內(nèi)部控制視角下公共圖書館的審計困境與對策

來偉偉

圖書館是在社會意識基礎上組建的社會組織形式，其發(fā)展路徑需要指向更高層次，緊跟時代步伐，全面適應社會生產(chǎn)力和生產(chǎn)關系的要求，按照時代發(fā)展規(guī)律和社會主旋律，向社會公眾提供精神食糧。對公共圖書館來說，在多種因素的影響下，其管理工作中出現(xiàn)的問題和薄弱環(huán)節(jié)并未因時代的進步而得到妥善解決。為了更好地滿足社會公眾對精神文化的訴求，公共圖書館需要扮演越來越重要的角色。而如何優(yōu)化圖書館的管理成效，最大限度地提升服務質(zhì)量，發(fā)揮其教育與信息服務功能，成為圖書館工作者需要關注的重要課題。在這種情況下，有必要強化公共圖書館的內(nèi)部控制工作，通過審計活動改善圖書館的管理素質(zhì)，提高其綜合管理水平，推動公共圖書館各個部門與分館能夠?qū)τ欣剡M行更好整合，以強化圖書館的整體凝聚力，提升圖書館的服務層次。

一、公共圖書館內(nèi)部控制的主要內(nèi)容

（一）信息與溝通

在對公共圖書館的運營過程進行內(nèi)部控制的過程中，通常要發(fā)揮其社會服務的職能，通過對相關信息的系統(tǒng)記錄，能夠逐漸建立起圖書館內(nèi)部的控制管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)能夠向圖書館內(nèi)的相關管理部門和有關人員、圖書館外的有關部門等，傳遞與圖書館內(nèi)部控制相關的資訊，在彼此的溝通過程中發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的問題和解決的途徑。借助這一系統(tǒng)，公共圖書館員工可以更為清楚地了解圖書館的控制制度和控制水平，了解自身所承擔的責任和義務，及時有效地與相關方面取得信息聯(lián)系和交換信息，以便能夠在向社會提供服務時，提升內(nèi)部控制的效率與效果。

（二）監(jiān)督與審計

為了提升公共圖書館的管理績效，通常要借助檢查控制行為完成對其內(nèi)部控制系統(tǒng)的監(jiān)控。在這一過程中，內(nèi)部審計工作就顯得十分重要，并且其發(fā)揮的作用也會越來越關鍵。對公共圖書館的內(nèi)部審計工作，借助監(jiān)督控制環(huán)境的有效性，對圖書館內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行把控，將獲取的信息及時向上級反饋，尤其是與執(zhí)行結果相關的信息，能夠協(xié)助公共圖書館更好地實現(xiàn)預期管理目標。

（三）環(huán)境與質(zhì)量

對公共圖書館來說，控制環(huán)境指的是在對圖書館控制的過程中，對其建設與實施產(chǎn)生重大影響或者起到基礎性作用的相關因素的總和。這里面涉及到管理哲學與管理理念、管理方式和組織架構以及人力資源的管理手段和實踐等。對公共圖書館的管理者和決策者來說，需要形成現(xiàn)代管理觀念和自覺進行內(nèi)部控制的意識，把相關意識直接轉(zhuǎn)化成圖書館工作人員的行為準則，為其價值觀的塑造和圖書館的管理創(chuàng)新提供不竭動力。實際上，伴隨著社會公眾對精神文化需求越來越高，公共圖書館的內(nèi)部控制和管理工作最終會成為維持其生存和發(fā)展的重要途徑，公共圖書館的內(nèi)部控制效率和效果將直接影響到其既定的戰(zhàn)略目標。

（四）控制活動

控制活動是公共圖書館最為常見的管理行為，分布在各個階層和各個職能部門。在控制過程中，控制客體涉及到人力資源、財力資源和物力資源等多個層面。在公共圖書館中建立嚴謹?shù)膬?nèi)部控制制度，不但能全方位、系統(tǒng)化地將公共圖書館的相關活動圈定在既定的監(jiān)控范圍之內(nèi)，還能進一步提升管理工作的績效。當然，在一般情況下，公共圖書館會對其中的重要環(huán)節(jié)進行重點控制，將面的控制和點的控制結合在一起，使內(nèi)部控制可以發(fā)揮更好的效益。通常而言，公共圖書館的內(nèi)部控制的點主要有部門的分工情況、人員的協(xié)調(diào)情況以及權利的分配情況等。

二、公共圖書館內(nèi)部審計的現(xiàn)狀分析

公共圖書館是我國文化事業(yè)的重要組成部分，隨著經(jīng)濟社會的空前發(fā)展，其迎來了難得的歷史機遇。不可否認，由于歷史和現(xiàn)實的原因，我國公共圖書館的內(nèi)部審計工作遲遲沒有得到應有的重視，審計部門對公共圖書館開展的審計工作長期以來一直存在一些亟待解決的問題。

（一）審計信息化難度較大

隨著公共財政信息化、網(wǎng)絡化進程的不斷推進，適用于公共圖書館的審計信息化系統(tǒng)軟件不斷涌現(xiàn)，但是因為不同種類的軟件彼此之間缺少必要的關聯(lián)，使得審計工作信息化的難度不斷加大。對公共圖書館的內(nèi)部審計人員來說，由于對不同軟件開發(fā)商開發(fā)設計的審計軟件無法做到全部熟悉，使得在使用軟件的過程中，經(jīng)常會因為審計所需數(shù)據(jù)接口的不一致性，導致所需的信息和所要上傳的信息難以兼容，系審計流程層面上的信息和不同審計人員搜集到的數(shù)據(jù)關聯(lián)性不強，給內(nèi)部審計的完整性與有效性造成了很大的負面影響。

（二）內(nèi)部控制缺位

因為對審計工作的重視程度不夠，較長一段時間以來，我國公共圖書館較少有成型的內(nèi)部審計體制，在獨立的內(nèi)審部門建設方面也明顯缺乏經(jīng)驗。有些公共圖書館雖然有內(nèi)部審計程序，但在執(zhí)行過程中卻存在較多問題：一是一些公共圖書館的內(nèi)部審計意識較差，未能形成內(nèi)部審計的常態(tài)化思維。在業(yè)務發(fā)展管理和后勤保障管理之間，公共圖書館的管理者和決策者更傾向于前者，很多將管理人員放置在圖書館業(yè)務的前沿崗位，內(nèi)部審計的預見性不足，當出現(xiàn)問題滯后再進行審計活動時，這種本末倒置的做法就會嚴重影響審計績效和圖書館的發(fā)展和進步。二是即便一些公共圖書館的內(nèi)部審計人員能夠從事與之相關的工作，但是由于系統(tǒng)化審計培訓與繼續(xù)教育的欠缺，使得這些人員只能借助傳統(tǒng)的審計方法對圖書館的資金進行監(jiān)督，無法借助計算機應用知識在信息化環(huán)境里從事審計工作，而這無形中增加了審計風險。三是很多公共圖書館內(nèi)部審計的內(nèi)容主要放在對財務運作的監(jiān)督方面，有些圖書館還注重專業(yè)業(yè)務的運作和控制等。但是，很多公共圖書館的內(nèi)審人員都不具有“獨立性”，大多是由領導兼任，“內(nèi)部人審計內(nèi)部人”。這些人不僅不具備專業(yè)的財務和審計知識，也缺乏客觀獨立的審計意識和審計常識。這種內(nèi)部審計方式在源頭上就已經(jīng)存在缺陷，對公共圖書館的審計監(jiān)管也就形同虛設。

（三）審計手段滯后

近年來，在信息化和網(wǎng)絡化的沖擊下，公共圖書館的數(shù)字化建設越來越緊迫。而隨著建設工作的持續(xù)深入，延伸和隱藏的內(nèi)部控制和審計問題被暴露出來，對相關問題的審計工作也顯得捉襟見肘。比如，由于審計手段滯后，一些數(shù)字資源被重復購買，在紙質(zhì)版本和數(shù)字版本之間存在交叉購置的問題，極大地浪費了圖書館的有限資源。同時，由于審計手段還停留在傳統(tǒng)社會中，無法對數(shù)字資源使用權和所有權不同所產(chǎn)生的固定資產(chǎn)入賬問題進行明確界定，導致圖書館的審計績效無法得到有效提升。

三、公共圖書館審計困境的對策：基于內(nèi)部控制的視角

在信息化程度越來越高的今天，加強公共圖書館審計工作變得越來越重要、越來越緊迫。但是，隨著環(huán)境的變化，單純依靠傳統(tǒng)審計辦法已難以滿足當前審計工作的需要。筆者認為，為了破解當前公共圖書館審計的困境，需要以內(nèi)部控制為視角，在針對重點崗位開展績效審計的同時，強化內(nèi)部審計的獨立性，并進一步強化對專項資金使用項目的審計和圖書館資產(chǎn)的安全審計等。

（一）針對重點崗位開展績效審計

對公共圖書館進行審計的一個重要目的就是審查其管理組織的合理性、管理機構的健全和完備程度，以及一些相關管理職能的有效性等。比如決策、計劃、領導、控制等活動開展的效率和效果。因此，在對公共圖書館進行審計時，應針對重點崗位開展績效審計，其內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下幾個層面：一是當審計報告送交上級主管部門之后，要強化圖書館內(nèi)部組織之間的關聯(lián)，以便在此基礎上作出正確的決策。二是審計圖書館相關法規(guī)、規(guī)章與政策的執(zhí)行情況，對其中可能存在或者已經(jīng)存在的浪費、以權謀私等行為要及時發(fā)現(xiàn)并糾正。三是對相關審計工作的指標完成情況進行監(jiān)督，尤其要對部門的社會效益與經(jīng)濟效益進行綜合分析，看其是否在追求利益的同時，真正的為社會公眾提供必要的服務。

（二）強化內(nèi)部審計的獨立性

對公共圖書館而言，在對其進行審計的過程中，要在其內(nèi)部從上而下強化對審計和內(nèi)部控制的正確認識，使每一位員工都清醒地認識到審計和控制工作對于圖書館發(fā)展的意義，并借此進一步完善其內(nèi)部控制和審計制度。一是加強對審計人員的再教育和技能培訓，及時更新審計和圖書館專業(yè)的知識和技能，通過進一步提升業(yè)務素質(zhì)和審計能力，不斷提升審計工作的成效，最大限度地避免審計人員因為知識和技能的局限而導致更大的控制漏洞，降低圖書館的運營水平。二是建立健全圖書館內(nèi)部審計制度，為審計工作的開展提供制度保障，保證內(nèi)部審計工作能夠有序進行。三是強化內(nèi)部控制和審計工作的獨立性，使之能夠獨立客觀地監(jiān)督和評價圖書館的各項活動，借助審查與評價工作，讓圖書館的經(jīng)營活動和內(nèi)部控制行為能夠適應時代發(fā)展的要求。

（三）強化對專項資金使用項目的審計

借助財務收支、基建工程和采購書籍等相關審計工作，保證會計信息能夠真實可靠，預防與杜絕相關損失與浪費，提升資金的使用效率。借助認真核實和披露相關財務信息，真誠地提出與審計相關的意見與建議，使得公共圖書館能夠在客觀公正的情形下完成審計評價，為圖書館管理層提供全面信息，使之能夠了解與掌握有關圖書館經(jīng)濟狀況的相關數(shù)據(jù)，為后續(xù)的決策提供必要的支撐。

（四）注重圖書館資產(chǎn)的安全審計

在資產(chǎn)安全審計方面，主要內(nèi)容涉及到以下方面：一是經(jīng)費預算的管理和控制。在公共圖書館的預算管理層面上，應要求所有收支都要納入到圖書館的整體預算之后，并以此為基礎構建具有強約束力的預算支出體系，對預算執(zhí)行的情況加以考核分析、評價與監(jiān)督。二是不同的管理人員應具有不同的職責范圍與業(yè)務處理權限。公共圖書館的所有經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過必要的授權才可以執(zhí)行，所有經(jīng)濟業(yè)務的處理過程都不允許由個人包辦，不相容的職務之間要分離開來，以保證不同的環(huán)節(jié)和崗位之間能夠權責明確。三是為了提升公共圖書館的審計績效，其會計業(yè)務程序要記錄明確，對于那些合法的經(jīng)濟業(yè)務，在發(fā)生之后，要按照其業(yè)務特征，遵從相關的會計準則與制度，借助授權、主辦、核準、執(zhí)行與記錄等程序，完成對審計信息的錄入。

四、結語

人民群眾對精神文化的訴求不斷提升，各地區(qū)對公共文化事業(yè)的投入也持續(xù)增大，公共圖書館作為地方政府精神文明建設的關鍵窗口，在各種力量的共同作用下實現(xiàn)了快速發(fā)展。但由于資金使用規(guī)模不斷上升，對資金和圖書館的運營的審計工作相對滯后。為此，需要借助審計和內(nèi)部控制等手段，提升公共圖書館的運營效率和效果，為社會公眾的文化訴求服務。

（作者單位：南陽師范學院圖書館）