高等院校行政管理中信息化建設(shè)的思考

□王文鹓

高校能夠為我國培養(yǎng)出社會發(fā)展所需的各類人才，且隨著我國素質(zhì)教育改革的深化，高校教育行政管理逐漸成為高校教育教學(xué)、思想政治管理的重要機(jī)制，高校行政管理在保障高校日常工作正常運行中發(fā)揮著重要的作用。在信息化時代，利用信息化設(shè)備輔助高校進(jìn)行行政管理，有助于提高高校的管理水平，并增強(qiáng)其管理質(zhì)量。高校行政管理信息化是具有現(xiàn)實意義的，利用信息技術(shù)能夠簡化行政管理流程、優(yōu)化行政管理的模式，但當(dāng)前我國高校教育行政管理仍存在很多問題。為此，探索現(xiàn)代高校行政管理的創(chuàng)新手段，推動行政管理組織模式的變革，展現(xiàn)信息化時代的強(qiáng)效生命力很有必要。

一、完善高校行政管理的信息化機(jī)制

(一)高校行政管理的現(xiàn)狀。行政工作是高校工作中的重要組成部分，高校行政管理是保證學(xué)校各類活動正常開展的基礎(chǔ)，運用賦予權(quán)力對學(xué)校事務(wù)進(jìn)行管理活動，行政管理服務(wù)的對象特殊。高校行政管理工作的靈活度有待提高，行政工作的連續(xù)性和可持續(xù)性也有待加強(qiáng)。為了提高高校教學(xué)、科研的實現(xiàn)，高校行政管理必須借助現(xiàn)代科技設(shè)備，建立完善的行政管理信息化機(jī)制，在一定的機(jī)構(gòu)和制度基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，發(fā)揮行政管理的作用和行政職能，從而實現(xiàn)高校預(yù)定行政管理目標(biāo)的組織活動。高校行政管理工作是學(xué)校日常運作的支撐和保障，目前，高校行政管理水平有限，不能有效地推動學(xué)校建設(shè)、發(fā)展和改革。

(二)完善行政管理信息化機(jī)制。完善行政管理信息化機(jī)制，高校必須要借助數(shù)字設(shè)備優(yōu)化行政審批流程，從而提高行政管理效能、行政管理水平，這與學(xué)校的辦學(xué)水平和辦學(xué)效益直接相關(guān)。通過數(shù)字設(shè)備對行政管理工作的各項流程進(jìn)行全程實時監(jiān)督，并能為教職工提供相關(guān)的審批、移交材料服務(wù)，切實改變傳統(tǒng)且復(fù)雜的審批流程狀況。通過信息化建設(shè)，優(yōu)化行政管理信息化機(jī)制，設(shè)置更為科學(xué)、合理的行政管理機(jī)制。通過完善的行政管理信息化機(jī)制，做到有效地精簡和規(guī)范辦事行政工作程序，改進(jìn)管理服務(wù)質(zhì)量，縮短行政事務(wù)的辦理時限，讓高校教學(xué)科研人員能夠節(jié)約更多的時間，用來開展科研，從而提高學(xué)校的整體科研能力[1]。

在信息化時代，高校行政管理的信息化建設(shè)，需要依托“互聯(lián)網(wǎng)+”，積極推動高校行政服務(wù)事項的網(wǎng)上辦理，簡化工作流程，減少浪費環(huán)節(jié)，提高行政辦事效率。利用信息化管理的方式，將“放管服”政策有機(jī)地引入行政管理工作中，借助互聯(lián)網(wǎng)讓教職工了解校內(nèi)的最新政策，提升教職員工工作的積極性、活力，從而實現(xiàn)高校行政管理的合規(guī)、科學(xué)。通過數(shù)字設(shè)備，充分授權(quán)行政服務(wù)中心窗口，確保審批運作的有序、高效。優(yōu)化傳統(tǒng)行政管理的流程，實現(xiàn)行政事務(wù)工作流程最短、程序最簡的方式流轉(zhuǎn)。搭建行政管理的大數(shù)據(jù)平臺，將高校各類行政管理檔案電子化存儲，系統(tǒng)提供綜合查詢，利用嚴(yán)格的權(quán)限管控，確保檔案文檔安全。建立全文檢索功能，方便管理者快速應(yīng)用和完整索引。

開展行政管理，高校應(yīng)該根據(jù)多元的社會需求去設(shè)定專業(yè)、引進(jìn)教師、制定培養(yǎng)方案，進(jìn)而形成特色專業(yè)，以此來構(gòu)筑高校的核心競爭力。這是高校內(nèi)涵發(fā)展的必由路徑，也是“放管服”的積極意義。高校要想增強(qiáng)競爭力，具備特色和活力，就必須根據(jù)自身的發(fā)展規(guī)律，建立良好的運行機(jī)制。通過數(shù)字設(shè)備輔助新政管理工作的考站，簡化內(nèi)部審批流程，去繁就簡保證降低時間、成本。利用數(shù)字信息的大數(shù)據(jù)平臺，整合校內(nèi)最新的行政管理制度措施和手段，便于教職員工查看、了解。通過信息化行政管理平臺，推行行政管理教學(xué)、科研活動的開展，積極調(diào)動教職員工的工作積極性，從而提高學(xué)校的整體實力。

二、提高行政管理隊伍的信息化水平

(一)行政管理隊伍的現(xiàn)狀。高校開展行政管理工作的隊伍建設(shè)還有待加強(qiáng)，行政管理隊伍內(nèi)部組織成員的水平參差不齊。缺乏長期、科學(xué)的行政管理工作監(jiān)督機(jī)制，行政工作監(jiān)督不到位。行政工作的流程多，過程復(fù)雜，審批流程難，不利于高校行政工作的開展，行政工作落不到實處。行政工作的實效性不強(qiáng)，難以達(dá)到高校的預(yù)期目標(biāo)和應(yīng)有效果，行政管理組織成員的思維混亂，管理內(nèi)部損耗過大，行政管理隊伍操作信息化技術(shù)的水平不高，不能有效地依靠數(shù)字設(shè)備準(zhǔn)確分析管理機(jī)制的合理性。高校行政管理的行政督辦立項、任務(wù)管理分解、任務(wù)管理反饋執(zhí)行耗時長，難以實現(xiàn)全過程督辦管理工作的數(shù)字化、智能化處理。在行政管理工作中，管理者利用數(shù)學(xué)設(shè)備的程度低，多采用傳統(tǒng)的人工管理，管理成本高，且管理效果低，管理者思路不明確，行政管理工作的重心把握不準(zhǔn)確[2]。

(二)提高管理隊伍的信息化水平。高校應(yīng)該提高行政管理隊伍的信息化水平建設(shè)，確保行政管理的質(zhì)量，認(rèn)真查找管理中存在的問題，借助互聯(lián)網(wǎng)手段找出對策，理清楚行政管理工作的重點思路，樹立科學(xué)的行政管理理念。信息化行政管理系統(tǒng)可以一鍵調(diào)用會議、公文、日程事務(wù)模板，快速發(fā)起業(yè)務(wù)審批，通過行政管理信息化建設(shè)，緩解管理者的工作壓力，從而節(jié)省更多的時間投入到其他更有價值的工作之中[3]。

通過數(shù)字設(shè)備強(qiáng)化導(dǎo)入行政管理培訓(xùn)，提高行政管理的質(zhì)量，激發(fā)管理者的潛能和工作熱情，提高執(zhí)行力。借助數(shù)字設(shè)備，行政管理科研、教學(xué)、師資隊伍建設(shè)等方面時，結(jié)合數(shù)字系統(tǒng)整合的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行更好的管理和決策，營造尊重知識、尊重學(xué)術(shù)自由的行政管理文化。定期通過數(shù)字設(shè)備向管理者推送有關(guān)優(yōu)質(zhì)管理的文章，并通過數(shù)字設(shè)備對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，提高行政管理人員注意禮儀與行政工作的關(guān)系的思維方式，增強(qiáng)管理服務(wù)意識和大局觀念，規(guī)范行政管理，提高管理隊伍的信息化建設(shè)，營造良好的工作氛圍。

信息化行政管理系統(tǒng)能夠提供豐富的組織數(shù)據(jù)、表單控件等，能夠?qū)π姓芾砉ぷ鞯牧鞒谭种l件進(jìn)行引用，實現(xiàn)行政管理自動化流程判斷。通過信息化行政管理平臺，提供與行政管理工作內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)，協(xié)助管理者完成填寫、審批，有效提升管理效率。加強(qiáng)高校行政管理隊伍應(yīng)用信息化技術(shù)建設(shè)，增強(qiáng)行政管理人員的整體素質(zhì)，保證高校各項工作的正常運轉(zhuǎn)[4]。

三、強(qiáng)化高校行政管理數(shù)字設(shè)施的建設(shè)

(一)行政管理設(shè)施的現(xiàn)狀。高校作為學(xué)術(shù)單位，在日常的行政管理中，高校行政管理還存在一定的不足。缺乏先進(jìn)的行政管理設(shè)施，不能充分發(fā)揮出信息化行政管理在學(xué)術(shù)評價、人才培養(yǎng)、學(xué)科發(fā)展、其他教學(xué)和科研領(lǐng)域中的主導(dǎo)作用。行政管理的人工處理環(huán)節(jié)較多：對會議前期的議題收集、組織、通知、會議室安排以及對公文的擬稿、會簽、發(fā)文、收文等環(huán)節(jié)全靠人工處理，審批效率較低。管理校內(nèi)各種會議通知、請示等上傳下達(dá)工作的方式較為單一，行政事務(wù)的審批工作量龐大。事務(wù)績效缺抓手：針對高校各項重大、特殊事項的落實工作，由于缺乏有效的數(shù)字設(shè)備，導(dǎo)致無法對落實過程進(jìn)行實時的監(jiān)管、監(jiān)督，信息化科學(xué)考核數(shù)據(jù)庫難以建立。缺少相應(yīng)的數(shù)字管理設(shè)備，不利于多校區(qū)管理分散，高校本部到二級學(xué)院，高校管理呈現(xiàn)出多級管控的特點，而且校領(lǐng)導(dǎo)、分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的“多崗現(xiàn)象”普遍存在，缺乏確保各項行政審批工作的及時有效落實。

(二)強(qiáng)化數(shù)字管理設(shè)備的配置。高校進(jìn)行行政管理信息化建設(shè)，需要強(qiáng)化數(shù)字設(shè)備的配置。高校進(jìn)行行政管理可以基于互聯(lián)網(wǎng)協(xié)同運營平臺，聯(lián)動高校內(nèi)部的核心業(yè)務(wù)管控，幫助高校打造一體化、規(guī)范化、數(shù)字化的行政管理模式，有效提升整體的管理效率。高校會議管理一體化行政管理方案價值強(qiáng)化制度執(zhí)行基于高校的管理需求，全面梳理和構(gòu)建行政管理制度，實現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、合理的權(quán)限分配、分級分責(zé)、落實責(zé)任。

實現(xiàn)行政管理統(tǒng)籌通過對日常行政工作的全場景覆蓋，明確不同業(yè)務(wù)類型的流轉(zhuǎn)程序、特例程序、應(yīng)急程序，實現(xiàn)統(tǒng)一呈現(xiàn)和按序運作。完善高校信息化設(shè)備建設(shè)，保障行政管理的目標(biāo)達(dá)成，實行工作量制度，保障基礎(chǔ)，目標(biāo)牽引，實現(xiàn)自上而下的目標(biāo)分解，落實到人；實現(xiàn)自下而上匯總，確保個人與組織目標(biāo)的高度一致。提高行政管理服務(wù)水平，通過數(shù)字設(shè)備提供統(tǒng)一網(wǎng)上的教職工服務(wù)中心，通過對辦事流程的不斷優(yōu)化和改善，提高服務(wù)質(zhì)量，營造良好、專業(yè)的高校管理形象。通過建立信息化行政管理模式，明確教師基本工作量制度和管理服務(wù)崗位責(zé)任制度，保障高校各項工作的正常運行。通過數(shù)字設(shè)備，智能評估崗位類別，設(shè)置以質(zhì)量和水平為核心的細(xì)致化、多樣化的激勵績效考評機(jī)制，并將考評機(jī)制落到實處，對于工作表現(xiàn)較好的行政管理人員，應(yīng)給予獎勵，而對于工作表現(xiàn)欠佳者，應(yīng)嚴(yán)格懲處，最終提升行政管理的效率和效能，從而促進(jìn)并推動廣大教職工積極創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)、促進(jìn)高校及學(xué)科整體發(fā)展和水平提升[5]。

利用信息化行政管理手段，整合教職工的基本工作量和績效任務(wù)數(shù)據(jù)信息，作為行政管理崗位考核、績效分配的基礎(chǔ)和依據(jù)。通過信息化行政管理手段，形成一體化、移動化的智能行政管理模式。通過數(shù)字設(shè)備智能深度還原高校人工行政管理處理工作的流程，自動化處理高校內(nèi)各個類型會議的準(zhǔn)備、申請、審批、通知、會務(wù)等流程情況，實現(xiàn)從會議申請、發(fā)布通知和回執(zhí)、會議資源管理到下發(fā)會議紀(jì)要、會后督辦落實等全流程的會務(wù)服務(wù)，覆蓋高校辦會全場景，以電子化手段實現(xiàn)行政管理的在線化處理，提高行政管理水平。

四、結(jié)語

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，加上高校競爭日益劇烈的今天，我國高校要想在其中立于不敗之地，并提高行政管理能力，就必須打破傳統(tǒng)行政管理的模式，需要根據(jù)高校本身工作的實際情況和發(fā)展的需要提升管理水平。高校應(yīng)該利用信息化設(shè)備輔助行政管理，不斷創(chuàng)新和完善管理理念，充分融入創(chuàng)新管理思想，并借助數(shù)字化手段實現(xiàn)整體行政管理效率的提高，進(jìn)一步促進(jìn)我國高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。