關(guān)于文書歸檔規(guī)范運行的調(diào)研與思考

陳世瓊

摘要：“文書”是指公文、書信、契約等，或從事公文、書信工作的人員。正規(guī)解釋是國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料;而“運行”是指文書根據(jù)內(nèi)容需要實現(xiàn)的閱辦過程，其終端就是歸檔。因此，文書資料、文書運行、文書歸檔本質(zhì)上就是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中不可缺少的重要資源。文書歸檔做好了，可以給企業(yè)的長遠發(fā)展、科學決策提供更多參考和值得借鑒的信息。

關(guān)鍵詞：文書歸檔;調(diào)研;思考

中圖分類號：G273.5 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）005-000-01

作為一名檔案工作者，在從事近10多年的文書和檔案管理工作中，深刻體會到文書檔案管理的重要性。那么，如何加強和規(guī)范文書歸檔工作呢？筆者就松藻煤電公司文檔管理的運行情況進行了調(diào)研和思考，現(xiàn)成文如下供同仁們參考。

一、存在的問題

（一）文書歸檔轉(zhuǎn)結(jié)效率不高

文書和檔案工作是相輔相成的，文檔不分家，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，前者是基礎，后者是歸宿。按照規(guī)定是每年底要將文書整體歸于檔案館，但有些單位對文書轉(zhuǎn)結(jié)、催辦歸檔并不及時，導致上年的文書資料到來年久久不能正常進入歸檔工作。

（二）文書歸檔立卷質(zhì)量不好

歸檔的目的就是為了將企業(yè)的原始文件資源保存起來為企業(yè)今后提供更多、更全的信息參考。但目前存在電子文件和紙質(zhì)文件歸檔不統(tǒng)一、格式不規(guī)范、資源不齊全等現(xiàn)象，直接影響文書歸檔的質(zhì)量。

（三）文書歸檔考評機制不夠

單從公文管理來看，領(lǐng)導都十分重視，對公文格式、公文文種、公文內(nèi)容、文字質(zhì)量的撰寫、文件下發(fā)都有嚴格的考評措施和規(guī)定，但對文書歸檔工作的考評激勵機制還未形成，沒有調(diào)動文書人員認真歸檔的主動性和積極性。

（四）文書歸檔規(guī)范意識不強

對于文書人員的選配相對較嚴格，但近年來，部分二級單位因文書人員崗位調(diào)整太快，出現(xiàn)歸檔規(guī)范意識不強、責任心下降、文件資料整理不及時、檔案資料收集不全等現(xiàn)象。

二、分析其原因

（一）領(lǐng)導重視程度不一

雖然松藻煤電公司層面十分重視文書歸檔工作，但個別二級單位對此項工作的重視程度卻并不是很夠。認為文件下發(fā)之后就過去了，對工作中的資料何去何從并不在乎、不加重視，久而久之便形成了“領(lǐng)導不關(guān)注、文書不專注、歸檔不及時、質(zhì)量不規(guī)范”的情況存在。

（二）文書知識參差不齊

目前，松藻煤電公司共有20名行政專兼職文書，平均年齡40歲，最大的52歲，最小的25歲，本崗位工作年限最長的18年，最短的1年。從隊伍結(jié)構(gòu)看，基本都是從其他崗位轉(zhuǎn)為文書崗位，對崗位的理解和認識程度不一，工作質(zhì)量和效率也參差不齊。

（三）專業(yè)機構(gòu)培訓較少

公司開展過文秘管理、公文管理、檔案管理的專業(yè)培訓。但對于文書檔案這個崗位來說，大多沒有參加過專業(yè)的正規(guī)培訓，都是半路出家，全靠自我摸索、自我總結(jié)，對文書歸檔工作的規(guī)范性有一定的影響。

（四）文書創(chuàng)新熱情不高

由于文書檔案的培訓交流少、活動載體少，進入文書崗位的人員要么經(jīng)驗不足、要么工作熱情不高，導致素質(zhì)參差不齊，知識更新較慢。

三、思考和建議

（一）加大文書工作的重視程度

無論哪個層面都應對文書檔案工作引起足夠的重視，把此項工作列入議事日程，進一步建立和完善文書歸檔規(guī)定，解決文書檔案工作在運行當中的實際問題。要積極開展不定期的文書檔案檢查，完成年度電子和紙質(zhì)文件的歸檔工作，要做到歸檔文件分類合理，排列有序，整理質(zhì)量符合規(guī)范要求。

（二）加強文書歸檔的規(guī)范管理

文書質(zhì)量體現(xiàn)了公文的嚴肅性，而文書的規(guī)范性流轉(zhuǎn)則是公文的生命。文書檔案與其他檔案一樣，都要嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用等程序?qū)嵤┮?guī)范管理，強化日常文件的催收、催辦、轉(zhuǎn)結(jié)，凡已工作處理完備的文件，都要按檔案規(guī)定分類入庫存放，確保電子和紙質(zhì)文件保持一致，以便于今后查找使用。

（三）完善文書檔案的制度建立

這些年來，松藻煤電公司各單位雖然相繼建立了公文、檔案管理的規(guī)章制度。但是隨著時代的進步和企業(yè)的發(fā)展，有些規(guī)章制度已經(jīng)不適應現(xiàn)在和未來文書檔案工作的需要。因此，要不斷加以健全、完善，使文書歸檔工作從各方面都做到有章可循、有法可依，形成規(guī)范、高效的文書歸檔工作機制，確保文書資料歸檔的及時性和完整性。

（四）提升文書人員的專業(yè)技能

公司內(nèi)專兼職文書人員絕大多數(shù)屬于半路出家，缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書知識、文秘知識、檔案知識的教育培訓。因此，要讓文書人員參與文秘培訓、檔案培訓，補充文書人員的新理論、新方法、新概念，達到學以致用的目的。在此基礎上，要開展一些有助于文書人員技能提升的平臺和活動，及時總結(jié)經(jīng)驗、查找差距、增添措施，形成交流學習、取長補短、相互促進的良好氛圍。

（五）堅持文書信息的資源共享

要依托公司的OA辦公平臺，加強電子文件和紙質(zhì)文檔的信息化、網(wǎng)絡化管理，為文書檔案資料的借閱、查閱、管理提供高效、快速、準確的服務。

（六）確保文書資料的安全準確

文書檔案同樣存在安全、及時、準確的原則。因此，文書人員必須要講求及時和效率，把文書工作運轉(zhuǎn)的速度減少到最低的程度，所有環(huán)節(jié)做到準確無誤。對涉密的文件一定要防止泄密、丟失和破損，保證文件的完整性。

總之，文書歸檔是一項具體而細致的管理工作，需要不斷探索和實踐，只有把文書和檔案工作結(jié)合起來，提高文檔管理質(zhì)量和利用率，才能為企業(yè)的發(fā)展提供更多更好的文檔資源。