醫(yī)院招投標(biāo)檔案的規(guī)范化管理

儲(chǔ)海軍

摘 要：醫(yī)院檔案包括很多內(nèi)容，招投標(biāo)工作中形成的檔案是非常重要的一部分，它記錄了醫(yī)院招投標(biāo)過程中的真實(shí)情況，是預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)事故的有力依據(jù)，利用招投標(biāo)檔案，可以將管理責(zé)任落實(shí)更加明確具體，能夠有效推動(dòng)醫(yī)院黨風(fēng)廉政建設(shè)，是醫(yī)院管理者與領(lǐng)導(dǎo)者必須要關(guān)注的重點(diǎn)工作內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：招投標(biāo)；醫(yī)院；檔案

在檔案廉政建設(shè)的過程中，招投標(biāo)檔案管理成為了不可忽視的一部分，充分利用招投標(biāo)檔案，使招投標(biāo)工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。本文以醫(yī)院招投標(biāo)檔案為內(nèi)容，對(duì)其規(guī)范化管理進(jìn)行幾點(diǎn)研究。

1 醫(yī)院招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)

1.檔案內(nèi)容系統(tǒng)性強(qiáng)

醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，完整的招投標(biāo)檔案包括很多內(nèi)容，比如招投標(biāo)人、代理公司以及負(fù)責(zé)監(jiān)管等部門，它們具有不同的職能，在整個(gè)招投標(biāo)過程中所產(chǎn)生的信息、數(shù)據(jù)，都被記錄在招投標(biāo)檔案中，一同構(gòu)成了招投標(biāo)檔案的全部。從招投標(biāo)申請(qǐng)開始、到領(lǐng)導(dǎo)小組開展會(huì)議的紀(jì)要、招投標(biāo)公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書等等，最后是投標(biāo)書、采購合同以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，這其中任何一項(xiàng)內(nèi)容都不可缺失。

2.檔案的來源多

整個(gè)招投標(biāo)的過程中，包括各種項(xiàng)目、物資的管理，比如辦公耗材、高值耗材等；后勤管理，比如車輛維修、食堂承包、改造裝修等；設(shè)備采購。比如彩超、X光機(jī)等。這些信息來自不同的部門，內(nèi)容豐富、來源廣泛，都是醫(yī)院未來建設(shè)、采購的重要依據(jù)，因此需要做好搜集和管理工作。

3.檔案分散

從目前醫(yī)院招投標(biāo)采購的情況來看，一部分醫(yī)院已經(jīng)建立了采購委員會(huì)以及招投標(biāo)采購機(jī)制。但是還有一部分醫(yī)院，僅僅針對(duì)重大項(xiàng)目的采購落實(shí)這些內(nèi)容。在一些日常的采購招投標(biāo)中，依舊通過設(shè)備、總務(wù)、基建等不同的部門，分別負(fù)責(zé)項(xiàng)目的相關(guān)管理內(nèi)容，歸檔工作也是各自進(jìn)行的，這種分散的檔案管理模式，很容易造成檔案資料丟失，不利于統(tǒng)一管理，規(guī)范管理。

4.招投標(biāo)檔案具有原始性

資料的原始性是檔案信息核心屬性，也是體現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵屬性。實(shí)際招投標(biāo)的過程中，原始記錄表、簽字表、蓋章文件等等，都必須要完整的保存下來，尤其是一些手寫的原始文件，必須要保存好紅色印章的部分，凸顯資料的公正性、客觀性。

2 醫(yī)院招投標(biāo)檔案在管理現(xiàn)狀

從目前醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理的情況來看，其中還存在很多不可忽視的問題，具體分析如下：

1.招投標(biāo)檔案管理存在隨意性

一些醫(yī)院項(xiàng)目沒有建立專門的招投標(biāo)檔案管理制度和規(guī)范，也沒有專門的管理人員，比如檔案整理、歸檔、節(jié)約、復(fù)印等相關(guān)工作，工作人員隨意性大，操作不規(guī)范。另外，還有一部分的檔案管理人員管理水平不高，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，由于招投標(biāo)檔案的內(nèi)容多而豐富，簡(jiǎn)單的整理和記錄，是不能滿足檔案管理要求的，這種相對(duì)隨意的管理方式，非常不利于規(guī)范管理、統(tǒng)一管理。

2.招投標(biāo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院管理者在招投標(biāo)檔案方面缺乏管理意識(shí)，對(duì)招投標(biāo)檔案資料搜集不全面、不完整。歸檔混亂，檔案資料信息不完整等，都嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作的進(jìn)行，很多重要的檔案信息丟失，檔案完整性無法保障。

3.招投標(biāo)檔案管理制度缺失

制度能夠規(guī)范人們的思想和行為，一部分醫(yī)院由于缺少完善的招投標(biāo)檔案制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)，管理人員缺乏工作責(zé)任心，沒有正確認(rèn)識(shí)招投標(biāo)檔案管理的重要性。從而導(dǎo)致招投標(biāo)檔案管理工作效率和質(zhì)量低下，各類資料搜集不及時(shí)、不完整。

3 醫(yī)院招投標(biāo)檔案的規(guī)范化管理對(duì)策

在分析了醫(yī)院招投標(biāo)檔案特點(diǎn)、現(xiàn)狀之后，下面提出招投標(biāo)檔案管理規(guī)劃對(duì)策：

1.培養(yǎng)建立專業(yè)的檔案人員隊(duì)伍

檔案管理質(zhì)量依賴于高素質(zhì)的管理人才，因此醫(yī)院應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。通過完善相關(guān)制度和體系，明確工作人員的任務(wù)和責(zé)任。定期開展檔案管理培新活動(dòng)，將先進(jìn)的管理理念、管理方法傳授給檔案管理人員，幫助他們建立檔案規(guī)范化管理意識(shí)，提升管理專業(yè)技能。開展法律、法規(guī)知識(shí)講座培訓(xùn)班，分期、分批對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，最終達(dá)到全面提升醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理水平的目的，充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

2.建立招投標(biāo)檔案專用庫房

檔案本身就具備專業(yè)性與保密性，很多文件信息是不能隨意公開、隨便使用的。需要專門的人員以及部門進(jìn)行管理，隨著檔案信息資料數(shù)量不斷增多，檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所的防火、防潮、防蟲措施必須要完善，如果是電子信息資料，要建立專門信息庫，建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體統(tǒng)，確保機(jī)密檔案資料不外泄、不流失。作為市場(chǎng)監(jiān)督、規(guī)范的第一手資料，招投標(biāo)檔案信息必須要被完整的保存下來，才能夠真正發(fā)揮其憑證作用，更好的為相關(guān)部門和工作人員服務(wù)。

3.配備現(xiàn)代化管理設(shè)施

招投標(biāo)檔案管理工作除了必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、照相攝像等設(shè)備，還必須建立專門的電子檔案管理系統(tǒng)，提升招投標(biāo)檔案的管理效率和管理質(zhì)量。招投標(biāo)檔案的整理主要是將招投標(biāo)資料進(jìn)行分類、排列、整理、編號(hào)、裝訂的過程，按完成時(shí)間及項(xiàng)目情況，建立電子數(shù)據(jù)檔案，然后根據(jù)電子數(shù)據(jù)檔案的編號(hào)，整理建立文字檔案。做到電子檔案和文字檔案一一對(duì)應(yīng)，將電子管理系統(tǒng)與紙質(zhì)文字檔案資料有機(jī)結(jié)合，刁一能真正實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的科學(xué)管理。

4.完善招投標(biāo)檔案管理制度

按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國(guó)政府采購法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》切實(shí)做到按范圍歸檔、按程序查閱、按規(guī)定借閱，嚴(yán)格按照檔案管理制度和程序辦事，以減少檔案管理的隨意性。由于招投標(biāo)項(xiàng)目涉及范圍廣，有工程建設(shè)、進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器械、藥品采購等，應(yīng)根據(jù)不同類型招投標(biāo)項(xiàng)目特點(diǎn)分類，注意收集招投標(biāo)過程中的原始資料，注重記錄的原始性，保證檔案內(nèi)容完整、規(guī)范、清晰、查詢和使用方便。

5.規(guī)范招投標(biāo)檔案歸檔內(nèi)容

招投標(biāo)檔案收集齊全包括前期資料和過程中形成的文字、紙質(zhì)、光盤等不同介質(zhì)載體的材料，如招標(biāo)文件、領(lǐng)取招標(biāo)文件登記表、遞交投標(biāo)文件登記表、評(píng)委抽取登記表、開標(biāo)、唱標(biāo)記錄、評(píng)委簽到表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、詳細(xì)評(píng)審表、投標(biāo)文件、中標(biāo)公示、中標(biāo)通知書、合同、其他資料等，然后進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目錄、裝訂，這樣既規(guī)范了招投標(biāo)工作，又便于事后查閱和接受上級(jí)各部門領(lǐng)導(dǎo)的檢查。科學(xué)管理招投標(biāo)檔案在不同程度上可以降低招投標(biāo)人的招投標(biāo)活動(dòng)成本，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)而言，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。而工作質(zhì)量的提高還有利于檔案價(jià)值的全面實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案工作者主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，有利于提升檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

6.統(tǒng)一電子檔案與紙質(zhì)檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)的不斷普及，在醫(yī)院招投標(biāo)檔案信息中存在大量的電子文件檔案，主要包括文木文件、圖形文件、影像文件等，針對(duì)這樣的電子文件需要各個(gè)科室的檔案管理員進(jìn)行整理，形成電子文件之后上交到醫(yī)院檔案管理員手中，然后醫(yī)院的檔案管理員需要將這些文件進(jìn)行集中處理，拷貝到性能良好的載體上，為了文件信息的安全性，需要拷貝三份，分別用于保管、查閱使用和異地保存，同時(shí)為了防止文件信息的丟失，還需要定期對(duì)文件信息進(jìn)行復(fù)制。

3 結(jié)束語

完善招投標(biāo)檔案管理體制，提升檔案管理者專業(yè)水平，是確保檔案信息資料完整性的前提。作為重要的監(jiān)督考核憑證，招投標(biāo)檔案是非常重要的信息資料。本文從醫(yī)院招投標(biāo)信息以及管理現(xiàn)狀入手，分析了其中存在的問題，并提出了相關(guān)優(yōu)化管理對(duì)策，希望能夠醫(yī)院招投標(biāo)工作的可持續(xù)發(fā)展盡一份綿薄之力。

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