新時(shí)期檔案信息化建設(shè)淺析

徐煉

摘 要：檔案信息化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展和社會(huì)信息化程度提升的必然選擇，也是我國(guó)檔案事業(yè)的重要發(fā)展方向。信息技術(shù)為檔案管理帶來了機(jī)遇，同時(shí)也暴露了目前檔案管理中存在的問題。本文通過分析檔案信息化的概念及特點(diǎn)，指出了目前檔案信息化建設(shè)存在的問題，并提出了新時(shí)期檔案信息化建設(shè)需采取的措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；問題；措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的需求，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高檔案管理和服務(wù)水平的必由之路。信息平臺(tái)有著無與倫比的張力和影響力，改變了人民的生活習(xí)慣，改變了社會(huì)生活的方方面面。數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式都提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，只有順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，大力開展檔案信息化建設(shè)，才能有效提升檔案服務(wù)和管理水平。

1 新時(shí)期檔案信息化概念及特點(diǎn)

檔案信息化是國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略中的重要一條，是保證信息安全和充分利用信息技術(shù)開發(fā)信息資源，促進(jìn)信息的交流和知識(shí)的共享，提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與轉(zhuǎn)型的重要舉措。所謂檔案信息化是指在國(guó)家有關(guān)政府部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、分析。有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過程，從而更好的為全社會(huì)服務(wù)。

檔案信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的事物，目前來看，具有以下特征：一是改革性。在檔案信息化過程中，不僅僅是對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，還有對(duì)檔案管理職能、管理理念、服務(wù)理念等方方面面產(chǎn)生變革，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智能轉(zhuǎn)變、機(jī)構(gòu)改革和管理創(chuàng)新。二是時(shí)效性。檔案信息化還處于不斷發(fā)展的過程，未來也將存在一個(gè)持續(xù)演進(jìn)的過程，不會(huì)一蹴而就，需要不斷實(shí)踐和探索，但也不能坐失良機(jī)。三是價(jià)值性。檔案信息化過程是提升檔案數(shù)據(jù)資源價(jià)值的過程。四是滲透性。檔案信息化讓檔案管理工作從幕后走到臺(tái)前，在信息化社會(huì)越來越占據(jù)重要的作用。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理理念問題

檔案信息化不是單純的應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，是從整個(gè)檔案管理系統(tǒng)圖入手，滲透到方方面面。而傳統(tǒng)的檔案管理理念對(duì)檔案信息化建設(shè)造成了一定阻礙。一方面是傳統(tǒng)檔案管理人員對(duì)新技術(shù)和新方法的抵觸和排斥心理，另一方面是檔案信息化帶來的流程再造和業(yè)務(wù)方式變更讓他們不適應(yīng)。另外檔案信息化應(yīng)該從用戶和資源利用的角度去開展，但是很多部門在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，過分關(guān)注信息的錄入和流動(dòng)，設(shè)計(jì)了精致的技術(shù)框架和信息模型，來提高檔案工作的效率。但是沒有關(guān)注用戶獲取或者共享信息的渠道及方式，還有在獲取時(shí)的心理感受。這些傳統(tǒng)檔案工作模式中不存在的問題，在檔案信息化過程中都需要考慮。而傳統(tǒng)的檔案管理理念必然對(duì)這方面的變革造成一定困擾。

（二）基礎(chǔ)設(shè)備及人才隊(duì)伍存在的問題

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)資金密集型工程，檔案信息化的資金投入力度與建設(shè)速度有著非常直接的聯(lián)系。檔案信息化建設(shè)期間，對(duì)軟件硬件和其它基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求較高，如果基礎(chǔ)設(shè)備不能及時(shí)跟進(jìn)，只會(huì)讓配套的信息化系統(tǒng)無法發(fā)揮作用，如果長(zhǎng)期得不到補(bǔ)充，導(dǎo)致系統(tǒng)淘汰升級(jí)，之前投入的人力、物力、財(cái)力無法發(fā)揮作用，形成浪費(fèi)，還會(huì)打擊檔案信息化建設(shè)的積極性。在檔案信息化建設(shè)過程中，對(duì)專業(yè)人才的需求也非常強(qiáng)烈。目前很多基層檔案管理部門的工作人員缺乏信息化相關(guān)知識(shí)和技能，很大一部分工作人員都適應(yīng)了傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，對(duì)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫相關(guān)方面的知識(shí)薄弱，不能滿足檔案信息化的要求。而擁有信息化知識(shí)和技術(shù)的新鮮血液又因?yàn)榇龌蛘吖ぷ鳝h(huán)境等方面的原因，不愿從事或從事一段時(shí)間后離開檔案工作。這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍形成斷層。

（三）檔案利用及安全存在的問題

檔案信息化除了提高檔案管理的效率以外，最重要的是實(shí)現(xiàn)檔案的信息價(jià)值，為用戶提供更加準(zhǔn)確和便利的服務(wù)。檔案信息化與傳統(tǒng)檔案最大的不同就在于檔案的開發(fā)和利用。但是目前在檔案利用方面還存在很多問題。一是檔案的開發(fā)利用能力欠缺。從檔案到數(shù)據(jù)需要一個(gè)挖掘和分析的過程，這對(duì)工作人員的專業(yè)水平和信息技術(shù)能力要求較高。另一方面也需要一個(gè)能夠給用戶提供的遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)。但是檔案信息不是公開的信息，需要一定的權(quán)限和信用。目前的認(rèn)證措施依然存在一定的漏洞。二是檔案信息公開和安全問題。互聯(lián)網(wǎng)安全是一個(gè)普遍的問題，而檔案更涉及到了一些檔案解密、降密等相關(guān)的法律法規(guī)。所以在檔案信息化過程中的安全問題不容小覷。另外電子檔案還有這易改性的特點(diǎn)，對(duì)原始檔案的真實(shí)性和可靠性也造成一定挑戰(zhàn)。

3 新時(shí)期檔案信息化需采取的措施

（一）更新觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案信息化

檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不但需要運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉(zhuǎn)變，不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，只有如此才能使得文書檔案管理信息化效用達(dá)到最大發(fā)揮。要正確認(rèn)識(shí)信息化對(duì)檔案管理的重要性。首先信息化提高了檔案工作效率，減少了重復(fù)勞動(dòng)的強(qiáng)度和出錯(cuò)率。而且數(shù)字化的檔案信息方便了檔案的編研工作，提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。除了創(chuàng)新理念外，還要健全相應(yīng)的法規(guī)制度，規(guī)范檔案信息化工作流程。制定專項(xiàng)的檔案信息化計(jì)劃，不斷推進(jìn)檔案信息化步入常態(tài)。還要設(shè)置相應(yīng)的專項(xiàng)課題研究形成一系列科研成果。從完善隊(duì)伍建設(shè)、崗位責(zé)任、安全保密、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、開放公布、資源整合、開發(fā)利用等制度入手，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（二）加大投入，提高基礎(chǔ)設(shè)施與人才隊(duì)伍建設(shè)

開展檔案信息化建設(shè)工作，不能沒有技術(shù)支持和相關(guān)軟件、硬件和基礎(chǔ)設(shè)施投入。要重視檔案信息化建設(shè)的資金投入，保持項(xiàng)目建設(shè)的持續(xù)性和適度超前性。把檔案信息化建設(shè)列入各級(jí)政府部門財(cái)政預(yù)算，逐年投入基礎(chǔ)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用。還可以通過服務(wù)外包形式引入社會(huì)資金開展基礎(chǔ)建設(shè)。在硬件方面要投入相應(yīng)的資金配置必要的計(jì)算機(jī)及掃描、攝影、攝像、打印等設(shè)施、設(shè)備并及時(shí)更新?lián)Q代。還要開發(fā)或升級(jí)檔案信息化管理軟件，為用戶提供服務(wù)接口。在人才隊(duì)伍方面要培養(yǎng)即擁有信息知識(shí)和技術(shù)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才；提高整體隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。通過不斷地培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行知識(shí)的更新?lián)Q代。還要建立相應(yīng)的激勵(lì)和考核措施，提高工作人員的積極性和創(chuàng)造性。

（三）深入檔案開發(fā)利用及安全防護(hù)

檔案信息化的根本目的是發(fā)揮檔案資源的作用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。所以信息化建設(shè)一定不能離開檔案資源的開發(fā)利用。首先是對(duì)檔案資源進(jìn)行挖掘，通過目前的技術(shù)水平，如大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等方式，把相關(guān)的、零散的信息進(jìn)行對(duì)比、統(tǒng)計(jì)、挖掘，得出能夠被利用的信息。其次要設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，為用戶提供檔案查閱和利用服務(wù)。按照檔案法、保密法和政府信息公開條例的要求，科學(xué)合理的定各類檔案的公開級(jí)別及方式。通過數(shù)字認(rèn)證和其它方式確認(rèn)檔案信息查閱者的資格，提供資助檢索服務(wù)。當(dāng)然，開發(fā)利用的基礎(chǔ)是保證檔案的安全。要采取物理措施和技術(shù)措施，防止來自網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒、以及設(shè)施損壞帶來的檔案安全危機(jī)。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案信息化是時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作帶來重要機(jī)遇，要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在管理技術(shù)、管理方式等方面不斷創(chuàng)新，正確面對(duì)檔案信息化存在的一系列問題，解決軟硬件、人才隊(duì)伍、技術(shù)能力等方面存在的困難，努力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值與作用最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]沙潔.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新研究[J].邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（03）.

[2]馬燕.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化[[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（14）.