(fā)展過程中一項(xiàng)不可缺少的內(nèi)容，其重要作用及重要性是不允許忽視的。雖然現(xiàn)階段各公司都已經(jīng)認(rèn)知到檔案管理的重要性，也加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，但是在很大程度上檔案管理過程中還是存在一定的問題，阻礙了公司服務(wù)能力的提升，因此只有不斷提升檔案管理水平，才能更好的推動(dòng)公司發(fā)展。文章對(duì)現(xiàn)階段公司運(yùn)營期間檔案管理工作中的不足進(jìn)行分析，希望能夠有效提升檔案工作活力，使其本身服務(wù)水平得到提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；解決對(duì)策

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好推動(dòng)了各行業(yè)公司發(fā)展，使其發(fā)展更加正規(guī)和穩(wěn)定，并且在一定程度上公司內(nèi)外和外部環(huán)境都有了一定的完善及變化，所以導(dǎo)致公司檔案管理工作范疇、涉及內(nèi)容以及復(fù)雜性都有了相應(yīng)的提升。而實(shí)際經(jīng)營過程中需要進(jìn)行管理的檔案數(shù)量在不斷增加，工作量的劇增使得檔案管理過程中勢必存在一定的問題，因此想要提升檔案管理水平，就需要對(duì)其加以重視，然后在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善。

1 現(xiàn)階段檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理人員自身素養(yǎng)欠缺

就現(xiàn)階段各公司實(shí)際情況來看，從事檔案管理工作的大多數(shù)人員都不具備充足的專業(yè)和綜合素養(yǎng)，不少人員只是能看懂一些基本的檔案記錄，所以在進(jìn)行管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一定的問題。加之很多工作人員自身并沒有樹立起良好的管理意識(shí)，致使在工作期間非常隨意，甚至還存在未將檔案進(jìn)行分類就進(jìn)行歸檔的現(xiàn)象。而長時(shí)間的隨意使得具備專業(yè)素養(yǎng)的人員喪失對(duì)工作的熱情，出現(xiàn)人才流失的現(xiàn)象。此外，不少公司沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，管理人員不被良好的意識(shí)，因此在對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)教育方面更是欠缺，導(dǎo)致檔案資源整合、利用效率極低。

（二）公司檔案管理制度的不完善

現(xiàn)階段，不少公司在對(duì)檔案收集、貯存、保密等方面還存在制度不完善、欠缺的地方，雖然現(xiàn)階段公司加強(qiáng)了對(duì)管理制度制度，但是在實(shí)際落實(shí)方面還不是十分規(guī)范，執(zhí)行力度不足，導(dǎo)致檔案管理人員自身責(zé)任心缺失，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)不能對(duì)文件和資料進(jìn)行有效整理，檔案收集也不完善，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案自身價(jià)值作用沒有被充分發(fā)揮出來。

（三）檔案關(guān)系信息化水平不夠

就現(xiàn)階段實(shí)際情況來看，多數(shù)公司在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)還是使用傳統(tǒng)的方式和方法來進(jìn)行工作，致使檔案管理信息化嚴(yán)重不足，就其根本原因就是因?yàn)楣緵]有根據(jù)自身實(shí)際情況構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作在開展期間沒有足夠的技術(shù)和資源進(jìn)行支持，進(jìn)而使檔案管理工作受到嚴(yán)重影響。

2 提升檔案管理工作水平的有效途徑

公司檔案管理不僅是保證其能夠正常發(fā)展的關(guān)鍵，也是公司經(jīng)營管理工程中必不可少的一部分，同時(shí)還是公司發(fā)展過程的有效見證，因此一定要做好檔案管理工作。而隨著社會(huì)發(fā)展，公司各方面的完善，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)形式的檔案管理不能再滿足其發(fā)展需求，所以需要對(duì)檔案管理工作水平進(jìn)行提升，從而推動(dòng)公司更好的發(fā)展。

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，做好培訓(xùn)工作

首先，要引導(dǎo)檔案管理人員對(duì)自身工作性質(zhì)，職能等進(jìn)行良好的認(rèn)知，樹立起與時(shí)代發(fā)展相同步的管理意識(shí)，使其能夠重視自身擔(dān)負(fù)的責(zé)任，具備良好的事業(yè)心與責(zé)任心，加強(qiáng)自身法律意識(shí)。其次，公司管理人員一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，然后聘用有責(zé)任心、專業(yè)能力強(qiáng)的人員來承擔(dān)檔案管理工作。定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，激發(fā)他們的工作熱情。再次，檔案管理過程中一定要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案人員進(jìn)行培養(yǎng)，提升他們自身的理論知識(shí)水平、政治素養(yǎng)，始終按照相應(yīng)的工作原則來進(jìn)行工作，進(jìn)而確保檔案工作于公司發(fā)展相協(xié)調(diào)。第四，在提升檔案人員自身理論知識(shí)水平的同時(shí)，還要讓其掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)、公共關(guān)系以及現(xiàn)代管理等各方面知識(shí)，進(jìn)而滿足公司檔案管理工作的發(fā)展需求。最后，公司還要有針對(duì)性的組織學(xué)習(xí)、交流以及考察等方式，學(xué)習(xí)其他同類型公司的先進(jìn)管理方式，進(jìn)而有效提升自身水平，做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度，構(gòu)建健全的管理體系

由于檔案管理人員自身水平的差別，因此要制定完善的培訓(xùn)制度，進(jìn)而使相關(guān)人員能夠更好的進(jìn)行工作。同時(shí)還要制定檔案管理規(guī)范，確保檔案資料在收集、匯總、、歸檔、保管等方面的完善性和真實(shí)性。此外還要做好獎(jiǎng)懲機(jī)制，提升監(jiān)管水平，在檔案管理工作過程中要將檔案管理責(zé)任制落實(shí)到每個(gè)人身上，做到獎(jiǎng)懲分明，對(duì)檔案管理工作作出貢獻(xiàn)的人員要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而影響檔案管理工作有序進(jìn)行的人員要進(jìn)行處罰，這樣能夠激發(fā)公司員工的工作熱情，進(jìn)而更好的進(jìn)行工作。此外，還要提升公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視水平，強(qiáng)化公司領(lǐng)導(dǎo)的管理和指導(dǎo)職能，進(jìn)而提升檔案管理工作整體水平。不僅如此，還要保證相應(yīng)制度的約束雙向性，即對(duì)管理人員進(jìn)行約束，又對(duì)員工進(jìn)行制約，這是由于公司是由基層員工以及管理人員兩部分組成，而員工使公司組成中的主要群體，因此他們是各項(xiàng)制度的執(zhí)行者也是約束者。因此這也就表明，只有對(duì)員工和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行統(tǒng)一約束，才能提升檔案管理工作的水平。

（三）提升檔案信息化水平

為了更好的滿足時(shí)代發(fā)展需求，檔案管理也要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的融合，只有將信息化技術(shù)很好的應(yīng)用到檔案管理過程中，才能有效提升檔案管理分類、檢索、歸檔以及安全保管水平。此外，公司還要建立起能夠滿足自身發(fā)展需求的數(shù)據(jù)庫，讓檔案管理工作更加的信息化，進(jìn)而發(fā)揮其本身所具備的作用和價(jià)值，更好的推動(dòng)公司長遠(yuǎn)且良好的發(fā)展。

3 結(jié)論

總而言之，隨著時(shí)代發(fā)展，有效的推動(dòng)了公司各項(xiàng)水平提升，在實(shí)際經(jīng)營管理過程中需要管理的檔案越來越多，傳統(tǒng)形式上的管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下需求，因此一定要認(rèn)清檔案管理工作的不足，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而提升檔案管理工作水平，發(fā)揮其自身價(jià)值作用。

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