加強社保檔案管理的重要性及對策分析

趙洪霞

摘 要：隨著社保制度的不斷完善和參保人員的不斷增加，與日劇增的工作量使得社保檔案管理中出現(xiàn)了一些新的問題，影響社保檔案管理的有效性。由此加強對社保檔案管理重要性的認識具有重要的現(xiàn)實意義，研究社保檔案管理中出現(xiàn)的問題為對策的實施指明了方向，從而增強管理的實效性。故此，本文首先闡述了加強社保檔案管理的重要性，并分析社保檔案管理中存在的諸多問題，從而提出具有建設(shè)性的對策，提高社保檔案管理水平，促進社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社保；檔案管理；重要性；對策

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是社會保險經(jīng)辦管理服務(wù)工作的重要組成部分，其主要工作范圍涉及到社會保險登記、征繳、統(tǒng)計、待遇、核發(fā)，稽核、社會化服務(wù)等經(jīng)辦業(yè)務(wù)的全過程，不僅是對參保單位和職工權(quán)益的真實記錄，還是確定參保職工享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是社會保險基金制度運行的核心環(huán)節(jié)，因此，研究加強社保檔案管理的重要性是重要課題之一。由于社會經(jīng)濟發(fā)展不斷加速，人們的保險意識增強，參保人數(shù)每年都在增加，而且流動性大、參保范圍廣、涉及層面錯綜復雜等特點給社保檔案管理工作帶了許多的新問題，這就需要采取有針對性的措施來完善并提高社保檔案管理的水平，促進社會保險事業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

1 加強社保檔案管理的重要性

社保檔案管理是參保人員參保信息一生的記錄，里面涉及參保單位和職工的參保過程、繳費記錄、個人資料、個人賬戶記載等參保信息，其完整安全直接影響著參保人員切身利益，因此，加強社保檔案管理工作有助于參保人信息利益的保護，推動社保改革深化。認識到管理的重要性有助于管理人員按照組織計劃實施，遵守職業(yè)道德規(guī)范，維護好參保對象的合法利益。同時社保管理牽涉勞動保險、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、基金管理等方面的工作內(nèi)容，信息記載專業(yè)性強，需要管理人員高度重視，因此，加強管理有助于提高社保部分辦事質(zhì)量和效率。

2 社保檔案管理中存在的問題

社保檔案管理中主要存在的問題是管理方法不能與時俱進，水平不高，管理力量薄弱，檔案管理意識淡薄，檔案參與工作者少。由于檔案管理宣傳力度不打，出現(xiàn)很多領(lǐng)導重視業(yè)務(wù)發(fā)展忽視檔案管理工作的現(xiàn)象，社保經(jīng)辦人員對于檔案管理知識和相關(guān)文件知識了解不夠，部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄，最終導致檔案管理工作效率不高，出現(xiàn)紕漏直接影響參保人的合法利益。

3 加強社保檔案管理的對策分析

（一）加強組織領(lǐng)導，提高宣傳力度

圍繞檔案相關(guān)法規(guī)實施工作計劃安排，讓檔案管理人員在規(guī)定的時間內(nèi)完成相應(yīng)的任務(wù)，以任務(wù)目標為導向?qū)ぷ鬟M行劃分，制定具體的實施辦法，并在責權(quán)上進行明確的規(guī)定，實施工作目標責任制。并將其納入年度考核范圍，對工作的職責和要求做出詳細的說明，通過領(lǐng)導與各級管理人員之間的有效溝通，實施領(lǐng)導對工作情況要親自過問，各項任務(wù)的領(lǐng)導分管其責，每個科室都要配合一起抓，人人都上手，層層抓落實，力求將檔案管理工作落到實處。要抓鐵有痕，找焦點，使真招，杜絕管理工作中出現(xiàn)懈怠、敷衍等現(xiàn)象。此外，階段性的開展檔案管理專業(yè)培訓，將新的文件知識、新的方法等進行宣傳提高檔案管理的水平，并就管理中出現(xiàn)的問題進行討論，找到解決的辦法，共同做好社保檔案管理工作。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，完善檔案管理制度

基礎(chǔ)設(shè)施是做好業(yè)務(wù)檔案管理工作的基本條件，而完善的檔案管理制度則是管理工作順利進行的保障，因此，檔案管理部門應(yīng)該著力按照標準要求配置檔案庫房、人員，配置專門人員開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)錄入，建立社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，便于管理人員對參保人員信息進行檢索，促進檔案信息資源的整合與共享。在檔案管理機制上要不斷的更新和完善，根據(jù)相關(guān)法規(guī)制定社保檔案分類大綱和保管期限。針對每一類檔案都要制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有法可依，有章可循，依法建檔。

（三）提高社保檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的有效性

在信息化和網(wǎng)絡(luò)化日益發(fā)展的時代背景下，通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對社保信息的管理不僅能提高管理的有效性，還為參保人員提供了諸多的便利。這就需要檔案管理部分選用專業(yè)的檔案管理軟件，將參保人員的有關(guān)信息錄入其中，便于操作和管理。并做好軟件工作的開發(fā)，實現(xiàn)檔案資料的快速統(tǒng)計。實現(xiàn)參保人員通過計算機客戶端以個人賬戶和密碼的方式就能了解自己的參保變動情況，為自己變更參保業(yè)務(wù)提供便利。對于檔案的借閱實施自動化管理，通過網(wǎng)上互聯(lián)掌握借閱者借閱時間和歸還時間，實現(xiàn)社保檔案計算機一體化管理。

（四）提高社保管理隊伍的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)

社會保險檔案工作是集政策性和務(wù)性很強的工作，其內(nèi)容豐富又具有很強的動態(tài)性，需要對信息進行分析、評估和信息化管理。這就要求檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實際操作能力。因此，社保部門要對社保檔案員進行培訓，提高檔案員的專業(yè)知識和管理經(jīng)驗，通過討論和交流提升自己的業(yè)務(wù)水平。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，確保檔案工作的連續(xù)性。通過建立健全用人機制，多措并舉可加強現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓，使其達到工作需要的資質(zhì)能力，提高他們愛崗敬業(yè)、鉆研業(yè)務(wù)的積極性、主動性和創(chuàng)造性，適應(yīng)不斷發(fā)展的社保檔案工作的需要，從而打造一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會保險是社會經(jīng)濟發(fā)展和人們自我保護意識增強的體現(xiàn)，加強對社保檔案管理工作的認識有助于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高管理效率，對于社會保險保障社會穩(wěn)定和促進經(jīng)濟發(fā)展方面具有十分重要的功能。隨著社會各個方面的縱深發(fā)展，提高社保檔案管理已經(jīng)成了一個重點關(guān)注的問題，這就要求每一位社保檔案管理人員都應(yīng)該與時俱進，敢于探索，切實增強社保檔案管理的實效性和針對性，推動社保事業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻

[1]翟麗華.加強社保檔案管理的重要性及對策分析.科技創(chuàng)新與應(yīng)用[J].2012，（2）：249.

[2]陳艷平.加強社保檔案管理的重要性.黑龍江史志[J].2015，（8）：64.

[3]池利蓉.對社保檔案管理重要性及對策研究.群文天地[J].2012，（8）：645.