基于OneDrive的協(xié)同工作

張娜娜　聶靜

引言

“移動為先，云端為先”是微軟發(fā)展的重要支柱，Office 2016作為微軟的重量級產(chǎn)品，除了核心功能和界面的全面升級外，協(xié)同工作毫無疑問成為新的生產(chǎn)力。基于OneDrive的協(xié)同工作，適用于word、Excel、OneNote和PPT，能夠滿足目前團隊協(xié)作和現(xiàn)代辦公的高需求，接下來讓我們一起來暢享協(xié)同工作帶來的樂趣。

協(xié)同編輯——Word

實驗中學(xué)為了提高工作效率，減輕教師的工作量，提出以團隊協(xié)作的形式編輯電子教案。八年級語文組的十名教師結(jié)合成一個團隊，對語文教案進行編輯，每位教師負責一部分，同時編輯自己負責的章節(jié)，現(xiàn)以張老師和聶老師的協(xié)同編輯為例。

1.協(xié)同分工

教師們經(jīng)過協(xié)商后進行了分工，其中，張老師編輯第一章，聶老師編輯第二章，并安排張老師新建一個文檔，命名為“八年級語文教案”，所有教師都將在此文檔上開始自己的編輯工作。

2.協(xié)同編輯

張老師在打開的文檔中點擊右上角的“邀請團隊里參與協(xié)同編輯的成員”，前提是需要將文檔保存到OneDrive（需要在新窗口下選擇OneDrive，根據(jù)向?qū)У卿?，登錄成功后可以看到文件夾，然后等待獲取服務(wù)器的窗口，在新窗口保存文件），保存好后邀請共享成員聶老師，然后點擊獲取共享鏈接，選擇“創(chuàng)建編輯鏈接”或者“創(chuàng)建僅供查看的鏈接”，將生成鏈接發(fā)送給聶老師，這樣聶老師就可以查看或編輯文檔了。張老師和聶老師可以相互看到對方的編輯情況和光標位置。但前提是參與共同編輯的用戶都必須使用Office 2016，也必須擁有該文檔的編輯權(quán)限。

3.特別說明

經(jīng)過測試與試驗，Word 2016在進行協(xié)同編輯時會鎖定用戶編輯的段落。因此，張老師在編輯A段落時，聶老師只能協(xié)同編輯A段落之外的其他段落。與其他編輯工具相比，細節(jié)的升級，使Office在協(xié)同方面更具人性化和優(yōu)越感。例如，歷史上曾經(jīng)風(fēng)靡一時的EtherPad，可以實現(xiàn)多個用戶同時對同一文檔的相同部分進行編輯，這在某種程度上確實方便了用戶，但也非常容易產(chǎn)生矛盾。此外，早在Word 2013，就已經(jīng)支持多用戶同時在一個文檔中編輯，但同時編輯的用戶之間溝通問題沒有克服，如A用戶編輯過內(nèi)容后，需要事先進行保存，然后通知協(xié)同伙伴刷新文檔，才可以看到A用戶更新的內(nèi)容。而Word 2016卻實現(xiàn)了實時更新，給協(xié)同用戶帶來了史無前例的便捷。

協(xié)同更改——Excel

Excel 2016也有一個“share”按鈕，在工作簿共享后，協(xié)同用戶可以查看工作簿，但更改操作需要在工作簿副本中進行，更改后會合并到共享文件中。實驗中學(xué)李老師在管理學(xué)生成績單時，需要在“學(xué)號”后面插入新的一列，根據(jù)學(xué)號得到學(xué)生的班級（學(xué)號中的第三位和第四位代表班級），但李老師在利用學(xué)號求班級時遇到了困擾，他沒有辦法解決，想邀請張老師協(xié)同修改。

1.共享工作簿

首先，李老師需要共享“學(xué)生成績單”工作簿，同時在選項卡“審閱”上找到“更改”組。然后，單擊“共享工作簿→編輯→允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”，最后單擊“確定”，在對話框“另存為”的“地址欄”里輸入網(wǎng)絡(luò)位置，再單擊“保存”。

李老師把文件所在的位置以電子郵件的形式發(fā)送給張老師，并告知張老師要求創(chuàng)建“學(xué)生成績單”副本以便使用，同時將該副本保留在存放原始“學(xué)生成績單”的文件夾里。

2.合并更改

張老師打開“學(xué)生成績單”工作簿副本，發(fā)現(xiàn)問題的原因是函數(shù)“LOOKUP”的錯誤使用，李老師混淆了函數(shù)“LOOKUP”和“VLOOKUP”的功能，張老師把工作簿中使用錯誤的“VLOOKUP”修改為“LOOKUP”，幫助李老師實現(xiàn)了用學(xué)號得到班級的操作。李老師把更改后的數(shù)據(jù)合并到工作簿，但是，啟動之前需要在左上角“快速訪問”工具欄里添加命令。

（1）單擊“快速訪問工具欄”白色向下的箭頭，點擊“其他命令”。

（2）彈出對話框“Excel 選項”，找到“從下列位置選擇命令”選項，在下拉菜單中選擇“所有命令”。

（3）滾動下拉列表，選中“比較和合并工作簿”，點擊“添加”按鈕。

（4）最后單擊“確定”，對話框“Excel選項”會隨之關(guān)閉，“快速訪問”工具欄便會顯示“比較和合并工作簿”。

命令添加完成后，打開要更改合并到其中的共享工作簿副本。單擊“快速訪問工具欄”上的“比較和合并工作簿”，系統(tǒng)會提示是否保存工作簿，單擊保存，在對話框“將選定文件合并到當前工作簿”中，點擊包含要合并更改的“學(xué)生成績單”副本，然后按下“確定”按鈕。需要注意的是，若需要把“學(xué)生成績單”與多個共享“學(xué)生成績單”副本同時進行合并，需要在按下“Ctrl”或“Shift”鍵的同時單擊文件名，然后再單擊“確定”按鈕。如果彈出“沒有新的更改可合并”的消息，可直接單擊“確定”按鈕。

共享筆記——OneNote

OneNote是個性化數(shù)字筆記本，可以有條理地記錄各項事宜，并存儲在云端，可以實現(xiàn)在PC上記錄，手機同步查看，記錄筆記時無需點擊保存，簡單方便。另外，OneNote還可以復(fù)制圖片中的文字，同時把筆記共享給家人、朋友和同事。

1.實時訪問

八年級學(xué)生小美經(jīng)?？鄲烙陔S堂筆記被放在教室或被保存在硬盤無法隨時翻閱，最近同桌生病住院，她還需要幫助同桌記錄筆記，由于科目多、任務(wù)重，小美想到了平時記錄生活的OneNote，把各科筆記記錄在OneNote里，不僅可以隨時隨地訪問，還可以共享給同桌。

（1）小美啟動OneNote，登錄Microsoft賬戶，在“添加筆記本”下創(chuàng)建名為“課程筆記”的筆記本，在對話框“Microsoft OneNote”選擇“邀請他人”共享課程筆記，給同桌的權(quán)限是“查看”（如果想讓同桌編輯，可以選擇“編輯”）。

（2）小美根據(jù)科目進行分區(qū)，在科目中根據(jù)章節(jié)添加頁面，使各科目和章節(jié)井井有條，不用擔心空間問題，可以建立多個分區(qū)、多個頁面。

（3）小美把生活記錄在名為“點滴”的筆記本里，并設(shè)置為“現(xiàn)在不共享”狀態(tài)，將會為“點滴”保持私密狀態(tài)。需要共享時，再點擊“文件→共享”，而后選擇需要執(zhí)行的操作即可。

2.自動保存

OneNote會自動保存你所做的更改。在關(guān)閉應(yīng)用程序和電腦進入“睡眠狀態(tài)”時，小美記錄的筆記始終會自動保存，她隨時都可以從上次結(jié)束的地方開始記錄。如果小美想查看OneNote上次什么時候同步了更改，可執(zhí)行“文件→信息→查看同步狀態(tài)”。

3.特別說明

OneNote可復(fù)制圖片中的文本，在物理筆記的第一章，由于課堂時間有限，小美用手機拍攝了老師的課件，插入到第一章的頁面中，在提取文字時，她只需要右鍵單擊拍攝的圖片，然后單擊“復(fù)制圖片中的文本”，最后把所復(fù)制的文字粘貼到相應(yīng)位置即可。

總之，Office讓協(xié)同工作更簡單，基于云端輕松實現(xiàn)共享，它不僅適用于Word、Excel、OneNote，也同樣適用于PPT，特別是Office 2016，使得PPT更適合做微課。此外，Office集成了Skype服務(wù)，使用戶可以在應(yīng)用中的文件編輯頁面進行實時通信、共享屏幕以及語音和視頻聊天。