關(guān)于實物檔案管理的幾點思考

文·王淑芳

關(guān)于實物檔案管理的幾點思考

文·王淑芳

實物檔案是指反映歷史真實面貌、具有保存和查考價值的各種特殊載體的檔案，通常指各單位在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆之?、印章、各種捐贈品、禮品、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內(nèi)外友好交往的實物形式的檔案。

從載體形式來說，實物檔案的范圍廣，常見的有獎旗、獎杯、牌匾、盤、碟等等；從內(nèi)容來說，一是與其他門類檔案同時形成的、反映同一活動或同一內(nèi)容的，如表彰會議中獲得的獎旗、獎杯、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的、內(nèi)容獨特的，如來賓贈送的各種紀(jì)念品、工藝品等。由此可見，實物檔案的特點是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術(shù)觀賞性，因此，整理保存好各種實物檔案，對于豐富檔案內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案工作的作用，有著積極的意義。本文將結(jié)合青島市檔案館館藏實物檔案特點，探討實物檔案的整理及管理方法。

一、館藏實物檔案的整理

（一）完善目錄

實物檔案在接收進館時，移交單位一般都進行了整理編目，但也存在部分題名擬寫不規(guī)范、責(zé)任者或時間缺失等問題，不能完整反映實物檔案的特性，給檢索利用帶來困難，因此對已經(jīng)接收進館的檔案目錄要做必要的修改、補充，以便于檢索利用。

編目的目的是方便實體管理和信息的檢索利用，從這個角度考慮，實物檔案目錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：檔號、實物名稱、題名（內(nèi)容簡介）、載體類型、規(guī)格、相關(guān)單位或個人、時間、備注等。

1.檔號：檔案接收進館時所賦予的檔案編號。

2.實物名稱：實物檔案的準(zhǔn)確名稱，如獎狀、獎杯、獎旗、證書、獎?wù)?、花瓶、模型、題詞、油畫等。

3.題名（內(nèi)容簡介）：實物檔案的簡要說明，擬寫題名時，要盡量概括與實物檔案相關(guān)的背景信息。榮譽類實物的題名要寫明授獎單位、獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級等等，如：山東省檔案局授予青島市檔案局“2004 年度山東省檔案工作先進單位”榮譽證書；紀(jì)念品、宣傳品類實物要寫明實物名稱、公務(wù)活動名稱等信息，如：半島都市報一周年紀(jì)念贈市委副書記張旭升“縮微半島都市報創(chuàng)刊一周年紀(jì)念金卡”；題詞、字畫等要寫明題詞、字畫內(nèi)容，并且要具體到個人，如有需要還應(yīng)寫明該人的職務(wù)和單位，如：范國強參加“青島市書法楹聯(lián)藝術(shù)大展”作品——海闊天高遠，民安國富強。

4.載體類型：實物檔案的主要材質(zhì)，如布質(zhì)、木質(zhì)、金屬等。

5.規(guī)格：實物檔案的外形尺寸，一般以毫米為單位。

6.相關(guān)單位或個人：形成、頒發(fā)或捐贈實物的單位或個人；如榮譽類實物的獲獎?wù)?、授予者等，紀(jì)念品、宣傳品等的公務(wù)活動名稱、贈與人等，題詞、字畫等的創(chuàng)作個人等。

7.時間：獲得實物的時間。

8.備注：其他需要說明的問題，如帶有外包裝或附屬材料的實物，應(yīng)著名“外包裝”、“附屬材料”等。

（二）規(guī)范檔號粘貼位置

實物檔案的檔號應(yīng)標(biāo)注在既不影響外觀又比較便于查找的位置處，帶有外包裝或附屬材料的實物 ，其外包裝和附屬材料也應(yīng)標(biāo)注與實物檔案相對應(yīng)的檔號。一般按照以下原則粘貼檔號：

1.獎匾、獎狀、獎旗、錦旗、獎?wù)?、證書等正面有字的平面實物，貼在背面右下角。

2.獎杯、模型、工藝品等立體實物一般貼在底座背面。

3.印章類一般粘貼在印把上。

4.字畫、題字類，一般粘貼在背面右下角。

5.帶有附屬材料的實物，其附屬材料也應(yīng)粘貼相應(yīng)檔號。

6.帶有外包裝的實物，除在實物檔案恰當(dāng)位置粘貼檔號外，還應(yīng)在外包裝的右下角粘貼與實物檔案相對應(yīng)的檔號。

二、實物檔案有序保管

實物種類繁多，載體形態(tài)各異，大小規(guī)格各不相同，無法采用統(tǒng)一的保管模式，目前國家沒有統(tǒng)一的實物檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從本館對實物檔案的管理實踐來看，一般應(yīng)對實物檔案分門別類采取不同的方式進行集中管理，對特別珍貴或易破損的要另制作裝具，采取封閉式保管。

1.獎旗、獎狀等可折疊的實物，一般折疊成A4 規(guī)格，將有字一側(cè)折疊在內(nèi)，無字一側(cè)折疊在外，盡量不要在有文字處留有折痕；將獎旗背面（右上角）貼有檔號的位置露出在面上；將折疊好的實物裝入檔案盒中；在檔案盒背脊填蓋盒內(nèi)所裝實物檔案的檔號等項目。

2.字畫、題字等，如果有地圖柜，則平鋪放入地圖柜中，檔號朝外，便于查找；如果沒有地圖柜，則一般字面朝里、檔號朝外卷成圓筒狀，裝入定制的圓筒形裝具中，并在裝具外標(biāo)注所存放檔案的檔號。

3.證書、獎?wù)?、獎牌等小型平面類實物，可以直接裝入檔案盒中，并在檔案盒脊背上標(biāo)注所存放實物的檔號。

4.獎杯、紀(jì)念品等小型立體類實物，按檔號順序豎立在專用架上保存；對較大且不能上架的實物檔案，要按檔號順序集中擺放在專用庫房的特定區(qū)域。

5.印章類，一般按照檔號排序放入特制的木盒，盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放，鋼印等大型印章，可不裝盒，直接排列上架。

6.易碎類實物，一般應(yīng)放入定制的包裝物內(nèi)。

7.立體類的實物，有外包裝的連同外包裝一起擺放在檔案架上，檔號朝外。

三、實物檔案數(shù)字化

館藏實物檔案主要用來舉辦各種展覽和將來出版相關(guān)匯集，在用來舉辦展覽時，單憑實物檔案的題名很難準(zhǔn)確判斷其形態(tài)、大小等，需要花費大量時間到庫房逐件挑選，這勢必會影響辦展進度，而且部分實物檔案屬于易碎品，經(jīng)常接觸極易造成損壞，因此需要對實物檔案進行數(shù)字化，一般采用數(shù)碼相機拍攝的方式對實物檔案進行數(shù)字化，即對不同形狀的實物從不同角度拍攝一張或幾張數(shù)字化照片，一組照片聯(lián)合反映一件實物的形態(tài)，與實物檔案目錄掛接，從而實現(xiàn)實物檔案的數(shù)字化。

1.平面類實物，一般從正面拍攝一張照片。

2.立體類不對稱實物，一般從上、下、前、后、左、右各拍攝一張照片，六張照片聯(lián)合反映一件實物的形狀。

3.立體類對稱實物，一般對上下、前后、左右各拍攝一張照片，三張照片聯(lián)合反映一件實物的形狀。

4.所拍攝的實物檔案數(shù)字化照片與目錄數(shù)據(jù)掛接，便于利用。

總之，實物檔案種類繁多，很難一一列舉，在管理時要根據(jù)實物檔案的材質(zhì)、大小、形狀等靈活掌握。

（作者單位：青島市黃島區(qū)文化藝術(shù)中心）