分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

牟仙仙

【摘要】檔案管理是一個(gè)復(fù)雜、難度大的工作，檔案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪費(fèi)時(shí)間，效率低下。而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)。新時(shí)代下，檔案信息化管理也成為了必然的趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理的效率低下等問(wèn)題，本研究主要是探討數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性，旨在深化我國(guó)的檔案信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案；檔案信息化建設(shè)；重要性

一、前言

隨著我國(guó)科技和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案是信息化建設(shè)中的重點(diǎn)、難點(diǎn)，要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的高速發(fā)展和保證其高質(zhì)量，就要認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的重要性，要有目標(biāo)有方向的發(fā)展檔案信息化建設(shè)。探析數(shù)字檔案發(fā)展中的不足、管理系統(tǒng)與模式、解決問(wèn)題的措施、重要性等等，為數(shù)字檔案的研究提供價(jià)值。

二、數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)與模式

檔案信息化的起步是以計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)的，隨著計(jì)算機(jī)的引入，我國(guó)的檔案管理才逐漸開始數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字化檔案相比于傳統(tǒng)的檔案管理更加提高了經(jīng)濟(jì)效益，提高了辦公效率，增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)包括檔案采集系統(tǒng)、檔案查閱系統(tǒng)，主要是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案日常管理工作。系統(tǒng)又主要分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)幾部分。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)技術(shù)含量高、通用性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化要求嚴(yán)的系統(tǒng)，它體現(xiàn)了很先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所具備的特征主要是信息的可操作性、多種信息媒體的集成性、信息的可變性。圖像處理技術(shù)是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)最基礎(chǔ)的技術(shù)之一，檔案管理平臺(tái)技術(shù)是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心技術(shù)，全文檢索技術(shù)體現(xiàn)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的快捷功能。

三、淺談檔案信息化建設(shè)發(fā)展至今的不足

（一）對(duì)檔案信息化的理解存在偏頗。我國(guó)還存在很多檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不高，數(shù)字化檔案建設(shè)的觀念意識(shí)薄弱，沒(méi)有去學(xué)習(xí)和改變的意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)階層的意識(shí)不足更是導(dǎo)致在此工程上的資金投入不足，這會(huì)造成工作上的巨大障礙，使得檔案信息化建設(shè)的工作難度更加增大。檔案信息化建設(shè)的任務(wù)繁重，因?yàn)槔斫獠坏轿欢度胭Y金少會(huì)使得許多技術(shù)的進(jìn)步都受到阻礙。比如掃描微縮手段、遠(yuǎn)程服務(wù)、文檔處理軟件等都是需要資金的投入來(lái)得以繼續(xù)的工作。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題得不到保障?？萍嫉倪M(jìn)步是利與弊同時(shí)存在的，科技進(jìn)步使得檔案管理更加高效率，但是也使得網(wǎng)絡(luò)犯罪的數(shù)量增加，信息的安全問(wèn)題受到威脅。檔案信息化建設(shè)面臨的主要安全問(wèn)題包括：計(jì)算機(jī)病毒、木馬威脅，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的物理安全威脅，操作系統(tǒng)以及檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理系統(tǒng)的安全漏洞等。如今數(shù)據(jù)庫(kù)的防御能力不強(qiáng)，安全技術(shù)問(wèn)題也有待提高，網(wǎng)絡(luò)犯罪普遍存在。信息的泄露會(huì)導(dǎo)致一系列問(wèn)題的連鎖反應(yīng)，所以信息安全的保障是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)需要解決難題。

（三）檔案管理工作效率低。檔案管理工作效率低主要是由管理人員的專業(yè)素質(zhì)低和軟件系統(tǒng)落后造成的。多數(shù)檔案管理人員還是傳統(tǒng)的思想觀念，專業(yè)技術(shù)不足，甚至有很多都不會(huì)使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)的相關(guān)管理軟件。而軟件系統(tǒng)的落后會(huì)使得利用效率不高，只能局限于單一的查詢工作等。落后的軟件系統(tǒng)不能緊跟新的時(shí)代發(fā)展需求，還會(huì)影響以后的升級(jí)。所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人才和發(fā)展創(chuàng)新軟件也是十分重要的任務(wù)。

四、數(shù)字檔案對(duì)檔案信息化發(fā)展問(wèn)題的重要性

（一）數(shù)字檔案能提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。數(shù)字檔案的廣泛應(yīng)用可以顛覆人們對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的認(rèn)識(shí)，給了人們了解檔案信息化的渠道途徑，這對(duì)于數(shù)字檔案的發(fā)展有極大的幫助。這會(huì)促使更多的人才投入到數(shù)字檔案的建設(shè)中去，加大教育的投入，培養(yǎng)一批既能夠熟練使用計(jì)算機(jī)，擁有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)技能，還對(duì)數(shù)字檔案感興趣且十分了解的專業(yè)人才。還會(huì)使得數(shù)字檔案的普及程度提升，增加它的應(yīng)用范圍，使用范圍的增加也會(huì)促使數(shù)字檔案的更新速度加快。

（二）數(shù)字檔案采用高級(jí)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行加密。數(shù)字檔案信息的安全建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息中存在的普遍漏洞會(huì)對(duì)檔案信息的安全造成隱患，容易導(dǎo)致信息的泄露，這就需要技術(shù)安全控制，包括建設(shè)內(nèi)容安全層、訪問(wèn)安全層、傳輸安全層、環(huán)境安全層等多重安全層來(lái)保障安全。還要進(jìn)行安全管理控制，包括進(jìn)行定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人員培養(yǎng)力度。數(shù)字檔案信息安全是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，是持續(xù)性的，沒(méi)有絕對(duì)的安全，只能是相對(duì)的安全，隨意在檔案信息安全管理上要不斷的創(chuàng)新發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)信息安全保護(hù)。

（三）數(shù)字檔案以計(jì)算機(jī)為工具從而提高辦公效率。效率現(xiàn)如今是一切工作追求的目標(biāo)，即在最短的時(shí)間內(nèi)更好地高質(zhì)量地完成工作。傳統(tǒng)的檔案管理 費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且出錯(cuò)率還比較高，但是數(shù)字檔案對(duì)于檔案信息化建設(shè)就可以實(shí)現(xiàn)高效率，還能實(shí)現(xiàn)信息的資源共享。數(shù)字檔案管理降低了人為因素在檔案管理工作中的影響，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高了工作效率。數(shù)字化檔案管理可以使得檔案的分類更加精細(xì)，歸檔也更加明確，查找時(shí)的方式也更加簡(jiǎn)便精確，只需要在計(jì)算機(jī)中檢索即可，減少了人力勞動(dòng)的付出，也降低了失誤率，減少了查找時(shí)間。

（四）時(shí)代發(fā)展的必然需求。信息需求者在想要檢索信息時(shí)，不能得到及時(shí)和精確的服務(wù)，這會(huì)導(dǎo)致我國(guó)的檔案管理效率降低，與先進(jìn)國(guó)家間的差距極大。所以為了趕上時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)國(guó)際上先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)加以利用，抓緊發(fā)展檔案數(shù)字化的管理建設(shè)，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求。檔案管理數(shù)字化也是我國(guó)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的表現(xiàn)之一，是我國(guó)科學(xué)技術(shù)的一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)。

五、總結(jié)

數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性是不言而喻的，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。雖然檔案信息化建設(shè)還存在著許多的問(wèn)題，但是未來(lái)的發(fā)展前景是可觀的，是值得期待的。數(shù)字檔案應(yīng)用于檔案的信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高安全性等，這些都是數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)所在。

參考文獻(xiàn)

[1]秦磊華，肖波.數(shù)字檔案館可用性分析，從信息系統(tǒng)的角度[J].檔案學(xué)研究，2011，（2）.