用信息化大幅提升高校出國（境）管理水平和服務(wù)效率

黃凱鋒 陳肖瑩 張偉民

摘 要：本文以上海交通大學(xué)為例，分析了因公出國（境）管理的現(xiàn)狀以及面臨的問題，介紹了通過因公出國（境）審批流程的重組和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)因公出國（境）管理信息化和自動(dòng)化辦公。

關(guān)鍵詞：因公出國（境）；信息化；審批流程

中圖分類號(hào)：G203 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2016）03-0044-04

實(shí)施國際化戰(zhàn)略是高等學(xué)校發(fā)展的必然要求與戰(zhàn)略選擇。國際化戰(zhàn)略主要包括學(xué)生的國際化、師資的國際化、課程的國際化、國際合作與交流、國際拓展等。其中，師資的國際化在高校國際化建設(shè)中處于比較重要的地位。在引進(jìn)一定比例外籍專家和優(yōu)秀海歸人員的同時(shí)，鼓勵(lì)教師隊(duì)伍“走出去”，創(chuàng)建良好的學(xué)術(shù)生態(tài)環(huán)境，顯得尤為重要。面對(duì)日益頻繁、愈加復(fù)雜的國際合作與交流，因公出國（境）的管理方式理應(yīng)做出積極應(yīng)變。

一、因公出國（境）管理面臨的現(xiàn)狀及主要問題

1.因公出國（境）業(yè)務(wù)量不斷增加，傳統(tǒng)審批方式已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)

2014年，上海交通大學(xué)公派短期出國（境）數(shù)達(dá)6394人次，公派長(zhǎng)期出國（境）數(shù)達(dá)493人次，近年來的年增長(zhǎng)率達(dá)到10%以上。具體如圖1所示，隨著出訪量的日益增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)管理隊(duì)伍卻維持不變，工作壓力越來越大，工作人員每天疲于應(yīng)付，無法抽出精力提供更多的服務(wù)。傳統(tǒng)的審批方式顯然已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)如此龐大的業(yè)務(wù)量。因此，為加強(qiáng)審批管理和提高服務(wù)水平，因公出國（境）信息系統(tǒng)的建設(shè)勢(shì)在必行。

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)審批方式效率低下，管理成本較高、服務(wù)質(zhì)量不佳

審批面向全校師生，服務(wù)對(duì)象很廣，涉及多個(gè)職能部門。紙質(zhì)版申請(qǐng)表格需要在學(xué)院內(nèi)部、職能部門、學(xué)校主管部門等流轉(zhuǎn)。在學(xué)院審批通過的情況下，職能部門按序依次審批，一旦中間有任意一個(gè)部門未能及時(shí)審批，就會(huì)延長(zhǎng)最終的審批時(shí)長(zhǎng)，難以提升學(xué)校整體的行政辦公效率。而且，傳統(tǒng)審批方式下，出訪人員無法實(shí)時(shí)監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)度，管理人員業(yè)務(wù)處理溝通的成本偏高，無法整合利用學(xué)?，F(xiàn)有的郵件平臺(tái)和短信平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智能溝通。同時(shí)，傳統(tǒng)審批方式無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，造成大量的人工重復(fù)操作。

3.智慧大學(xué)和服務(wù)型機(jī)關(guān)建設(shè)對(duì)因公出國（境）管理提出了新要求

“服務(wù)機(jī)關(guān)、效率機(jī)關(guān)、責(zé)任機(jī)關(guān)”建設(shè)對(duì)服務(wù)部門提出了非常高的要求。因公出國（境）審批紙質(zhì)版流轉(zhuǎn)效率低下，矛盾重重，而且違背了整個(gè)學(xué)校推進(jìn)信息化、無紙化辦公的理念。

智慧大學(xué)要求主動(dòng)感知師生的需求，通過相關(guān)信息的主動(dòng)推介，提供個(gè)性化服務(wù)，使教師專注于學(xué)術(shù)、學(xué)生專注于學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)人本、綠色行政服務(wù)。相當(dāng)一部分的行政流程實(shí)現(xiàn)智能化處理，如信息校驗(yàn)、格式審查等，簡(jiǎn)化行政流程。打通校院兩級(jí)管理系統(tǒng)，支撐校辦院到院辦校的轉(zhuǎn)變。

二、因公出國（境）系統(tǒng)建設(shè)的探索與實(shí)踐

1.建設(shè)理念

在學(xué)校推進(jìn)智慧大學(xué)的形勢(shì)下，建設(shè)一個(gè)可持續(xù)、面向服務(wù)的因公出國（境）管理信息系統(tǒng)。建設(shè)理念主要包括：

（1）放眼未來。設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候，考慮基于未來開發(fā)，要能適應(yīng)部門之間的協(xié)調(diào)一致和學(xué)校的整體發(fā)展，避免短期內(nèi)重新開發(fā)。

（2）面向服務(wù)。面向全校師生，通過信息系統(tǒng)解決學(xué)院和學(xué)校職能部門的協(xié)調(diào)問題，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。盡量改善用戶體驗(yàn)，師生只要負(fù)責(zé)填報(bào)，后續(xù)具體的流轉(zhuǎn)過程交給系統(tǒng)，隨時(shí)查看審批進(jìn)度，通過郵件平臺(tái)和短信平臺(tái)加強(qiáng)兩者的互動(dòng)，提高工作效率。

（3）資源發(fā)掘。做好因公出國（境）數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析，為出入境中心數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析提供便利。做好數(shù)據(jù)的利用和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化并解決與市外辦的信息系統(tǒng)對(duì)接問題，提高工作效率。

（4）信息共享。因公出國（境）的數(shù)據(jù)信息量大，價(jià)值密度較高，與人力資源處、檔案館、圖書館、教務(wù)處、研究生院、財(cái)務(wù)計(jì)劃處等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，便于各個(gè)歸口部門對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)掘和分析，為學(xué)校的國際化發(fā)展提供指導(dǎo)意見。

2.建設(shè)基礎(chǔ)

經(jīng)過985工程的支持，學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)為因公出國（境）管理系統(tǒng)建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（1）學(xué)校大力推進(jìn)數(shù)字校園和智慧大學(xué)的發(fā)展，逐步完善校園網(wǎng)、服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各個(gè)業(yè)務(wù)部門自行開發(fā)的系統(tǒng)，服務(wù)器逐步遷移到網(wǎng)絡(luò)信息中心統(tǒng)一管理，再加上數(shù)據(jù)庫和云存儲(chǔ)的發(fā)展，學(xué)校有能力整合各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)交換或同步，實(shí)現(xiàn)信息共享。

（2）人力資源管理系統(tǒng)，教職工的人員基本信息有權(quán)威的數(shù)據(jù)源；本科教務(wù)管理系統(tǒng)，本科生的人員基本信息有權(quán)威的數(shù)據(jù)源；研究生教育管理信息系統(tǒng)，本科生的人員基本信息有權(quán)威的數(shù)據(jù)源。

（3）基于審批流程，自主研發(fā)了InfoPlus工作流系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)可視化的流程、表單開發(fā)，通過接口第三方系統(tǒng)集成。主要對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)通過BP+BI模式，前者解決“事務(wù)處理”（工作流），后者解決“決策支持”（數(shù)據(jù)分析管理）。

（4）統(tǒng)一門戶平臺(tái)（我的數(shù)字交大），整合各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理功能，統(tǒng)籌面向全校師生的辦理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源整合。統(tǒng)一身份認(rèn)證，使用統(tǒng)一的用戶名和密碼進(jìn)行身份驗(yàn)證，有效減少系統(tǒng)管理工作量，提高信息系統(tǒng)的通用性，加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的移植性。統(tǒng)一授權(quán)平臺(tái)，可以通過崗位設(shè)置權(quán)限，也可以通過賦予角色，增加人員屬性的方式設(shè)置權(quán)限，靈活地實(shí)現(xiàn)權(quán)限的統(tǒng)一管理和分配。

（5）郵件平臺(tái)和短信平臺(tái)。通過兩個(gè)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化定制郵件和短信通知，加強(qiáng)與用戶的溝通，降低時(shí)間成本，提高辦事效率。

3.系統(tǒng)模型

審批流程、后臺(tái)管理、網(wǎng)站是因公出國（境）系統(tǒng)的三個(gè)核心要素，形成鐵三角模型。具體見圖2所示審批流程，使用統(tǒng)一門戶平臺(tái)（我的數(shù)字交大），實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)和網(wǎng)上審批的功能，把審批同意的數(shù)據(jù)推送到后臺(tái)管理。后臺(tái)管理，即外事管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)的管理和分析，維護(hù)了批件管理、證照管理等模塊，促進(jìn)辦公自動(dòng)化。網(wǎng)站，即出入境中心的網(wǎng)站（cgcj.sjtu.edu.cn），實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、網(wǎng)上公示等功能。三者相互關(guān)聯(lián)，缺一不可，形成一個(gè)有機(jī)整體，能有效地服務(wù)全校師生，提升管理水平，促進(jìn)辦公自動(dòng)化。

4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)

審批流程是整個(gè)因公出國（境）系統(tǒng)的核心，流程的重組和優(yōu)化，不僅僅是單純的信息技術(shù)問題，而且是規(guī)范流程、業(yè)務(wù)重組的過程，能推動(dòng)傳統(tǒng)管理方法向管理信息化理念的轉(zhuǎn)變。首先，通過“院為實(shí)體”，即實(shí)行學(xué)院制的管理模式，優(yōu)化職能部門的審批流程，把原先依次審批的過程轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)學(xué)院意見并行審核的過程，提升審批效率。其次，通過“預(yù)受理”的步驟，即先從國家政策的角度判斷出訪任務(wù)和時(shí)間等是否符合規(guī)定，在此基礎(chǔ)上學(xué)院再根據(jù)任務(wù)進(jìn)行審批，然后流轉(zhuǎn)相關(guān)的職能部門并行審批，從流程上避免出現(xiàn)多次重復(fù)審批的問題。最后，通過系統(tǒng)設(shè)定已經(jīng)審批同意的學(xué)院或職能部門不用再次審批，有效地降低重新審批的工作量。

學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，充分利用系統(tǒng)模型，把統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一授權(quán)平臺(tái)等進(jìn)行資源整合。

（1）審批流程，使用統(tǒng)一門戶平臺(tái)（我的數(shù)字交大），實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)和網(wǎng)上審批的功能，并把審批同意的數(shù)據(jù)推送到后臺(tái)管理。

1）網(wǎng)上申報(bào)。通過統(tǒng)一身份認(rèn)證把教職工、本科生、研究生的基本信息實(shí)時(shí)交換，解決用戶登錄的問題。具體如圖3所示，利用統(tǒng)一門戶（我的數(shù)字交大），實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)。

2）網(wǎng)上審批。審批權(quán)限是審批流程的難點(diǎn)，可以通過統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)，按崗位配置審批權(quán)限，只要此人在相應(yīng)崗位上就可以審批，而不用分析人事關(guān)系在哪，或是哪個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)。審批互動(dòng)是提升服務(wù)質(zhì)量的重要一環(huán)，可以通過統(tǒng)一門戶的“正在進(jìn)行中任務(wù)”，實(shí)時(shí)查詢審批流轉(zhuǎn)的進(jìn)度，透明化辦公。并利用學(xué)?，F(xiàn)有的郵件平臺(tái)和短信平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智能溝通。

（2）后臺(tái)管理，即外事管理系統(tǒng)，具體如圖4所示實(shí)現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)的管理和分析，維護(hù)了批件管理、證照管理等模塊，促進(jìn)辦公自動(dòng)化。

批件管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)打印任務(wù)批件和政審批件的功能，大大解放了勞動(dòng)力。簽證管理通過導(dǎo)出xml格式文件的方式，與市外辦的因公出國（境）管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的功能，提高工作效率。證照管理通過證照錄入、領(lǐng)用、歸還、注銷等功能，實(shí)現(xiàn)了因公證照的科學(xué)管理。財(cái)務(wù)管理通過“經(jīng)辦+復(fù)核”的模式，從管理模式上避免發(fā)生財(cái)務(wù)問題的同時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

5.建設(shè)成效

充分利用由審批流程、后臺(tái)管理、網(wǎng)站組成的鐵三角模型，發(fā)掘各個(gè)元素的延展功能。通過信息系統(tǒng)，在加強(qiáng)管理的同時(shí)，促進(jìn)服務(wù)，又通過服務(wù)反過來促進(jìn)管理。因公出國（境）系統(tǒng)的主要建設(shè)成就如下：

（1）在業(yè)務(wù)量不斷增加的情況下，審批效率大幅提升。

傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)審批方式效率低下，申請(qǐng)表格需要在學(xué)院內(nèi)部、職能部門、學(xué)校主管部門等流轉(zhuǎn)。在院為實(shí)體的理念下，學(xué)院審核后，職能部門按序依次審批。每個(gè)職能部門審批都需3個(gè)工作日，學(xué)校主管部門審批需5個(gè)工作日，所以傳統(tǒng)的審批方式總共需要3N+5個(gè)工作日。而通過因公出國（境）系統(tǒng)審批，能實(shí)現(xiàn)職能部門的并行審核，最多只需要3個(gè)工作日，總共需要8個(gè)工作日。由此可見，審批效率大幅提升，出訪團(tuán)組審批過程中涉及的職能部門越多，效率的提升越明顯。

（2）規(guī)范管理，提升服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“T”型延展。

“T”型延展主要分兩方面：一方面是縱向?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)管理一條龍，通過信息系統(tǒng)，全方面覆蓋了網(wǎng)上審批、與市外辦系統(tǒng)對(duì)接、簽證管理、證照管理、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、自動(dòng)化辦公；另一方面是橫向?yàn)槿熒峁└鼉?yōu)質(zhì)的服務(wù)，通過出入境中心網(wǎng)站，整合師生所關(guān)心的辦事流程、友情提醒、信息系統(tǒng)介紹等內(nèi)容。網(wǎng)站經(jīng)過兩年的時(shí)間，訪問量已近10萬，重要性可見一斑。同時(shí)不斷完善審批流程，優(yōu)化網(wǎng)上申報(bào)步驟，加強(qiáng)用戶體驗(yàn)，結(jié)合郵件平臺(tái)和短信平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智能溝通。

（3）提升了服務(wù)質(zhì)量，受到師生的廣泛好評(píng)。

2014年底，出入境中心分別以民主生活會(huì)和問卷調(diào)查的方式，征求對(duì)因公出國（境）系統(tǒng)的意見建議，各方面對(duì)這個(gè)系統(tǒng)給予好評(píng)。通過信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化審批，只需網(wǎng)上申報(bào)后，等待短信通知領(lǐng)取批件即可。全校師生感受最明顯的是“足不出院”就能完成整個(gè)審批過程。同時(shí)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)本學(xué)院的出訪情況，為師生提供服務(wù)的同時(shí)，也促進(jìn)了學(xué)院的管理工作。

三、總結(jié)

因公出國（境）系統(tǒng)的使用，不僅優(yōu)化了審批流程，而且促進(jìn)辦公自動(dòng)化，解放勞動(dòng)力，業(yè)務(wù)管理人員可以把更多的精力投入到服務(wù)上去。通過對(duì)因公出國（境）的數(shù)據(jù)進(jìn)一步分析和發(fā)掘，還可以為學(xué)校推進(jìn)國際化提供指導(dǎo)意見。

結(jié)合高校因公出國（境）面臨的新形勢(shì)，筆者建議：

1.轉(zhuǎn)變觀念，積極推進(jìn)因公出國（境）信息化建設(shè)

高校因公出國（境）業(yè)務(wù)量不斷增加，傳統(tǒng)審批方式效率低下，矛盾重重，已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)如此龐大的業(yè)務(wù)量。以信息化建設(shè)為契機(jī)，可以進(jìn)行業(yè)務(wù)重組，簡(jiǎn)化審批流程，同時(shí)規(guī)范流程，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

2.建立業(yè)務(wù)模型，打造一門式因公出國（境）管理服務(wù)平臺(tái)

在現(xiàn)有的體制下，由審批流程、后臺(tái)管理、網(wǎng)站組成的鐵三角模型，基本適用于所有高校。審批流程解決網(wǎng)上申報(bào)、網(wǎng)上審批的問題，后臺(tái)管理解決數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的問題，網(wǎng)站解決網(wǎng)上公示、信息發(fā)布的問題。三個(gè)元素相對(duì)獨(dú)立，側(cè)重點(diǎn)不同，對(duì)出訪人員而言，只要進(jìn)入審批系統(tǒng)的一門式入口，就可以完成整個(gè)審批過程，而不用學(xué)習(xí)如何使用整個(gè)因公出國（境）系統(tǒng)。

3.整合高校現(xiàn)有的信息化資源，通過業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

高校推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，第一步往往是按照職能分工分別建立用于信息發(fā)布的網(wǎng)站，并建有人事、教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、OA辦公等多個(gè)管理信息系統(tǒng)。這種方式必然會(huì)造成各自為政，共享程度底的問題。利用因公出國（境）、科研協(xié)議簽署等綜合性業(yè)務(wù)，從多個(gè)管理信息系統(tǒng)中提取相關(guān)信息，再反過來把業(yè)務(wù)信息推送回各個(gè)管理信息系統(tǒng)，可以促進(jìn)整個(gè)學(xué)校的信息資源共享，從而把各個(gè)管理信息系統(tǒng)有機(jī)整合聯(lián)結(jié)，服務(wù)智慧大學(xué)建設(shè)。

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（編輯：楊馥紅）