高職院校二級部門教學檔案管理體系的優(yōu)化研究

鄭影奇　彭筠

摘 要：加強院系二級教學檔案管理，有利于提升高職院校教學檔案考究和教學資料的有效綜合利用，對院系檔案的管理質(zhì)量有著非凡的意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；二級部門；教學檔案；管理；優(yōu)化

教學檔案管理是高職院校院系二級管理的根本活動和中心環(huán)節(jié)，對高職院校的教學活動有著重要的意義。隨著我國職業(yè)教育的迅速發(fā)展，職業(yè)教育在高職類院校中也廣泛開展起來，職業(yè)教育趨向群眾化教育、多元化人才培育的方向。高職院校檔案管理體制變革也進一步深化，逐漸向院系二級教學檔案管理轉(zhuǎn)變，職業(yè)教育綜合類高職院校逐步構(gòu)成院系體系。二級院系教學檔案管理工作是教學考究的根底工作，在整個學校檔案管理中起著舉足輕重的作用。

一、現(xiàn)狀

1.系部沒有完整檔案體系，資料的完整性和規(guī)范性不夠?，F(xiàn)階段，各系部自己部門資料的收集、整理、立卷、歸檔和檔案的分類、保管、鑒定、利用等均按自己的方式進行，完整性比較差，沒有按時安排教學檔案管理員進行收集整理。

2.檔案的合理利用率低。院系檔案的合理利用率都比較低，利用檔案巡查準確度不夠。因此，提高教學檔案的利用率將是現(xiàn)在及將來必須大力研究的課題。我們可以依托目前強大的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對教學檔案立即收集、快速整理、全部存儲，使之高效地被利用。

3.加強對二級教學檔案管理人員的培訓。二級教學檔案管理人員如果沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的知識、技能的培訓，在從事內(nèi)容繁雜、涉及面廣、工作量較大的檔案管理工作時，很難在短時期勝任。另外，兼職檔案管理員時間少，工作的積極性不高，導致系部教學檔案的收集及整理存在不及時、不完整及流失現(xiàn)象。

二、解決方案

第一，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展教學檔案管理，既能減輕工作人員的負擔，又能提高工作效率，適應改革需求。隨著高職院校改革的不斷深入，系部教學檔案應當實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立強大的大數(shù)據(jù)分享平臺，做到資源共享。

第二，從院系實際出發(fā)，建立并完善院系兩級教學檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。系部作為教學檔案管理工作的直接施行者，可以結(jié)合校級檔案館、檔案室的業(yè)務需求，根據(jù)二級院系的實際，制訂第二級教學檔案管理的規(guī)章制度，層層遞進，落到實處。

第三，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想，重視教學檔案的建設(shè)，增強檔案管理意識。從院系二級領(lǐng)導到檔案管理員，都要改變“檔案與我無關(guān)”的觀念，增強對檔案管理工作的責任心。學校應通過宣傳教學檔案的保存價值和作用，使大家認識到檔案存在的社會效益和經(jīng)濟效益，從而提高全體教職工對檔案管理的責任感。

三、預期效果

第一，建立一個完善的系部教學檔案管理系統(tǒng)，引進《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫，使平臺利用方便快捷，保證教學質(zhì)量的提高。系部教學檔案管理系統(tǒng)的組成要素為確立目的、樹立規(guī)范、多渠道采集信息、處置信息、反應信息、組織保證和主客體支持系統(tǒng)七個方面。經(jīng)過教學評價，各高職院校都注重教學質(zhì)量監(jiān)控體系的建立，但支持系統(tǒng)和反應信息并不完善。支持系統(tǒng)應通過宣傳和發(fā)起，使每一位教員和學生都了解和認同，回收信息的可信度才高。經(jīng)過處理的信息一定要反應到信息源，這樣才能成為閉環(huán)系統(tǒng)。

第二，建立院級系部的檔案管理體系，提高系部檔案管理技術(shù)水平和檔案資料的開發(fā)利用率。同時，提高系部教職員工的信息化意識，完善管理機制，充分發(fā)揮《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫在學籍管理工作中的效能，逐步實現(xiàn)教學檔案工作在系部的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，使其在學校的教育管理、教學活動、教學研究、歷屆查詢等各項工作中發(fā)揮更大的作用。

四、結(jié)語

為順應教學發(fā)展的需要，學校引入了一套新的適合自己學校的綜合教務管理系統(tǒng)《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫以學校網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用二級學院對檔案的管理，服務于全校師生的教學和生活。學校引進《科怡綜合文檔管理系統(tǒng)》數(shù)據(jù)庫，既實現(xiàn)了資源共享，又提高了工作效率，從而減輕了工作人員的壓力，大大提高了教學檔案的開發(fā)和利用率。同時，還可以和其他院校分享資源，做到資源利用的最大化。

參考文獻：

[1]唐明瑤，劉益藝.檔案管理[M].北京：科學出版社，2013.

[2]李琳.高校教學檔案規(guī)范化管理的探索[J].湘潭師范學院學報（自然科學版），2008（2）.

作者簡介：鄭影奇（1982— ），男，助教，研究方向：環(huán)境工程、學生管理。