淺析產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)工作

馬麗榮

【摘要】隨著計算機(jī)的發(fā)展及普及，各行業(yè)都加快了信息化建設(shè)的步伐，產(chǎn)權(quán)交易中心也加快了信息化管理的進(jìn)程。特別是在產(chǎn)權(quán)交易檔案數(shù)量不斷增加的新形勢下，為了能夠更好的提高產(chǎn)權(quán)交易檔案管理的質(zhì)量，產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)已成為必然的趨勢。文中分析了產(chǎn)權(quán)交易檔案的特征，并進(jìn)一步對產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化內(nèi)容進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】產(chǎn)權(quán)交易檔案；信息化建設(shè)；特征；內(nèi)容；注意事項

一、產(chǎn)權(quán)交易檔案的特征

產(chǎn)權(quán)交易檔案作為一種專門檔案，其具有自身顯著的個性，因此需要對產(chǎn)權(quán)交易檔案的特征進(jìn)行深入認(rèn)識，從而為產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（一）檔案文件來源的廣泛性。產(chǎn)權(quán)交易檔案文件形成主體具有多元性的特點，這也決定了產(chǎn)權(quán)交易檔案文件來源的廣泛性。在一宗產(chǎn)權(quán)交易過程中，其文件多來自于外單位的轉(zhuǎn)讓方或受讓方，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)形成的文件數(shù)量較少，多是受理轉(zhuǎn)讓申請、發(fā)布轉(zhuǎn)讓信息、登記受讓意向、組織交易簽約、結(jié)算交易資金、出具交易憑證等普遍性程序形成的檔案。盡管產(chǎn)權(quán)交易文件來源十分廣泛，但對于這些外來文件的收集難度并不大，由于在產(chǎn)權(quán)交易過程中這些文件是產(chǎn)權(quán)進(jìn)場交易必然要提交的，因此交易機(jī)構(gòu)只需要嚴(yán)格執(zhí)行文件流程管理制度即能夠完成這些文件的收集工作。

（二）檔案文件作用的法律憑證性。產(chǎn)權(quán)交易是一項十分嚴(yán)肅的法律行為，這也使產(chǎn)權(quán)交易文件具有較高的法律憑證性，故收集的文件材料要符合真實性、完整性和有效性，從而保證交易行為的合法性和規(guī)范性。在對產(chǎn)權(quán)交易文件收集時，要保證文件齊全的基礎(chǔ)上，還要對文件的合法合規(guī)性進(jìn)行審核，這樣交易過程中才能以這些合法文件作為憑證，并要擔(dān)負(fù)相應(yīng)的法律責(zé)任，避免損害國家及交易雙方權(quán)益的行為發(fā)生，一旦出現(xiàn)國家資產(chǎn)流失情況時，要對導(dǎo)致該行為的機(jī)構(gòu)及人員追究法律責(zé)任。

（三）檔案內(nèi)容構(gòu)成的成套性。產(chǎn)權(quán)交易中心在產(chǎn)權(quán)交易過程中是一個服務(wù)平臺，通常是以一宗具體產(chǎn)權(quán)交易作為單位，這也使產(chǎn)權(quán)交易過程中形成的文件具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，即一宗產(chǎn)權(quán)交易活動會形成一套產(chǎn)權(quán)交易檔案，因此也決定了當(dāng)前產(chǎn)權(quán)交易檔案管理的基本形式，即按套地收集、整理和保存。

二、產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）建立和完善產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫。建立產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫這一項系統(tǒng)的工程，需要有計劃有組織的進(jìn)行。在具體實施過程中，在建立目錄級檢索數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步對文件級檢索數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，從而打造一個高效、快速及準(zhǔn)確的產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫。目前在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，各地產(chǎn)權(quán)交易中心都加快了產(chǎn)權(quán)交易檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)步伐，而且將檢索性數(shù)據(jù)與文件性數(shù)據(jù)有效的結(jié)合在一起，對產(chǎn)權(quán)交易相關(guān)的信息進(jìn)行錄入計算機(jī)，利用智能化信息檢索技術(shù)來構(gòu)建出完善的產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。這樣只需要鍵入幾個關(guān)鍵詞即可以完成搜索工作，有效的提高檢索速度。

（二）逐步實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案的全文數(shù)字化。目前各產(chǎn)權(quán)交易中心檔案數(shù)量十分龐大，而且呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢，在當(dāng)前產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)工作中，這些海量的交易檔案需要加快實現(xiàn)全文數(shù)字化。這樣即可以通過信息平臺來為各職能部門及利用者提供檔案信息服務(wù)。而且充分的利用各種縮微技術(shù)、掃描技術(shù)及光盤技術(shù)，可以有效的增加檔案信息的存儲量，利用較小的空間即可以完成產(chǎn)權(quán)交易檔案信息的存儲工作，而且所存儲的信息更為直觀，具有較強(qiáng)的可操作性，為開發(fā)帶來諸多便利。目前我中心已開始有計劃有步驟的開始實施產(chǎn)權(quán)檔案全文數(shù)字化工程，力爭在短時間內(nèi)實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案全部數(shù)字化，并實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。因此在當(dāng)前辦理產(chǎn)權(quán)登記過程中，相關(guān)資料和數(shù)據(jù)都開始直接進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲。對于歷史檔案信息，利用數(shù)據(jù)信息錄入來對原始檔案信息進(jìn)行處理和存儲，加快實現(xiàn)歷史檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化利用。

（三）推進(jìn)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息資源的二次開發(fā)。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極利用現(xiàn)有的產(chǎn)權(quán)交易檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環(huán)境，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案資源的合理配置，以自己獨特的利用服務(wù)方式，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷滿足社會對產(chǎn)權(quán)交易檔案信息的需求，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案資源的社會共享。

（四）電子數(shù)據(jù)安全性管理。產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)中會遇到檔案信息的安全、保密等敏感問題。如網(wǎng)絡(luò)鏈接、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等問題。因此，要認(rèn)真制訂工作方案，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)產(chǎn)權(quán)檔案利用范圍的規(guī)定，做到嚴(yán)謹(jǐn)周密、萬無一失，確保檔案信息的安全。同時，要制訂嚴(yán)密的工作制度，采取物理隔離、防火墻、電子密鑰、下載銷毀裝置等技術(shù)及完善備份的措施，確保產(chǎn)權(quán)檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全運行和檔案信息安全傳輸。

（五）檔案信息管理人才隊伍的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息管理涉及到計算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識，這就要求檔案信息化建設(shè)人才不僅要具有深厚的檔案學(xué)理論、計算機(jī)技術(shù)、還應(yīng)具有與時俱進(jìn)、超前創(chuàng)新的意識和主動踏實的工作作風(fēng)以及豐富的工作經(jīng)驗，具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。因此，培養(yǎng)綜合人才已成為檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行的重要因素。

三、結(jié)束語

產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，近年來我國產(chǎn)權(quán)交易中心在檔案信息化建設(shè)方面也取得了一定的成效，為全面實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)打下了堅實基礎(chǔ)。目前運行的產(chǎn)權(quán)交易檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，信息容量大、檢索方式多、查詢速度快、調(diào)檔時間短、服務(wù)范圍廣、安全系數(shù)高以其便利、快捷、準(zhǔn)確、資料齊全突顯出優(yōu)勢，在產(chǎn)權(quán)管理、服務(wù)市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了極其重要的作用。在當(dāng)前數(shù)字化工程的新形勢下，各產(chǎn)權(quán)交易中心必須加快和有力推動產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息資源的開發(fā)與利用，使產(chǎn)權(quán)交易檔案更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]李錚.不容忽視的產(chǎn)權(quán)交易統(tǒng)計和檔案管理工作——淺談參加統(tǒng)計和檔案管理專題培訓(xùn)班的心得體會[J].產(chǎn)權(quán)導(dǎo)刊，2013-06-01.