電子管理在檔案管理中的重要性

葛婷

內(nèi)容摘要：在圖書檔案管理中，電子管理正在取代傳統(tǒng)的人工管理方式，無論是歸檔、保存，還是管理、輸出，電子管理都發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，如何將電子管理更好地應用在圖書檔案管理中是值得深思的問題，本文就這一問題將進行詳細論述。

關鍵詞：電子管理 圖書檔案管理 重要性

將圖書檔案進行電子管理最終形成電子檔案，電子檔案就是將具有一定價值的數(shù)據(jù)或文件進行整理、歸檔和保存而形成的電子文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種方便、快捷、有效的管理方式在圖書管理中大受歡迎，提升了圖書管理的電子化水平，成為圖書管理工作順利進行的最佳選擇。

一.電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)

1.電子檔案方便快捷，能提高工作效率。相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進行繁重的手工操作，只需用計算機處理圖書的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高圖書檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應加快，檔案管理者通過網(wǎng)絡傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達到網(wǎng)絡資源共享的目的。

2.電子檔案管理能夠防止文件丟失。傳統(tǒng)圖書檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給圖書管理者增加了不小的負擔和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現(xiàn)，本來進行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡以后，可以隨時補漏增缺，可以多復制幾份進行存檔，就不會出現(xiàn)文件丟失等問題。

3.電子檔案管理形式多樣，易于保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現(xiàn)這樣的問題，它能夠?qū)D書檔案長久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。

二.加強電子圖書檔案管理的策略

雖然電子檔案在實際應用中已經(jīng)取得了較多的成績，但是在具體的圖書檔案管理工作中仍然存在很多問題，如電子圖書檔案管理的網(wǎng)絡安全性問題，電子圖書檔案管理制度存在不完善現(xiàn)象，以及工作人員的業(yè)務水平有待提高等。因此，就電子圖書檔案管理中存在的這些問題，下面將一一提出解決策略。

1.提高電子圖書檔案存放空間的安全性。電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子圖書檔案管理首先應該強化對電子圖書檔案存放環(huán)境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發(fā)生電擊、火災等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環(huán)境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發(fā)生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必擔心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。

2.完善電子圖書檔案管理制度。在電子圖書檔案管理過程中，為了確保文件或數(shù)據(jù)的存儲安全，務必要加強管理制度設計。要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的工作人員來負責電子圖書檔案的編制工作，進行編制設計時要以確保文件真實可靠為前提和依據(jù)。而且，工作人員要以檔案的級別作為劃分依據(jù)，及時對圖書檔案進行整理、歸檔和保存，在存儲之前必須要交給審查人員核實，以確保存儲數(shù)據(jù)的準確無誤。例如，針對單位檔案的館藏狀況進行系統(tǒng)化整理，根據(jù)檔案資料的實際情況來確定電子存儲方式，包括照相機、掃描儀或者光盤的恰當使用，從而建立起相對完整的電子圖書檔案管理制度。

3.加強電子圖書檔案系統(tǒng)管理設計。除了提高電子圖書檔案的存放安全性以及完善電子圖書檔案管理制度以外，加強電子圖書檔案系統(tǒng)管理設計也顯得尤為必要。電子圖書檔案管理系統(tǒng)的不健全會直接影響信息安全性，所以針對這一問題，需要設計者在設計管理系統(tǒng)時進行加密設計，并且定期更換密碼，設置訪問權(quán)限，以防止任何不法分子通過某些途徑獲取信息，破壞電子圖書檔案信息。同時，規(guī)定時間內(nèi)要對管理系統(tǒng)進行維修和保護，防止病毒侵入而產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，以保障電子圖書檔案系統(tǒng)的安全性。

4.提升工作人員的業(yè)務能力和水平。電子圖書檔案管理系統(tǒng)省去了大部分人力，但是并不意味著不用任何人力就能完成整個系統(tǒng)的運作，在整個操作過程中，工作人員的業(yè)務能力決定了電子圖書檔案管理系統(tǒng)能否正常高校運行。所以，為了保證操作的安全，還應該加強培訓工作人員的業(yè)務能力和水平，包括對計算機技術(shù)的掌控能力和網(wǎng)絡知識水平等。

在信息化高速發(fā)展的當下，社會生活中的方方面面都離不開電子科學技術(shù)，將電子檔案運用到圖書管理工作中，用智能機器取代人工操作是歷史發(fā)展的必然。那么，在檔案信息化的建設中，需要人類將硬件開發(fā)與軟件技術(shù)相結(jié)合，并且完善和健全電子圖書檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的圖書檔案管理人才，提高電子文件制作，最終建構(gòu)起一套完整的電子圖書檔案管理系統(tǒng)，以提高圖書管理的工作效率。

（作者單位：湖北工程學院新技術(shù)學院）