華東師范大學(xué)以數(shù)據(jù)流視角打造工作流

文/王冠西 趙春 張瑾 龔磊 沈富可

華東師范大學(xué)以數(shù)據(jù)流視角打造工作流

文/王冠西 趙春 張瑾 龔磊 沈富可

華東師范大學(xué)將工作流引入信息系統(tǒng)建設(shè)中，通過(guò)“流程再造”，重新梳理各管理部門間的業(yè)務(wù)流程，這是高校信息系統(tǒng)建設(shè)的一種新視角。

本文從高校信息系統(tǒng)建設(shè)角度入手，將工作流引入高校信息系統(tǒng)建設(shè)中。通過(guò)重新梳理設(shè)計(jì)多個(gè)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程，利用流程優(yōu)化中的工作流技術(shù)，使高校各部門間的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫集成。加強(qiáng)部門間信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，提高高校各部門的業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。以華東師范大學(xué)研究生出國(guó)（境）申請(qǐng)系統(tǒng)為例，剖析基于工作流的高校信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中技術(shù)實(shí)現(xiàn)思路，以及實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題和對(duì)策。

高校信息化建設(shè)的新動(dòng)向：數(shù)據(jù)流與工作流

1.高校信息化的困境

當(dāng)前，大多數(shù)高校信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一論證及規(guī)劃。各管理部門為提高工作效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，建立了相對(duì)獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)。但這些部門在建設(shè)自己的信息管理系統(tǒng)時(shí)，往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)學(xué)校的統(tǒng)籌規(guī)劃，所采用的軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一。在全校范圍內(nèi)人為地形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。這些孤立的信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)只能提供給管理部門內(nèi)部使用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流的共享。比如，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)中的教師個(gè)人信息都應(yīng)該由人事系統(tǒng)中提供，而人事系統(tǒng)中教師工資信息又應(yīng)該由財(cái)務(wù)系統(tǒng)來(lái)提供。因此，打通管理部門間信息系統(tǒng)的壁壘，讓數(shù)據(jù)流在各個(gè)管理部門間暢通流轉(zhuǎn)是實(shí)現(xiàn)更高層次的高校信息化的重要步驟。

工作流與數(shù)據(jù)流

目前，關(guān)于工作流（Workflow）的定義，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。1993年成立的工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化組織——工作流管理聯(lián)盟（WFMC : Workflow Management Coalition ），標(biāo)志著工作流技術(shù)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域中有了自己一席之地。WFMC給出的工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則，文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行。

控制流和數(shù)據(jù)流是工作流管理系統(tǒng)中存在的兩種流程?？刂屏鳎垂ぷ髁鳎钦{(diào)度和控制業(yè)務(wù)活動(dòng)的自動(dòng)化執(zhí)行；數(shù)據(jù)流則是為底層業(yè)務(wù)活動(dòng)提供數(shù)據(jù)服務(wù)，保證控制流的暢通。數(shù)據(jù)流是隨著控制流的推進(jìn)而產(chǎn)生的，工作流是數(shù)據(jù)流產(chǎn)生的根源，而數(shù)據(jù)流是工作流正確執(zhí)行的保證。一般工作流管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下三個(gè)主要功能:工作流定義功能，運(yùn)行控制功能，運(yùn)行交互接口。工作流定義功能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言定義，提供分析、建模、系統(tǒng)定義的技術(shù)，將現(xiàn)實(shí)世界中的業(yè)務(wù)處理過(guò)程轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可處理的定義。最終的定義可以表現(xiàn)為文本、圖形或者自然語(yǔ)言符號(hào)。工作流管理系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)圖如圖所示。

圖 工作流管理系統(tǒng)一般結(jié)構(gòu)

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，高校的管理部門日漸增多。針對(duì)學(xué)生、老師日常管理的業(yè)務(wù)往往并不能在同一個(gè)部門內(nèi)就能完成，一件事可能需要跑幾個(gè)業(yè)務(wù)部門才能辦下來(lái)。傳統(tǒng)的以業(yè)務(wù)部門為主導(dǎo)的信息系統(tǒng)管理此類業(yè)務(wù)顯得不夠靈活，同時(shí)給前來(lái)辦理業(yè)務(wù)的學(xué)生、老師帶來(lái)諸多不便，需要登錄多個(gè)不同系統(tǒng)登記信息、等待審批等等。

傳統(tǒng)的高校信息系統(tǒng)，在運(yùn)維升級(jí)時(shí)，也面臨著諸多問(wèn)題。業(yè)務(wù)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)隨著時(shí)間推移，會(huì)漸漸增多，老的業(yè)務(wù)辦理流程也可能會(huì)發(fā)生變化。舊系統(tǒng)若不及時(shí)升級(jí)，必然影響新的業(yè)務(wù)辦理效率。但若一次性上線新的系統(tǒng)，老系統(tǒng)中仍然活動(dòng)的，尚未處理完的業(yè)務(wù)將會(huì)遇到問(wèn)題。許多時(shí)候，不得不采取折中措施，新老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行。但這對(duì)業(yè)務(wù)部門中的系統(tǒng)用戶以及信息化部門的運(yùn)維人員都增加了許多工作量。

圖1 基于數(shù)據(jù)流的工作流信息系統(tǒng)概念模型

為了跳出前述的數(shù)據(jù)困境與流程困境，有必要在高校信息化建設(shè)中引入數(shù)據(jù)流與工作流的理念，打造基于數(shù)據(jù)流的工作流信息系統(tǒng)開發(fā)模式，從而推動(dòng)高校信息化建設(shè)步入新的階段。

2.已有研究述評(píng)

目前，大多數(shù)高校的信息化工作都已經(jīng)完成硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。條件較好的高校，信息化工作走在前列，進(jìn)行了一系列探索。在數(shù)據(jù)整理、系統(tǒng)整合、工作流的引入等方面做了許多工作，取得一定成果。

已有文獻(xiàn)大多從實(shí)踐出發(fā)，梳理了高校內(nèi)部管理部門的日常業(yè)務(wù)流程，將工作流模型引入信息系統(tǒng)建設(shè)中。體現(xiàn)出工作流的主要特點(diǎn)，涉及到申請(qǐng)、審核、審批等環(huán)節(jié)。但在應(yīng)對(duì)一些涉及跨部門間協(xié)同完成的業(yè)務(wù)流程顯得力不從心。少有文獻(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)流進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。讓這些標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)伴隨工作流的各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)而傳遞，這樣所有業(yè)務(wù)部門使用到的數(shù)據(jù)都是符合一定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。本文針對(duì)校內(nèi)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，制定一系列數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提出一個(gè)基于WebService的數(shù)據(jù)交換框架，解決跨平臺(tái)間的數(shù)據(jù)交互。并對(duì)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，提出以工作流為核心來(lái)構(gòu)建信息系統(tǒng)，真正將工作流引入高校信息化建設(shè)當(dāng)中。

3.基于數(shù)據(jù)流的工作流信息系統(tǒng)概念模型

高校信息化建設(shè)的核心應(yīng)該是在信息化條件下，塑造不同類型人員之間基于事務(wù)的互動(dòng)服務(wù)?；?dòng)的內(nèi)容則是一個(gè)個(gè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，互動(dòng)的媒介則是一支支流程。以流程的方式，將高校中不同類型人員的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。如圖1所示，這個(gè)模型的特質(zhì)有：

（1）高校信息系統(tǒng)建設(shè)是服務(wù)所有用戶，破除唯管理者中心

從用戶參與的角度，信息系統(tǒng)更應(yīng)該注重普通用戶的使用體驗(yàn)。信息系統(tǒng)的建設(shè)要以用戶使用體驗(yàn)為參考點(diǎn)。為用戶劃分角色，不同角色進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)顯示相應(yīng)的操作權(quán)限。這樣，可以打造一個(gè)公共平臺(tái)，讓所有用戶從同一個(gè)入口進(jìn)入系統(tǒng)完成自己所希望完成的業(yè)務(wù)。但通過(guò)不同角色，顯示相應(yīng)角色能夠辦理的業(yè)務(wù)功能。

（2）高校信息建設(shè)是基于事務(wù)的，破除以單一職能部門為界限

信息系統(tǒng)建設(shè)要圍繞事務(wù)，而不是圍繞管理部門的職能設(shè)置要求。高校內(nèi)的信息系統(tǒng)建設(shè)不再是僅僅為了提高管理部門工作效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的手段。更多地強(qiáng)調(diào)不同類型人員間的互動(dòng)，提高各類用戶之間標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的交換。提高跨職能部門之間的工作效率。

（3）事務(wù)過(guò)程中數(shù)據(jù)流動(dòng)

這里的事務(wù)就是指流程，每一支流程都包含多個(gè)環(huán)節(jié)，不同環(huán)節(jié)之間數(shù)據(jù)基于標(biāo)準(zhǔn)而流動(dòng)。這些基于一定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)在流程不同環(huán)節(jié)間的流動(dòng)，讓各職能部門能夠共享數(shù)據(jù)，破除部門之間數(shù)據(jù)壁壘，避免信息孤島的出現(xiàn)。

基于數(shù)據(jù)流的工作流信息系統(tǒng)建設(shè)方案

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)交換

1.核心數(shù)據(jù)集

高校信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要體現(xiàn)在對(duì)人、財(cái)、物上的管理，絕大多數(shù)的信息管理系統(tǒng)也都是針對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理。對(duì)這些核心數(shù)據(jù)集的收集和整理，結(jié)合各職能部門的業(yè)務(wù)流程梳理。為業(yè)務(wù)流程提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，使得各職能部門間能夠更方便地共享數(shù)據(jù)。針對(duì)我校信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，對(duì)主要數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和關(guān)系進(jìn)行分析，整理了如表1的核心數(shù)據(jù)集。

2.數(shù)據(jù)交換框架模型

表1 核心數(shù)據(jù)集

有了標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)集，各職能部門的業(yè)務(wù)流程就能夠使用這些標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)集了。通過(guò)流程引擎，將這些標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)在流程的不同環(huán)節(jié)上進(jìn)行傳遞。但這些標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)集所在的信息庫(kù)通常是由某一職能部門掌握，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)想使用這些數(shù)據(jù)則需要一定的技術(shù)手段進(jìn)行獲取。

圖2 數(shù)據(jù)交換框架

WebService是一個(gè)平臺(tái)獨(dú)立的，低耦合的基于Web的應(yīng)用程序，使用開放的XML（標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語(yǔ)言）標(biāo)準(zhǔn)來(lái)描述、發(fā)布、發(fā)現(xiàn)、協(xié)調(diào)和配置這些應(yīng)用程序。使用WebService技術(shù)，可以使得運(yùn)行在不同機(jī)器上的不同應(yīng)用無(wú)需借助附加的、專門的第三方軟件或硬件，就可以互相交換數(shù)據(jù)，無(wú)論它們所使用的語(yǔ)言、平臺(tái)或內(nèi)部協(xié)議。圖2是針對(duì)核心數(shù)據(jù)集設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)交換框架，通過(guò)該框架實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互。

業(yè)務(wù)梳理與業(yè)務(wù)再造

以職能部門為核心來(lái)建設(shè)信息化系統(tǒng)，將導(dǎo)致信息系統(tǒng)形成一個(gè)個(gè)信息孤島。通過(guò)對(duì)職能部門的業(yè)務(wù)梳理，制定標(biāo)準(zhǔn)的辦事流程。以流程為核心去打造適應(yīng)職能部門的信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流隨著流程實(shí)例的流轉(zhuǎn)而流轉(zhuǎn)。無(wú)論該流程是只涉及單一職能部門，或是涉及多個(gè)職能部門協(xié)同處理，數(shù)據(jù)流都隨著工作流而流轉(zhuǎn)。避免應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無(wú)法共享，各職能部門的應(yīng)用系統(tǒng)形成信息孤島。

從以職能部門為核心向以流程為核心打造高校信息化系統(tǒng)，要求對(duì)各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理。將原有的繁雜且冗余的業(yè)務(wù)辦理重新梳理、再造，制定出標(biāo)準(zhǔn)的流程。

實(shí)踐工作的技術(shù)方案

1.技術(shù)框架

選用商用工作流引擎產(chǎn)品K2 Blackpearl作為流程后臺(tái)支撐，該產(chǎn)品是基于微軟.NET技術(shù)平臺(tái)研發(fā)的BPM產(chǎn)品，是基于微軟WWF（Windows Workflow Foundation）技術(shù)構(gòu)建的遵循WFMC標(biāo)準(zhǔn)的.NET平臺(tái)BPM產(chǎn)品?；诹鞒桃媾c.NET平臺(tái)的高度集成性，業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用微軟ASP.NET平臺(tái)開發(fā)，Web表單使用當(dāng)前較為流行的ExtJs前端技術(shù)，Web服務(wù)器采用微軟的IIS服務(wù)，數(shù)據(jù)庫(kù)為MS SQLSERVER 2008。構(gòu)建一個(gè)流程平臺(tái)，將工作流應(yīng)用系統(tǒng)中通用的“待辦理事項(xiàng)”， “我發(fā)起的事項(xiàng)”，“我處理過(guò)的事項(xiàng)”，“發(fā)起新流程”等構(gòu)建成平臺(tái)菜單項(xiàng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和流程引擎數(shù)據(jù)庫(kù)分開，保證在遇到流程引擎需要升級(jí)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要升級(jí)時(shí)，互不影響各自的使用。業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，通過(guò)提出的數(shù)據(jù)交換框架，以WebService的方式從其他相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)獲取。這樣，保證獲取到的數(shù)據(jù)是在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)集內(nèi)的數(shù)據(jù)。不僅有利于流程節(jié)點(diǎn)間的數(shù)據(jù)傳遞，也能夠很好地為將來(lái)系統(tǒng)擴(kuò)展做準(zhǔn)備，如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)架構(gòu)

2.關(guān)鍵技術(shù)

采用K2 Blackpearl作為流程后臺(tái)，管理所有流程實(shí)例的流轉(zhuǎn)。同時(shí)，利用K2與.NET技術(shù)的高度集成，應(yīng)用程序不局限于K2SmartForm產(chǎn)品。利用ExtJs框架作為前段渲染技術(shù)，充分發(fā)揮框架對(duì)于異步交互的封裝。后臺(tái)采用C#編程語(yǔ)言，將常用的功能封裝成dll。有新的應(yīng)用程序需要開發(fā)時(shí)，僅需要制作相應(yīng)的Web頁(yè)面和ExtJs腳本，再針對(duì)頁(yè)面所需要存、取的數(shù)據(jù)開發(fā)相應(yīng)的后臺(tái)代碼。而與K2交互的相關(guān)程序均以dll封裝好，以組件的模式加載進(jìn)入。這樣，能夠大大提高開發(fā)效率，提高系統(tǒng)的可復(fù)用性。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)工作也有很大的幫助，只關(guān)注出現(xiàn)問(wèn)題的模塊（組件）而不會(huì)影響其他模塊的正常使用。

Web前端采用ExtJs框架，該框架擁有豐富的客戶端組件模塊，用于數(shù)據(jù)展示、文本輸入、附件上傳等。同時(shí)允許開發(fā)者進(jìn)行再次開發(fā)。該框架同時(shí)對(duì)Ajax進(jìn)行封裝，開發(fā)者可以快速開發(fā)和配置前段與后臺(tái)之間的數(shù)據(jù)交互。前端采用用戶、角色、權(quán)限的管理技術(shù)，在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置不同角色（如管理員、教師、本科生、研究生），不同角色開放的系統(tǒng)權(quán)限就不一樣。對(duì)具體某一用戶，將該用戶設(shè)置成相應(yīng)的角色（當(dāng)角色細(xì)化后，同一個(gè)用戶可以擁有多個(gè)不同角色）。對(duì)不同的角色開放相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限，通過(guò)這樣的角色、權(quán)限管理，方便批量用戶授權(quán)及系統(tǒng)的運(yùn)維管理。

高校信息化中的相關(guān)實(shí)踐

實(shí)踐的背景

為提升我校職能部門整體服務(wù)質(zhì)量，需要建設(shè)一種機(jī)制去協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門的業(yè)務(wù)流程，并且引導(dǎo)、協(xié)助師生辦事的過(guò)程。由機(jī)關(guān)黨工委牽頭，建設(shè)的華東師范大學(xué)辦事指南平臺(tái)作為這種機(jī)制。將職能部門的業(yè)務(wù)流程梳理，制作成流程圖發(fā)布至平臺(tái)中，引導(dǎo)并協(xié)助師生完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)辦理。將相對(duì)成熟的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化，將整個(gè)辦事流程由線下轉(zhuǎn)到線上。讓師生真正能夠“足不出戶”就能夠?qū)⒛骋粯I(yè)務(wù)辦下來(lái)，則需要打造一個(gè)網(wǎng)上辦事平臺(tái)，讓這些流程圖不僅僅提供指導(dǎo)作用，而是實(shí)實(shí)在在能夠在線辦理。

表2 研究生出國(guó)（境）申請(qǐng)項(xiàng)目運(yùn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

學(xué)生及教師的基本信息，在華東師范大學(xué)已有公共數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。但涉及研究生培養(yǎng)相關(guān)的數(shù)據(jù)，則由研究生系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。在學(xué)生申請(qǐng)出國(guó)（境）時(shí)，同步公共數(shù)據(jù)庫(kù)中的學(xué)生及教師個(gè)人基本信息，以及研究生系統(tǒng)中學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)和導(dǎo)師等信息，重新構(gòu)建學(xué)生個(gè)人信息作為申請(qǐng)表單中的個(gè)人基本信息。再結(jié)合學(xué)生申請(qǐng)出國(guó)（境）所需的信息，包括出國(guó)（境）原因、資助方式、目的國(guó)家或地區(qū)、出國(guó)（境）時(shí)間、所需附件材料等，作為該工作流控制及流轉(zhuǎn)過(guò)程中的數(shù)據(jù)流。

我校研究生系統(tǒng)已上線運(yùn)行多年，但老的研究生系統(tǒng)沒(méi)有學(xué)生出國(guó)（境）申請(qǐng)模塊。隨著我校研究生規(guī)模擴(kuò)大及辦學(xué)質(zhì)量的提高，研究生出國(guó)（境）參加學(xué)術(shù)會(huì)議，或申請(qǐng)出國(guó)交流訪學(xué)的越來(lái)越多。而辦理出國(guó)（境）手續(xù)又涉及到諸多部門，學(xué)生需要在研究生院開具在學(xué)證明，保衛(wèi)處開具戶籍證明辦理護(hù)照及簽證，國(guó)際交流處需要掌握校內(nèi)學(xué)生出國(guó)情況。同時(shí)又需要學(xué)籍管理部門確認(rèn)是否需要修改學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)（如出國(guó)交流訪學(xué)時(shí)，需要將學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)改為“出國(guó)”），部分參與國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的學(xué)生還需要財(cái)務(wù)處申請(qǐng)會(huì)議資助。傳統(tǒng)的管理模式下，學(xué)生申請(qǐng)下來(lái)需要耗費(fèi)大量時(shí)間，并在多個(gè)部門間來(lái)回奔波蓋章。

實(shí)踐的具體情況

學(xué)生填寫申請(qǐng)表單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)依據(jù)學(xué)生填寫信息判斷是否為公派出國(guó)。不同的出國(guó)方式，所需要經(jīng)過(guò)的審批流程有所不同。每一個(gè)審批環(huán)節(jié)，審批人可以選擇“通過(guò)”或“拒絕”，申請(qǐng)單被拒絕后，回到申請(qǐng)人申請(qǐng)節(jié)點(diǎn)，申請(qǐng)人可根據(jù)審批人拒絕的理由對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行修改再提交，或直接將申請(qǐng)單進(jìn)行作廢處理。

應(yīng)用效果分析

在我校研究生出國(guó)（境）申請(qǐng)項(xiàng)目上線前，學(xué)生辦理出國(guó)（境）申請(qǐng)走線下流程。學(xué)生需向院系申請(qǐng)，由院系負(fù)責(zé)人簽報(bào)至研究生院及其他相關(guān)部門（國(guó)際交流處、保衛(wèi)處等）。在此過(guò)程中，學(xué)生無(wú)法實(shí)時(shí)了解申請(qǐng)進(jìn)度，且難以掌握各部門需要提交的相關(guān)材料。辦理該項(xiàng)業(yè)務(wù)需要前往多個(gè)部門，經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)等待才能完成。新系統(tǒng)上線后，學(xué)生在網(wǎng)上提交申請(qǐng)，及時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，并提供各審批部門所需要的材料，無(wú)需再拿著紙質(zhì)材料去一個(gè)個(gè)部門蓋章審批。研究生院也能方便掌握各院系學(xué)生出國(guó)（境）情況。

系統(tǒng)上線后，所涉及的各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的工作人員回饋的結(jié)果較好。相比于原有的簽報(bào)加紙質(zhì)材料遞交的方式，工作效率大大提高，也為學(xué)生提供了方便。當(dāng)申請(qǐng)停留在某一節(jié)點(diǎn)上一段時(shí)間尚未被處理時(shí)，學(xué)生可通過(guò)系統(tǒng)中顯示的審批節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)系咨詢。相比于原有方式，學(xué)生無(wú)法直接參與整個(gè)申請(qǐng)過(guò)程來(lái)說(shuō)，也大大提高了效率。表2列出系統(tǒng)上線后，處理的申請(qǐng)單相關(guān)數(shù)據(jù)。

心得與體會(huì)

研究生出國(guó)（境）系統(tǒng)的上線，給我校在校碩、博士研究生出國(guó)（境）參加國(guó)際會(huì)議，交流訪學(xué)等提供了方便的辦理途徑。學(xué)生僅需在網(wǎng)上填寫申請(qǐng)單，相關(guān)的部門會(huì)在收到申請(qǐng)后進(jìn)行處理，完成后進(jìn)入下一審批單位。學(xué)生在此過(guò)程中可以親身參與申請(qǐng)過(guò)程，了解自己的申請(qǐng)當(dāng)前狀態(tài)，同時(shí)對(duì)各業(yè)務(wù)辦理部門的執(zhí)行效率也是一種監(jiān)督。新系統(tǒng)采用統(tǒng)一身份認(rèn)證技術(shù)，與我校公共數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接。學(xué)生和老師不需要登錄不同系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。后臺(tái)的流程引擎能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，同時(shí)能夠保存每一步驟中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。開發(fā)運(yùn)維人員無(wú)需過(guò)多關(guān)注后臺(tái)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)及存儲(chǔ)，將更多精力放在流程優(yōu)化及設(shè)計(jì)上。

將工作流引入高校信息化建設(shè)中，通過(guò)“流程再造”，重新梳理高校各管理部門間的業(yè)務(wù)流程。構(gòu)建能夠跨業(yè)務(wù)部門的新型高校信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)部門之間數(shù)據(jù)互通共享，提高各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。利用工作流系統(tǒng)幫助完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)注業(yè)務(wù)需求，不需要再去實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從流程的一個(gè)節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)至另一個(gè)節(jié)點(diǎn)。高校信息化系統(tǒng)引入工作流帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)：規(guī)范工作流程，與管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一；加強(qiáng)流程控制力度，提高工作靈活度；提高服務(wù)質(zhì)量，真正做到服務(wù)以師生為本；加強(qiáng)部門間協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共享。

在系統(tǒng)建設(shè)初期，我們將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流采用xml格式存儲(chǔ)，去除了數(shù)據(jù)交換對(duì)平臺(tái)的要求。即無(wú)論采用哪種技術(shù)方案來(lái)構(gòu)建新的系統(tǒng)，都可以利用已有的數(shù)據(jù)。在接下來(lái)的工作中，我們將對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的挖掘及處理，期望整理出一些有用信息供決策者參考。真正將工作流產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流應(yīng)用起來(lái)，而不僅僅作為工作流的附加產(chǎn)物。

（作者單位為華東師范大學(xué)信息化辦公室）